M-UR-BG03

Project Budgeting general report

รายงานงบประมาณโครงการ

รายงานงบประมาณโครงการ

คำจำกัดความ

รายงานงบประมาณโครงการ ประกอบด้วย 2 รายงาน คือ รายงานสถานะงบประมาณโครงการ และรายงานวิเคราะห์รายเดือน โดยสองรายงานมีการแสดงผลที่ต่างกัน ดังนี้

• รายงานสถานะงบประมาณโครงการ เป็นรายงานเปรียบเทียบการใช้จริง และงบประมาณที่ตั้งและแสดงผลต่าง
• รายงานวิเคราะห์รายเดือน เป็นรายงานเปรียบเทียบการใช้จ่ายเป็นรายเดือน และเปอร์เซนต์ของงบประมาณ

การเปิดใช้งานDI 

1. คลิกที่กลุ่มเมนู “ระบบ” จากนั้นเลือกเมนู “กำหนดค่าตั้งต้น” 

2. เลือกหัวข้อ “เลือกใช้งาน Scheme และ DI” เลือก “UR-BG03” โดยดับเบิลคลิกที่คอลัมน์ “USE” ให้เป็น   เพื่อเปิดใช้งาน DI จากนั้นคลิก “OK” เพื่อบันทึก

การใช้งาน

1. คลิกที่กลุ่มเมนูรายงาน เลือกเมนู “งานงบประมาณ” จากนั้นเลือกรายงาน “สถานะงบประมาณโครงการ” หรือ “วิเคราะห์รายเดือน” 

2. โปรแกรมจะแสดงหน้า Report condition สำหรับเลือกข้อกำหนดรายงาน รายละเอียดแต่ละข้อกำหนด สามารถดูได้ที่หัวข้อ “ความหมายข้อกำหนดรายงาน” ถัดไปนี้

รายงานสถานะงบประมาณโครงการ

รายงานวิเคราะห์รายเดือน

ความหมายข้อกำหนดรายงาน

• รหัสงบประมาณ ผู้ใช้งานจะต้องเลือกแผนงบประมาณโครงการก่อนเรียกรายงาน โดยสามารถเลือกได้ 2 วิธีดังนี้

• เลือกทุกรหัส ให้คลิก  โปรแกรมจะอ่านทุกรหัสงบประมาณ เพื่อเรียกรายงานจากทุกรหัสงบประมาณ

• เลือกบางรหัส ให้คลิกที่วงกลมสีเทา  ให้เปลี่ยนเป็นสีเขียว  เพื่อเรียกรายงานในบางรหัส

• ช่วงเดือน-ปี ให้ระบุเดือนและปี ลงในช่อง หรือคลิกที่ ◄► เพื่อเลือกเดือนและปี ที่ต้องการดูข้อมูลการใช้งบประมาณโครงการ สามารถเลือกย้อนหลังได้ไม่เกิน 36 เดือน
• ข้อเลือกระดับแผนงบประมาณโครงการ สามารถเลือกให้แสดงรายงานตามแผนได้ดังนี้

• แสดงเฉพาะระดับแผนหลัก เป็นข้อเลือกให้แสดงรายงานในแผนระดับที่ 1 

• แสดงแผนหลักและหัวข้อ เป็นข้อเลือกให้แสดงรายงานในแผนระดับที่ 1 และ 2

• แสดงแผนถึงรายการควบคุม เป็นข้อเลือกให้แสดงรายงานในแผนทุกระดับ

• อ่านข้อมูลเฉพาะช่วงเวลาในแผน เป็นข้อเลือกให้รายงานแสดงข้อมูลตามกรอบเวลาในแผน ให้คลิก  เพื่อใช้ข้อเลือกนี้ หากไม่ใช้ข้อเลือกนี้โปรแกรมจะอ่านข้อมูลนอกกรอบเวลาของแผนด้วย  
• ข้อเลือกให้รายงานแสดงการใช้งบประมาณ มี 5 ข้อเลือก ดังนี้ 

