คำจำกัดความ

1. รหัสวงเงิน การตั้งรหัสวงเงินผู้ใช้งานสามารถกำหนดได้เอง การระบุให้พิมพ์ชื่อรหัสลงในช่อง การตั้งชื่อรหัสสามารถระบุได้ทั้งตัวอักษรและตัวเลข โดยจะใช้เป็นตัวอักษรย่อ หรือเลขรหัส อย่างใดอย่างหนึ่งหรือทั้งสองอย่างผสมกันก็ได้ สามารถระบุได้ความยาวสูงสุด 25 ตัวอักษร/ตัวเลข

2. พนักงานผู้รับผิดชอบ คือ พนักงานผู้ถือวงเงิน ซึ่งพนักงานคนนี้อาจเป็นผู้เบิก หรือเคลียร์วงเงินเองก็ได้ หากเป็นผู้ใช้งานระบบด้วย ขึ้นอยู่กับหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย

            โปรแกรมบังคับให้ต้องระบุพนักงานผู้รับผิดชอบวงเงิน เพื่อให้ทราบว่าวงเงินที่กำหนดขึ้นใครเป็นผู้ใช้วงเงินนี้ วิธีการระบุพนักงานให้คลิกที่ช่องแล้วพิมพ์รหัสพนักงาน หรือคลิกที่ Icon  จะปรากฏหน้าต่างแสดงรายการรหัสพนักงาน คลิกเลือกรหัสพนักงานผู้ถือวงเงินลงในช่องนี้

3.รายละเอียด (T/E) สำหรับระบุรายละเอียดของวงเงินว่าจะใช้ในเรื่องใด เพื่อให้ทราบวัตถุประสงค์ของวงเงิน โดยระบุรายละเอียดเป็นภาษาไทยในช่อง (T) และระบุรายละเอียดเป็นภาษาอังกฤษในช่อง (E) โดยจะระบุเป็นภาษาใดภาษาหนึ่งหรือทั้งสองภาษาก็ได้ วิธีการระบุให้คลิกที่ช่องแล้วพิมพ์รายละเอียดลงไปแล้วกด Enter

4. วงเงินสด สำหรับระบุวงเงินที่ต้องการกำหนด ซึ่งสามารถตั้งวงเงินได้สูงสุดถึง 1 ล้าน การระบุวงเงินให้คลิกที่ช่องแล้วพิมพ์จำนวนเงินลงไปแล้วกด Enter หากวงเงินที่ตั้งขึ้นเป็นวงเงินหลัก เมื่อบันทึกแล้วจะไม่สามารถแก้ไขวงเงินหลักได้อีก จะแก้ไขได้เฉพาะวงเงินที่เป็นหัวข้อย่อยเท่านั้น โดยวงเงินหลักจะปรับตามหัวข้อย่อย

5. หัวข้อย่อย สำหรับกำหนดหัวข้อย่อยให้แก่วงเงินทดรองจ่าย เพื่อแจกแจงการใช้วงเงินว่าใช้ในเรื่องใดบ้าง

            การเพิ่มรายการเงินทดรองให้เป็นหัวข้อย่อยลงมาจากหัวข้อเงินทดรองหลัก ให้ระบุเลขหัวข้อย่อยลงในช่องนี้ โดยระบุเป็นเลขลำดับตั้งแต่ 1 เป็นต้นไป และจะต้องตั้งรหัสวงเงินเป็นรหัสเดียวกันกับรหัสวงเงินหัวข้อหลัก (โปรแกรมจะบันทึกหัวข้อย่อยตามรหัสวงเงินของหัวข้อหลัก)

เมื่อบันทึกรหัสวงเงินแล้วสีของตัวอักษรในหัวข้อย่อยจะแสดงเป็นสีเทา ดังรูปตัวอย่างนี้

            การ Lock หรือ Active รหัสวงเงินจะทำที่รหัสหลักเพียงอย่างเดียว โปรแกรมจะทำการ Lock/Active รายการรหัสลูกให้ทั้งหมด

6. ผู้ใช้งานที่ทำการเบิกได้ คือผู้ใช้งานระบบที่มีหน้าที่บันทึกเบิกเงินทดรองจ่าย โดยสามารถระบุผู้ใช้งานระบบได้หลายคนโดยการใส่เครื่องหมาย , (ลูกน้ำ) คั่นไว้ ผู้เบิกจ่ายอาจเป็นพนักงานผู้ถือวงเงินเอง หรือเป็นผู้ใช้งานที่เคลียร์วงเงินด้วยก็ได้ ซึ่งโปรแกรมบังคับให้ต้องระบุผู้ใช้งานที่ทำการเบิกวงเงิน เพื่อเป็นการกำหนดผู้มีสิทธิในการเบิกวงเงินทดรองจ่าย

