การกำหนดรหัสเช็คและธนาคาร

            ก่อนที่จะบันทึกรายการเช็คได้ ต้องกำหนดรหัสบัญชีเช็คและรหัสบัญชีธนาคารก่อนถึงแม้ว่าองค์การของผู้ใช้งานจะไม่ได้ใช้ระบบบัญชีแยกประเภทก็ตาม โดยมีรายละเอียดขั้นตอนดังนี้

1. ตั้งรหัสบัญชีธนาคารและเช็ค

            1.2 คลิกที่ปุ่ม “New” ที่ส่วนท้ายรายการในผังบัญชี

            1.3 บันทึกรายการรหัสบัญชีเช็คและรหัสบัญชีธนาคาร ตามรูป

2. กำหนดประเภทธนาคาร และเช็ค

                  

                  1) ประเภทธนาคาร/เช็ค-เงินโอน คือ ประเภทที่จะกำหนดให้กับรหัสบัญชีธนาคารที่เป็นบัญชีออมทรัพย์ และบัญชีกระแสรายวัน

(มีการรับ-จ่ายเงินสด) และรับ-จ่ายเช็คผ่านบัญชีนี)้ กำหนดเพื่อใช้ทำ Bank Reconcile เช่นกัน

                  2) ประเภทเช็ค-เงินโอน คือ ประเภทที่จะกำหนดให้กับรหัสบัญชีที่เป็นบัญชีเช็ครับล่วงหน้า, เช็คจ่ายล่วงหน้า, ตั๋วเงินรับ และตั๋วเงินจ่าย รหัสธนาคารใด ๆ ที่เอาเช็คเข้าในรายการได้ (มีการรับ-จ่ายเช็ค ที่ผ่านบัญชีนีเท่านั้น)้ เช่น รหัสธนาคารออมทรัพย์ หรือ รหัสธนาคารฝากประจำ กำหนดเพื่อใช้ทำ “Bank Reconcile” ปรับปรุงรายการอัตโนมัติเมื่อเช็คถูกขึ้นเงินแล้ว

                  3) ประเภทธนาคาร คือ ประเภทที่จะกำหนดให้กับรหัสบัญชีธนาคารที่เป็นออมทรัพย์ ซึ่งรหัสบัญชีธนาคารนีใ้ช้สำหรับกรณีที่มีการฝาก-ถอนเงินสดที่ผ่านบัญชีนี้เท่านั้น และการกำหนดประเภทธนาคารยังสามารถช่วยในการบันทึกปรับปรุงรายการบัญชี 

กรณีที่มีการรับเช็คลงวันที่ล่วงหน้าเมื่อเช็คฉบับนั้น ขึ้นเงินได้สามารถนำยอดเงินของเช็คที่ได้รับ บันทึกเข้ารหัสบัญชีธนาคารออมทรัพย์ก็ได้

                  4) ไม่ใช่ทั้งสองประเภท คือ รหัสบัญชีที่ไม่มีความเกี่ยวข้องกับรหัสธนาคารและเช็คเลย

3. การ Setup

1. เมื่อกำหนดประเภทธนาคารและเช็คแล้วขั้นตอนต่อมา ให้เลือกปุ่ม “Set up” ที่หน้าจอการตั้งรหัสบัญชี ที่หัวข้อ “กำหนดรหัสเช็ค-เงินโอนและธนาคาร” เพื่อกำหนด รหัสบัญชี “Bank Reconcile” และเพื่อดึงรหัสบัญชีที่กำหนดไว้นี้ ไปบันทึกรายการเช็ครับ-จ่าย
   

1. โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้กำหนดรหัสบัญชี Bank Reconcile ซึ่งแบ่งเป็น 2 ด้าน คือ ด้านเช็ครับและด้านเช็คจ่าย (ตามรูป)
   

ความหมายด้านเช็ครับ

            

      3.1.2 รับชำระด้วยเช็คที่ลงวันที่รับล่วงหน้าหรือบัญชีที่ต้องมีการทำปรับปรุงรายการ

1. ระบุรหัสบัญชีเช็ครับล่วงหน้า หรือรหัสบัญชีตั๋วเงินรับ โดยดับเบิลคลิก หรือคลิกขวา ที่ช่อง “บัญชีเช็ค-เงินโอน”
   

