คำจำกัดความ 

ข้อมูลเบื้องต้นที่ควรทราบ

ขั้นตอนการตั้งวงเงินสดย่อย

1. รหัสวงเงิน สำหรับกำหนดชื่อวงเงินสดย่อย การตั้งรหัสวงเงินจะต้องตั้งไม่ซ้ำกับรหัสวงเงินสดย่อยอื่น เป็นช่องข้อมูลบังคับ สามารถระบุได้ความยาวสูงสุด 25 ตัวอักษร/ตัวเลข

2. พนักงานผู้รับผิดชอบ คือ พนักงานผู้ถือวงเงิน ซึ่งพนักงานรายนี้อาจเป็นผู้เบิก หรือเคลียร์วงเงินได้ หากเป็นผู้ใช้งานในระบบด้วย ขึ้นอยู่กับหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย 

            โปรแกรมบังคับให้ต้องระบุพนักงานผู้รับผิดชอบวงเงิน เพื่อให้ทราบว่าวงเงินที่กำหนดขึ้นใช้ในส่วนงานใด วิธีการระบุพนักงานให้คลิกขวาหรือคลิกที่ Icon  เพื่อเลือกรายชื่อพนักงาน

3. รายละเอียด (T/E) สำหรับระบุชื่อวงเงินสดย่อยเป็นภาษาไทย และภาษาอังกฤษ สามารถระบุได้ความยาวสูงสุดไม่เกิน 250 อักษร

4. วงเงินสด สำหรับระบุยอดเงินที่ตั้งเป็นเงินสดย่อย สามารถตั้งวงเงินได้สูงสุดถึง 1 ล้าน

5. ผู้ใช้งานที่ทำการเบิกได้ คือ ผู้ใช้งานระบบที่มีหน้าที่บันทึกเบิกจ่าย สามารถระบุผู้ใช้งานระบบได้หลายคนโดยการใส่เครื่องหมาย , (ลูกน้ำ) คั่นไว้ ผู้เบิกจ่ายอาจเป็นพนักงานผู้ถือวงเงินเอง หรือเป็นผู้ใช้งานที่เคลียร์วงเงินด้วยก็ได้ 

            โปรแกรมบังคับให้ต้องระบุผู้ใช้งานที่ทำการเบิกวงเงิน เพื่อเป็นการกำหนดผู้มีสิทธิในการเบิกจ่ายวงเงิน วิธีการระบุผู้ใช้งานให้คลิกขวา หรือคลิกที่ Icon  เพื่อเลือกรายชื่อผู้ใช้งานระบบ

6. ผู้ใช้งานที่ทำการเคลียร์ได้ คือ ผู้ใช้งานระบบที่มีหน้าที่บันทึกเคลียร์ค่าใช้จ่ายวงเงิน ว่ามียอดเหลือเท่าใด ใช้ไปเท่าใด สามารถระบุผู้ใช้งานระบบได้หลายคนโดยการใส่เครื่องหมาย , (ลูกน้ำ) คั่นไว้ ผู้บันทึกค่าใช้จ่ายอาจเป็นพนักงานผู้ถือวงเงินเอง หรือเป็นผู้ใช้งานที่เบิกจ่ายวงเงินด้วยก็ได้

            โปรแกรมบังคับให้ต้องระบุผู้ใช้งานที่ทำการบันทึกเคลียร์ค่าใช้จ่ายวงเงิน เพื่อเป็นการกำหนดผู้มีสิทธิในการเคลียร์วงเงิน วิธีการระบุผู้ใช้งานให้คลิกขวา หรือคลิกที่ Icon  เพื่อเลือกรายชื่อผู้ใช้งานระบบ

7. รหัสตัวแปร สำหรับระบุรหัสตัวแปรต่าง ๆ ได้แก่ รหัสงาน, รหัสแผนก, รหัสเอกสาร และรหัสส่วนขยาย การระบุรหัสตัวแปรเพื่อให้ทราบว่าวงเงินสดนี้จะใช้กับงานใด แผนกใด ใช้เอกสารใดบ้าง การระบุรหัสตัวแปรให้คลิกขวา หรือคลิกที่ Icon   เพื่อเลือกรหัส

8. รหัสบัญชีวงเงินสด สำหรับระบุรหัสบัญชีที่ใช้ในการถือวงเงินสดย่อย โปรแกรมบังคับให้ระบุรหัสบัญชีให้แก่ช่องข้อมูลนี้ เพื่อให้ทราบว่าวงเงินที่ได้ทำการเบิกไปแล้วอยู่ในบัญชีใด การระบุรหัสบัญชีให้คลิกขวา หรือคลิกที่ Icon  เพื่อเลือกรหัสบัญชี

