การปิดบัญชีและคำนวณยกยอดทำอย่างไร

การปิดบัญชีและคำนวณยกยอดทำอย่างไร

คำจำกัดความ

การปิดบัญชีนั้น ทำได้ในเมนู คำนวณยกยอด เป็นการคำนวณหายอดของแต่ละหัวข้อ ซึ่งประกอบด้วย 4 หัวข้อดังนี้
      1. บันทึกปิดงวดบัญชีแยกประเภท คือการคำนวณหายอดสรุป
      2. เลื่อนข้อมูลปีบัญชี คือการคำนวณเลื่อนปีบัญชีเมื่อครบรอบปีบัญชีที่ 10 
      3. ล็อกข้อมูลปีบัญชี คือการล็อก หรือปลดล็อกข้อมูลบัญชีแยกประเภทเป็นปีบัญชี
      4. ยกยอดสินค้าคงคลัง คือการคำนวณยกยอดเมื่อครบรอบที่บริษัทของผู้ใช้งานกำหนดไว้


4.1 บันทึกปิดงวดบัญชีแยกประเภท

คำจำกัดความ

            เป็นการบันทึกปิดงวดบัญชีรายได้ และค่าใช้จ่าย โดยโปรแกรมจะคำนวณบันทึกเข้าบัญชีกำไรขาดทุนสุทธิ และบันทึกกำไรขาดทุนสุทธิเข้าบัญชีกำไรขาดทุนสะสมให้อัตโนมัติ
            การปิดต้นทุนสินค้าคงเหลือมี 2 แบบคือ Periodic และ Perpetual ซึ่งจะต้องทำการปิดงวดให้ปีละ 1 ครั้ง โปรแกรมจะกำหนดประเภทการปิดต้นทุนสินค้าคงเหลือตามที่บริษัททำการใช้อยู่

ขั้นตอนการปิดงวดบัญชีแยกประเภท

1.  การปิดงวดบัญชีมี 2 แบบ คือ แบบ Periodic และแบบ Perpetual

      1.1 การปิดบัญชีแบบ Periodic

มีการคำนวณต้นทุนสินค้าคงเหลือปลายงวด โดยมี 2 วิธีดังนี้
            1) การนำต้นทุนสินค้าคงเหลือจากรายงานสินค้าและวัตถุดิบ (Stock card) มาใส่เองเพื่อทำการปิดงวดบัญชี วิธีการมีดังนี้
  1. คอลัมน์ “รหัสบัญชีสินค้าคงเหลือกลุ่มสินทรัพย์” ให้ระบุรหัสบัญชี เช่น สินค้าสำเร็จรูป, งานระหว่างทำ และวัตถุดิบ เป็นต้น
  1. คอลัมน์ “ต้นทุนสินค้าปลายงวด” ให้ระบุมูลค่าสินค้าให้ตรงกับรหัสบัญชีสินค้าในแต่ละบรรทัด


  1. จากนั้นให้ระบุสมุดที่จะทำการปิดงวดบัญชี, ระบุเลขที่ใบสำคัญโดยผู้ใช้กำหนดเอง, และวันที่ใบสำคัญ โดยโปรแกรมตั้งต้นวันที่ไว้เป็นวันสิ้นงวดปีบัญชีให้อยู่แล้ว แต่สามารถคลิกที่  เพื่อเปลี่ยนเป็นปีที่จะทำการปิดงวดบัญชีได้


  1. คลิกที่ปุ่ม “Verify” โปรแกรมจะคำนวณปิดบัญชีรายได้ และค่าใช้จ่าย เข้าบัญชีกำไรขาดทุนสุทธิให้อัตโนมัติ


  1. เมื่อโปรแกรมทำการคำนวณเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม “Post” 


  1. โปรแกรมจะแสดงกล่องข้อความ “ส่งผ่านครบถ้วน !” ให้คลิก “OK” และคลิกที่ปุ่ม “Quit” ตามลำดับ เป็นการจบการปิดงวดบัญชีสิ้นปี



