การแต่งฟอร์มใบสำคัญ

การแต่งฟอร์มใบสำคัญ

คำจำกัดความ

             การปรับแต่งฟอร์ม เป็นวิธีแต่งฟอร์มในโปรแกรม MAC-5 Lagacy ให้สามารถพิมพ์ฟอร์มใบสำคัญออกจากโปรแกรมได้ ช่วยให้การทำงานสะดวก และรวดเร็วขึ้น  ซึ่งการแต่งฟอร์มมี 2 ประเภท คือ

ประเภท

ความหมาย

1. ฟอร์ม Text

ฟอร์มที่แต่งรูปแบบทั้งหมดลงกระดาษขาว ไม่ว่าจะเป็น กรอบ เส้น และ ข้อความต่างๆ

2. ฟอร์มหยอด

ลูกค้ามีฟอร์มอยู่แล้ว เพียงหยอดข้อมูลลงในฟอร์ม (Preprint–Form)

             เมื่อต้องการแต่งฟอร์ม ให้เลือกเมนู “การบันทึก” >> “แต่งฟอร์มใบสำคัญ“ >> เลือก “ระบบ” >> เลือก “ประเภทใบสำคัญ”  ที่ต้องการแต่งฟอร์ม  ตามรูป

ขั้นตอนการใช้งาน

เมื่อเข้าหน้าเมนูการแต่งฟอร์ม จะปรากฏหน้าจอแบ่งเป็น 2 Tab ตามรูป

ความหมายแต่ละ Tab


Tab

ความหมาย

เลือกฟอร์มและข้อกำหนด

ให้กำหนดประเภทกระดาษ, จำนวนหน้า, จำนวนคอลัมน์, ความกว้างของแต่ละคอลัมน์

ตัวแปรหยอดฟอร์มและแสดงแบบพิมพ์

ให้กำหนดรูปแบบเส้น, ข้อความ และข้อมูลที่จะนำมาหยอดลงฟอร์ม

รวมถึงใช้สำหรับ Preview ดูฟอร์มที่แต่งแล้ว

ความหมายของเมนูคำสั่งใน Tab “เลือกฟอร์มและข้อกำหนด”


เมนูคำสั่ง

ความหมาย

Default

กำหนดค่าตั้นตั้งมีให้เลือก 3 แบบ คือ

1. พิมพ์ฟอร์มนี้ทันทีหลังจัดเก็บใบสำคัญ

2. ใช้ฟอร์มนี้ในการส่งเป็น Pdf ไปยังระบบ XMA

3. ยกเลิกการเลือกฟอร์มนี้

New

ใช้สำหรับเริ่มต้นการแต่งฟอร์มใหม่

Copy

ใช้สำหรับคัดลอกฟอร์มที่มีอยู่แล้วมาปรับแต่งใหม่ โดยเลือกชื่อฟอร์มที่ต้องการคัดลอกใน Tab “เลือกฟอร์มและข้อกำหนด” จากนั้นกด Copy โปรแกรมจะทำการคัดลอกฟอร์มนั้นมาให้อีก 1 ฟอร์ม โดยมีคำว่า New copy นำหน้าชื่อฟอร์มนั้นอยู่ ซึ่งสามารถเปลี่ยนชื่อฟอร์ม และแก้ไขรายการให้ต่างจากเดิมได้

Delete

ใช้สำหรับลบฟอร์ม ตามชื่อฟอร์มที่ปรากฏ

Transfer

ใช้สำหรับโอนย้ายฟอร์มจากประเภทใบสำคัญหนึ่งไปยังอีกประเภทหนึ่ง หรือระบบอื่น

1. การเลือกแบบฟอร์มและข้อกำหนด

       1.1 คลิกที่ “New” ใน Tab “เลือกฟอร์มและข้อกำหนด” เพื่อสร้างฟอร์มใหม่


       1.2 พิมพ์ชื่อฟอร์มที่ต้องการลงไปในช่อง “ชื่อฟอร์ม” แทนชื่อเดิม (New Form) ที่โปรแกรม Default ไว้ให้ แล้วกด “Enter” ที่แป้นพิมพ์

      
       1.3 เลือกขนาดกระดาษ โดยดับเบิลคลิกที่ช่อง “ขนาดกระดาษ” โปรแกรมจะแสดงตัวเลือกขนาดให้เลือก ตามรูป

      
       1.4 กำหนดการพิมพ์ตามแนวตั้ง/นอน โดยดับเบิลคลิกที่ช่อง “พิมพ์ตามแนว”

      
       1.5 กำหนดขนาด Logo ลงรูปแบบฟอร์ม ซึ่งจะต้องกำหนดทั้งหมด 4 บรรทัด (ตามรูป) โดยดับเบิลคลิกที่ช่องและใส่ตัวเลขที่ต้องการกำหนด แล้วกด “Enter” ที่แป้นพิมพ์


