3. ยอดยกมา (ระบบสินค้าคงคลัง)

3. ยอดยกมา (ระบบสินค้าคงคลัง)

คำจำกัดความ

            ยอดยกมาระบบสินค้าคงคลัง หมายถึง จำนวนสินค้าคงเหลือ (ประเภท ITEM เท่านั้น) ในคลังสินค้าของปีการบัญชีที่แล้ว และนำมาบันทึกเป็นยอดยกมาของการเริ่มปีการบัญชีใหม่ เพื่อให้เกิดการกระชับในการเรียกและแสดงข้อมูล เมื่อยกยอดแล้วมีผลให้กลับไปแก้ไขข้อมูลที่ยกยอดไม่ได้

ข้อมูลเบื้องต้นที่ควรทราบ

            รายละเอียดเพิ่มเติมในเรื่องสินค้าคงคลัง สามารถดูได้ที่เรื่องการบันทึกใบสำคัญเพิ่มเติม และการบันทึกระบบสินค้าคงคลัง

ขั้นตอนการบันทึกยอดยกมา

1. การบันทึกยอดยกมาของสินค้า ให้คลิกที่ปุ่มคำสั่ง “New” ที่ส่วนท้ายรายการ



2. เมื่อคลิกคำสั่ง “New” แล้ว จะปรากฏหน้าจอสำหรับบันทึกยอดยกมาของสินค้า โดยภายในหน้าจอมีช่องข้อมูลสำหรับบันทึก ดังนี้



            1) รหัสสินค้า สำหรับระบุสินค้าที่ต้องการยกยอดมา โดยคลิกที่  หรือคลิกขวาที่ช่องข้อมูลเพื่อเลือกรหัสสินค้า และโปรแกรมจะแสดงชื่อสินค้าที่ท้ายช่องรหัสสินค้า


            รหัสสินค้าที่ดึงมาบันทึกยอดยกมาได้ เป็นรหัสสินค้าประเภท Item, Lot และ Serial ส่วนสินค้าประเภท Service จะไม่สามารถบันทึกยอดยกมาได้ เนื่องจากสินค้าประเภทนี้เป็นสินค้าประเภทบริการจึงไม่มียอดยกมา การบันทึกสินค้าประเภท Service จะบันทึกที่ใบรับเข้าในระบบสินค้าคงคลัง (IC)
            2) ปริมาณ สำหรับระบุปริมาณของสินค้า หน่วยนับของปริมาณจะเปลี่ยนไปตามรหัสสินค้าที่กำหนดไว้ โดยโปรแกรมจะ Default เป็นหน่วยนับเล็กสุด
            3) ต้นทุน/Lot สำหรับระบุยอดต้นทุนต่อ Lot ของสินค้า
            4) รหัสตัวแปร สำหรับระบุรหัสตัวแปรต่าง ๆ โดยวิธีระบุรหัสจะใช้วิธีเดียวกับรหัสสินค้า และโปรแกรมจะแสดงชื่อของรหัสไว้ที่ท้ายช่องข้อมูล
เมื่อระบุข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้คลิก “OK” เพื่อบันทึก

            ส่วนรายการยอดยกมาสินค้า แสดงรายการสินค้าในรูปแบบตาราง ประกอบไปด้วยคอลัมน์รหัสสินค้า, ชื่อสินค้า, รหัสสโตร์, ปริมาณ, หน่วยนับ, ปริมาณขนาน, ต้นทุน, ประเภทสินค้า, วันหมดอายุ และรหัสตัวแปรต่าง ๆ โดยโปรแกรมจะคำนวณต้นทุนรวมของยอดยกมารหัสสินค้าทั้งหมดให้ที่หน้ารายการนี้ 


            เมื่อมีการยกยอดสินค้าไปยังต้นไตรมาสหนึ่ง ๆ แล้ว ผู้ใช้งานจะไม่สามารถกลับไปแก้ไข Post หรือ Link ข้อมูลใด ๆ (ไม่ว่าจะเป็นระบบซื้อ-ขาย สินค้าคงคลัง) ก่อนหน้าวันที่ยกยอดได้อีก ผู้ใช้งานจึงต้องปิดงานให้เสร็จก่อนการยกยอด
            ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขยอดยกมาของสินค้าต่าง ๆ ได้ ต่อเมื่อไม่เคยมีการยกยอดสินค้า และหากไม่เคยมีการกำหนดยอดยกมา เมื่อเข้าใช้งานครั้งแรกโปรแกรมจะแจ้งเตือนให้ระบุวันที่ยอดยกมาครั้งแรก 
            ในการยกยอดนั้น ผู้ใช้งานจะต้องระบุวันที่ที่ต้องการจะยกยอดเป็นวันที่ 1 ของแต่ละไตรมาสเท่านั้น เพื่อไม่ให้เกิดการยกยอดบ่อยเกินไป โดยไม่จำเป็นต้องเรียงตามเดือน เช่น ยกยอดครั้งที่ 1 เลือกวันที่ 1 เดือน 4 ต่อมา ครั้งที่ 2 อาจเป็น วันที่ 1 เดือน 10 ครั้งที่ 3 อาจเป็น วันที่ 1 เดือน 7 ของปีถัดไปก็ได้ เป็นต้น ขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้และความเร็วในการเรียกรายงาน