  1. จากนั้นโปรแกรมจะสร้างข้อมูลใบสำคัญที่ระบบบัญชีแยกประเภทเป็นจำนวน 2 ใบสำคัญ คือ ใบที่หนึ่งจะเป็นการปิดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายเข้าบัญชีกำไรขาดทุนสุทธิประจำงวด และใบที่สองจะเป็นการปรับปรุงบัญชีกำไรสุทธิ เข้าบัญชีกำไรสะสมให้อัตโนมัติ


            2) อ่านข้อมูลจากใบสำคัญต้นทุนสินค้า วิธีการมีดังนี้
  1. คลิกเลือกที่ช่อง  อ่านข้อมูลจากใบสำคัญต้นทุนสินค้า
  1. ระบุสมุด และเลขที่ใบสำคัญ จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “Verify”

  1. โปรแกรมจะทำการคำนวณ ปิดบัญชีรายได้ และค่าใช้จ่ายให้ โดยไม่ต้องระบุรหัสบัญชีต้นงวดปลายงวด และต้นทุนสินค้าคงเหลือที่ช่องรายการดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น โดยโปรแกรมจะทำการคำนวณหาให้เองตามเอกสารการส่งผ่านต้นทุน (MI Costing) โดยมีเงื่อนไข คือ จะต้องมีการผ่าน (MI Costing) ด้วยในเดือนสุดท้ายของสิ้นปีก่อนที่จะทำการปิดงวดบัญชี
  2. หากยังไม่ได้มีการส่งผ่านต้นทุน (MI Costing) ในเดือนสุดท้ายของปีบัญชี เมื่อคลิกที่ปุ่ม “Verify” โปรแกรมจะแสดงกล่องข้อความแจ้งเตือน ให้คลิก “OK” จากนั้นทำการส่งผ่านต้นทุน (MI Costing)

  1. เมื่อทำการ “Verify” ผ่านเรียบร้อยแล้ว โปรแกรมจะแสดงข้อมูลที่รายการบัญชีจากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม “Post” เพื่อทำการส่งข้อมูลไปยังบัญชีแยกประเภท

      1.2 การปิดบัญชีแบบ Perpetual

มีวิธีการดังนี้
            1) ระบุสมุดบัญชี, เลขที่ใบสำคัญ และวันที่ใบสำคัญ จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “Verify” 


            2) โปรแกรมจะทำการคำนวณปิดรายได้ และค่าใช้จ่ายเข้ากำไรขาดทุนสุทธิ



            3) จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “Post” เพื่อส่งข้อมูลไประบบบัญชีแยกประเภท โดยถ้าส่งผ่านเรียบร้อยแล้ว โปรแกรมจะแสดงกล่องข้อความแจ้งเตือน “ส่งผ่านครบถ้วน” เพื่อแสดงว่าเสร็จสมบูรณ์แล้ว



คำอธิบายเพิ่มเติมและเงื่อนไขในการปิดบัญชีแบบ Periodic และ Perpetual

การปิดบัญชีต้นทุนรายเดือน/รายปี แบบ Periodic

1.  ตั้งรหัสบัญชี สินค้าคงเหลือต้นงวดและรหัสบัญชีสินค้าคงเหลือปลายงวด ที่กลุ่มค่าใช้จ่ายให้เท่ากับรหัสบัญชีสินค้าคงเหลือที่มีในกลุ่ม 1  ซึ่งตามตัวอย่างนี้จะขอใช้เป็นรหัสบัญชีกลุ่ม 7 เช่น ในบริษัททำการมีรหัสบัญชี

100100 : วัตถุดิบคงเหลือ

100200  : งานระหว่างทำคงเหลือ 

100300 : สินค้าสำเร็จรูปคงเหลือ

  ดังนั้น ต้องตั้งรหัสบัญชีสินค้าคงเหลือ กลุ่ม7 ดังนี้

710100 : วัตถุดิบคงเหลือต้นงวด (B/F)  