1. ระบุรหัสบัญชีธนาคารที่ต้องการนำเช็คฉบับนี้ไปเข้าเมื่อเช็คที่รับเข้ามาสามารถขึ้นเงินได้ตามวันที่เช็คที่กำหนด โดยดับเบิลคลิก หรือคลิกขวา ที่ช่อง “บัญชี Reconcile”
   

1. ให้ระบุรหัสบัญชีเดียวกันคือรหัสธนาคารประเภทกระแสรายวัน ซึ่งเป็นรหัสที่ทางบริษัทจ่ายเช็คออก และกรณีผู้ขายหรือผู้รับเช็คนั้น สามารถนำเช็คใบนั้น ไปขึ้นเงินได้ทันที โดยดับเบิลคลิก หรือคลิกขวา ที่ช่อง “บัญชีเช็ค-เงินโอน” และ “บัญชี Reconcile”
   

1. ระบุตัวอักษรย่อของธนาคารที่ทำการจ่ายชำระออกไป เช่น อักษรย่อ ได้ 8 หลัก ที่ช่อง “รหัสธนาคาร” แล้วกด “Enter” ที่แป้นพิมพ์
   

1. ระบุชื่อธนาคาร สาขา ที่ทำการจ่ายชำระออกไป ที่ช่อง “ชื่อธนาคาร” แล้วกด “Enter” ที่แป้นพิมพ์
   

            3.2.2 จ่ายชำระด้วยเช็คลงวันที่จ่ายล่วงหน้า

1. ระบุรหัสบัญชีเช็คจ่ายล่วงหน้า หรือรหัสบัญชีตั๋วเงินจ่าย โดยดับเบิลคลิก หรือคลิกขวา ที่ช่อง “บัญชีเช็ค-เงินโอน”
   

1. ระบุรหัสบัญชีเงินฝากธนาคารกระแสรายวัน ที่ให้ตัดยอดชำระเงินนั้น โดยดับเบิลคลิก หรือคลิกขวา ที่ช่อง “บัญชี Reconcile”
   

1. ระบุตัวอักษรย่อของธนาคารที่ทำการจ่ายชำระออกไป เช่น อักษรย่อ ได้ 8 หลัก ที่ช่อง “รหัสธนาคาร” แล้วกด “Enter” ที่แป้นพิมพ์
   

1. ระบุชื่อธนาคาร สาขา ที่ทำการจ่ายชำระออกไป ที่ช่อง “ชื่อธนาคาร” แล้วกด “Enter” ที่แป้นพิมพ์
   

การบันทึกรายการเช็ค

ขั้นตอนการบันทึกรายการเช็ค

1. เลือกเมนูบันทึก หัวข้อ “บันทึกใบสำคัญเพิ่มเติม” -> ระบบ เช็คและเงินโอน -> เช็ครับจ่าย

2. โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้เลือกประเภทของการบันทึกเช็คว่าเป็นทางด้านรับหรือทางด้านจ่าย และเงื่อนไข ส่วนอื่นเพื่อเป็นสาระสำคัญในการค้นหารายการเช็คที่ต้องการได้รวดเร็วขึ้น

1. เลือก “เช็ครับ” กรณีต้องการบันทึกเช็ครับ
   
2. เลือก “เช็คจ่าย” กรณีต้องการบันทึกเช็คจ่าย
   

3. จากนั้น คลิก “OK” เพื่อยืนยันการเลือก

4. โปรแกรมจะแสดงรายการเช็คดังรูป

5. คลิกที่ปุ่ม “New” เพื่อบันทึกรายการเช็ค

6. โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้หน้าบันทึกรายการเช็ค ดังนี้

      1) ประเภท – แสดงประเภทรายการตามที่เลือกในหน้าจอ “ข้อกำหนด” มี 4 ตัวเลือก คือ

1. เช็ครับ
   
2. เช็คจ่าย
   
3. เงินโอนรับ
   
4. เงินโอนจ่าย
   

      2) รหัสบัญชี – เลือก “รหัสบัญชี” โดยการคลิกที่ Icon  ที่ช่องข้อมูล หรือคลิกขวาเพื่อแสดงตัวเลือกรหัสบัญชี