  1. TOP  คือ จากขอบกระดาษบนจนถึง ส่วนบนสุดของ Logo ที่ต้องการให้ลง
  2. LEFT คือ จากขอบกระดาษซ้ายจนถึงส่วนแรกของ Logo ที่ต้องการให้ลง
  3. WIDTH คือ ความกว้างของ Logo
  4. HIGHT คือ ความสูงของ Logo
       1.6 การเพิ่มและจัดการภาพฟอร์ม (Logo)


  1. New Picture – เพิ่มรูป
  2. Clear – ลบรูป
  3. Picure of Page 1/ Picure of Page 2 – – กำหนดรูป Logo สำหรับหน้า 1 หรือหน้า 2 โดยรูปภาพจะต้องมีขนาดไม่เกิน 1 MB

  4.   คลิกเพื่อกำหนดรูปสำหรับหน้า 1
  5.   คลิกเพื่อกำหนดรูปสำหรับหน้า 2
                  กรณีแนบรูปภาพที่มีขนาดเกิน 1 MB โปรแกรมจะแสดงข้อความแจ้งเตือนให้ปรับขนาดของภาพก่อนนำเข้าใช้ในโปรแกรม ตามรูป


      4. Picure is original/ Picure is stretched – กำหนดการแสดงรูปภาพ
  1.  คลิกเพื่อกำหนดการแสดงภาพตามสัดส่วนภาพต้นฉบับ
  2.  คลิกเพื่อปรับยืดรูปภาพให้พอดีกับพื้นที่แสดงรูปภาพ
       1.7 กำหนดหน้าแรกข้อมูลรายการ (บังคับ) ความหมายคือ เป็นการวัดขอบเขตของข้อมูลที่ต้องการจะให้ลงในตารางของฟอร์ม และจะต้องวัดทุกครั้งที่ทำฟอร์มใหม่ (นอกจากใช้ Copy จาก ฟอร์มเดิมมา) โดยดับเบิลคลิกที่ช่องและใส่ตัวเลขที่ต้องการกำหนด แล้วกด “Enter” ที่แป้นพิมพ์


  1. TOP  คือ จากขอบกระดาษบนจนถึงบรรทัดแรก ของข้อมูลที่ลงในตาราง
  2. LEFT คือ จากขอบกระดาษซ้ายสุดจนถึงข้อมูลตัวแรกที่ลงในตาราง
  3. WIDTH คือ ความกว้างของตาราง (ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลที่บรรทัดความกว้างของตารางได้) โปรแกรมจะบวกรวมข้อมูลให้เอง โดยหากคลิกที่ส่วนนี้ โปรแกรมจะแสดงข้อความแจ้งเตือนให้ทราบว่า "ความกว้างของตารางจะถูกคำนวณอัตโนมัติ จากความกว้างของจำนวนแถวทั้งหมดรวมกัน" ตามรูป
            
  1. HIGHT คือ ความสูงของตาราง
      1.8 การเพิ่มและจัดการภาพฟอร์ม (Logo) และกำหนดข้อมูลรายการหน้าอื่น ๆ จะกำหนดก็ต่อเมื่อกำหนดรูปแบบฟอร์มเป็นแบบ 2 หน้า  ซึ่งต้องกำหนดข้อมูลรายการเหมือนหน้าแรก โดยดับเบิลคลิกที่ช่องและใส่ตัวเลขที่ต้องการกำหนด แล้วกด “Enter” ที่แป้นพิมพ์

 
      1.9 กำหนดจำนวนคอลัมน์ ที่ต้องการให้แสดงข้อมูลส่วน LISITNG ลงในฟอร์ม และกำหนดคอลัมน์ที่มีข้อมูลกว้างสุด (โปรแกรมจะคำนวณคอลัมน์ที่กำหนดเป็นรายการท้ายสุด เพื่อแก้ปัญหาแสดงข้อมูลไม่ตรงบรรทัด) เช่น 6,2 หมายถึงกำหนดให้แสดงข้อมูล 6 คอลัมน์ และให้คอลัมน์ที่ 2 เป็นคอลัมน์ที่มีข้อมูลกว้างสุด


       1.10 กำหนดความกว้างของแต่ละคอลัมน์

 

2. ขั้นตอนการแต่งฟอร์ม

       2.1 คลิกที่ Tab “ตัวแปรหยอดฟอร์มและแสดงแบบพิมพ์”

