คู่มือระบบสินค้าคงคลัง

คู่มือระบบสินค้าคงคลัง

คำจำกัดความ
            ระบบสินค้าคงคลัง เป็นระบบบริหารสินค้าภายใน ไม่เกี่ยวข้องกับการซื้อหรือขายสินค้า รายการภายในระบบนี้จะมีผลกับการโยกย้าย เบิกออก รับเข้า ส่งออกแล้วรับกลับเข้ามา รับเข้ามาแล้วส่งคืนกลับออกไปของสินค้า หรือแม้แต่สินทรัพย์
            IM ไม่ใช่ระบบผลิต แม้ว่ามีเอกสารให้บันทึกหลายประเภทที่ทำหน้าที่เหมือนกัน ทั้งนี้ผู้ออกแบบระบบตั้งใจแยกระบบบริหารสินค้าออกจากระบบผลิตเพื่อให้เป็นการง่ายต่อความเข้าใจในการใช้งาน แยกหน้าที่ได้ แยกความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติได้ง่ายชัดเจน  
​
                        
ประเภทใบสำคัญในระบบสินค้าคงคลัง
            ประเภทของใบสำคัญในระบบสินค้าคงคลังจะประกอบด้วย ใบรับเข้า,ใบเบิกออก,ใบรับคืน,ใบส่งคืน,ใบปรับปรุง,ใบย้ายสโตร์และใบขอซื้อภายในซึ่งล้วนแล้วเป็นการจัดการกับสินค้าทั้งสิ้น ไม่เกี่ยวกับการตั้งหนี้ ไม่ว่าจะเป็นด้านซื้อหรือขาย ฉะนั้นราคาต้นทุนสินค้าจึงเป็นสิ่งที่สำคัญในระบบนี้ ความหมายของแต่ละใบสำคัญจะอธิบายในหัวข้อต่อไป



คำจำกัดความของใบสำคัญประเภทต่าง ๆ
1) ใบรับเข้า (Goods Received) เป็นเอกสารที่ทำหน้าที่ในการรับสินค้าเข้าคลัง เช่น รับสินค้าสำเร็จรูปที่มาจากการผลิต ซึ่งจะใช้วิธีบันทึกตรงที่เอกสารนี้ในกรณีที่นำเข้าสินค้าจากต่างประเทศโปรแกรมสามารถไปกำหนดให้แสดงช่องค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในใบรับเข้าได้ เพื่อให้คุณบันทึกค่าใช้จ่ายรวม จากการนำเข้าที่ต้องการให้รวมเป็นราคาต้นทุนของสินค้า
2) ใบเบิกออก (Goods Issued) เป็นเอกสารที่ใช้ในการเบิกสินค้าออกจากคลัง และไม่เกี่ยวข้องกับการตั้งหนี้ เช่นเบิกวัตถุดิบไปผลิต เบิกสินค้าออกไปเพื่อใช้ในจุดประสงค์ใดสักอย่าง เป็นต้น การบันทึกตรงวิธีนี้ไม่จำเป็นต้องใส่ราคาสินค้าแต่ให้ระบุจำนวน เนื่องจากโปรแกรมจะคำนวณต้นทุนของวัตถุดิบให้เองโดยอัตโนมัติ เมื่อเรียกประมวลผลในรายงานของระบบสินค้าคงคลัง วิธีการคำนวณต้นทุนให้เลือก 2 วิธีคือ FIFO, AVERAGE แต่ถ้าต้องการให้โปรแกรมนำราคาต้นทุนของสินค้าไปแสดงในใบเบิกออกให้โดยอัตโนมัติก็ทำได้เช่นกัน ซึ่งจะอธิบายเพิ่มเติมในหัวข้อ “ขั้นตอนการบันทึกใบสำคัญ”
3) ใบรับคืน (Return Voucher) เป็นอีกทางหนึ่งที่จะรับสินค้าเข้าคลัง แต่ด้วยจุดประสงค์ที่แตกต่างจากใบรับเข้า จะใช้ได้หลายกรณี เช่น การรับคืนสินค้าจากลูกค้ากรณีบันทึกแยกจากใบลดหนี้ หรือการรับคืนวัตถุดิบที่เหลือจากการผลิต ในการบันทึกใบรับคืนต้องใส่ต้นทุนของสินค้าให้ถูกต้อง เพราะจะมีผลต่อการคำนวณต้นทุนของสินค้าคงคลัง แต่ถ้าเป็นการรับคืนวัตถุดิบที่สามารถระบุเลขที่ใบเบิกหรือรหัสงาน โปรแกรมจะมีคำสั่งเพื่อช่วยในการค้นหาต้นทุนของวัตถุดิบนั้นในขณะบันทึกได้ ทั้งนี้หากไม่สามารถระบุเลขที่ใบเบิกได้สามารถหาต้นทุนได้จากการเรียกประมวลผลในรายงานสินค้าและวัตถุดิบ (Stock Card)
4) ใบส่งคืน (Return to Supplier) จะทำหน้าที่เบิกสินค้าออกจากคลังแต่จุดประสงค์เพื่อเป็นการส่งคืนออกไปโดยเฉพาะ ไม่ว่าจะเป็นการส่งคืนสินค้าให้ Supplier เนื่องจากชำรุดหรือผิดรูปแบบที่ต้องการ หรือการส่งคืนสินค้าสำเร็จรูปที่ผลิตไม่ได้มาตรฐานเพื่อให้ไปตรวจสอบใหม่อีกครั้ง เป็นต้น
5) ใบปรับปรุง (Journal Voucher) ทำหน้าที่ได้ 2 ลักษณะ คือ 
            5.1 ใช้ในการปรับปรุงจำนวนของสินค้า เมื่อตรวจนับสินค้าแล้วพบว่าจำนวนที่ตรวจนับได้จริงไม่ตรงกับรายงานสินค้าคงเหลือในโปรแกรม ซึ่งในใบปรับปรุงจะรับได้ทั้งการเพิ่มปริมาณและลดปริมาณ  
            5.2 ใช้เป็นใบเบิกและใบรับสินค้าในใบเดียวกัน ในกรณีบันทึกสินค้าในระบบการผลิต เมื่อต้องเบิกวัตถุดิบไปผลิตแล้วจะพักไว้เป็นสินค้างานระหว่างทำทันที สามารถใช้ใบปรับปรุงบันทึกเพื่อลดปริมาณของวัตถุดิบลง และเพิ่มปริมาณของงานระหว่างทำในใบเดียวกัน โดยที่ไม่ต้องแยกบันทึกเบิกวัตถุดิบออกที่ ”ใบเบิกออก” และบันทึกรับเข้างานระหว่างทำที่ ”ใบรับเข้า” เป็นต้น  
จุดประสงค์หลัก คือ สามารถทราบต้นทุนสินค้าเบิกออกทุกรายการในใบนั้นได้ เพื่อจะได้นำมาเป็นต้นทุนของสินค้างานระหว่างทำ (WIP) ทำให้ตรวจสอบง่าย รวดเร็ว
6) ใบย้ายสโตร์ (Store Shift) ทำหน้าที่ในการย้ายสินค้าออกจากสโตร์หนึ่งไปไว้ที่อีกสโตร์หนึ่ง จะใช้ในกรณีที่สินค้ามีหลายคลัง โดยที่สินค้าที่ย้ายไปอีกคลังหนึ่งจะเป็นรหัสสินค้าเดิมไม่สามารถเปลี่ยนเป็นรหัสสินค้าใหม่ได้  ใบหนึ่งสามารถใส่ได้มากกว่า 2 สโตร์ และเนื่องจากเป็นการรับสินค้าเข้าคลังอีกวิธีหนึ่งด้วย จึงต้องใส่ราคาต้นทุนของสินค้าที่โอนย้ายมาด้วย อย่างไรก็ตาม การค้นหาต้นทุนทำได้หลายวิธีซึ่งจะมีกล่าวในบทอื่นต่อไป
Option การบันทึกใบสำคัญในระบบสินค้าคงคลังมีข้อเลือกการทำงานพิเศษ ในการตรวจสอบและจัดการใบสำคัญ ดังนี้
            ตรวจสอบความถูกต้อง การให้โปรแกรมตรวจสอบว่ามีข้อผิดพลาดอะไรบ้าง ในขณะที่กำลังบันทึกข้อมูลและยังไม่ต้องการจัดเก็บในขณะนั้น ซึ่งโดยปกติแล้วโปรแกรมจะตรวจสอบความถูกต้องเสมอเมื่อทำการจัดเก็บข้อมูล 