            วิธีการระบุผู้ใช้งาน ให้คลิกที่ช่องแล้วพิมพ์ชื่อผู้ใช้งานระบบ หรือคลิกที่ Icon  จะปรากฏหน้าต่างแสดงรายชื่อผู้ใช้งานระบบ ให้คลิกเลือกผู้ใช้งานระบบจากหน้าต่างนี้

            หากต้องการเลือกผู้ใช้งานระบบหลายคนให้คลิกเลือกผู้ใช้งานแล้วคลิก “OK” หรือกด Enter แล้วคลิกที่ Icon  อีกครั้งเพื่อเลือกผู้ใช้งานเพิ่ม โปรแกรมจะใส่เครื่องหมาย , (ลูกน้ำ) คั่นผู้ใช้งานให้โดยอัตโนมัติ

7. ผู้ใช้งานที่ทำการเคลียร์ได้ คือผู้ใช้งานระบบที่มีหน้าที่บันทึกค่าใช้จ่ายวงเงินทดรองจ่ายว่าเหลือเท่าใด ใช้ไปเท่าใด โดยสามารถระบุผู้ใช้งานระบบได้หลายคนโดยการใส่เครื่องหมาย , (ลูกน้ำ) คั่นไว้ ผู้บันทึกค่าใช้จ่ายอาจเป็นพนักงานผู้ถือวงเงินเอง หรือเป็นผู้ใช้งานที่เบิกจ่ายวงเงินด้วยก็ได้ ซึ่งโปรแกรมบังคับให้ต้องระบุผู้ใช้งานที่ทำการบันทึกค่าใช้จ่ายวงเงิน เพื่อเป็นการกำหนดผู้มีสิทธิในการเคลียร์วงเงิน

            วิธีการเลือกผู้ใช้งานระบบใช้วิธีเดียวกันกับ “ผู้ใช้งานที่ทำการเบิกได้” ดูรายละเอียดได้ที่หัวข้อดังกล่าวนี้

8. รหัสตัวแปร สำหรับระบุรหัสตัวแปรต่าง ๆ ได้แก่ รหัสงาน, รหัสแผนก, รหัสเอกสาร และรหัสส่วนขยาย การระบุรหัสตัวแปรเพื่อให้ทราบว่าวงเงินสดนี้จะใช้กับงานใด แผนกใด ใช้เอกสารใดบ้าง

            การระบุรหัสตัวแปร ให้คลิกที่ช่องเพื่อพิมพ์รหัส หรือคลิกที่ Icon  เพื่อเลือกรหัสจากหน้าต่างแสดงรายการรหัส

9. ระยะเวลา สำหรับกำหนดระยะเวลาของการใช้เงินทดรองจ่าย โดยระบุวัน/เดือน/ปี จากวันที่เริ่มใช้เงินทดรองจ่าย จนถึงวันที่สิ้นสุดการใช้เงินทดรองจ่าย

10.  รหัสบัญชีวงเงินสด สำหรับระบุรหัสบัญชีที่ใช้ในการฝากวงเงินทดรองจ่าย โปรแกรมบังคับให้ระบุรหัสบัญชีให้แก่ช่องข้อมูลนี้ เพื่อให้ทราบว่าวงเงินที่ได้ทำการเบิกไปแล้วอยู่ในบัญชีใด การระบุรหัสบัญชีให้คลิกที่ช่องแล้วพิมพ์รหัสบัญชี หรือคลิกที่ Icon  จะปรากฏหน้าต่างสำหรับเลือกรหัสบัญชี

11. บัญชีธนาคาร (เบิกจ่าย) สำหรับกำหนดรหัสบัญชีที่ใช้ในการเบิกวงเงินทดรองจ่าย ซึ่งจะเป็นบัญชีเดียวกับบัญชีวงเงินสดก็ได้ การระบุรหัสบัญชีจะใช้วิธีเดียวกับการกำหนดรหัสบัญชีที่เคยกล่าวไว้ในข้อก่อนหน้านี้ ช่องข้อมูลนี้เป็นช่องข้อมูลบังคับ ต้องกำหนดรหัสบัญชีให้แก่บัญชีธนาคารเบิกจ่ายก่อนการบันทึก

12. บัญชีค่าใช้จ่าย/สูตรจัดสรร เป็นส่วนที่ใช้กำหนดบัญชีค่าใช้จ่ายว่าจะใช้เป็นแบบรหัสบัญชี หรือจะใช้เป็นรหัสจัดสรร การกำหนดจะใช้วิธีคลิกเลือกที่  ข้อเลือกในหน้าจอ ก่อนระบุบัญชีค่าใช้จ่าย