710200 : งานระหว่างทำคงเหลือต้นงวด (B/F)

710300 : สินค้าสำเร็จรูปต้นงวด (B/F)

720100 : วัตถุดิบคงเหลือปลายงวด (C/F)

720200 : งานระหว่างทำคงเหลือปลายงวด (C/F)

720300:  สินค้าสำเร็จรูปปลายงวด (C/F)

2. จากนั้นให้นำยอดยกมาของสินค้าคงเหลือที่ได้บันทึกไว้แล้วในกลุ่ม 1 (สินค้าคงเหลือ) บันทึกเป็นยอดยกมาของกลุ่ม 7 ที่ได้ตั้งขึ้นมาใหม่ ในหัวข้อยอดยกมาระบบ GL โดยรหัสบัญชีสินค้า (B/F) ให้บันทึกค่าบวก ส่วนรหัสสินค้า (C/F) ให้บันทึกค่าลบ ตัวอย่าง : ในแต่ละรหัสบัญชีกลุ่ม 1 มียอดยกมาดังนี้

100100  :  วัตถุดิบคงเหลือ                  40,000.-    

100200 :  งานระหว่างทำคงเหลือ       50,000.-

100300 :  สินค้าสำเร็จรูปคงเหลือ       70,000.-

           ให้ใส่ยอดยกมาของสินค้าคงเหลือที่กลุ่ม 7 ดังนี้

710100 : วัตถุดิบคงเหลือต้นงวด(B/F)                     40,000.-

710200 : งานระหว่างทำคงเหลือต้นงวด(B/F)         50,000.-

710300 : สินค้าสำเร็จรูปต้นงวด(B/F)                      70,000.-

720100 : วัตถุดิบคงเหลือปลายงวด(C/F)             (40,000.-)

720200 : งานระหว่างทำคงเหลือปลายงวด(C/F) (50,000.-)

720300 : สินค้าสำเร็จรูปปลายงวด(C/F)              (70,000.-)

3. เมื่อกำหนดรหัสบัญชีเรียบร้อยแล้ว ให้นำรหัสบัญชีกลุ่ม 7 (B/F และC/F) ไปใส่ในปุ่ม A/C ของหัวข้อการตั้งรหัสสินค้า โดยในบรรทัดต้นทุน Periodic Dr. ให้ใส่รหัสบัญชีสินค้า B/F และ บรรทัดต้นทุน Periodic Cr. ให้ใส่รหัสบัญชีสินค้า C/F เพื่อให้โปรแกรมคำนวณต้นทุนสินค้าคงเหลือปลายงวดของแต่ละเดือนให้โดยอัตโนมัติ แต่ในการกำหนดรหัสบัญชีให้กำหนดให้ถูกประเภทของรหัสสินค้า เช่น รหัสสินค้าประเภทวัตถุดิบ ในบรรทัดต้นทุน Periodic Dr. จะต้องเป็นรหัสบัญชี 710100 : วัตถุดิบคงเหลือต้นงวด(B/F)  ส่วนบรรทัดต้นทุน Periodic Cr. เป็นรหัสบัญชี 720100 : วัตถุดิบคงเหลือปลายงวด (C/F)

4. ก่อนที่จะทำการส่ง Link ต้นทุนปลายงวดสินค้า ต้องทำการกลับรายการสินค้าคงเหลือของเดือนที่แล้วก่อน เช่น บันทึกยอดยกมาวันที่ 01/01/2562 ที่ยอดยกมาของ GL และ ในวันที่ 30/01/2562 ต้องกลับรายการรหัสบัญชีสินค้าคงเหลือนั้น โดยให้บันทึกเป็นใบสำคัญปรับปรุงดังนี้ ณ 30/01/2562

720100 : วัตถุดิบคงเหลือปลายงวด(C/F)                     40,000.-

720200 : งานระหว่างทำคงเหลือปลายงวด(C/F)         50,000.-

720300 : สินค้าสำเร็จรูปปลายงวด(C/F)                      70,000.-

710100 : วัตถุดิบคงเหลือต้นงวด(B/F)                       (40,000.-)

