1. งบประมาณเชิงบัญชี

1. งบประมาณเชิงบัญชี

คำจำกัดความ

            งบประมาณเชิงบัญชี (ระบบบัญชีแยกประเภท) คือ การประมาณการยอดเงินในบัญชีที่จะเกิดขึ้นในอนาคต และได้เตรียมการจัดสรรตัวเลขไว้ให้เป็นไปตามแผนการบริหารงาน สามารถบันทึกยอดงบประมาณได้โดยไม่จำกัดเดือน


ข้อมูลเบื้องต้นที่ควรทราบ

            การบันทึกงบประมาณสามารถจัดงบประมาณได้เป็นรายเดือนล่วงหน้า โดยไม่จำกัดเดือน การจัดทำงบประมาณสามารถกำหนดได้ทุกรหัสบัญชี ร่วมกับทุกรหัสตัวแปร ซึ่งประกอบด้วยรหัสแผนก, งาน, ลูกค้า, ผู้ขาย, พนักงาน, เอกสาร และส่วนขยาย

ขั้นตอนการตั้งงบประมาณ

1. การบันทึกงบประมาณตามรหัสบัญชี 

            ในการบันทึกงบประมาณ จะใช้วิธีการ Load รหัสบัญชีที่กำหนดไว้ตอนตั้งรหัสบัญชีที่ผังบัญชี โดยคลิกที่ปุ่มคำสั่ง “Load codes” ที่ส่วนท้ายหน้างบประมาณ


            เมื่อคลิกที่ปุ่มคำสั่งนี้แล้วจะปรากฏกล่องข้อความแจ้งเตือน “ทำการคัดลอกและแทรกข้อมูลรหัสทั้งหมดมาจากรหัสบัญชี” ให้คลิก “Yes” 



            หลังจากนั้นโปรแกรมจะคัดลอกรหัสบัญชีทั้งหมดมาแสดงที่หน้ารายการ โดยแสดงกล่องข้อความแจ้งเตือน “จำนวนรหัสบัญชีที่ได้ทำการแทรก : xxx” ให้คลิก “OK”


หน้ารายการงบประมาณตามรหัสบัญชี แบ่งเป็น 3 ส่วน มีรายละเอียดดังนี้


             1) ส่วนรหัสบัญชี แสดงรายการรหัสบัญชีที่ทำการแทรกเข้ามาตอน Load code ประกอบด้วยคอลัมน์รหัสบัญชี, กลุ่มบัญชี และชื่อบัญชี 
            2) ส่วนงบประมาณ แสดงงบประมาณของแต่ละรหัสบัญชี เป็นรายเดือนและปี โดยแบ่งเป็น 3 คอลัมน์ คือ ปี, เดือน และงบประมาณ วิธีการตั้งงบประมาณให้คลิกเลือกรหัสบัญชี แล้วเพิ่มข้อมูลในคอลัมน์ทั้งสามดังกล่าวข้างต้น

  1. ปี สำหรับเลือกปีของงบประมาณ เมื่อคลิกที่คอลัมน์นี้จะแสดงตัวเลือกปี พ.ศ. อยู่ใน Combo box

  1. เดือน สำหรับเลือกเดือนของงบปะมาณ เมื่อคลิกที่คอลัมน์นี้จะแสดงตัวเลือกเดือน 12 เดือน อยู่ใน Combo box

  1. งบประมาณ การระบุงบประมาณให้ดับเบิลคลิกที่ช่องในคอลัมน์นี้ แล้วใส่ยอดบวกในด้าน Debit ใส่ยอดลบในด้าน Credit

  1. Range เป็นปุ่มสำหรับใส่ข้อมูลงบประมาณรายเดือน สามารถระบุงบประมาณได้หลายเดือนในครั้งเดียว โดยเลือกจากเดือนถึงเดือน และปีที่ต้องการระบุงบประมาณได้


            เมื่อเลือกเดือน-ปี และระบุงบประมาณรายเดือนแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม “OK” โปรแกรมจะใส่งบประมาณที่กำหนดไว้ลงในคอลัมน์งบประมาณ ดังรูปตัวอย่างนี้

  1. Delete เป็นปุ่มที่ใช้สำหรับลบงบประมาณรายเดือนที่ไม่ต้องการออก
เมื่อเพิ่ม แก้ไข หรือลบข้อมูลในส่วนนี้เรียบร้อยแล้วให้คลิก “SAVE” เพื่อบันทึกข้อมูล


            3) ส่วนท้ายรายการ เป็นส่วนแสดงจำนวนรายการรหัสบัญชี และตัวกรองกลุ่มบัญชี สำหรับเลือกดูรายการตามกลุ่มบัญชี ให้คลิกที่   เพื่อเปลี่ยนกลุ่มบัญชี

2. การบันทึกงบประมาณตามรหัสตัวแปร 

            หลังจากบันทึกงบประมาณตามรหัสบัญชีแล้ว ให้บันทึกงบประมาณตามรหัสตัวแปร โดยคลิกที่ปุ่มคำสั่ง “Combined-Codes” 


            เมื่อคลิกที่ปุ่มคำสั่ง “Combined-Codes” แล้วโปรแกรมจะแสดงหน้ารายการรหัสตัวแปรต่าง ๆ โดยการบันทึกให้คลิกที่ปุ่มคำสั่ง “New” 


