คำจำกัดความ
สูตรบัญชี-จัดสรร
เป็นรหัสที่ถูกกำหนดขึ้นมาเพื่อช่วยลดภาระงานการบันทึกรายการบัญชี ที่ เหมือนๆ กันแต่ต่างกันที่จำนวนเงิน ใช้ในการกำหนดสูตร Dr. Cr. ในการบันทึกรายการบัญชีที่ต้องใช้อยู่เป็นประจำ ไม่ว่าจะต้องมีรหัสตัวแปรอื่นร่วมด้วยหรือไม่ก็ตาม เช่น สูตรจ่ายค่าไฟฟ้า จ่ายค่าน้ำ จ่ายค่าโทรศัพท์ จ่ายเงินเดือน เป็นต้น ทำให้ผู้บันทึกบัญชีประหยัดเวลา มั่นใจในความถูกต้องได้มาก นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดอัตรา % เพื่อจัดสรรค่าใช้จ่ายตามส่วนงานได้
ข้อมูลเบื้องต้นที่ควรทราบ
สูตรบัญชี-จัดสรร ใช้กรณีที่มีการจัดสรร (กระจาย) ค่าใช้จ่าย หรือสินทรัพย์ให้กับแผนก หรืองานต่างๆ เป็นประจำ และอัตราส่วนในการจัดสรรแน่นอน เมื่อมีการจัดสรรให้กับทุกรหัสที่กำหนดจนครบ 100% หรือไม่ครบ 100% ก็ตาม โปรแกรมจะทำการคำนวณจำนวนเงินที่กำหนดในแต่ละรหัสบัญชีให้โดยอัตโนมัติ ตามอัตราเปอร์เซ็นต์ที่กำหนดไว้โดยที่ผู้ใช้งานไม่ต้องบันทึกรายการนั้นๆทีละบรรทัดเอง และไม่ต้องคำนวณเอง เช่น กำหนดให้จัดสรรค่าเช่าสำนักงาน แยกไปตามพื้นที่ใช้สอยของแต่ละแผนก ดังนี้
รหัส
|
รหัส (แผนก)
|
เปอร์เซ็นต์ (%)
|
Dr. 51000 ค่าเช่าสำนักงาน
|
แผนกบริหาร
|
35%
|
Dr. 51000 ค่าเช่าสำนักงาน
|
แผนกขายและการตลาด
|
25%
|
Dr. 51000 ค่าเช่าสำนักงาน
|
แผนกจัดซื้อ
|
15%
|
Dr. 51000 ค่าเช่าสำนักงาน
|
แผนกสินค้าคงคลัง
|
25%
|
รวม 100%
|
สูตรบัญชี-จัดสรร
อาจจะประยุกต์ใช้ในกรณีที่ผู้ใช้งานมีการบันทึกรายการบัญชี ที่เหมือนกัน และซ้ำกันบ่อยๆ เช่น การบันทึกบัญชีเงินเดือน ซึ่งจะมีการหักภาษีเงินได้ ประกันสังคม กองทุนเงินทดแทน เป็นประจำทุกเดือน ดังนั้นอาจใช้รหัสจัดสรรกำหนดรายการของ Vouchers ที่ต้องบันทึกเป็นประจำได้ โดยที่ไม่ต้องกำหนดเปอร์เซ็นต์ในการจัดสรร วิธีนี้จะช่วยให้สะดวกในการบันทึกข้อมูล โดยที่ผู้ใช้งานสามารถ Load รูปแบบที่กำหนดไว้ในรหัสจัดสรรไปใช้ที่หน้าการบันทึกบัญชีแยกประเภทได้
ขั้นตอนการตั้งรหัส
1. คลิกที่ปุ่ม “New” เพื่อสร้างรหัสบัญชีใหม่
2. โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้บันทึกข้อมูลรหัส ดังนี้
1) รหัส กำหนดรหัสจัดสรร
2) รายละเอียด (T) ระบุชื่อรหัสจัดสรร (ภาษาไทย)
3) รายละเอียด (E) ระบุชื่อรหัสจัดสรร (ภาษาอังกฤษ)
4)
รวมให้ได้ 100%
- ติ๊กถูกในช่อง "ให้รวมได้ 100%" เมื่อต้องการระบุอัตรารวมเป็น 100%
- หากไม่ต้องการระบุอัตรารวมเป็น 100% ไม่ต้องติ๊กถูกในช่อง "ให้รวมได้ 100%"
3. ให้ใส่ข้อมูลรหัสจัดสรรตามข้อ 2 แล้วกดปุ่ม “OK” เพื่อบันทึก