710200 : งานระหว่างทำคงเหลือต้นงวด(B/F)           (50,000.-)

710300 : สินค้าสำเร็จรูปต้นงวด(B/F)                        (70,000.-)

5. เมื่อตรวจเช็ครายการใบสำคัญที่เบิกออกหรือขายในระบบ MI เรียบร้อยแล้ว ให้ทำการส่ง Link ต้นทุนสินค้าคงเหลือ โดยให้เข้าที่หัวข้อ “ส่งผ่านข้อมูลจากระบบ MI ไป GL” แล้วคลิกที่ปุ่ม  “Costing” โปรแกรมจะให้เลือกเดือนที่ต้องการคำนวณ จากนั้น โปรแกรมจะส่ง Link ต้นทุนสินค้าคงเหลือปลายงวดของเดือนนั้นไปที่ระบบบัญชีให้โดยอัตโนมัติ เช่น ณ 31/01/62 โปรแกรมตรวจนับวัตถุดิบได้ 52,000.- งานระหว่างทำ 48,000.- และสินค้าสำเร็จรูป 65,000.- โดยโปรแกรมจะบันทึกบัญชีดังนี้ ณ 31/01/2562

710100 : วัตถุดิบคงเหลือต้นงวด(B/F)               52,000.-

710200 : งานระหว่างทำคงเหลือต้นงวด(B/F)   48,000.-

710300 : สินค้าสำเร็จรูปต้นงวด(B/F)                65,000.-

720100 : วัตถุดิบคงเหลือปลายงวด(C/F)             (52,000.-)

720200 : งานระหว่างทำคงเหลือปลายงวด(C/F) (48,000.-)

720300 : สินค้าสำเร็จรูปปลายงวด(C/F)              (65,000.-)

             ดังนั้น จะมีต้นทุนสินค้าคงเหลือ ณ 31/01/2562 โดยอัตโนมัติที่ระบบบัญชี

6. เมื่อถึงเดือนที่ 2 ให้กลับรายการที่ส่ง Link Costing ของเดือน 1 (ตามข้อ 5) เพื่อล้างบัญชีต้นทุนปลายงวดของเดือน 1 โดยให้เข้าหัวข้อแสดงรายการใบสำคัญเดือน 1 ให้ Cursor อยู่ที่ใบสำคัญใบนั้น แล้วกดปุ่ม Shift+F7 : Auto Reverse โปรแกรมจะกลับรายการให้โดยอัตโนมัติ  ใส่วันที่เป็นวันที่ 27/02/62 (วันที่ก่อนสิ้นเดือนนั้น) จากนั้นจึงส่ง Link ต้นทุนคงเหลือของเดือน 2 ได้

สรุป : ก่อนที่จะส่ง Link Costing ของแต่ละเดือนได้ต้องกลับรายการบัญชี Costing ของเดือนก่อนหน้านี้ทุกครั้ง ในงบดุลและงบกำไรขาดทุนจึงจะแสดงค่าถูกต้อง

                 7.  การจัดแต่งหน้างบแสดงฐานะการเงิน, งบกำไรขาดทุน และงบต้นทุน รายการอื่น ๆ ให้ใช้ตัว C หรือ S ตามปกติ ยกเว้นบางรายการข้างล่างนี้

ประเภทงบ

บรรทัดข้อความ

สูตร

งบแสดงฐานะการเงิน

สินค้าคงเหลือปลายงวด

ใช้  F แล้วตามด้วยรหัสบัญชีสินค้าคงเหลือ B/F ของกลุ่ม 7  เช่น F710100+F710200+F710300

กำไร (ขาดทุน)