            หากยังใส่ข้อมูลไม่ครบหรือมีความผิดพลาดในการใส่ข้อมูล เมื่อคลิกที่ตัวเลือกนี้ จะปรากฏกล่องข้อความแจ้งเตือน “มีข้อผิดพลาดในใบสำคัญ ให้แก้ไขข้อมูลก่อนทำการจัดเก็บหรือทำการเก็บเป็นข้อมูลชั่วคราว” ให้คลิก “OK”



            เมื่อคลิกที่ปุ่ม “OK” จะพบหน้าต่างแสดงรายงานข้อผิดพลาดที่เกิดจากหน้าบันทึกใบสำคัญ โดยรายงานว่ามีข้อมูลใดบ้างที่ต้องระบุแต่ยังไม่มีการระบุข้อมูลนั้น ดังรูปตัวอย่างนี้



ใส่หมายเลขใบสำคัญ (Run no)
           เป็นคำสั่งให้โปรแกรมเรียงเลขใบสำคัญให้ โดย Option นี้จะใช้ได้เฉพาะการ Edit ใบสำคัญเท่านั้น โปรแกรมมีวิธีการใส่เลขใบสำคัญ 2 แบบ ดังนี้



            1. แสดงหมวดหมู่ใบสำคัญ และ Run เลข โปรแกรมจะแสดงหมวดหมู่ใบสำคัญ (Genre) เมื่อเลือก Genre แล้วให้คลิกขวาที่ช่อง “เลขที่” โปรแกรมจะเรียงเลขที่ใบสำคัญตาม Genre ในลำดับต่อไปให้ 



          2. ใช้เลขใบสำคัญเดิม ก่อนเข้าหน้างานนี้ ใช้ในกรณีที่มีการแก้ไขเลขที่ใบสำคัญ เมื่อใช้คำสั่งนี้ โปรแกรมจะวางเลขที่ใบสำคัญ ที่เป็นเลขเดิมก่อนเข้ามาแก้ไขใบสำคัญให้โดยอัตโนมัติ



รายละเอียดผู้ซื้อขายสด



            เป็นการใส่ชื่อที่อยู่ของผู้ขาย/ลูกค้า ในกรณีที่มีการซื้อ/ขาย กับผู้ขาย/ลูกค้า ที่ไม่ได้ตั้งเป็นรหัสผู้ขาย/ลูกค้าไว้ในโปรแกรม เนื่องจากการซื้อขายเกิดขึ้นไม่บ่อยนัก เมื่อเปิดใบเมื่อเปิดใบสำคัญด้านสินค้าคงคลัง แล้วระบุผู้ขาย/ลูกค้า เป็น WALKIN โปรแกรมจะเพิ่ม Options “รายละเอียดผู้ซื้อขายสด” นี้ขึ้น