      
      2.2 โปรแกรมจะแสดงหน้าจอแบ่งออกเป็น 3 ส่วน ดังนี้


      1. HEADING FILL-IN คือ รายการที่ต้องการให้แสดงลงในฟอร์ม มีการจัดเรียงรายการที่แต่งไว้จากบนลงล่าง และซ้ายไปขวา มีการให้สีที่แตกต่างกันเพื่อแยกให้เห็นข้อมูลได้จัดเจนดังนี้
  1. บรรทัดที่เป็น Text สีน้ำเงิน คือชื่อของข้อมูลที่แสดง
  2. บรรทัดที่เป็น Text สีดำ แสดงให้เห็นว่าเป็นข้อมูลใด
  3. บรรทัดที่เป็น Text สีน้ำตาลแดง คือ กรอบ หรือเส้น  

    ปุ่มคำสั่งที่ใช้ในการแต่งฟอร์มในส่วนที่ 1 (HEADING FILL-IN)
            1) New - การกำหนดข้อความต่างๆที่ต้องการให้หยอดลงฟอร์ม  เมื่อคลิกที่ปุ่มนี้ โปรแกรมจะแสดงหน้าจอ ตามรูป
 


เมนูคำสั่ง

ความหมาย

TOP

คือ การวัดความสูงของข้อมูลที่จะลง โดยวัดจากขอบกระดาษบนถึงข้อมูล

LEFT

คือ การวัดระยะด้ายซ้ายของข้อมูลที่จะลง โดยวัดจากขอบกระดาษซ้ายถึงข้อมูล

WIDTH

คือ การวัดความกว้างของข้อมูล

HIGHT

คือ การวัดความสูงของข้อมูล (ส่วนมากแล้วจะกำหนดที่ 0.8 ซม.)

ALIGNMENT 

คือ การกำหนดให้ข้อมูลอยู่ตรงกลาง ซ้าย ขวา ของความกว้าง (WIDTH) ที่กำหนด    

FONT

คือ การกำหนดรูปแบบ และขนาดของตัวอักษร ของข้อมูลรายการนี้

NEW LINE

คือ การกำหนดให้ข้อมูลของแต่ละบรรทัดแสดงต่อเนื่องกันโดยไม่ต้องขึ้นบรรทัดใหม่

DELETE

คือ การลบบรรทัดที่คลิกเลือก

MOVE UP

คือ การเลื่อนบรรทัดที่คลิกเลือกขึ้นข้างบน

MOVE DOWN

คือ การเลื่อนบรรทัดที่คลิกเลือกลงด้านล่าง

             2) Copy - เป็นการคัดลอกรายการฟอร์มใบสำคัญ เพื่อใช้สร้างเป็นฟอร์มใหม่ โดยคลิกเลือกรายการที่ต้องการคัดลอก และคลิกปุ่มนี้
            3) Delete – เป็นการลบรายการฟอร์มใบสำคัญ โดยคลิกเลือกรายการที่ต้องการลบ และคลิกปุ่มนี้
            4) Box/Line – คือการกำหนดรูปแบบเส้นต่าง ๆ เมื่อคลิกที่ปุ่มนี้ โปรแกรมจะแสดงหน้าจอ ตามรูป


ประเภท

ความหมาย

X1

จากขอบกระดาษซ้ายถึงเส้นแนวตั้งแรกของตาราง

X2

จากขอบกระดาษซ้ายถึงเส้นตั้งสุดท้ายของตาราง

Y1

จากขอบกระดาษบนถึงเส้นแนวนอนแรกของตาราง

Y2

จากขอบกระดาษบนถึงเส้นแนวนอนสุดท้ายของตาราง

LINE

สำหรับเลือกการตีเส้นแนวตั้ง/แนวนอน

FRAME

สำหรับเลือกตีกรอบเป็นสี่เหลี่ยม (ไม่มีสีในกรอบสี่เหลี่ยม)

SOLID BOX

สำหรับเลือกตีกรอบเป็นสี่เหลี่ยม (ในกรอบจะเป็นพื้นชองสีตามที่กำหนด)

LINE THICKNESS

กำหนดความหนาของตารางและเส้น (จำนวนตัวเลขมากเส้นจะหนาขึ้น)

COLOUR

กำหนดสีของตารางและเส้น

TYPE

กำหนดรูปแบบของเส้นที่ต้องการให้แสดง



             5) Shift - เป็นการปรับเลื่อนรายการที่ได้กำหนดในฟอร์มไว้แล้ว  ซึ่งสามารถเลื่อนขึ้น หรือเลื่อนลงได้ โดยก่อนกดปุ่ม Shift ผู้ใช้จะต้องเลือกรายการที่ต้องการเลือกก่อน (Shift/Ctrl select รายการ) หากยังไม่ได้เลือกรายการก่อน คลิกที่ปุ่มนี้ โปรแกรมจะแสดง Dialog แจ้งเตือนให้เลือกรายการ ตามรูป

 
             สามารถเลื่อนข้อมูลได้ทั้งในแนวตั้ง แนวนอน ครั้งละไม่เกิน  +/- 5 ซม.