      3) ธนาคาร-สาขา – เลือก “รหัสบัญชี” โดยการคลิกที่ Icon  ที่ช่องข้อมูล หรือคลิกขวาเพื่อแสดงตัวเลือกธนาคาร จากนั้น พิมพ์ชื่อสาขาของธนาคาร

      4) เลขเช็ค – คือ เลขที่ของเช็ค บันทึกได้ไม่เกิน 20 ตัว โดยรับตัวเลขและตัวอักษรไทยและอังกฤษด้วย ทั้งนี้สามารถใช้แทนเลขบัตร Credit Card ก็ได้

      5) วันที่เช็ค – คือ วันที่สั่งจ่ายที่ปรากฏบนหน้าเช็ค บันทึกเป็นวัน / เดือน / ปี (จะเป็น พ.ศ. หรือ ค.ศ. ตามแต่ภาษาที่กำลังใช้งานอยู่)

      6) วันที่ออกเช็ค – ระบุวันที่รับเช็ค / ออกเช็ค โปรแกรมจะ Default ให้เป็นวันที่ปัจจุบัน สามารถเปลี่ยนวันที่ได้ โดยการคลิกที่ Icon  ที่ช่องข้อมูล

      7) ยอดเงิน – ระบุยอดเงินหน้าเช็ค

      8) เคลียร์ – คลิกที่ Icon   หรือคลิกขวา ที่ช่องข้อมูล เพื่อเลือกสถานะเช็ค

1. Due - ถึงกำหนด
   
2. Cleared – ผ่านบัญชีแล้ว
   
3. Bounced – เช็คเด้ง
   

      9) สถานะ – เลือก “สถานะ” โดยการคลิกที่ Icon  ที่ช่องข้อมูล หรือคลิกขวาเพื่อแสดงตัวเลือกสถานะ ตามที่กำหนดไว้

      10) รหัสลูกหนี้ – คลิกที่ Icon  หรือคลิกขวา ที่ช่องข้อมูล เพื่อเลือกรหัสลูกหนี้

      11) หมายเหตุ – พิมพ์รายละเอียดเพิ่มเติม หรือข้อความที่ต้องการระบุสำหรับเช็คฉบับนี้

การเพิ่มสถานะ สำหรับรายการเช็ค

1. คลิกที่ Icon  หรือคลิกขวา ที่ช่อง “สถานะ” ในหน้าจอบันทึกรายการเช็ค ตามรูป

2. คลิกที่ปุ่ม “Setting” ใน Dialog “สถานะข้อมูลเช็ค-เงินโอน”

3. คลิกที่บรรทัดว่าง ถัดจากบรรทัดที่มีสถานะท้ายสุด เพื่อเลือกเพิ่มข้อมูลสถานะ

4. พิมพ์สถานะที่ต้องการ

5. กำหนด “สีตัวอักษร” โดยคลิกที่ปุ่ม “สีตัวอักษร”

      5.1 เลือก “สีตัวอักษร” ตามต้องการ

      5.2 จากนั้น คลิกปุ่ม “OK”

6. กำหนด “สีพื้นหลัง” รายการ โดยคลิกที่ปุ่ม “สีพื้น”

      6.2 จากนั้น คลิกปุ่ม “OK”

7. คลิกปุ่ม “OK” เป็นอันสิ้นสุดขั้นตอนการเพิ่มสถานะ

1. ธนาคาร-สาขา แบ่งเป็น 2 กรณีคือ 

1) ประเภทเช็คจ่าย เมื่อระบุรหัสบัญชีเช็ค/ธนาคารแล้วโปรแกรมจะ Load รหัสธนาคารช่องนีมาให้โดยอัตโนมัติ เนื่องจากได้ผูกไว้กับรหัสบัญชีเช็คแล้วไม่สามารถกรอกเองได้

2) ประเภทเช็ครับ ผู้บันทึกต้อง List รหัสธนาคารมาบันทึกเองเนื่องจากว่ารหัสธนาคารช่องนี้หมายถึงเช็คธนาคารที่ลูกค้าสั่งจ่ายมาให้บริษัท ส่วนชื่อของธนาคารนั้น จะมาปรากฏให้ไม่ต้องระบุเพิ่ม 