            เมื่อคลิกที่ข้อเลือกนี้ โปรแกรมจะแสดง Dialog สำหรับบันทึกข้อมูลผู้ขาย/ลูกค้า หากระบุเลขใบกำกับในรายการนี้ โปรแกรมจะนำชื่อที่อยู่ที่ระบุไว้ไปออกรายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย และภาษีหัก ณ ที่จ่าย เมื่อระบุข้อมูลครบถ้วนแล้วให้คลิก “OK” เพื่อบันทึกข้อมูล
แสดงข้อมูลทุกแถว
            แสดงข้อมูลทุกแถว คือ การให้โปรแกรมแสดงแถวของทุกรหัสที่มีให้ใช้ได้ในใบสำคัญนี้ ได้แก่ รหัส สโตร์ รหัสงาน รหัสแผนก รหัสพนักงาน รหัสเอกสาร รหัสส่วนขยาย ตัวแปร1 ตัวแปร2 ส่วนลดจากท้ายและค่าใช้จ่ายเพิ่ม เนื่องจากในหน้าเมนูกำหนดค่าตั้งต้น อาจกำหนดให้ใช้รหัสตัวแปรบางตัว แต่ในบางโอกาสจำเป็นต้องใช้รหัสตัวแปรอื่นที่ไม่ได้กำหนดไว้ เมื่อเลือกรายการนี้โปรแกรมจะแสดงแถวของทุกรหัสตัวแปรให้โดยไม่เปลี่ยนแปลงสิ่งที่ได้กำหนดไว้ในหน้าเมนูกำหนดค่าตั้งต้น ดังนั้นเมื่อบันทึกใบสำคัญใบใหม่โปรแกรมก็จะแสดงเฉพาะแถวที่ได้กำหนดไว้เท่านั้น





เมื่อเลือก “แสดงข้อมูลทุกแถว”

แสดงแถวข้อมูลตามที่มีข้อมูล
            แสดงแถวข้อมูลตามที่มีข้อมูล เป็นการจัดรูปแบบการมองเห็นหน้ารายการใบสำคัญ เมื่อคลิกที่ข้อเลือกนี้หน้ารายการจะแสดงเฉพาะคอลัมน์ที่มีการระบุข้อมูล




ใส่สินค้าประเภทชุด
            ใส่่สินค้าประเภทชุด เป็นการเพิ่มรายการสินค้าประเภทชุดในใบสำคัญ



เมื่อคลิกที่ข้อเลือกนี้ โปรแกรมจะแสดง Dialog “รหัสสินค้าแบบชุด” โดยแบ่งเป็น 3 ส่วน คือ


      
            1. ส่วนที่ 1 “รหัสสินค้าแบบชุด” คือ ชื่อชุดสินค้า โปรแกรมจะแสดง รหัสสินค้าแบบชุด, หน่วยนับ และรายละเอียด ทั้งหมดที่มีกำหนดไว้ขึ้นมาเพื่อให้เลือก
            2. ส่วนที่ 2 “รหัสสินค้า” คือ รหัสสินค้าที่ได้กำหนดไว้ว่าเป็นสูตรภายใต้ชุดสินค้า โปรแกรมจะแสดง รหัสสินค้า,ปริมาณ,หน่วยนับ และชื่อสินค้า
            3. ส่วนที่ 3 จะมีช่องอยู่ทั้งหมด 3 ช่อง คือ
  1. หมวดหมู่ สำหรับระบุหมวดหมู่สินค้าประเภทชุดที่ต้องการ โดยการพิมพ์ “รหัสสินค้าแบบชุด” ที่ต้องการ (ช่องนี้ไม่สามารถกดปุ่ม F1 หรือ คลิกเพื่อให้รหัสสินค้าแสดงขึ้นมาได้)
  2. จำนวนเท่าของสินค้าแบบชุดที่ต้องการ คือ การระบุปริมาณชุดที่ต้องการ เช่น ใส่ 2  หมายถึง ปริมาณ 2 ชุด เป็นต้น 
  3. ราคาสินค้า[A-Z] ใช้ในกรณีที่ทุกรหัสสินค้าภายใต้ชุดนั้นได้กำหนดราคาซื้อ/ขายไว้แล้ว (ที่หน้ารหัส “สินค้า”) และกำหนดไว้ที่บรรทัดราคาเดียวกัน เช่น ใส่ราคา “A” ในช่องราคา โปรแกรมจะแสดงราคา A ของสินค้าทุกรายการให้โดยอัตโนมัติ
            เมื่อเลือกชุดสินค้าที่ต้องการแล้ว ให้คลิกปุ่ม “OK” โปรแกรมจะทำการ Load รายการสินค้าประเภทชุดนั้นมาแสดงในส่วนรายการสินค้า (Listing) ให้โดยอัตโนมัติสามารถที่แก้ไขเพิ่มเติมต่อไปได้



โปรแกรมจะแสดงสินค้าแบบชุดที่เลือกในส่วนรายการสินค้า ตามรูป
      


            ใช้ในกรณีที่ต้องการระบุยอดเงินซึ่งเป็นยอดรวมของค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมนอกเหนือจากราคาของสินค้า ซึ่งต้องการให้กระจายเข้าไปในทุกรายการสินค้า โดยพิจารณาจากจำนวนเงินในใบสำคัญนั้น เพื่อไปเพิ่มให้เป็นต้นทุนรวมของสินค้า เช่น บวกเพิ่มค่าขนส่ง หรือค่าใช้จ่ายในการออกของ เป็นต้น