            ส่วนท้ายหน้ารายการ ประกอบไปด้วยช่องข้อมูลสำหรับกรองรหัส และข้อมูลอื่น ๆ มีรายละเอียดดังนี้


            1) จำนวนรายการ แสดงจำนวนรวมของรายการสินค้าที่ยอดยกมาทั้งหมด
            2) Balance Forward แสดงวันที่ของวันที่ยอดยกมาต้นปีการบัญชี
            3) ตัวกรองรหัส เป็นช่องข้อมูลสำหรับกรองรหัสสินค้า และรหัสตัวแปรต่าง ๆ เพื่อเลือกดูเฉพาะรหัสที่ต้องการให้แสดงบนหน้ารายการยอดยกมา 
            4) ยอดรวม เป็นยอดรวมของต้นทุนสินค้าทั้งหมดทุกรายการที่ได้ทำการยกมา

การกรองข้อมูลโดยใช้เมนูที่ส่วนท้ายหน้ารายการรหัส

            เป็นการกรองข้อมูลโดยใช้เมนูที่ส่วนท้ายหน้าแสดงรายการรหัส เพื่อเลือกแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ โดยหน้าแสดงรายการยอดยกมาระบบสินค้าคงคลัง สามารถเลือกกรองข้อมูลได้ 5 อย่าง ดังนี้


            1) สินค้า - เลือกแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ ตาม “รหัสสินค้า”
            2) สโตร์ - เลือกแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ ตาม “รหัสสโตร์”
            3) แผนก - เลือกแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ ตาม “รหัสแผนก”
            4) งาน - เลือกแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ ตาม “รหัสงาน”
            5) ผู้ขาย - เลือกแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ ตาม “รหัสผู้ขาย”

ขั้นตอนการกรองข้อมูล

สามารถเลือกแสดงข้อมูลในหน้าแสดงรายการยอดยกมาระบบสินค้าคงคลัง ได้ 2 วิธี ดังนี้

1. การกรองข้อมูลโดยคลิกที่ Icon ในช่องข้อมูล

เป็นการกรองข้อมูลสำหรับช่อง “สินค้า / สโตร์ / แผนก / งาน / ผู้ขาย” โดยใช้ Icon  เพื่อแสดงเฉพาะรายการกลุ่มที่ต้องการ โดยมีขั้นตอนดังนี้
            1.1 คลิกที่ Icon  ในช่องข้อมูล เพื่อแสดงหน้าจอรายการรหัส


            1.2 เลือกรหัสที่ต้องการ และคลิกที่ปุ่ม “OK” เพื่อยืนยัน หรือดับเบิลคลิกเลือกรหัสที่ต้องการ


            1.3 จะปรากฏรหัสที่เลือกในช่อง “สโตร์” ตามที่เลือก จากนั้นกดปุ่ม “Enter” บนแป้นพิมพ์


            1.4 โปรแกรมจะแสดงเฉพาะรายการรหัสที่เลือก ตามรูป

2. การกรองข้อมูลโดยพิมพ์คำสำคัญในช่องข้อมูล

            เป็นการกรองข้อมูลสำหรับช่อง “สินค้า / สโตร์ / แผนก / งาน / ผู้ขาย” โดยระบุรหัส หรือคำสำคัญในช่องข้อมูล เพื่อแสดงเฉพาะรายการรหัสที่ต้องการ โดยมีขั้นตอนดังนี้
            2.1 คลิกช่องข้อมูลที่ต้องการ และระบุรหัส หรือคำสำคัญที่ช่องข้อมูล


            2.2 จากนั้นกดปุ่ม “Enter” บนแป้นพิมพ์ โปรแกรมจะแสดงเฉพาะรายการรหัสตามที่ระบุในช่องข้อมูล

รายละเอียดของข้อมูลยอดยกมา

ข้อมูล

ประเภท

ความยาว/Limit

รหัสสินค้า

ตัวเลข

25

รหัสสโตร์

ตัวเลข

25

รหัสแผนก

ตัวเลข

25

รหัสงาน

ตัวเลข

25

รหัสพนักงาน

ตัวเลข

25

รหัสเอกสาร

ตัวเลข

25

รหัสส่วนขยาย

ตัวเลข

25