ความหมายข้อกำหนดรายงาน

1. ทุกรหัสบัญชี : เป็นข้อกำหนดรายงานที่สามารถเรียกดูได้ทุกรหัสบัญชี
   
2. กลุ่มบัญชี : เป็นข้อกำหนดรายงานที่สามารถเรียกดูเป็นกลุ่มบัญชีได้
   
3. หมวดหมู่บัญชี : เป็นข้อกำหนดรายงานที่สามารถเรียกดูเป็นหมวดหมู่บัญชีได้
   
4. รหัสบัญชี (จาก-ถึง) : เป็นข้อกำหนดรายงานที่สามารถเรียกดูเป็นรหัสบัญชีได้
   
5. จาก-ถึงวันที่ : เป็นข้อกำหนดรายงานที่ให้แสดงรายการเกี่ยวกับวันที่ เพื่อใช้สำหรับกำหนดช่วงวันที่ที่ต้องการเรียกรายงาน เช่น ต้องการดูยอดบัญชีลูกหนี้ทุกรายในช่วงวันที่ 1- 15 ของเดือน เป็นต้น รายงานจะแสดงเป็นยอดยกมาก่อนหน้าช่วงวันที่ที่เรียกรายงาน ยอดรวมที่เกิดขึ้นในช่วงวันที่ที่เรียกรายงาน และยอดยกไปในช่วงวันที่ถัดไป
   
6. จาก-ถึงเดือน : เป็นข้อกำหนดรายงานที่ให้แสดงรายการเกี่ยวกับเดือนที่ให้กำหนดช่วงเดือนได้ รายงานที่ออกจะแสดงเป็นยอดรายเดือน และจะออกเป็นยอดยกมา ยอดรวม และยอดยกไปตามที่เรากำหนดไว้
   
7. จาก-ถึงไตรมาส : เป็นข้อกำหนดรายงานที่ให้แสดงรายการที่ให้เลือกเป็นช่วงไตรมาสได้ รายงานที่ออกจะแสดงเป็นรายไตรมาส และจะออกยอดยกมา ยอดรวม และยอดยกไปตามที่เรากำหนดไว้
   
8. จาก-ถึงปี : เป็นข้อกำหนดรายงานที่ให้แสดงรายงานเป็นรายปี แสดงเป็นยอดยกมา ยอดรวม และยอดยกไป ตามช่วงระยะเวลาที่กำหนดไว้ โดยถ้าเลือกข้อกำหนดรายงานแสดงเป็นแต่ละปี สามารถเรียกรายงานเปรียบเทียบกับปีเก่าด้วยได้ โดยสามารถเลือกได้ว่าจะเปรียบเทียบย้อนหลังไปกี่ปี
   
9. รายเดือน : แสดงรายงานตามเดือนอะไรถึงเดือนอะไร
   
10. รายไตรมาส : แสดงรายงานตามไตรมาส
    
11. รายครึ่งปี : แสดงรายงานแบบครึ่งปี โดยสามารถดูได้ว่าต้องการเรียกรายงานครึ่งปีที่ 1 หรือว่า ครึ่งปีที่ 2 เพื่อใช้ในการเปรียบเทียบงบประมาณระหว่างปี
    
12. รายปี : แสดงรายงานตามแต่ละปี และเพื่อเปรียบเทียบงบประมาณระหว่างปีได้
    
13. กำหนดรหัสตัวแปร : เลือกรหัสตัวแปรที่ต้องการเรียกรายงานได้เพียงตัวแปรเดียว จากตัวแปรทั้งหมด  6 ประเภท ได้แก่ ตามรหัสแผนก รหัสงาน รหัสลูกหนี้ รหัสเจ้าหนี้ รหัสพนักงาน รหัสส่วนขยาย
    
14. แสดงตามระยะเวลา : ต้องการให้แสดงรายงานตามระยะเวลาที่เลือกไว้
    
15. แสดงรายละเอียดใบสำคัญ : เป็นข้อกำหนดรายงานที่ให้แสดงรายละเอียดของใบสำคัญ เลขที่ วันที่ สมุดบัญชี ตามรหัสตัวแปรที่กำหนดในใบสำคัญแต่ละใบ 
    
16. แสดงยอดสรุปแต่ละรหัสบัญชี  : เป็นข้อกำหนดรายงานแสดงเป็นยอดสรุปตามรหัสตัวแปรที่ได้เลือกไว้ 
    