            เมื่อคลิกที่ข้อเลือกนี้จะปรากฏหน้าจอสำหรับให้เลือกรูปแบบการกระจายต้นทุนค่าใช้จ่าย โดยระบุประเภทใส่เลข 1-3 ลงในช่อง เพื่อสั่งกระจายส่วนค่าใช้จ่ายเพิ่ม โดยมีรายละเอียดดังนี้
  1. ใส่ 1 เพื่อกระจายค่าใช้จ่ายเพิ่มตามมูลค่าสินค้า
  2. ใส่ 2 เพื่อกระจายค่าใช้จ่ายเพิ่มตามปริมาณสินค้าหลัก
  3. ใส่ 3 เพื่อกระจายค่าใช้จ่ายเพิ่มตามปริมาณสินค้าเล็กสุด
            เมื่อเลือกประเภทกระจายค่าใช้จ่ายเรียบร้อยแล้วให้คลิก “OK” โปรแกรมจะแสดงหน้าจอสำหรับระบุยอดค่าใช้จ่ายเพิ่ม โดยโปรแกรมจะแสดงยอดค่าใช้จ่ายเพิ่มทั้งหมดที่มีอยู่ก่อน (หากไม่มีจะเป็น 0) ให้ระบุยอดค่าใช้จ่ายเพิ่มลงในช่อง แล้วคลิก “OK” เพื่อบันทึกค่าใช้จ่ายเพิ่ม



            เมื่อบันทึกแล้วโปรแกรมจะแสดงยอดค่าใช้จ่ายเพิ่มที่คอลัมน์ “ค่าใช้จ่ายเพิ่ม” โดยหากมียอดเดิมอยู่แล้วโปรแกรมจะทำการบวกยอดค่าใช้จ่ายเพิ่มให้ในแต่ละรายการสินค้า



ยกเลิก/ใช้ใบสำคัญนี้
            ยกเลิก/ใช้ใบสำคัญนี้ เป็นคำสั่งแบบ Toggle On/Off โดยปกติหัวข้อนี้จะใช้ในการยกเลิก (Cancelled) ใบสำคัญ 



            เมื่อคลิกที่ข้อเลือกนี้จะพบกล่องข้อความแจ้งเตือน “ท่านต้องการยกเลิกใบสำคัญนี้หรือไม่” เมื่อคลิก “Yes” ใบสำคัญจะถูกยกเลิก โดยจะแสดงสถานะเป็น “CANCELLED” ที่ปุ่มสถานะใบสำคัญ
      


            หากต้องการกลับไปใช้ใบสำคัญนี้อีกครั้งให้ คลิกที่ข้อเลือกนี้อีกครั้งจะเป็นการให้ใช้ใบสำคัญ สถานะใบสำคัญเปลี่ยนเป็น “Approved” จะถูกนำมาคำนวณในตารางการคำนวณเหมือนเดิม
      


บันทึกล่วงหน้าอัตโนมัติ



            บันทึกล่วงหน้าอัตโนมัติ เป็นการบันทึกใบสำคัญล่วงหน้าอัตโนมัติในรายการที่มีการบันทึกเป็นประจำ ซ้ำ โดยโปรแกรมจะสร้างใบสำคัญให้ล่วงหน้า ด้วยรายละเอียดข้อมูลเดียวกันในวันที่ๆ กำหนด (วันเดียวกันกับใบสำคัญที่จัดการบันทึก) ตามจำนวนที่ระบุ ดังขั้นตอนต่อนี้
 
            1) ระบุจำนวนเดือนที่ต้องการให้โปรแกรมบันทึกใบสำคัญล่วงหน้าอัตโนมัติ, ใส่ E ด้านท้าย


            
            2) จากนั้นคลิกปุ่ม “OK”


            
            3) จะปรากฏจำนวนเดือนตามที่ระบุ ที่ส่วนหัวใบสำคัญ ต่อจากช่อง “สโตร์” ตามรูป

            4) คลิกที่ปุ่ม “Save-Exit” เพื่อบันทึก โปรแกรมจะสร้างใบสำคัญล่วงหน้าตามจำนวนเดือนที่ระบุ


            
           5) หากต้องการยกเลิกการบันทึกล่วงหน้าให้ ใส่ “0” หรือ “1”



การยกเลิกการบันทึกล่วงหน้า
  1. กรณีที่บันทึกใบสำคัญแล้ว หากต้องการยกเลิกการบันทึกล่วงหน้า ให้เปิดหน้าแสดงรายการใบสำคัญ จากนั้นเลือกลบใบสำคัญที่เกิดจากการบันทึกล่วงหน้า
พิมพ์หยอดฟอร์ม   
                                                                                                                     


            พิมพ์หยอดฟอร์ม เป็นการกำหนดการพิมพ์รายการใบสำคัญที่เป็นสินค้าประเภทชุด มี 4 แบบ คือ