สะสม
  1. บรรทัดที่ 1 <L1> = ใช้ B แล้วตามด้วยรหัสบัญชีสินค้าคงเหลือ B/F ของกลุ่ม 7 เช่น B710100+B710200+B710300 
  1. บรรทัดที่ 2 <L2> = ใช้ K แล้วตามด้วยรหัสบัญชีสินค้าคงเหลือ (กลุ่ม1) เช่น +K100100+K100200+K100300
  1. บรรทัดที่ 3 <L3> = L1-L2
  1. บรรทัดที่ 4 <L4> = ใช้ –C แล้วตามด้วยรหัสบัญชีกำไร (ขาดทุน) สะสมบรรทัดที่ 5 <L5> = L3+L4

กำไร (ขาดทุน) สุทธิ
  1. บรรทัดที่ 1 < L1 > = ใช้ –C แล้วตามด้วยรหัสบัญชีกำไร (ขาดทุน) สุทธิ
  1. บรรทัดที่ 2 < L2 > = ใช้ A แล้วตามด้วยรหัสบัญชีสินค้าคงเหลือ B/F ของกลุ่ม 7 เช่น A710100+A710200+A710300
  1. บรรทัดที่ 3 < L3 > =  L1+L2

งบกำไรขาดทุน

สินค้าคงเหลือต้นงวด

ใช้ B แล้วตามด้วยรหัสบัญชีสินค้าคงเหลือต้นงวด B/F ของกลุ่ม 7 เช่นB710100+B710200+B710300

สินค้าคงเหลือปลายงวด

ใช้ F แล้วตามด้วยรหัสบัญชีสินค้าคงเหลือปลายงวด C/F ของกลุ่ม 7 เช่น F720100+F720200+F720300

8.  เมื่อสิ้นปีการบัญชี มีการตรวจสอบงบการเงินเรียบร้อยแล้ว และต้องการปิดบัญชีให้เข้าที่หัวข้อ “ทำการคำนวณยกยอดไป” เลือก “ปิดงวดบัญชีแยกประเภท” โปรแกรมจะทำการโอนปิดบัญชียอดเงินในกลุ่มรายได้/ค่าใช้จ่ายเข้าบัญชีกำไร (ขาดทุน) สุทธิ แล้วโอนจากบัญชีกำไร (ขาดทุน) สุทธิเข้าบัญชีกำไร (ขาดทุน) สะสม รวมถึงการโอนสินค้าคงเหลือปลายงวด ณ 31/12/2562 เข้ารหัสบัญชีสินค้าคงเหลือกลุ่ม 1 ให้โดยอัตโนมัติ  ซึ่งจะต้อง Link Costing เดือน 12 มาก่อน แล้วทำการผูกรหัสบัญชีว่าต้องการโอนปิดรหัสบัญชีสินค้าคงเหลือ (กลุ่ม7) เป็นรหัสบัญชีสินค้าคงเหลือ (กลุ่ม1) รหัสใดบ้าง

9.  หลังจากทำการปิดบัญชีเรียบร้อยแล้ว ถ้าเข้าไปดูที่หัวข้อยอดยกมาของระบบบัญชีแยกประเภท จะเห็นว่าต้นทุนสินค้าคงเหลือปลายงวดที่เคยอยู่กลุ่ม 7 จะไปแสดงที่กลุ่ม 1 แทน ให้นำยอดยกมานั้นมาบันทึกเป็นยอดยกมาของรหัสบัญชีสินค้าคงเหลือ B/F และC/F ในช่องปีการบัญชีที่ 2 เหมือนขั้นตอนในหัวข้อ 2 จากนั้นขั้นตอนในการทำงานจะเหมือนเดิม (ตั้งแต่ 2-8)  ซึ่งจะสามารถเรียกดูงบเปรียบเทียบปีการบัญชีปัจจุบันกับปีก่อน หรือเรียกดูเฉพาะปีก่อนได้ 