17. แสดงรายการที่มียอดยกมาด้วย : เป็นข้อกำหนดที่ให้ระบุยอดยกมาของรหัสตัวแปรที่เลือกไว้ เพื่อแสดงยอดยกมาจากช่วงเวลาก่อนหน้านี้ เช่น แสดงยอดยกมาของลูกหนี้ A001 ในเดือนก่อน เป็นต้น
    
18. แสดงรหัสทั้งหมดที่ปรากฏอยู่ในข้อมูล : เป็นข้อกำหนดที่ให้แสดงรายการรหัสทั้งหมดที่มีอยู่ในใบสำคัญมาแสดงรายละเอียดของรายการให้ คือ ถ้าเลือกรหัสตัวแปรใดโปรแกรมจะประมวลผลเฉพาะข้อมูลที่มีรหัสตัวแปรนั้นระบุอยู่มาแสดงให้ทั้งหมด
    
19. แสดงเฉพาะรหัสที่กำหนด : เป็นข้อกำหนดรายงานที่ใช้สำหรับให้ระบุรหัสตัวแปรที่ต้องการแสดง โดยสามารถระบุตำแหน่งรหัส หรือระบุกลุ่มของรหัสตัวแปรได้ โดยโปรแกรมจะทำการประมวลผลรายงานเฉพาะใบสำคัญที่ได้มีการระบุตำแหน่งรหัส, กลุ่มรหัส หรือหมวดหมู่รหัสให้เท่านั้น แทนที่จะดึงข้อมูลใบสำคัญทั้งหมดที่ได้ผูกกับตัวแปรนั้น เช่น ต้องการแสดงเฉพาะรหัสแผนกที่ขึ้นต้นด้วย 1 เท่านั้น ให้ใช้คำสั่ง ระบุตำแหน่งรหัสโดยใช้หมายเลข 1 โปรแกรมจะแสดงเฉพาะใบสำคัญที่มีการใส่รหัสแผนกโดยระบุเฉพาะรหัสงานที่ขึ้นต้น ด้วย 1 เพียงอย่างเดียวเป็นต้น
    
20. แสดงรายการที่มียอดยกมา ยอดรวม ยอดยกไป : เป็นข้อกำหนดที่ต้องการให้โปรแกรมแสดงยอดยกมา ยอดรวม ยอดยกไป
    
21. ใช้ข้อมูลเฉพาะรายการที่มีข้อมูล : เป็นข้อกำหนดเพื่อให้โปรแกรมแสดงรายงานเฉพาะรหัสบัญชีที่มียอดตัวเลขเท่านั้น ถ้ารหัสบัญชีตัวไหนที่ไม่มียอดเคลื่อนไหวตามช่วงเวลาที่เรียกรายงานไม่ให้แสดงในหน้ารายงานนี้
    
22. ไม่แสดงรายการที่มีข้อมูลเป็นศูนย์ : เป็นข้อกำหนดรายงานที่ไม่ให้แสดงรายการที่มีข้อมูลเป็นศูนย์
    
23. ใช้ข้อมูลคำอธิบายใบสำคัญจากส่วนหัว หรือจากส่วนรายการ : ในการบันทึกข้อมูลรหัสบัญชี โปรแกรมสามารถใส่รายละเอียดใบสำคัญได้ 2 ส่วนคือ ที่ส่วนหัวใบสำคัญ และที่ส่วนรายละเอียดรายการบัญชี เมื่อแสดงในรายงานผู้ใช้สามารถระบุได้ว่าต้องการที่จะแสดงรายละเอียดจากส่วนไหนในใบสำคัญระหว่างคำอธิบายส่วนหัว หรือ ส่วนรายการบัญชี
    
24. สกุลเงินต่างประเทศ : กรณีที่ต้องการดูรายงานเป็นสกุลเงินต่างประเทศให้เลือกข้อกำหนดนี้ โปรแกรมจะให้เลือกสกุลเงินที่ใช้ในการประมวลผลรายงาน เช่น US Dollars เป็นต้น
    