9. บัญชีธนาคาร (เบิกจ่าย) สำหรับกำหนดรหัสบัญชีที่ใช้ในการเบิกเงิน การระบุรหัสบัญชีให้คลิกขวา หรือคลิกที่ Icon  เพื่อเลือกรหัสบัญชี

10. บัญชีค่าใช้จ่าย/สูตรจัดสรร สำหรับกำหนดบัญชีค่าใช้จ่าย โดยสามารถกำหนดได้ 2 ประเภท ได้แก่ รหัสบัญชี และสูตรบัญชีรหัสจัดสรร การกำหนดให้คลิก  เลือกที่ประเภทบัญชี เลือกได้ 1 ประเภทเท่านั้น

เมื่อเลือกประเภทบัญชีแล้ว โปรแกรมจะปรับช่องสำหรับระบุรหัส ให้ตามประเภทบัญชีที่ใช้ดังนี้

1. บัญชีค่าใช้จ่าย โปรแกรมปรับให้ระบุรหัสบัญชีค่าใช้จ่าย เมื่อโปรแกรมสร้างใบสำคัญงานบัญชีจะบันทึกรายการบัญชีเป็นบัญชีค่าใช้จ่าย ที่กำหนดไว้ในช่องข้อมูลนี้
   
2. สูตรบัญชี-รหัสจัดสรร โปรแกรมปรับให้ระบุสูตรบัญชีรหัสจัดสรร เมื่อโปรแกรมสร้างใบสำคัญงานบัญชีจะบันทึกรายการบัญชีเป็นสูตรบัญชี ที่กำหนดไว้ในช่องข้อมูลนี้
   

11. สมุดบัญชีเบิกจ่าย เป็นการกำหนดสมุดบัญชีสำหรับเบิกค่าใช้จ่าย โดยโปรแกรมจะบันทึกใบสำคัญงานบัญชีให้ตามสมุดที่กำหนดในช่องข้อมูลนี้ (ผู้ใช้งานอาจกำหนดเป็นสมุดบัญชีเงินสดย่อย โดยตั้งสมุดบัญชีที่หน้าผังบัญชี)

12. สมุดบัญชีเคลียร์ สำหรับกำหนดสมุดบัญชีเคลียร์ค่าใช้จ่าย โดยโปรแกรมจะบันทึกใบสำคัญงานบัญชีให้ตามสมุดที่กำหนดในช่องข้อมูลนี้ (ผู้ใช้งานอาจกำหนดเป็นสมุดบัญชีเงินสดย่อย โดยตั้งสมุดบัญชีที่หน้าผังบัญชี)

                  เมื่อเลือกสมุดบัญชีแล้วให้กำหนดรูปแบบเลขที่ใบสำคัญ เนื่องจากโปรแกรมจะสร้างใบสำคัญงานบัญชีให้อัตโนมัติ โดยใช้รูปแบบเลขที่ใบสำคัญตามที่กำหนดไว้ในช่องข้อมูลนี้

13. Memo คือบันทึกช่วยจำ ใช้สำหรับระบุรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวงเงิน

14. Attached file ใช้สำหรับแนบไฟล์ เพื่ออ้างอิงข้อมูลเพิ่มเติม สามารถเปิดใช้งานผ่าน DI : YE-AF01

            1) หมวดหมู่ - เลือกแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ ตาม “รหัสวงเงิน”

            2) พนักงานผู้รับผิดชอบ - เลือกแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ ตาม “รหัสพนักงาน”

ขั้นตอนการกรองข้อมูล

สามารถเลือกแสดงข้อมูลในหน้าแสดงรายการรหัสวงเงินสดย่อย ได้ 2 วิธี ดังนี้

1. การกรองข้อมูลโดยคลิกที่ Icon ในช่องข้อมูล

เป็นการกรองข้อมูลสำหรับช่อง “พนักงานผู้รับผิดชอบ” โดยใช้ Icon  เพื่อแสดงเฉพาะรายการกลุ่มที่ต้องการ โดยมีขั้นตอนดังนี้

            1.1 คลิกที่ Icon  ในช่องข้อมูล เพื่อแสดงหน้าจอรายการรหัส

รายละเอียดของข้อมูล วงเงินสดย่อย