การปิดบัญชีต้นทุนรายเดือน/รายปี แบบ Perpetual

                  1. ให้ทำตามขั้นตอนของการปิดบัญชีตามที่ได้กล่าวไว้แล้ว
                  2. การจัดแต่งหน้างบดุล, งบกำไรขาดทุน และงบต้นทุน รายการอื่น ๆ ให้ใช้ตัว C หรือ S ตามปกติ ยกเว้นบางรายการข้างล่างนี้

ประเภทงบ

บรรทัดข้อความ

สูตร

งบแสดงฐานะการเงิน

สินค้าคงเหลือปลายงวด

ใช้ +C แล้วตามด้วยรหัสบัญชีคุมสินค้าของกลุ่ม 1

กำไร (ขาดทุน)สะสม

ใช้ -C แล้วตามด้วยรหัสบัญชีกำไร (ขาดทุน) สะสม

กำไร (ขาดทุน)สุทธิ

ใช้ -C แล้วตามด้วยรหัสบัญชีกำไร (ขาดทุน) สุทธิ

งบกำไรขาดทุน

ซื้อสินค้า

ใช้ +D แล้วตามด้วยรหัสบัญชีคุมสินค้ากลุ่ม 1

สินค้าคงเหลือต้นงวด

ใช้ +B แล้วตามด้วยรหัสบัญชีคุมสินค้ากลุ่ม 1

สินค้าคงเหลือปลายงวด

ใช้ +F แล้วตามด้วยรหัสบัญชีคุมสินค้ากลุ่ม 1

                 3. เมื่อสิ้นปีการบัญชี และเมื่อต้องการปิดบัญชีให้ “ทำการคำนวณยกยอดไป” เลือก “ปิดงวดบัญชีแยกประเภท” โปรแกรมจะทำการ โอนปิดบัญชียอดเงินในกลุ่มรายได้/ค่าใช้จ่าย เข้าบัญชีกำไร (ขาดทุน) สุทธิ แล้วโอนจากบัญชีกำไร (ขาดทุน) สุทธิเข้าบัญชีกำไร (ขาดทุน) สะสมให้โดยอัตโนมัติ

4.2 เลื่อนข้อมูลปีบัญชี

คำจำกัดความ

            การเลื่อนปีบัญชี โปรแกรมจะทำการลบข้อมูลใบสำคัญด้าน GL ทิ้งทั้งหมด และจะเลื่อนปีบัญชีขึ้นไปอีก 1 ปี ซึ่งโดยส่วนใหญ่ หากต้องการเลื่อนปีบัญชีในระบบ GL ควรจะมีการเก็บสำรองข้อมูลทั้งหมดไว้ก่อนทำการยกยอด เพื่อป้องกันกรณีเกิดมีการทำผิดพลาด จะได้สามารถนำข้อมูลที่เก็บสำรองไว้มาดูใหม่ได้

ขั้นตอนการเลื่อนปีบัญชี

1. คลิกที่เมนู “ข้อมูล” เลือกหัวข้อ “คำนวณยกยอด” แล้วเลือก “เลื่อนข้อมูลปีบัญชี”


2. โปรแกรมจะแสดงกล่องข้อความแจ้งเตือนก่อนทำขั้นตอนต่อไป ให้คลิก “OK”


3. เมื่อคลิก “OK” แล้ว โปรแกรมจะแสดงกล่องข้อความแจ้งเตือนเพื่อให้ยืนยันว่าจะทำการเลื่อนปีไปอีก 1 ปีหรือไม่ ให้คลิก “Yes”


4. เมื่อคลิก “Yes” แล้ว โปรแกรมจะแสดงกล่องข้อความเพื่อให้ระบุเลขเฉพาะลูกค้า ได้แก่ CAC ของผู้ใช้งาน 


5. เมื่อระบุ CAC แล้วคลิก “OK” โปรแกรมจะแสดงข้อความดังรูปนี้


6. เมื่ออ่านข้อความครบถ้วนแล้ว หากยืนยันว่าต้องการเลื่อนปีบัญชีให้คลิกที่ปุ่ม “Move Forward GL Fiscal Data” โปรแกรมจะทำการตรวจสอบและปรับซ่อมฐานข้อมูลก่อน เมื่อตรวจสอบเสร็จแล้วจะแสดงกล่องข้อความรายงานผล ให้คลิก “OK”