25. ใช้ข้อมูลเฉพาะใบที่ผ่านแล้ว (Posted) : รายงานแสดงข้อมูลในใบสำคัญที่ได้ทำการ Posted แล้วเท่านั้น ไม่ว่าจะเป็นการ Posted โดยผู้ใช้เองหรือโดยโปรแกรม (Posted Auto มาจากการเชื่อมโยงในใบสำคัญ)
    
26. ใช้ข้อมูลใบสำคัญทุกใบ : รายงานจะนำข้อมูลในใบสำคัญทุกใบที่ได้มีการบันทึกที่ระบบบัญชีแยกประเภทมาแสดงในรายงานทั้งนี้รวมใบสำคัญที่ยังไม่ Posted กับที่ Posted แล้ว แสดงที่รายงาน
    
27. ใช้ยอดยกมาจากตารางรหัสบัญชี : ตัวเลขในคอลัมน์ยอดยกมาต้องการให้ใช้ตัวเลขที่มาจากรหัสบัญชีคือ (เมนูการตั้งรหัส/ ยอดยกมาระบบบัญชีแยกประเภท จะแสดงรหัสบัญชีตามผังบัญชี) ถ้าได้มีการบันทึกยอดยกมาในแต่ละรหัสบัญชีก็ให้นำยอดยกมาของแต่ละรหัสบัญชีมาแสดง
    
28. ใช้ยอดยกมาจากตารางรวมรหัส : ตัวเลขในคอลัมน์ยอดยกมาต้องการให้ใช้ตัวเลขที่มาจากการบันทึกในปุ่ม Combined-Codes B/F ซึ่งได้มีการกำหนดยอดยกมาโดยแยกตามรหัสตัวแปรต่าง ๆ คือ รหัสงาน, รหัสแผนก, รหัสลูกหนี้, รหัสเจ้าหนี้, รหัสพนักงาน หรือนำยอดยกมาของรหัสตัวแปรก่อนหน้าช่วงเวลาที่เลือกรายงานมาแสดงที่รายงานนี้
    
29. งบแสดงฐานะการเงิน (งบดุล) : ใช้กรณีเมื่อต้องการเลือกดูเฉพาะหน้างบแสดงฐานะการเงิน (งบดุล) ซึ่งสามารถเรียกดูหน้างบแบบเปรียบเทียบได้
    
30. งบกำไรขาดทุน : ใช้ในกรณีต้องการเลือกดูแค่หน้างบกำไรขาดทุน ซึ่งสามารถเรียกดูหน้างบแบบเปรียบเทียบได้
    
31. งบต้นทุน : ใช้ในกรณีต้องการเลือกดูแค่หน้างบกำไรขาดทุน ซึ่งสามารถเรียกดูหน้างบแบบเปรียบเทียบได้
    
32. เปรียบเทียบย้อนหลัง (ปี) : ใช้ในกรณีที่ต้องการเรียกรายงานหน้างบเปรียบเทียบกับปีก่อน โดยสามารถระบุจำนวนปีที่ต้องการเรียกดูย้อนหลังได้
    
33. เปรียบเทียบกับงบประมาณ. : ใช้ในกรณีที่ต้องการให้แสดงรายงานเปรียบเทียบกับงบประมาณที่ตั้งไว้
    
34. วิเคราะห์แยกรหัสจากสูตร : ในกรณีที่เลือกข้อกำหนดรายงานนี้ โปรแกรมจะแยกรายงานหน้างบนี้ได้ตามรหัสตัวแปรทั้ง 5 ประเภท คือ รหัสงาน, รหัสแผนก, รหัสลูกหนี้, รหัสเจ้าหนี้, รหัสพนักงาน แต่ทั้งนี้จะต้องมีการกำหนดสูตรหน้างบโดยแยกตามรหัสตัวแปรก่อน ในรายงานบัญชีแยกประเภทมาตรฐาน งบสแสดงฐานะการเงิน (งบดุล), งบกำไรขาดทุนและงบต้นทุน ก่อนจึงสามารถใช้ข้อกำหนดรายงานนี้ได้ (ดูวิธีการกำหนดได้จากคู่มือการแต่งหน้างบตามรหัสตัวแปร)
    
35. วิเคราะห์เป็นรายตัวแปรได้ 5 ตัวแปร : สามารถเลือกแสดงหน้ารายงานได้ว่าต้องการให้โปรแกรมประมวลผลโดยใช้ตัวแปรใดสำหรับแสดงในหน้ารายงานโดยสามารถเลือกได้เป็นกลุ่มตัวแปร, ระบุตามตำแหน่งตัวแปร, ตามหมวดหมู่ตัวแปร และหนึ่งรหัสตัวแปรก็ได้
    