 1 พิมพ์เฉพาะหัวชุดสินค้า คลิกเลือกที่ข้อนี้ เมื่อต้องการให้โปรแกรพิมพ์รายการเฉพาะหัวชุดสินค้า
2 ไม่พิมพ์หัวข้อชุดสินค้า คลิกเลือกที่ข้อนี้ เมื่อต้องการให้โปรแกรมพิมพ์รายการเฉพาะลูกชุดสินค้า
3 เรียงบรรทัดปกติ คลิกเลือกที่ข้อนี้ เมื่อต้องการให้โปรแกรมพิมพ์รายการสินค้าประเภทชุดทั้งชุด (แสดงทั้งหัวชุด-ลูกชุด)
4 กำหนดค่าพิมพ์รายการ คลิกเลือกที่ข้อนี้ เมื่อต้องการให้โปรแกรมพิมพ์รายการตามระบุ โปรแกรมจะแสดง Dialog ให้เลือกกำหนดการพิมพ์ ตามรูป ให้กำหนดค่าตามที่ต้องการ จากนั้น คลิก “OK” เพื่อยืนยัน


            ขั้นตอนกำหนดการพิมพ์ใบสำคัญที่เป็นสินค้าประเภทชุด
            1. กำหนดการพิมพ์รายการใบสำคัญ จาก 4 แบบ



            2. คลิกปุ่ม “Save-Exit” เพื่อบันทึกข้อมูล



            3. เปิดหน้ารายการใบสำคัญ และคลิกเลือกใบสำคัญที่เป็นสินค้าประเภทชุด



            4. คลิกขวาที่ปุ่ม “Print”



            5. คลิกเลือก “พิมพ์รายการตามที่กำหนดในแต่ละบรรทัด”



            6. จากนั้นคลิกปุ่ม “Preview”



      7. โปรแกรมจะแสดงหน้าตัวอย่างก่อนพิมพ์ (ตามรูป) ให้ตรวจสอบข้อมูลและสั่งปริ้นต่อไป



ตัดสต็อก/ไม่ตัดสต็อกทุกรายการ



ตัดสต็อก/ไม่ตัดสต็อกทุกรายการ เป็นการกำหนดการตัดสต็อกต่อใบสำคัญ เมื่อคลิกที่ข้อเลือกนี้ โปรแกรมจะแสดง Dialog ให้เลือก



  1. คลิกปุ่ม “Yes” เพื่อตัดสต็อกทั้งหมด ตัวอย่างเช่น ใบรับเข้า โปรแกรมรับรู้สินค้าเข้าสต๊อก และจะมีข้อมูลปริมาณสินค้าออกรายงาน
  2. คลิกปุ่ม “No” เพื่อไม่ตัดสต็อกทั้งหมด ตัวอย่างเช่น ใบรับเข้า โปรแกรมจะไม่รับรู้ว่ามีสินค้าเข้าสต๊อก และจะไม่มีข้อมูลปริมาณสินค้าออกรายงาน
  3. คลิกปุ่ม “Cancel” เมื่อต้องการยกเลิกจัดการในข้อเลือกนี้
แสดงต้นทุนของสินค้าทั้งหมด



แสดงต้นทุนของสินค้าทั้งหมด คือ การเรียกดูต้นทุนของสินค้าที่ดึงมาให้หน้าจอการบันทึกนี้เพื่อจะได้ทราบว่าสินค้าที่จะใช้มีต้นทุนเท่าไหร่ หรือต้องการบวกต้นทุนเพิ่มเป็นเปอร์เซ็นต์
1. เมื่อคลิกที่ข้อเลือกนี้ โปรแกรมจะแสดงต้นทุนของสินค้าทั้งหมดดังรูป



2. เมื่อติ๊กเลือกแสดงยอดเงินในรายการ โปรแกรมจะแสดงต้นทุนของสินค้าทั้ง 2 วิธี คือ Average, และ FIFO



3. ระบุจำนวน % ที่ต้องการเพิ่ม



4. จากนั้นให้คลิกปุ่ม “OK”



5. กรณีเลือกแบบ Average ยอดเงินที่เพิ่ม จะแสดงเพิ่มในช่องราคาสินค้าทั้นที



กระจายสินค้าตามสูตรการผลิต



ขั้นตอนการบันทึก
การบันทึกส่วนหัวใบสำคัญ (Heading)
1. คลิกที่ปุ่ม “Heading” ในหน้าจอการบันทึก
 


2. โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้บันทึกข้อมูล ตามรูป


ใบรับเข้า/ใบส่งคืน


ใบเบิกออก


ใบรับคืน


ใบปรับปรุง



ใบย้ายสโตร์

            1) เลขที่ใบสำคัญ โปรแกรมจะ Run เลขที่ให้อัตโนมัติตามที่ตั้งค่าไว้ในในหน้าเมนูกำหนดค่าตั้งต้น กรณีไม่ได้กำหนดค่าตั้งต้นไว้ ผู้บันทึกต้องเป็นผู้กำหนดเลขที่ใบสำคัญเอง โดยในครั้งต่อ ๆ ไป โปรแกรมจะ Run หมายเลขต่อให้โดยอัตโนมัติ
            2) วันที่ใบสำคัญ ให้บันทึกวันที่ของใบสำคัญ ซึ่งโปรแกรมจะ Default  เป็นวันที่ปัจจุบัน และตามภาษาของเมนูที่ใช้ งาน ซึ่งสามารถแก้ไขได้โดยบันทึกโดยตรง เช่น หากใช้เมนูเป็น  ภาษาไทย จะ Default เป็น พุทธศักราช หากใช้เมนูภาษาอังกฤษ จะ Default เป็น คริสต์ศักราช 
            กรณีเปลี่ยนวันที่ใบสำคัญเป็นคริสต์ศักราชโปรแกรมจะตรวจและไม่จัดเก็บใบสำคัญและจะแสดงไว้ในรายงานข้อผิดพลาดเพื่อให้ทราบว่า มีข้อผิดพลาดที่ส่วนใดในการบันทึกรายการใบสำคัญ