2. เลขที่เช็ค คือ เลขที่ของเช็คบันทึกได้ไม่เกิน 25 ตัวอักษร โดยรับตัวเลขและตัวอักษรไทยและอังกฤษด้วย ทั้งนี้สามารถใช้แทนเลขบัตร Credit Card ได้

3. วันที่เช็ค คือ วันที่สั่งจ่ายที่ปรากฏบนหน้าเช็ค บันทึกเป็นวัน/เดือน/ปี (พ.ศ. หรือ ค.ศ. ตามแต่ภาษาที่กำลังใช้งานอยู่)

4. ยอดเงิน คือ จำนวนเงินที่ชำระ ตามยอดเงินที่ระบุในใบสำคัญใบนั้น ๆ

5. ลูกหนี้/ชื่อลูกหนี้, เจ้าหนี้/ชื่อเจ้าหนี้ คือ รหัสลูกหนี้ กรณีรับเช็ค และรหัสเจ้าหนี้กรณีจ่ายเช็คออกไป

6. คอลัมน์รหัสบัญชี คือ รหัสบัญชีเช็คและธนาคารที่ได้กำหนดไว้แล้วที่การตั้งรหัสบัญชี ภายใต้ปุ่ม “Set up” หัวข้อ “การกำหนดรหัสเช็ค-เงินโอนและธนาคาร” ใบสำคัญที่กำลังใช้งานอยู่จะมีผลต่อช่องนี้ต่างกัน กล่าวคือหากกำลังบันทึกใบสำคัญระบบ GL รหัสบัญชีในรายการเช็คจะต้องเป็นรหัสบัญชีเดียวกับที่บันทึกในใบสำคัญนั้น แต่หากกำลังบันทึกใบเสร็จรับหรือใบเสร็จจ่าย ในระบบขายหรือซื้ออยู่ โปรแกรมไม่สามารถรู้ได้ว่ารหัสบัญชีที่คุณระบุนั้นเป็นรหัสธนาคารที่ถูกต้องแล้ว และจะมีผลปรากฏเป็นรายการบัญชีเมื่อส่ง link ข้อมูลไปสู่ระบบบัญชีแยกประเภทต่อไป

7. คอลัมน์ Clearing คือ ช่องที่ใช้บอกสถานะของเช็คแต่ละใบ มีทัง้หมด 3 สถานะคือ Due (ถึงกำหนด), Cleared (ผ่านบัญชีแล้ว) และ Bounced (เช็คเด้ง) เช็คทุกใบที่ถูกบันทึกจะเริ่มสถานะเป็น Due เสมอ เปลี่ยนสถานะของเช็คโดย click ขวา ที่ช่องนี้

8. วันรับ/ออกเช็ค วันที่พนักงานของบริษัทเข้ารับเช็ค ไม่ว่าจะเป็นกรณีรับเช็คหรือจ่ายเช็คก็ตาม ซึ่งอาจก่อนหรือหลังวันที่เช็คก็ได้ ซึ่งจะช่วยประกอบคำอธิบายว่าได้เช็คมาจริงวันใด

9. วันขึ้นเงิน คือ วันที่เช็คนั้นได้ผ่านการขึ้นเงินเรียบร้อยแล้วมีบันทึกในสมุดธนาคาร ซึ่งอาจจะไม่ตรงกับวันที่ในเช็ค ช่องวันขึ้นเงินจะปรากฏต่อเมื่อสถานะในระบบเช็คเป็น “Cleared” แล้วเท่านัน้ โดยโปรแกรมจะนำเอาวันที่เช็คมาวางให้ทันทีที่สถานะเป็น “cleared” อย่างไรก็ตามควรตรวจสอบและปรับแก้วันที่ช่องนี้ให้ตรงกับ Bank statement ของบริษัท หากจำเป็นอาจต้องทำการปรับปรุงรายการต่อไปด้วย ช่องนี้จะสัมพันธ์กับช่อง “สถานะ” และหากเป็น “Bounced” (เช็คเด้ง) วันที่ขึ้น เงินจะหายไป หากคลิกขวา กลับมาที่ “Cleared” ใหม่ วันที่ ๆ เคยระบุไว้จะถูกนำมาวางให้ใหม่