การกำหนดประเภทบัญชี (Define Account Set)

            เป็นการกำหนดรหัสบัญชีตามที่ผู้ใช้งานต้องการแสดงรายงาน ซึ่งสามารถแต่งรายงานได้ตามความต้องการของผู้ใช้งานว่าต้องการแสดงรหัสบัญชีใดบ้าง โดยกำหนดภายใต้หัวข้อชุดแต่ละชุด

ขั้นตอนการกำหนดประเภทบัญชี

1. คลิกที่ปุ่ม “Define Account Set” บนหน้าข้อกำหนดรายงาน

2. โปรแกรมจะแสดงหน้าต่างกำหนดประเภทบัญชี โดยมีรายละเอียดดังนี้

            1) Set เป็นหัวข้อชุดของประเภทบัญชี โดยโปรแกรมตั้งต้นไว้ที่รายได้ และค่าใช้จ่าย ผู้ใช้งานสามารถกำหนดชื่อหัวข้อรหัสบัญชีที่ต้องการแต่งรายงานเพิ่มได้สูงสุด 20 หัวข้อ เช่น ต้องการแสดงรหัสบัญชีรายได้ โดยแสดงแยกเป็นรายได้จากการขาย, รายได้จากการบริการ และรายได้อื่น ๆ เป็นหัวข้อชุด 1 เป็นต้น ให้ดับเบิลคลิกที่คอลัมน์ “ชื่อประเภท” เพื่อกำหนดชื่อชุด

            2) F2 Main ใช้สำหรับเพิ่มหัวข้อภายใต้หัวข้อชุด เมื่อกำหนดชื่อชุดเรียบร้อยแล้ว หากต้องการกำหนดหัวข้ออื่น ๆ ภายใต้หัวข้อชุดให้คลิกที่ปุ่ม “F2 Main” โปรแกรมจะเพิ่มบรรทัดและแสดงเป็นชื่อ “หัวข้อใหม่” ให้ดับเบิลคลิกบรรทัดที่เพิ่มขึ้นเพื่อกำหนดชื่อหัวข้อ

            3) F3 Sub เมื่อมีการเพิ่มหัวข้อแล้ว หากต้องการเพิ่มหัวข้อย่อยให้คลิกที่ปุ่ม “F3 Sub” โปรแกรมจะเพิ่มบรรทัดและแสดงเป็นชื่อ “รายการใหม่” ให้ดับเบิลคลิกบรรทัดที่เพิ่มขึ้นเพื่อกำหนดชื่อหัวข้อย่อย

            4) รหัสบัญชี เมื่อกำหนดหัวข้อชุด, หัวข้อ และหัวข้อย่อยแล้ว ให้ระบุรหัสบัญชีของแต่ละหัวข้อ โดยคลิกบรรทัดที่ต้องการกำหนด แล้วคลิกที่ Icon  หรือคลิกขวา โปรแกรมจะแสดงรายการรหัสบัญชีให้เลือก ซึ่งสามารถใช้เครื่องหมาย ( , ) เป็นตัวคั่นระหว่างรหัสบัญชี

            5) Move Up/Down ใช้สำหรับเคลื่อนย้ายรายการบัญชีให้อยู่บน หรือภายใต้หัวข้อนั้น ๆ

            6) กำหนดการใช้งาน เมื่อกำหนดประเภทบัญชีแล้ว ผู้ใช้งานสามารถตั้งค่าให้ใช้ข้อกำหนดนี้ได้โดยคลิกที่ปุ่ม “USE ON” ซึ่งมี 2 ข้อเลือกดังนี้

1. USE ON ALL REPORTS คลิกที่ข้อเลือกนี้เมื่อต้องการให้ใช้ข้อกำหนดกับทุกรายงาน
   

1. USE WITH THIS REPORT ONLY คลิกที่ข้อเลือกนี้เมื่อต้องการให้ใช้ข้อกำหนดกับรายงานนี้เท่านั้น
   

                    

            7) F5 ใช้สำหรับลบรายการรหัสบัญชี โดยคลิกรายการที่ต้องการลบจากนั้นคลิกที่ปุ่มนี้