            3) รหัสผู้ขาย ใช้ในใบรับเข้า/ใบส่งคืน เพื่อให้ทราบว่าสินค้าในใบสำคัญนั้น ๆ ได้ซื้อมาจากผู้ขายรายใด หรือส่งคืนสินค้าให้กับผู้ขายรายใด ให้ระบุผู้ขาย โดยการคลิกที่ Icon  ที่ช่องข้อมูลเพื่อเลือกผู้ขาย
            4) รหัสสโตร์ ใช้ในใบรับเข้า/ใบส่งคืน/ใบเบิกออก/ใบรับคืน/ใบปรับปรุง ให้ระบุสโตร์จัดเก็บสินค้า โดยการคลิกที่ Icon  ที่ช่องข้อมูลเพื่อเลือกสโต
            5) รายละเอียด สำหรับระบุรายละเอียดเพิ่มเติม เกี่ยวกับใบสำคัญนั้น ๆ
            6) เลขที่ใบกำกับภาษี โดยปกติแล้วในใบสำคัญสินค้าคงคลังจะไม่ต้องใส่เลขที่ใบกำกับภาษี แต่จะมีช่องนี้ไว้สำหรับลูกค้าที่ใช้โปรแกรม MAC 2 On Dos แล้ว Convert ข้อมูลมาที่โปรแกรม MAC 5 ดังนั้นถ้าใช้ใบรับเข้าเพื่อบันทึกรับสินค้าคงคลังเท่านั้น ห้ามคีย์ตัวเลขต่างๆในช่องนี้เพราะถ้าบันทึกตัวเลขใดๆ ก็ตามจะถือว่าเอกสารใบนี้เป็นใบกำกับภาษีและจะนำไปแสดงผลในรายงานภาษีซื้อ
            7) รหัสลูกค้า ใช้ในใบเบิกออก/รับคืน เพื่อให้ทราบว่าใบเบิกสินค้าให้กับลูกค้ารายใด หรือรับคืนสินค้าจากลูกค้ารายใด ให้ระบุลูกค้า โดยการคลิกที่ Icon  ที่ช่องข้อมูลเพื่อเลือกลูกค้า
            8) ที่อยู่ส่งของ ใช้ในใบเบิกออก เพื่อให้ทราบสถานะจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า ให้ระบุที่อยู่ส่งของ โดยการคลิกที่ Icon  ที่ช่องข้อมูลเพื่อเลือกที่อยู่
            9) ย้ายไปยังสโตร์ ให้ระบุสโตร์ใหม่ที่ต้องการจัดเก็บสินค้า โดยการคลิกที่ Icon  ที่ช่องข้อมูลเพื่อเลือกสโตร์

3. เมื่อระบุข้อมูลที่ช่องตัวแปรต่างๆ ครบให้ ให้คลิกที่ปุ่ม “OK” เพื่อจัดเก็บข้อมูลส่วนหัว (Heading)



การบันทึกส่วนรายการ (Listing)
1. การบันทึกรายการสินค้าในส่วนรายการ สามารถทำได้ 2 ดังนี้
      1.1 การบันทึกรายการสินค้า ในช่อง “รหัสสินค้า” ตรงส่วนรายการ (Listing)
            1.1.1 คลิกที่ Icon  ในช่อง “รหัสสินค้า”


            1.1.2 โปรแกรมจะแสดง Dialog “รหัสสินค้า” ตามรูป จากนั้นให้คลิกเลือกรายการสินค้าที่ต้องการ


            1.1.3 คลิก “OK” เพื่อยืนยัน


            1.1.4 คลิกที่ช่อง “ปริมาณ” แล้วใส่จำนวนสินค้า


            1.1.5 คลิกที่ช่อง “หน่วยละ” แล้วใส่ราคาสินค้าต่อหน่วย


            1.1.6 โปรแกรมจะแสดงยอดเงินในช่อง “ราคาสินค้า” และ “ยอดรวม” ให้อัตโนมัติ ตามรูป


            1.1.7 โปรแกรมจะ Default สโตร์ เป็น “MAIN” ตามรูป


            1.1.8 กรณีต้องการเลือกสโตร์อื่น ให้ดับเบิลคลิกที่ช่อง “สโตร์” แล้วคลิกที่ Icon 

            
            1.1.9 โปรแกรมจะแสดง Dialog “รหัสสโตร์” ตามรูป จากนั้นให้เลือกสโตร์ที่ต้องการ

            
            1.1.10 คลิกที่ปุ่ม “OK” เพื่อยืนยัน

            
            1.1.11 ช่อง “สโตร์” จะแสดงสโตร์ที่เลือกใหม่ ตามรูป


      1.2 การบันทึกรายการสินค้า โดยใช้ปุ่มคำสั่งในส่วนแถบคำสั่ง ตรงด้านล่างของหน้าบันทึก
            1.2.1 คลิกที่ปุ่ม “New”