10. ค่าธรรมเนียมธนาคาร คือ อัตราค่าธรรมเนียมบริการ บัตรเอทีเอ็ม/บัตรเดบิต บริการโอนเงิน/ชำระเงิน หักบัญชีอัตโนมัติ และตราสารต่างประเทศ ที่เรียกเก็บจากธนาคาร

11. สถานะ คือ อีกสถานะหนึ่งของเช็คผู้ใช้งานสามารถกำหนดเพิ่มเติมได้เองโดยไม่จำกัด สามารถเปลี่ยนสถานะได้โดยการดับเบิลคลิกที่ช่องนี้ มีประโยชน์กรณีที่มีเช็คต่างจังหวัดแนะนำให้กำกับสถานะไว้ด้วย เช่น 1. เช็คต่างจังหวัด–รอเคลียร์ 2. เช็คในมือ–ต่างจังหวัด 3. เช็คในมือ– กรุงเทพ หรืออื่นๆ ตามต้องการ ซึ่งสถานะช่องนี้สามารถบันทึกหรือไม่บันทึกก็ได้ มีประโยชน์ตอนเรียกรายงานเช็คเพราะสามารถเรียกรายงานตามสถานะได้

12. ผ่าน GL – คือ คอลัมน์แสดงสถานะของเช็ครายการนั้น ๆ ว่าเคยได้ถูกสั่งปรับปรุงรายการเช็คไปสร้างใบสำคัญในบัญชีแยกประเภทให้โดยอัตโนมัติแล้วหรือไม่ ทั้งนี้ไม่ว่ารายการเช็คนั้น จะเป็นเช็คลงวันที่ล่วงหน้าหรือสามารถขึ้นเงินได้เลยก็ตาม สำหรับรายการที่มีเครื่องหมายถูก หมายถึงได้เคยสั่งปรับปรุงรายการเช็คไปสร้างใบสำคัญให้โดยอัตโนมัติแล้ว (ดูรายละเอียดเพิ่มที่รายงาน “เช็ค ธนาคาร และเงินโอน” ได้)

13. หมายเหตุ – สำหรับระบุหมายเหตุเพิ่มเติมในรายการเช็คและเงินโอน

14. วันที่แก้ไข – แสดงวันที่ล่าสุดที่มีการแก้ไขรายการเช็คและเงินโอน

15. แก้ไขโดย – แสดงชื่อผู้ที่ทำการแก้ไขรายการเช็คและเงินโอนล่าสุด

2. เลือกเมนู “เช็ครับจ่าย” หรือ ”เงินโอนรับจ่าย”

3. โปรแกรมจะแสดง Condition ให้ระบุรายละเอียดเช็คที่ขึน้เงินได้ ให้ระบุ

1. เช็ครับ กรณีต้องการให้แสดงรายการเช็ครับ
   
2. เช็คจ่าย กรณีต้องการให้แสดงรายการเช็คจ่าย
   

4. จากนั้นคลิกปุ่ม “OK”

6. เลือกรายการเช็คที่สามารถขึ้นเงินได้ โดยคลิกขวาที่ช่อง “Clearing” เพื่อเปลี่ยนสถานะจาก “Due” เป็น “Cleared”

7. จากนั้นโปรแกรมจะใส่วันที่ในช่อง “วันขึ้นเงิน” เป็นวันที่ปัจจุบันให้อัตโนมัติ หากต้องการเปลี่ยนวันที่ขึ้นเงินที่เช็คฉบับนั้นผ่านบัญชีแล้ว ให้ดับเบิลคลิกที่ช่อง “วันขึ้นเงิน” และระบุวันที่ขึ้นเงินของเช็คฉบับนั้นใหม่

8. จากนั้นเลือกเมนู รายงาน >> ระบบเช็ค ธนาคารและเงินโอน

9. หากต้องการ “Reconcile” รายการเช็ครับล่วงหน้าให้เลือกเมนู “การผ่านเช็ค” แต่หากต้องการ Reconcile รายการเช็คจ่าย ให้เลือกเมนู “การผ่านจ่าย”

