2. สูตรบัญชี-จัดสรร

คำจำกัดความ

             สูตรบัญชี-จัดสรร เป็นรหัสที่ถูกกำหนดขึ้นมาเพื่อช่วยลดภาระงานการบันทึกรายการบัญชี ที่ เหมือนๆ กันแต่ต่างกันที่จำนวนเงิน ใช้ในการกำหนดสูตร Dr. Cr. ในการบันทึกรายการบัญชีที่ต้องใช้อยู่เป็นประจำ ไม่ว่าจะต้องมีรหัสตัวแปรอื่นร่วมด้วยหรือไม่ก็ตาม เช่น สูตรจ่ายค่าไฟฟ้า จ่ายค่าน้ำ จ่ายค่าโทรศัพท์ จ่ายเงินเดือน เป็นต้น ทำให้ผู้บันทึกบัญชีประหยัดเวลา มั่นใจในความถูกต้องได้มาก นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดอัตรา % เพื่อจัดสรรค่าใช้จ่ายตามส่วนงานได้

ข้อมูลเบื้องต้นที่ควรทราบ

             สูตรบัญชี-จัดสรร ใช้กรณีที่มีการจัดสรร (กระจาย) ค่าใช้จ่าย หรือสินทรัพย์ให้กับแผนก หรืองานต่างๆ เป็นประจำ และอัตราส่วนในการจัดสรรแน่นอน เมื่อมีการจัดสรรให้กับทุกรหัสที่กำหนดจนครบ 100% หรือไม่ครบ 100% ก็ตาม โปรแกรมจะทำการคำนวณจำนวนเงินที่กำหนดในแต่ละรหัสบัญชีให้โดยอัตโนมัติ ตามอัตราเปอร์เซ็นต์ที่กำหนดไว้โดยที่ผู้ใช้งานไม่ต้องบันทึกรายการนั้นๆทีละบรรทัดเอง และไม่ต้องคำนวณเอง  เช่น กำหนดให้จัดสรรค่าเช่าสำนักงาน แยกไปตามพื้นที่ใช้สอยของแต่ละแผนก ดังนี้

รหัส	รหัส (แผนก)	เปอร์เซ็นต์ (%)
Dr. 51000 ค่าเช่าสำนักงาน	แผนกบริหาร	35%
Dr. 51000 ค่าเช่าสำนักงาน	แผนกขายและการตลาด	25%
Dr. 51000 ค่าเช่าสำนักงาน	แผนกจัดซื้อ	15%
Dr. 51000 ค่าเช่าสำนักงาน	แผนกสินค้าคงคลัง	25%
รวม 100%

              สูตรบัญชี-จัดสรร อาจจะประยุกต์ใช้ในกรณีที่ผู้ใช้งานมีการบันทึกรายการบัญชี ที่เหมือนกัน และซ้ำกันบ่อยๆ เช่น การบันทึกบัญชีเงินเดือน ซึ่งจะมีการหักภาษีเงินได้ ประกันสังคม กองทุนเงินทดแทน เป็นประจำทุกเดือน ดังนั้นอาจใช้รหัสจัดสรรกำหนดรายการของ Vouchers ที่ต้องบันทึกเป็นประจำได้ โดยที่ไม่ต้องกำหนดเปอร์เซ็นต์ในการจัดสรร วิธีนี้จะช่วยให้สะดวกในการบันทึกข้อมูล โดยที่ผู้ใช้งานสามารถ Load รูปแบบที่กำหนดไว้ในรหัสจัดสรรไปใช้ที่หน้าการบันทึกบัญชีแยกประเภทได้

ขั้นตอนการตั้งรหัส

1. คลิกที่ปุ่ม “New” เพื่อสร้างรหัสบัญชีใหม่ 

2. โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้บันทึกข้อมูลรหัส ดังนี้

            1) รหัส กำหนดรหัสจัดสรร

            2) รายละเอียด (T) ระบุชื่อรหัสจัดสรร (ภาษาไทย)

            3) รายละเอียด (E) ระบุชื่อรหัสจัดสรร (ภาษาอังกฤษ)