            1.2.2 โปรแกรมจะแสดง Dialog “รหัสสินค้า” ตามรูป


                  1) รหัสสินค้า สำหรับเลือกสินค้าที่กำหนดไว้แล้ว โดยการคลิกที่ Icon  หรือคลิกขวา ที่ช่องข้อมูล โปรแกรมจะแสดงรายละเอียดของสินค้าและประเภทของสินค้าให้เลือก                                               
                  2) ช่องตัดสต็อก สำหรับเลือก ตัดสต็อก/ไม่ตัดสต็อก รับเข้าในระบบสินค้าคงคลัง โดยการคลิกที่ Icon  หรือที่ช่องข้อมูล หรือใช้ลูกศร ซ้าย-ขวาที่แป้นพิมพ์ โปรแกรมDefault ไว้ที่ “ตัดสต็อก” โปรแกรมจะรับรู้สต๊อก และจะมีข้อมูลปริมาณสินค้าออกรายงาน
                  3) รายละเอียด โปรแกรมจะแสดงรายละเอียด “ชื่อสินค้า” ให้โดยอัตโนมัติ ตามได้กำหนดรายละเอียดไว้แล้ว (ที่เมนูการตั้งรหัส “สินค้า”) สามารถแก้ไขเพิ่มเติมหรือลบข้อความในช่องรายละเอียดของสินค้าได้   โดยข้อความที่แก้ไขเพิ่มเติม จะแสดงเมื่อพิมพ์ฟอร์มใบสำคัญในฟอร์มด้วย  แต่หากเรียกรายงาน รายละเอียดที่แก้ไขเพิ่มเติมไว้จะไม่แสดงในรายงาน โดยโปรแกรมดึงรายละเอียด “ชื่อสินค้า” ตามที่ระบุไว้ที่เมนูการตั้งรหัส “สินค้า”)
                  4) สโตร์ สำหรับเลือกสโตร์จัดเก็บสินค้า โดยการคลิกที่ Icon  หรือคลิกขวา ที่ช่องข้อมูล โปรแกรมจะแสดงรายละเอียดของสโตร์และประเภทของสโตร์ให้เลือก
                  5) หน่วยนับ/ปริมาณ โปรแกรมจะ Default เป็น “หน่วยนับหลัก” 2ของรหัสสินค้านั้น สามารถเปลี่ยนหน่วยนับได้ (ตามที่ได้กำหนดไว้แล้วที่ “รหัสสินค้า”) โดยการคลิกที่ Icon  หรือคลิกขวา ที่ช่องข้อมูล กรณีที่หน่วยนับหลักของสินค้าที่เลือกไม่ใช่หน่วยนับเล็กสุด เช่น กำหนดรหัสสินค้าไว้ 2หน่วยนับ คือ กล่อง (หน่วยนับเล็กสุด) ,โหล (1โหล=12กล่อง) และใช้โหลเป็นหน่วยนับหลัก โปรแกรมจะแสดงช่องให้ใส่ปริมาณของหน่วยนับเล็กสุดด้วย กรณี ที่บันทึกไม่เต็มจำนวน เช่น 2 โหล 10 กล่อง และหากรหัสสินค้านั้นกำหนดให้ใช้หน่วยนับขนาน โปรแกรมจะแสดงช่องให้ใส่ปริมาณของหน่วยนับขนานเช่นกัน และหากไม่บันทึกปริมาณของหน่วยนับขนาน โปรแกรมจะไม่จัดเก็บข้อมูลให้
                   6) ราคา ต่อหน่วย/สินค้า ช่องแรกจะหมายถึง ราคาของสินค้าต่อหนึ่งหน่วยนับ เมื่อใส่  ”ราคาต่อหน่วย” ของสินค้าแล้ว โปรแกรมจะคำนวณ “ราคารวม” ของสินค้า ให้อัตโนมัติในช่องที่ 2 ซึ่งทั้ง 2 ช่องนี้สามารถบันทึกช่องใดก่อนก็ได้ เพราะอีกช่องที่เหลือโปรแกรมจะคำนวณราคาให้อัตโนมัติ  
                  7) แผนก สำหรับระบุแผนกที่เกี่ยวข้อง โดยการคลิกที่ Icon  หรือคลิกขวา ที่ช่องข้อมูล โปรแกรมจะแสดงแผนกต่าง ๆ ให้เลือก
                  8) งาน สำหรับระบุงาน โดยการคลิกที่ Icon  หรือคลิกขวา ที่ช่องข้อมูล โปรแกรมจะแสดงรหัสงานให้เลือก
                  9) พนักงาน สำหรับพนักงานที่รับผิดชอบ โดยการคลิกที่ Icon  หรือคลิกขวา ที่ช่องข้อมูล โปรแกรมจะแสดงรายชื่อพนักงานให้เลือก
                  10) เอกสาร สำหรับระบุเอกสารที่เกี่ยวข้อง โดยการคลิกที่ Icon  หรือคลิกขวา ที่ช่องข้อมูล โปรแกรมจะแสดงเอกสารต่าง ๆ ให้เลือก
                  11) รหัสส่วนขยาย สำหรับระบุข้อมูลเพิ่มเติม โดยการคลิกที่ Icon  หรือคลิกขวา ที่ช่องข้อมูล โปรแกรมจะแสดงรหัสส่วนขยายให้เลือก
                  12) MEMO สำหรับบันทึกหมายเหตุในรายการสินค้า เมื่อคลิกที่ปุ่มนี้ โปรแกรมจะแสดง Dialog “บันทึกช่วยจำ” ขึ้นมาให้บันทึกข้อมูล

            1.2.3 เมื่อบันทึกรายละเอียดของรายการสินค้าเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม “Save-Exit” เพื่อจัดเก็บข้อมูล

            
            1.2.4 โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้คุณบันทึกรายการต่อไป (ตามรูป) หากไม่ต้องการบันทึกรายการต่อไปให้คลิกปุ่ม “Exit” เพื่อยกเลิก