            โปรแกรมจะแสดงหน้าจอ สำหรับบันทึกรหัสตัวแปรต่าง ๆ ให้แก่รหัสบัญชี ได้แก่รหัสแผนก, งาน, ลูกค้า, ผู้ขาย, พนักงาน, เอกสาร และส่วนขยาย วิธีการบันทึกให้คลิก     ที่ช่องรหัส เพื่อเลือกรหัสตัวแปรและรหัสบัญชี โดยจะแสดงชื่อของแต่ละรหัสที่ท้ายช่องข้อมูล เมื่อใส่รหัสตัวแปรเรียบร้อยแล้วให้คลิก “OK” เพื่อบันทึกข้อมูล 


            การกำหนดรหัสบัญชีสามารถกำหนดตัวแปรได้มากกว่า 1 ประเภทตัวแปร เมื่อกำหนดเรียบร้อยแล้วให้ใส่ยอดงบประมาณของรหัสข้างต้น การใส่งบประมาณที่มีตัวแปรประกอบ โปรแกรมจะตรวจสอบว่า งบประมาณรวมของรหัสบัญชีเท่ากับงบประมาณของรหัสตัวแปรในรหัสบัญชีนั้น ดังนั้นผู้ใช้งานจึงต้องตรวจสอบความถูกต้องของยอดงบประมาณเอง 
            งบประมาณของรหัสตัวแปรที่กำหนดอาจมีจำนวนมาก จึงมีวิธีการค้นหาเฉพาะรหัสที่ต้องการ โดยคลิกเลือกเฉพาะรหัสที่ต้องการให้แสดงแล้วกด Enter หรือคลิกที่ว่างบนหน้าโปรแกรม โปรแกรมจะแสดงรายการเฉพาะรหัสที่เลือก


            การกำหนดเลือกแสดงข้อมูล ใช้ ! เพื่อยกเลิกข้อมูลว่าง คือ การเลือกแสดงรหัสตัวแปรต่าง ๆ ที่มีการบันทึกในรหัสบัญชี เช่น หากใส่ ! ที่ช่องรหัสแผนก, รหัสลูกค้า และรหัสผู้ขาย หน้ารายการจะแสดงรหัสบัญชีที่มีการบันทึกรหัสตัวแปรดังข้างต้น

การกรองข้อมูลโดยใช้เมนูที่ส่วนท้ายหน้ารายการรหัส

            เป็นการกรองข้อมูลโดยใช้เมนูที่ส่วนท้ายหน้าแสดงรายการรหัส เพื่อเลือกแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ โดยหน้าแสดงรายการรหัสบัญชี มีช่องกรองข้อมูล ดังนี้

  1. กลุ่ม - เลือกแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ ตาม “กลุ่มบัญชี”

ขั้นตอนการกรองข้อมูล

สามารถเลือกแสดงข้อมูลในหน้าแสดงรายการรหัสบัญชี ได้ 3 วิธี ดังนี้

1. การกรองข้อมูลโดยคลิกที่ Icon ในช่องข้อมูล

เป็นการกรองข้อมูลสำหรับช่อง “กลุ่ม” โดยใช้ Icon  เพื่อแสดงเฉพาะรายการกลุ่มที่ต้องการ โดยมีขั้นตอนดังนี้
            1.1 คลิกที่ Icon  ในช่องข้อมูล เพื่อแสดงหน้าจอรายการกลุ่มรหัส


            1.2 เลือกกลุ่มที่ต้องการ และคลิกที่ปุ่ม “OK” เพื่อยืนยัน หรือดับเบิลคลิกเลือกกลุ่มที่ต้องการ


            1.3 จะปรากฏกลุ่มรหัสที่เลือกในช่อง “กลุ่ม” ตามที่เลือก จากนั้นกดปุ่ม “Enter” บนแป้นพิมพ์


            1.4 โปรแกรมจะแสดงเฉพาะรายการกลุ่มที่เลือก ตามรูป

2. การกรองข้อมูลโดยดับเบิลคลิกที่ช่องข้อมูล

            เป็นการกรองข้อมูลสำหรับช่อง “กลุ่ม” เท่านั้น โดยใช้วิธีดับเบิลคลิกที่ช่องข้อมูล เพื่อแสดงรายการกลุ่มที่ต้องการ โดยมีขั้นตอนดังนี้
            2.1 ดับเบิลคลิกที่ช่อง “กลุ่ม” เพื่อแสดงรายการกลุ่ม


            2.2 จากนั้นคลิกที่รายการกลุ่มที่ต้องการ


            2.3 โปรแกรมจะแสดงเฉพาะรายการกลุ่มที่เลือก ตามรูป

3. การกรองข้อมูลโดยพิมพ์คำสำคัญในช่องข้อมูล

เป็นการกรองข้อมูลสำหรับช่อง “กลุ่ม” โดยระบุรหัส หรือคำสำคัญในช่องข้อมูล เพื่อแสดงเฉพาะรายการรหัสที่ต้องการ โดยมีขั้นตอนดังนี้
            3.1 คลิกช่องข้อมูลที่ต้องการ และระบุรหัส หรือคำสำคัญที่ช่องข้อมูล


            3.2 จากนั้นกดปุ่ม “Enter” บนแป้นพิมพ์ โปรแกรมจะแสดงเฉพาะรายการรหัสตามที่ระบุในช่องข้อมูล

รายละเอียดของข้อมูลงบประมาณ

ข้อมูล

ประเภท

ความยาว/Limit

รหัสสินค้า

ตัวเลข

25

รหัสแผนก

ตัวเลข

25

รหัสงาน

ตัวเลข

25

รหัสลูกค้า

ตัวเลข

25

รหัสผู้ขาย

ตัวเลข

25

รหัสพนักงาน

ตัวเลข

25

รหัสเอกสาร

ตัวเลข

25

รหัสส่วนขยาย

ตัวเลข

25