            4) รวมให้ได้ 100%

1. ติ๊กถูกในช่อง "ให้รวมได้ 100%" เมื่อต้องการระบุอัตรารวมเป็น 100%
   
2. หากไม่ต้องการระบุอัตรารวมเป็น 100% ไม่ต้องติ๊กถูกในช่อง "ให้รวมได้ 100%"
   

3. ให้ใส่ข้อมูลรหัสจัดสรรตามข้อ 2 แล้วกดปุ่ม “OK” เพื่อบันทึก

4. คลิกเลือกที่ส่วนรายการบัญชี ส่วน “Head column” ของส่วนรายการบัญชีจะเป็นสีเขียว และส่วนของรายการรหัสจัดสรรจะเป็นสีเทา ดังรูป

5. คลิกขวาที่ปุ่ม “New” เพื่อเพื่มข้อมูลรหัสบัญชี ในรหัสจัดสรรที่ได้สร้างไว้

6. โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้บันทึกข้อมูล ดังนี้

            1) รหัสบัญชี ระบุรหัสบัญชีผูกกับรหัสจัดสรร

            2) Debit/Credit เลือก Debit/Credit โดยการคลิกที่ Icon  ที่ช่องข้อมูล หรือใช้ลูกศร ซ้าย-ขวาที่แป้นพิมพ์ ในการเลือก

            3) ประเภท คือประเภทรหัสที่ใช้ขยายรหัสบัญชีนั้น ให้เลือกประเภทรหัสตัวแปร โดยการคลิกที่ Icon  ที่ช่องข้อมูล หรือใช้ลูกศร ซ้าย-ขวาที่แป้นพิมพ์

            4) รหัส คือรหัสที่ใช้ขยายรหัสบัญชีนั้น ตัวเลือกจะตามประเภทรหัสที่เลือกในข้อ 4 เช่น เมื่อเลือกประเภทเป็น “แผนก” ตัวเลือกข้อมูลในช่องรหัสจะแสดงเป็นแผนกต่างๆ เช่น แผนกบัญชี, การเงิน, การตลาด เป็นต้น

            5) คำอธิบายรายการ ใส่คำอธิบายรหัสจัดสรรเพิ่มเติม เช่น ค่าเครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานใหญ่

            6) หมายเหตุ ใส่หมายเหตุ (ถ้ามี)

            7) เปอร์เซ็นต์การจัดสรร ระบุ % การจัดสรรของรหัสบัญชีแต่ละรายการ

7. ให้ใส่ข้อมูลตามรายการในข้อ 6 แล้วกดปุ่ม “OK” เพื่อบันทึก

การกรองข้อมูลโดยใช้เมนูที่ส่วนท้ายหน้ารายการรหัส

            เป็นการกรองข้อมูลโดยใช้เมนูที่ส่วนท้ายหน้าแสดงรายการรหัส เพื่อเลือกแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ โดยหน้าแสดงรายการรหัสจัดสรร-สูตรบัญชี มีช่องกรองข้อมูล ดังนี้

1. หมวดหมู่ - เลือกแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ ตาม “รหัสจัดสรร”
   

ขั้นตอนการกรองข้อมูล

      1.   คลิกช่องข้อมูลที่ต้องการ และระบุรหัส หรือคำสำคัญที่ช่องข้อมูล

      2.  จากนั้นกดปุ่ม “Enter” บนแป้นพิมพ์ โปรแกรมจะแสดงเฉพาะรายการรหัสตามที่ระบุในช่องข้อมูล