            1.2.5 จากนั้นคลิกปุ่ม “Save-Exit” ที่ส่วยท้าย เพื่อจัดเก็บข้อมูลทั้งใบสำคัญ


การบันทึกส่วนท้ายใบสำคัญ
            ส่วนท้ายใบสำคัญจะเป็นข้อมูล จำนวนรายการ, ส่วนลด, หมายเหตุ ของใบสำคัญ ดังต่อไปนี้


            1. รายการ – แสดงจำนวนรายการสินค้าในใบสำคัญ
            2. ราคาสินค้า – แสดงราคาสินค้าทั้งหมดในใบสำคัญ
            3. ส่วนลดรายการ – แสดงส่วนลดทั้งหมดของรายการสินค้า
            4. รวม – แสดงยอดรวมราคาสินค้า หักลบส่วนลดแล้ว
            5. หมายเหตุ – สำหรับระบุหมายเหตุเพิ่มเติมในใบสำคัญ
ปุ่มการทำงานลัดบนแป้นพิมพ์ (Function Key)
      หน้าจอการบันทึกใบสำคัญ


Function Key
ความหมาย
F2
การบันทึก HEADING ของใบสำคัญ  
F3
การเพิ่มรายการสินค้า  
Shift+F3
การใส่สินค้าประเภทชุด  
F4
การแก้ไขรายการสินค้า
F5
การลบรายการสินค้า  
Shift+F5
การลบรายการสินค้ามากว่า 1 รายการ  
F6
การค้นหารายการที่ต้องการ
Shift+F6
การค้นหาซ้ำ
F7
การคัดลอกรายการ
F8
การใส่ – ลบรหัสทุกบรรทัดในตาราง
F9
การย้ายข้อมูลจากรายการ....ไปรายการ...
F10
การจัดเก็บใบสำคัญ
      
      หน้าบันทึกรายการสินค้า เมื่อคลิกที่ช่อง "รหัสสินค้า"


Function Key
ความหมาย
F1
แสดงรหัสสินค้า
F2
ทบทวนการคำนวณยอดคงเหลือของสินค้านี้
F3
แสดงราคาซื้อขายที่กำหนดไว้เฉพาะลูกหนี้/เจ้าหนี้รายนี้
F4
แสดงราคาซื้อขายที่กำหนดไว้สำหรับรหัสสินค้านี้
F5
การปรับรายการสินค้า มีทั้งหมด 3 แบบ (ปรับราคาสินค้าให้เป็นกี่เปอร์เซ็นของต้นทุน)
  1. ลดเปอร์เซ็นต์(แบบรวม) คือ การทอนVATออกจากราคาสินค้า
  1. ลดเปอร์เซ็นต์ (แบบตรง) คือ การให้ส่วนลดในราคารวมของสินค้า
  1. เพิ่มเปอร์เซ็นต์(แบบตรง) คือ การบวก VAT เพิ่มในราคาสินค้า
F6
แสดงราคาการซื้อขายสินค้าย้อนหลัง (5 ครั้ง)
F7
แสดงราคาต้นทุนของสินค้าแบบ FIFO, Average

      หน้าบันทึกรายการสินค้า เมื่อคลิกที่ช่อง "รายละเอียดสินค้า"


Function Key
ความหมาย
F1 : Add Line 1
การเพิ่มรายละเอียดของสินค้าที่กำหนดไว้ในบรรทัดที่ 1  
F2 : Add Line 2
การเพิ่มรายละเอียดของสินค้าที่กำหนดไว้ในบรรทัดที่ 2  
F3 : Add Line 3
การเพิ่มรายละเอียดของสินค้าที่กำหนดไว้ในบรรทัดที่ 3  
F4 : English Descriptn
สลับการใส่ชื่อสินค้าไทย /Eng
F5 : Del All
การลบรายละเอียดของสินค้าทุกบรรทัด
F6 : Del Line 1
การลบรายละเอียดของสินค้าที่กำหนดไว้ในบรรทัดที่ 1  
F7 : Del Line 2
การลบรายละเอียดของสินค้าที่กำหนดไว้ในบรรทัดที่ 2  
F8 : Del Line 3
การลบรายละเอียดของสินค้าที่กำหนดไว้ในบรรทัดที่ 3  

      หน้าบันทึกรายการสินค้า เมื่อคลิกที่ช่อง "ราคาสินค้า"


Function Key
ความหมาย
F2 : Revise Balance
ทบทวนการคำนวณยอดคงเหลือของสินค้านี้
F3 : Specific Price
แสดงราคาซื้อขายที่กำหนดไว้เฉพาะลูกหนี้/เจ้าหนี้รายนี้
F4 : All Pricing
แสดงราคาซื้อขายที่กำหนดไว้สำหรับรหัสสินค้านี้
F5
การปรับรายการสินค้า มีทั้งหมด 3 แบบ (ปรับราคาสินค้าให้เป็นกี่เปอร์เซ็นของต้นทุน)
  1. ลดเปอร์เซ็นต์(แบบรวม) คือ การทอนVATออกจากราคาสินค้า
  1. ลดเปอร์เซ็นต์ (แบบตรง) คือ การให้ส่วนลดในราคารวมของสินค้า
เพิ่มเปอร์เซ็นต์(แบบตรง) คือ การบวก VAT เพิ่มในราคาสินค้า
F6
แสดงราคาการซื้อขายสินค้าย้อนหลัง (5 ครั้ง)

                  Function Key ตามที่ได้กล่าวมาข้างต้น ในบางประเภทใบสำคัญจะไม่แสดง ซึ่งหมายถึงไม่สามารถใช้ได้ในใบสำคัญนั้น