 
             6) Font - คือ การกำหนดรูปแบบ และขนาดของตัวอักษร ของข้อมูลรายการนี้
            7) Create Table - คลิกที่ปุ่มนี้ เพื่อสร้างกรอบตารางข้อมูลให้อัตโนมัติ  โดยโปรแกรมจะสร้างเป็นเส้นทึบขนาดความกว้างของเส้น 3 หน่วย ทั้งนี้โปรแกรมจะแสดง Dialog ถาม ให้คลิก “Yes” เพื่อยืนยัน


             จากนั้นโปรแกรมจะสร้างกรอบตารางข้อมูลให้ทันที และแสดง Dialog แจ้ง “ได้ทำการตีตารางกรอบรายการเรียบร้อยแล้ว” ตามรูป

 

            สามารถกดสร้างกรอบตารางข้อมูลไม่จำกัดจำนวนครั้ง

      2. LISTING FILL-IN คือ รายการ-ข้อมูลต่างๆที่ต้องการให้ลงในส่วนข้อมูลรายการ
            1) คลิกที่ปุ่ม “New” - การกำหนดข้อความต่างๆที่ต้องการให้หยอดลงฟอร์ม  เมื่อคลิกที่ปุ่มนี้ โปรแกรมจะแสดงหน้าจอ ตามรูป


เมนูคำสั่ง

ความหมาย

COLUMN

กำหนดหมายเลข ให้เป็นลำดับคอลัมน์ที่ต้องการ

ALIGNMENT 

คือ การกำหนดให้ข้อมูลอยู่ตรงกลาง ซ้าย ขวา ของความกว้าง (WIDTH) ที่กำหนด    

FONT

คือ การกำหนดรูปแบบ และขนาดของตัวอักษร ของข้อมูลรายการนี้

NEW LINE

คือ การกำหนดให้ข้อมูลของแต่ละบรรทัดแสดงต่อเนื่องกันโดยไม่ต้องขึ้นบรรทัดใหม่

DELETE

คือ การลบบรรทัดที่คลิกเลือก

MOVE UP

คือ การเลื่อนบรรทัดที่คลิกเลือกขึ้นข้างบน

MOVE DOWN

คือ การเลื่อนบรรทัดที่คลิกเลือกลงด้านล่าง
            
             2) ให้ดับเบิลคลิกที่บรรทัดแรก จะปรากฏตัวแปรหยอดฟอร์มให้เลือก จากนั้นให้เลือกข้อมูลที่ต้องการที่จะให้ออกในแต่ละ COLUMN (ทำเหมือนส่วน HEADING)  คลิก “OK” เพื่อจัดเก็บรายการนี้
            3) ในการใส่ข้อมูลให้ COLUMN ต่อไป ให้คลิกปุ่ม “NEW” แล้วทำเหมือนในข้อ 1 และ ข้อ2 จนครบทุก COLUMN

 
      3. PREVIEW ใช้สำหรับตรวจสอบการแต่งฟอร์มว่าเป็นไปตามจุดที่ต้องการหรือไม่ โดยสามารถ PREVIEW ได้ทั้งหน้าแรก และหน้าที่ 2 เพื่อให้ทราบว่าแต่ละตำแหน่งเป็นการดึงข้อมูลจากรายการลำดับที่เท่าไหร่ของโปรแกรม และสั่งปริ้นแบบฟอร์ม


             1) Preview – แสดงตัวอย่างหน้าฟอร์ม ตามข้อมูลที่กำหนด (Default)
            2) Print page -สำหรับสั่งพิมพ์ฟอร์มใบสำคัญ
      2.3 เมื่อกำหนดทุกอย่างเรียบร้อยให้คลิกปุ่ม “OK” เพื่อบันทึก (Save) และออกจากหน้าจอการแต่งฟอร์ม
หมายเหตุ
  1. ประเภทของฟอร์มหยอด ไม่ต้องตีกรอบและเส้นเนื่องจากฟอร์มที่ใช้พิมพ์มีรูปแบบของเส้นต่าง ๆ อยู่แล้ว
  2. การกำหนดเส้นแนวนอน (LINE) ค่าของ Y1 และ Y2 ต้องเท่ากันในจุดที่ต้องการวางเส้น
  3. การกำหนดเส้นแนวตั้ง (LINE) ค่าของ X1 และ X2 ต้องเท่ากันในจุดที่วางเส้น
  4. เมื่อสร้างบริษัททำการใหม่ โปรแกรมจะทำการสร้างฟอร์มใบสำคัญมาตรฐานให้โดยอัตโนมัติโดยใช้ชื่อฟอร์มทั้งหมดให้เป็น STD No….