4. คลิกเลือกที่ส่วนรายการบัญชี ส่วน “Head column” ของส่วนรายการบัญชีจะเป็นสีเขียว และส่วนของรายการรหัสจัดสรรจะเป็นสีเทา ดังรูป
5. คลิกขวาที่ปุ่ม “New” เพื่อเพื่มข้อมูลรหัสบัญชี ในรหัสจัดสรรที่ได้สร้างไว้
6. โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้บันทึกข้อมูล ดังนี้
1)
รหัสบัญชี
ระบุรหัสบัญชีผูกกับรหัสจัดสรร
2)
Debit/Credit
เลือก Debit/Credit โดยการคลิกที่ Icon
ที่ช่องข้อมูล หรือใช้ลูกศร ซ้าย-ขวาที่แป้นพิมพ์ ในการเลือก
3)
ประเภท
คือประเภทรหัสที่ใช้ขยายรหัสบัญชีนั้น ให้เลือกประเภทรหัสตัวแปร โดยการคลิกที่ Icon
ที่ช่องข้อมูล หรือใช้ลูกศร ซ้าย-ขวาที่แป้นพิมพ์
4)
รหัส
คือรหัสที่ใช้ขยายรหัสบัญชีนั้น ตัวเลือกจะตามประเภทรหัสที่เลือกในข้อ 4 เช่น เมื่อเลือกประเภทเป็น “แผนก” ตัวเลือกข้อมูลในช่องรหัสจะแสดงเป็นแผนกต่างๆ เช่น แผนกบัญชี, การเงิน, การตลาด เป็นต้น
5)
คำอธิบายรายการ
ใส่คำอธิบายรหัสจัดสรรเพิ่มเติม เช่น ค่าเครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานใหญ่
6)
หมายเหตุ
ใส่หมายเหตุ (ถ้ามี)
7)
เปอร์เซ็นต์การจัดสรร
ระบุ % การจัดสรรของรหัสบัญชีแต่ละรายการ
7. ให้ใส่ข้อมูลตามรายการในข้อ 6 แล้วกดปุ่ม “OK” เพื่อบันทึก
การกรองข้อมูลโดยใช้เมนูที่ส่วนท้ายหน้ารายการรหัส
เป็นการกรองข้อมูลโดยใช้เมนูที่ส่วนท้ายหน้าแสดงรายการรหัส เพื่อเลือกแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ โดยหน้าแสดงรายการรหัสจัดสรร-สูตรบัญชี มีช่องกรองข้อมูล ดังนี้
-
หมวดหมู่ - เลือกแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ ตาม “รหัสจัดสรร”
ขั้นตอนการกรองข้อมูล
1.
คลิกช่องข้อมูลที่ต้องการ และระบุรหัส หรือคำสำคัญที่ช่องข้อมูล
2.
จากนั้นกดปุ่ม “Enter” บนแป้นพิมพ์ โปรแกรมจะแสดงเฉพาะรายการรหัสตามที่ระบุในช่องข้อมูล
รายละเอียดของข้อมูลรหัส
ข้อมูล
|
ประเภท
|
ความยาว/Limit
|
รหัส
|
ตัวอักษร/ตัวเลข
|
5
|
รายละเอียด (T)
|
ตัวอักษร/ตัวเลข
|
250
|
รายละเอียด (E)
|
ตัวอักษร/ตัวเลข
|
250
|
รหัสบัญชี
|
รหัสบัญชี
|
6
|
Debit
|
ตัวเลือก
|
Debit, Credit
|
ประเภทและรหัส 1
|
ตัวเลือก
|
- รหัสลูกค้า
- รหัสผู้ขาย
- รหัสแผนก
- รหัสงาน
- รหัสพนักงาน
- รหัสส่วนขยาย
|
ประเภทและรหัส 2
|
ตัวเลือก
|
- รหัสลูกค้า
- รหัสผู้ขาย
- รหัสแผนก
- รหัสงาน
- รหัสพนักงาน
- รหัสส่วนขยาย
|
คำอธิบายรายการ
|
ตัวอักษร/ตัวเลข
|
250
|
หมายเหตุ
|
ตัวอักษร/ตัวเลข
|
250
|
เปอร์เซ็นต์ในการจัดสรร
|
ตัวเลข
|
0-100
|