4. รายงานวิเคราะห์สองตัวแปรตามประเภทบัญชี

คำจำกัดความ

             เป็นรายงานแสดงการวิเคราะห์โดยใช้รหัสตัวแปรเป็นหลักซึ่งสามารถเลือกได้ 2 ประเภทตัวแปร ภายใต้ 6 รหัสตัวแปร คือ รหัสงาน, รหัสแผนก, รหัสลูกค้า, รหัสผู้ขาย, รหัสพนักงาน และรหัสส่วนขยาย โดยโปรแกรมจะแสดงผลเฉพาะรายการบัญชีที่ได้มีการบันทึกรหัสตัวแปรนั้น ๆ แต่ผู้ใช้สามารถสร้างรูปแบบรายการบัญชีเองได้ (Define Account Set) มีแสดงข้อมูลแบบเดียว คือ แบบสรุป

ที่มาของข้อมูล

1. ใบสำคัญระบบบัญชีแยกประเภท
   
2. รหัสบัญชี
   
3. รหัสตัวแปรที่ได้บันทึกในระบบบัญชีแยกประเภท
   

ข้อกำหนดรายงาน (Report Condition)

การกำหนดตัวแปรหลัก

1) ข้อกำหนดรายงานนอกจากจะต้องกำหนด Define Account Set แล้ว ผู้ใช้งานยังต้องกำหนดตัวแปรในแต่ละคอลัมน์ โดยสามารถเลือกได้ว่าแต่ละคอลัมน์ ต้องการให้แสดงตัวแปรอะไร ซึ่งจะต้องกำหนดตัวแปรหลักที่ต้องการให้โปรแกรมประมวลผลก่อน ทั้งนี้ประกอบไปด้วยตัวแปรทั้งหมด 6 ประเภทตามที่ได้ระบุไว้ในข้างต้น

2) เมื่อระบุรหัสตัวแปรแล้ว ให้ผู้ใช้งานกำหนดกลุ่มตัวแปรที่ใช้ประมวลผลรายงาน ว่าจะใช้กลุ่มตัวแปรใดในการประมวลผลรายงาน เช่น ต้องการประมวลผลรายงานโดยแยกค่าใช้จ่ายแยกตามรหัสแผนก ซึ่งอยู่ในกลุ่ม 1 ก็ให้คลิกขวาดึงรหัสกลุ่มของรหัสแผนกขึ้นมาใส่

3) ถัดมาคือให้ระบุหมวดหมู่ของรหัสตัวแปร คือให้ระบุรหัสที่ต้องใช้ในการประมวลผลรายงาน โดยการคลิกขวาเลือกรหัสตัวแปรที่ต้องการ

4) ใส่ชื่อเรียกพิมพ์รายงาน ตามรูปแบบที่ได้ตั้งไว้เพื่อสะดวกแก่การเรียกใช้

การกำหนดข้อเลือกของคอลัมน์

1) การกำหนดข้อเลือกของคอลัมน์ ไม่จำเป็นที่จะต้องเป็นรหัสตัวแปรเดียวกันกับรหัสตัวแปรหลักก็ได้ เช่น รหัสตัวแปรหลักเป็นรหัสแผนก ส่วนในคอลัมน์อาจแยกตามรหัสงาน, รหัสลูกค้า และรหัสพนักงาน ก็ได้ เพื่อแสดงค่าใช้จ่ายในเดือนนี้เป็นของรหัสแผนกใด และมีงานใด ลูกค้ารายใด พนักงานคนใดเป็นผู้ควบคุมงาน เป็นต้น จากตัวอย่างนี้จะเห็นได้ว่าแต่ละคอลัมน์สามารถกำหนดรหัสตัวแปรที่ต้องการประมวลผลรายงาน โดยระบุแยกในแต่ละคอลัมน์ได้

2) หากต้องการใช้ตัวแปรเดียวกันในทุกคอลัมน์ ให้คลิกเลือก  “ใช้ตัวแปรประเภทเดียวกันในทุก Columns”

3) เมื่อกำหนดการใช้รหัสตัวแปรในคอลัมน์แล้ว ให้คลิกเลือกตัวแปรที่คอลัมน์ประเภทรหัส โปรแกรมจะแสดงประเภทรหัสตัวแปรให้เลือก (1 บรรทัดแทนเป็น 1 คอลัมน์ในรายงาน) ถ้าคุณเลือกใช้ตัวแปรประเภทเดียวกันในทุกคอลัมน์ โปรแกรมจะวางรหัสตัวแปรเดียวกันในแต่ละบรรทัดซึ่งไม่สามารถเลือกใส่รหัสตัวแปรอื่นในบรรทัดถัดไปได้ แต่ถ้าไม่เลือก “ใช้รหัสตัวแปรเดียวกันในทุก Column” ในแต่ละบรรทัดสามารถเลือกได้ว่า บรรทัดที่ 1 ต้องการกำหนดเป็นตัวแปรอะไร เช่น บรรทัดที่ 1 ระบุรหัสงาน, บรรทัดที่ 2 ระบุรหัสลูกค้า และบรรทัดที่ 3 ระบุรหัสพนักงาน เป็นต้น