• แสดงการใช้งบประมาณด้านซื้อ รายงานจะแสดงข้อมูลงบประมาณที่มาจากการบันทึกใบสำคัญในระบบซื้อ โดยโปรแกรมดึงข้อมูลมาจากใบสั่งซื้อ, ใบแจ้งหนี้ (ซื้อ), ใบซื้อสด, ใบลดหนี้ (ซื้อ) และใบเพิ่มหนี้ (ซื้อ) ที่มีการบันทึกรหัสงบประมาณ
• แสดงการใช้งบประมาณด้านขาย รายงานจะแสดงข้อมูลงบประมาณที่มาจากการบันทึกใบสำคัญในระบบขาย โดยโปรแกรมดึงข้อมูลมาจาก ใบสั่งขาย, ใบแจ้งหนี้ (ขาย), ใบขายสด, ใบลดหนี้ (ขาย) และใบเพิ่มหนี้ (ขาย) ที่มีการบันทึกรหัสงบประมาณ
• แสดงการใช้งบประมาณด้านเดบิต รายงานจะแสดงข้อมูลงบประมาณที่มาจากการบันทึกบัญชีด้านเดบิต ผู้ใช้งานจะต้องบันทึกใบสำคัญในระบบบัญชีแยกประเภท โดยบันทึกรหัสตัวแปรต่าง ๆ ตามที่กำหนดไว้ในรายการควบคุม โปรแกรมจะตรวจจากรหัสส่วนขยายเป็นหลัก และตรวจรหัสตัวแปรอื่น ๆ ตามรายการควบคุม

ตัวอย่าง หน้าบันทึกบัญชีแยกประเภท

• แสดงการใช้งบประมาณด้านเครดิต รายงานจะแสดงข้อมูลงบประมาณที่มาจากการบันทึกบัญชีด้านเครดิต โดยโปรแกรมจะดึงข้อมูลจากการบันทึกบัญชี เช่นเดียวกับงบประมาณด้านเดบิต
• แสดงยอดรวม แสดงยอดรวมทั้งหมด จากยอดด้านซื้อ, ขาย, เดบิต และเครดิต 

รายงานสถานะงบประมาณโครงการ

เป็นรายงานแสดงผลยอดงบประมาณที่กำหนด และยอดการใช้ในด้านซื้อ, ขาย, เดบิต, เครดิต และยอดรวม พร้อมเปอร์เซ็นต์การใช้งบประมาณในแต่ละด้าน โดยโปรแกรมจะทำการคำนวณตามรายการควบคุมระดับ 3 ก่อน แล้วจึงรวมยอดทั้งหมดไปยังระดับที่ 2 และระดับที่ 1 ต่อไป และจะคำนวณข้อมูลให้เป็นปัจจุบันเสมอ

1. Report condition
   

ใช้สำหรับเลือกข้อกำหนดรายงาน โดยรายงานนี้สามารถเลือกข้อกำหนด ให้แสดงข้อมูลงบประมาณตามช่วงเวลาในแผนได้ และเลือกให้รายงานแสดงข้อมูลตามประเภทงบประมาณได้หลายข้อ ดังรูปตัวอย่างนี้

1. รหัสงบประมาณ เลือกแผนงบประมาณโครงการที่ต้องการให้แสดงรายงาน 
2. ระดับแผน เลือกระดับแผนงบประมาณโครงการ 
3. อ่านข้อมูลเฉพาะช่วงเวลาในแผน ข้อเลือกให้รายงานแสดงข้อมูล ตามกรอบเวลาในแผนงบประมาณโครงการ 
4. ข้อเลือกแสดงการใช้งบประมาณ สามารถเลือกงบประมาณได้หลายด้าน โดยคลิก  เพื่อเลือกใช้งานทั้งหมด หรืองบประมาณบางด้าน
5. เมื่อเลือกข้อกำหนดรายงานแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม Process เพื่อเรียกรายงาน

1. หน้ารายงาน “สถานะงบประมาณโครงการ”
   