11. จากนั้นให้คลิกปุ่ม “OK” เพื่อยืนยันข้อมูลตามที่ระบุ

12. โปรแกรมจะแสดงหน้าจอรายการเช็คตามที่กำหนดไว้ ดังนี้

13. จากนั้นคลิกปุ่ม “Post” เพื่อให้โปรแกรมช่วยทำรายการ Reconcile

14. โปรแกรมจะแสดงหน้อจอให้ใส่รายละเอียดใบสำคัญ ตามรูป

15. ระบุเลขที่ใบสำคัญเริ่มต้นและสมุดที่ต้องการ เพื่อให้โปรแกรมส่งรายการ “Reconcile” ไปบันทึกข้อมูลในระบบบัญชีแยกประเภทตามเลขที่และสมุดที่กำหนด

16. เลือกรหัสตัวแปร (รหัสลูกหนี,้รหัสแผนก,รหัสงาน, รหัสพนักงาน) ที่ระบุกับเช็คที่ขึ้นเงินได้ และต้องการนำไปบันทึกในระบบบัญชีแยกประเภท โดยคลิกให้เป็นเครื่องหมายถูกที่หน้าตัวแปรที่ต้องการนำไปบันทึก

18. คลิก “OK” เพื่อทำการส่งผ่านข้อมูลรายการ “Reconcile” ไปเป็นใบสำคัญที่ระบบบัญชีแยกประเภท

19. โปรแกรมจะแสดงข้อความถามยำ้เพื่อให้แน่ใจว่าต้องส่งรายการ “Reconcile” ไปบันทึกที่ระบบบัญชีแยกประเภทหรือไม่ (การผ่านเช็คสามารถทำได้เพียงครั้งเดียวเท่านั้น)

1. หากต้องให้โปรแกรมบันทึกรายการ “Reconcile” ให้คลิก “Yes”
   

1. หากไม่ต้องการให้โปรแกรมส่งรายการ “Reconcile” ไปบันทึกที่ระบบบัญชีแยกประเภทให้คลิก “No”
   

20. หากเลือกให้โปรแกรมทำการ Reconcile เช็ค โปรแกรมจะแสดงข้อความให้ทราบว่าข้อมูล Reconcile นั้นส่งผ่านไปบันทึกข้อมูลที่ระบบบัญชีแยกประเภทครบถ้วนแล้ว ตามรูป

21. สามารถตรวจสอบว่าโปรแกรมบันทึกรายการ “Reconcile” ให้เรียบร้อยหรือไม่ โดยการเข้าไปที่ เมนูการบันทึก หัวข้อ “แสดงรายการและพิมพ์ใบสำคัญ” เลือก “ระบบบัญชีแยกประเภท” เลือกเดือนที่บันทึก “Reconcile” และเลือกสมุดโปรแกรมจะแสดงใบสำคัญในระบบบัญชีแยกประเภทขึ้นมาให้ โดยแสดงที่มาเป็น “CQ” คือ การผ่านข้อมูลมาจากระบบเช็ค

รายละเอียดของข้อมูล

หมายเหตุ

1. สามารถปรับขนาดหน้าจอ 2 ส่วนด้านล่าง ได้โดยคลิกที่ Icon  แล้วลากไปยังจัดที่ต้องการ

1. สามารถตรวจสอบได้ว่าเช็ครายการใดถูกดึงไปใส่ในใบสำคัญของระบบบัญชีแยกประเภทแล้ว โดยให้ Cursor อยู่ที่รายการเช็คนั้น ถ้ามีรายการใบสำคัญด้านซ้ายมือล่าง แสดงว่าถูกดึงไปใส่ในระบบ GL แล้ว ส่วนใบสำคัญที่แสดงทางด้านขวามือล่าง หมายถึง ถูกดึงไปบันทึกในระบบลูกหนี้/เจ้าหนี้แล้วเช่นกัน แต่ถ้ารายการเช็คใดที่มีใบสำคัญแสดงด้านล่างทั้งสองด้าน แสดงว่าใบสำคัญ MI นั้นได้เชื่อมโยงไปที่ GL เรียบร้อยแล้ว