7. โปรแกรมจะทำการคำนวณเลื่อนปีบัญชีทันที เมื่อโปรแกรมทำเลื่อนปีบัญชีและปรับซ่อมฐานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว โปรแกรมจะแสดง Notepad ข้อมูลรหัสที่ไม่มีกำหนด ให้ผู้ใช้งานทำการแก้ไขข้อมูลรหัสไม่มีกำหนดในโปรแกรม


8. เมื่อเลือกเมนูบริษัททำการ วันที่ต้นปีบัญชีของบริษัทที่ทำการเลื่อนปีบัญชี จะถูกเลื่อนขึ้นอีกหนึ่งปี ดังตัวอย่างนี้

4.3 ล็อกข้อมูลปีบัญชี

คำจำกัดความ

            การล็อกข้อมูลเพื่อปิดข้อมูลในปีที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว ไม่ให้เพิ่มเติม แก้ไข หรือลบข้อมูลใด ๆ ในปีบัญชีที่ล็อกได้อีก เพื่อป้องกันปัญหาการกระทบยอด และการใช้งานอย่างไม่ถูกต้อง โดยปีบัญชีที่ทำการล็อกจะต้องเป็นปีก่อนหน้าปีที่กำลังทำงานอยู่

ขั้นตอนการล็อกข้อมูลปีบัญชี

1. คลิกที่เมนู “ข้อมูล” เลือกหัวข้อ “คำนวณยกยอด” แล้วเลือก “ล็อกข้อมูลปีบัญชี”



2. โปรแกรมจะแสดงกล่องข้อความแจ้งเตือนเพื่อยืนยันการล็อกข้อมูล ให้คลิก “Yes” 


3. จากนั้นโปรแกรมจะให้ระบุเลขเฉพาะของผู้ใช้งาน ให้ระบุ CAC แล้วคลิก “OK”


4. โปรแกรมจะแสดงข้อมูลจำนวนใบสำคัญในแต่ละปี ให้ผู้ใช้งานเลือกว่าจะล็อกข้อมูลใบสำคัญในปีบัญชีใด แล้วคลิกที่ปุ่ม “Lock/Unlock GL Fiscal Data”


5. โปรแกรมจะแสดงกล่องข้อความแจ้งเตือนเพื่อยืนยันการล็อกข้อมูล ให้คลิก “Yes” จากนั้นโปรแกรมจะถามย้ำอีกครั้ง ให้คลิก “Yes”




6. โปรแกรมทำการล็อกข้อมูล และแสดงข้อความ “ทำการล็อกข้อมูลทั้งปีบัญชี เรียบร้อยแล้ว” ให้คลิก “OK”


7. ข้อมูลปีบัญชีที่ถูกล็อกจะขึ้นสถานภาพเป็น “LOCKED” ตัวหนังสือเป็นสีแดง ดังภาพตัวอย่างนี้


8. หากต้องการ “ปลดล็อก” ข้อมูลปีบัญชี ให้เลือกปีบัญชีที่ถูกล็อกอยู่ แล้วคลิกที่ปุ่ม “Lock/Unlock GL Fiscal Data”


9. โปรแกรมจะแสดงข้อความแจ้งเตือนเพื่อให้ยืนยันการปลดล็อก ให้คลิก “Yes” จากนั้นโปรแกรมจะถามย้ำอีกครั้ง ให้คลิก “Yes”




10. โปรแกรมจะทำการ “ปลดล็อก” ข้อมูลปีบัญชีให้ โดยแสดงข้อความ “ทำการปลดล็อกข้อมูลทั้งปีบัญชี เรียบร้อยแล้ว” ให้คลิก “OK”