4) เมื่อกำหนดตัวแปรในแต่ละคอลัมน์แล้ว จะต้องดึงตัวแปรมาใส่ในคอลัมน์กลุ่มและหมวดหมู่  วิธีการดึงรหัสตัวแปรให้คลิกขวาในแต่ละคอลัมน์ โปรแกรมจะแสดงรหัสตัวแปรมาให้เลือก ให้ผู้ใช้งานเลือกตัวแปรมาใส่ในคอลัมน์

5) ขั้นตอนต่อมาให้ระบุชื่อเรียกในแต่ละคอลัมน์ โดยพิมพ์ชื่อเรียกลงในคอลัมน์ “ชื่อเรียกพิมพ์”

6) คอลัมน์ใดที่ต้องการเลือกให้แสดง ให้คลิกเป็นสถานะ  ที่คอลัมน์ Use และจะต้องระบุข้อมูลให้ครบทุกคอลัมน์ แต่ถ้าไม่ต้องการให้คอลัมน์ใดแสดง ให้คลิกเป็นสถานะ 

7) ผู้ใช้งานสามารถเลือกใช้คอลัมน์ในหน้ารายงานนี้ได้สูงสุด 30 คอลัมน์

8) เมื่อกำหนดคอลัมน์ครบทุกคอลัมน์แล้วให้ใส่ชื่อรูปแบบรายงานที่แต่งขึ้นนี้ ในช่อง “ชื่อรูปแบบ” แล้วกด “Save” เพื่อจัดเก็บรูปแบบคอลัมน์ ซึ่งสามารถแต่งรูปแบบคอลัมน์ได้ตามความต้องการของผู้ใช้งาน

​

• Related Articles

• การคำนวณยกยอดไป GL

  ไม่สามารถเรียกรายงาน GL ปีปัจจุบันได้ โปรแกรมฟ้องเกินปีบัญชี ต้องทำการยกยอดไป GL -เข้าไปที่เมนูพิเศษ / เกี่ยวกับระบบ MAC-5 และจดเลข Customer ID ออกมา -ให้ทำการเก็บสำรองข้อมูลทั้งหมดให้เรียบร้อยก่อน -เข้าคำสั่งในเมนูข้อมูล ทำการคำนวณยกยอดไป GL ...

• เรียกรายงาน GL ปีปัจจุบันไม่ได้

  โปรแกรมฟ้องเกิน 1 ปีทางบัญชี ไม่สามารถเรียกรายงาน GL ปีปัจจุบันได้ ให้ตรวจสอบวันที่ต้นปีบัญชี (GL-BF มุมซ้ายล่าง) ว่าเกิน 5 ปีบัญชีหรือไม่ หากข้อมูลปีที่เรียก เกิน 5 ปีบัญชีจะไม่สามาารถเรียกรายงาน GL ปีปัจจุบันในโปรแกรมได้ จะต้องใทำการยกยอด GL ...

• จะทำการยกยอด GL แต่โปรแกรมแจ้งให้ใส่เลขเฉพาะลูกค้าเพื่อยืนยันการทำงาน

  การยกยอด GL ผู้ใช้งานควรทำการเก็บสำรองข้อมูลทั้งหมดให้เรียบร้อยก่อน  แล้วไปที่เมนู พิเศษ / เกี่ยวกับระบบ MAC-5 เพื่อนำเลข Customer ID (เลข 8 ตัว) ไประบุลงในช่องดังกล่าว 

• การกลับขารายการบัญชีด้าน GL

  ขั้นตอนการกลับขารายการบัญชีด้าน GL มีขั้นตอนดังนี้                                                                                                                                    เข้าหน้าแสดงรายการใบสำคัญ โดยเลือกใบสำคัญที่ต้องการกลับขาบัญชี ...

• Link MI GL แล้วเลขใบสำคัญไม่ตรงกับที่บันทึก MI

  ให้ทำการ delete link MI GL แล้วส่งใหม่ โดยใช้ปุ่ม F5 Process ให้ติ๊กเลือกใช้เลขใบสำคัญ MI