            เมื่อเลือกรูปแบบบัญชีแล้ว โปรแกรมจะปรับช่องสำหรับระบุรหัสให้ตามข้อเลือกที่ถูกเลือก โดยหากเลือกบัญชีค่าใช้จ่ายช่องข้อมูลจะให้ระบุรหัสบัญชี แต่หากเลือกสูตรบัญชี-รหัสจัดสรร ช่องข้อมูลจะให้ระบุรหัสจัดสรร โปรแกรมบังคับให้ต้องระบุรูปแบบบัญชีค่าใช้จ่าย ผู้ใช้งานต้องระบุข้อมูลลงในช่องนี้ก่อนทำการบันทึก

13. สมุดบัญชีเบิกจ่าย/เคลียร์ เป็นการกำหนดสมุดบัญชีสำหรับเบิกหรือเคลียร์ค่าใช้จ่ายของวงเงิน ซึ่งจะไม่กำหนดสมุดบัญชีนี้ก็ได้ การระบุสมุดบัญชีให้คลิกที่ช่องแล้วพิมพ์เลขสมุดบัญชีลงในช่อง (สมุดบัญชีมาจากการกำหนดรหัสสมุดและสูตรบัญชีที่หน้าผังบัญชี)

14. เรียงเลขใบสำคัญ เป็นรูปแบบของเลขใบสำคัญโดย การกำหนดรูปแบบเลขใบสำคัญจะต้องใส่รหัสสมุดก่อนจึงจะเลือกรูปแบบได้ ซึ่งมี 2 รูปแบบ ดังนี้

1. 0X-YYMM-XXXX เป็นรูปแบบหมายเลขใบสำคัญที่แสดงปีเป็นสากล ซึ่งมีรายละเอียด ดังนี้
   
1. 0X เป็นเลขสมุดบัญชี ซึ่งโปรแกรมจะตั้งตามเลขสมุดที่ตั้งไว้ในช่องสมุด
   
2. YY คือปี ค.ศ. (คริสต์ศักราช) ที่ทำการบันทึก
   
3. MM คือเดือนที่ทำการบันทึก
   
4. XXXX คือเลขที่ใบสำคัญ โดยใบแรกจะเริ่มที่ 0001 ใบต่อไปจะ Run เลขไปเรื่อย ๆ ตามลำดับ
   

            เมื่อเลือกใช้รูปแบบนี้ให้คลิกที่ "Options" แล้วเลือก "ใส่หมายเลขใบสำคัญ (Run No)" โปรแกรมจะใส่หมายเลขใบสำคัญให้อัตโนมัติ

1. 0X-ปปMM-XXXX เป็นรูปแบบหมายเลขใบสำคัญ ซึ่งมีวิธีการใส่หมายเลขเป็นเช่นเดียวกับรูปแบบ 0X-YYMM-XXXX ต่างกันเพียงรูปแบบนี้แสดงเป็นปีไทย พ.ศ. (พุทธศักราช)
   

15. Memo เป็นบันทึกช่วยจำที่ใช้ระบุรายละเอียดของวงเงิน เพื่อให้ทราบข้อมูลรายละเอียดเพิ่มเติมนอกเหนือจากที่โปรแกรมให้ระบุลงในช่องข้อมูล สามารถบันทึกได้สูงสุด32000 ตัวอักษร วิธีการบันทึกให้พิมพ์รายละเอียดลงในกล่องบันทึกช่วยจำแล้วคลิก “OK” เพื่อบันทึก

16. Attached file ใช้สำหรับแนบไฟล์ เพื่ออ้างอิงข้อมูลเพื่มเติม สามารถเปิดใช้งานผ่าน DI : YE-AF01

1)      หมวดหมู่ - เลือกแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ ตาม “รหัสวงเงิน”

2)      พนักงานผู้รับผิดชอบ - เลือกแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ ตาม “รหัสพนักงาน”

ขั้นตอนการกรองข้อมูล

สามารถเลือกแสดงข้อมูลในหน้าแสดงรายการรหัสวงเงินทดรองจ่าย ได้ 2 วิธี ดังนี้

1.  การกรองข้อมูลโดยคลิกที่ Icon ในช่องข้อมูล

เป็นการกรองข้อมูลสำหรับช่อง “พนักงานผู้รับผิดชอบ” โดยใช้ Icon  เพื่อแสดงเฉพาะรายการกลุ่มที่ต้องการ โดยมีขั้นตอนดังนี้

            1.1 คลิกที่ Icon ในช่องข้อมูล เพื่อแสดงหน้าจอรายการรหัส