4.4 ยกยอดสินค้าคงคลัง

คำจำกัดความ

            เป็นการยกยอดข้อมูลสต๊อกสินค้า เพื่อความรวดเร็วในการคำนวณสินค้า โดยเมื่อทำการยกยอดสินค้าไปยังไตรมาสหนึ่ง ๆ แล้ว โปรแกรมจะคำนวณและทำการตั้งวันที่ยกยอดสินค้าใหม่ตามกำหนด (Inventory date) การยกยอดนี้จะไม่ทำการลบ หรือเก็บประวัติการแก้ไขใบสำคัญ AR AP IC และผู้ใช้งานจะไม่สามารถกลับไปแก้ไข, Post หรือ Link ข้อมูลใด ๆ ก่อนวันที่ยกยอดมาได้อีก จึงควรปิดงานให้เสร็จเรียบร้อยก่อนทำการยกยอด
            การยกยอดนี้จะเป็นการยกยอดเฉพาะปริมาณสินค้า ต้นทุน และรายการ Serial/Lot ในการยกยอดจะต้องไม่มีเลข Serial/Lot ซ้ำ และไม่มีสต๊อกติดลบก่อนวันที่ยกยอด หากมีสต๊อกติดลบโปรแกรมจะไม่ทำการยกยอดให้ การยกยอดข้อมูลควรทำการเก็บสำรองข้อมูลไว้ก่อน เพื่อป้องกันการผิดพลาดกรณีใด ๆ ก็ตาม

ขั้นตอนการยกยอดสินค้าคงคลัง

1. คลิกที่เมนู “ข้อมูล” เลือกหัวข้อ “คำนวณยกยอด” แล้วเลือก “ยกยอดสินค้าคงคลัง”



2. โปรแกรมจะแสดงเงื่อนไขการยกยอดสิน้คาคงคลัง เพื่อให้ผู้ใช้งานเตรียมความพร้อมก่อนการยกยอด หากต้องการทำการยกยอดต่อให้คลิก “Yes” เพื่อยืนยัน


3. เมื่อคลิก “Yes” แล้ว โปรแกรมจะให้ระบุเลขเฉพาะของลูกค้า ให้ระบุ CAC ที่ใช้งานอยู่แล้วคลิก “OK”


4. โปรแกรมจะแสดงข้อความแจ้งเตือนให้ทำการปิดการใช้งานฟอร์มต่าง ๆ ทั้งหมด ให้คลิก “Yes” 


5. เมื่อคลิก “Yes” แล้วโปรแกรมจะแสดงหน้าจอเพื่อให้ระบุเดือน-ปี ที่จะทำการยกยอด ซึ่งสามารถยกยอดได้ทีละไตรมาศ (ระบุเดือนที่ 1-4-7-10) ส่วนการคำนวณต้นทุน โปรแกรมจะกำหนดไว้ตามที่บริษัททำการใช้อยู่


            เมื่อระบุเงื่อนไขเรียบร้อยแล้วให้คลิกที่ปุ่ม “Carry Foward Inventory” โปรแกรมจะแสดงข้อความแจ้งเตือนเพื่อยืนยันการยกยอด หากต้องการยกยอดให้คลิก “Yes”




โปรแกรมจะถามย้ำอีกครั้งหนึ่งเพื่อความแน่ใจว่าต้องการยกยอดสินค้าจริง ๆ หากแน่ใจว่าต้องการยกยอดสินค้าให้คลิก “Yes” อีกครั้ง





6. โปรแกรมจะทำการคำนวณยกยอด และเมื่อทำการยกยอดเรียบร้อยแล้วโปรแกรมจะแสดงข้อความแจ้งเตือน “ยกยอดสินค้าคงคลังสำเร็จเรียบร้อย” ให้คลิก “OK” เป็นอันเสร็จสิ้นการคำนวณยกยอดสินค้าคงคลัง






7. ผู้ใช้งานสามารถดูวันที่ยกยอดสินค้าคงคลังจากหน้าเมนูบริษัททำการ และส่วนท้ายของหน้าโปรแกรม ดังรูปตัวอย่างนี้
​