รายละเอียดของข้อมูลรหัส

ข้อมูล	ประเภท	ความยาว/Limit
รหัส	ตัวอักษร/ตัวเลข	5
รายละเอียด (T)	ตัวอักษร/ตัวเลข	250
รายละเอียด (E)	ตัวอักษร/ตัวเลข	250
รหัสบัญชี	รหัสบัญชี	6
Debit	ตัวเลือก	Debit, Credit
ประเภทและรหัส 1	ตัวเลือก	รหัสลูกค้า รหัสผู้ขาย รหัสแผนก รหัสงาน รหัสพนักงาน รหัสส่วนขยาย
ประเภทและรหัส 2	ตัวเลือก	รหัสลูกค้า รหัสผู้ขาย รหัสแผนก รหัสงาน รหัสพนักงาน รหัสส่วนขยาย
คำอธิบายรายการ	ตัวอักษร/ตัวเลข	250
หมายเหตุ	ตัวอักษร/ตัวเลข	250
เปอร์เซ็นต์ในการจัดสรร	ตัวเลข	0-100

หมายเหตุ

1. ในหน้าสูตรบัญชี-จัดสรร ถูกแบ่งข้อมูลเป็น 2 ส่วน คือ รหัสจัดสรร และรหัสบัญชี ดังนั้นไม่ว่าจะบันทึกรหัสอะไรก็ตาม ให้คลิกที่ส่วนรายการของรหัสนั้นๆ ก่อน จึงคลิกที่ปุ่ม “New/Edit” เพื่อเพิ่ม/แก้ไขข้อมูลนั้นได้
   

1. สามารถคลิกขวาที่ปุ่ม “New” เพื่อเพิ่มรหัสบัญชีภายใต้รหัสจัดสรรที่เลือก Cursor
   

1. กรณีตั้งเลขรหัสซ้ำกัน เมื่อกด “OK” โปรแกรมจะแสดงข้อความเตือน และไม่จัดเก็บลงฐานข้อมูล
   

1. ในการลบรหัสบัญชีภายใต้รหัสจัดสรร ให้คลิกเลือกที่รหัสบัญชีที่ต้องการลบแล้วคลิกปุ่ม “Delete”  หาก Cursor ยังอยู่ในส่วนรายการรหัสจัดสรร จะเป็นการลบข้อมูลรหัสจัดสรรรายการนั้นทั้งหมด
   

• Related Articles

• Security Code เป็นภาษาที่อ่านไม่ออก

  ปัญหา/Error   :   Security Code เป็นภาษาที่อ่านไม่ออก อาการ            :   ไม่สามารถใส่ตัวเลข Permanent Code ได้เนื่องจาก Windows มีข้อผิดพลาดในการประมวลผล สาเหตุ            :   เป็นปัญหาที่ OS ของ Windows ทำงานผิดปกติ  ซึ่งเป็นการดีที่จะรับรู้ ...

• 6. เงินทดรองจ่าย

  คำจำกัดความ             เงินทดรองจ่าย เป็นเมนูที่ใช้สำหรับบันทึกการเบิกเงินทดรองจ่ายครั้งแรก ซึ่งสามารถใช้ได้ทั้งผู้ใช้งานที่ต้องการยื่นคำขอเบิกเงินทดรองจ่าย และผู้ใช้งานที่มีหน้าที่ในการบันทึกการเบิกเงินทดรองจ่าย ...

• รหัสบัญชี (Account Code and Other Particulars)

  รหัสบัญชี (Account Code and Other Particulars) คำจำกัดความ รหัสบัญชี หมายถึง รหัสที่ถูกตั้งขึ้นเพื่อจัดกลุ่มและแบ่งหมวดหมู่บัญชี เพื่อใช้ในการวิเคราะห์งบดุล งบการเงิน รายได้ ค่าใช้จ่าย เพื่อความสะดวกต่อการอ่าน การบันทึก ...

• 5. เงินสดย่อย

  คำจำกัดความ              เงินสดย่อย เป็นเมนูสำหรับควบคุม และตั้งวงเงินสดย่อยให้แก่พนักงานในองค์กร เพื่อให้พนักงานจัดการซื้อขายได้ ก่อนที่จะบันทึกใบสำคัญในระบบเงินสดย่อย (PA) จะต้องกำหนดวงเงินที่หน้ารหัสนี้ก่อน ...

• มีการรองรับ Barcode, QR code หรือไม่?

  สามารถรองรับ Barcode ในการรับเข้า-เบิกออกสินค้า แต่ยังไม่รองรับระบบ QR code