1. แผนงบประมาณ แสดงระดับแผนงบประมาณ รหัสงบประมาณ และรายละเอียดงบประมาณที่คอลัมน์คำอธิบาย โดยแสดงแผนงบประมาณตามที่เลือกไว้ในหน้า Report condition 
2. ช่วงเวลาเริ่มต้น-สิ้นสุดงบประมาณ แสดงวันที่ จาก-ถึง ของช่วงเวลาที่กำหนดให้เริ่มต้น และสิ้นสุดการใช้งบประมาณโครงการ
3. งบประมาณด้านซื้อ แสดงข้อมูลการใช้งบประมาณด้านซื้อ โดยแต่ละคอลัมน์มีรายละเอียดดังนี้

• งบประมาณ (ซื้อ) แสดงงบประมาณด้านซื้อ ที่ตั้งไว้ในหน้าการตั้งรหัสงบประมาณโครงการ
• ใช้ไปแล้ว (ซื้อ) แสดงยอดงบประมาณที่ใช้แล้วในด้านซื้อ ซึ่งมาจากการบันทึกใบสำคัญด้านซื้อ ได้แก่ ใบสั่งซื้อ, ใบแจ้งหนี้ (ซื้อ), ใบซื้อสด, ใบลดหนี้ (ซื้อ) และใบเพิ่มหนี้ (ซื้อ) ที่เป็นการบันทึกงบประมาณโครงการ
• % (P) แสดงเปอร์เซ็นต์ที่มีการใช้งบประมาณโครงการด้านซื้อ โดยคำนวณจากยอดงบประมาณที่ตั้งขึ้น กับงบประมาณที่ใช้ไปแล้ว 

4. งบประมาณด้านขาย แสดงข้อมูลการใช้งบประมาณด้านขาย โดยแต่ละคอลัมน์มีรายละเอียดดังนี้

• งบประมาณ (ขาย) แสดงงบประมาณด้านขาย ที่ตั้งไว้ในหน้าการตั้งรหัสงบประมาณโครงการ
• ใช้ไปแล้ว (ขาย) แสดงยอดงบประมาณที่ใช้แล้วในด้านขาย ซึ่งมาจากการบันทึกใบสำคัญด้านขาย ได้แก่ ใบสั่งขาย, ใบแจ้งหนี้ (ขาย), ใบซื้อสด, ใบลดหนี้ (ขาย) และใบเพิ่มหนี้ (ขาย) ที่เป็นการบันทึกงบประมาณโครงการ
• % (S) แสดงเปอร์เซ็นต์ที่มีการใช้งบประมาณโครงการด้านขาย โดยคำนวณจากยอดงบประมาณที่ตั้งขึ้น กับงบประมาณที่ใช้ไปแล้ว 

5. งบประมาณด้านเดบิต แสดงข้อมูลการใช้งบประมาณด้านเดบิต โดยแต่ละคอลัมน์มีรายละเอียดดังนี้

• งบประมาณ (เดบิต) แสดงงบประมาณด้านเดบิต ที่ตั้งไว้ในหน้าการตั้งรหัสงบประมาณโครงการ
• ใช้ไปแล้ว (เดบิต) แสดงยอดงบประมาณที่ใช้แล้วในด้านเดบิต ซึ่งมาจากการบันทึกใบสำคัญด้านบัญชี ที่เป็นการบันทึกงบประมาณโครงการ โดยโปรแกรมตรวจจากการบันทึกรหัสตัวแปรตามแผนงบประมาณ
• % (Dr) แสดงเปอร์เซ็นต์ที่มีการใช้งบประมาณโครงการด้านเดบิต โดยคำนวณจากยอดงบประมาณที่ตั้งขึ้น กับงบประมาณที่ใช้ไปแล้ว 

6. งบประมาณด้านเครดิต แสดงข้อมูลการใช้งบประมาณด้านเครดิต โดยแต่ละคอลัมน์มีรายละเอียดดังนี้

• งบประมาณ (เครดิต) แสดงงบประมาณด้านเครดิต ที่ตั้งไว้ในหน้าการตั้งรหัสงบประมาณโครงการ
• ใช้ไปแล้ว (เครดิต) แสดงยอดงบประมาณที่ใช้แล้วในด้านเครดิต ซึ่งมาจากการบันทึกใบสำคัญด้านบัญชี ที่เป็นการบันทึกงบประมาณโครงการ โดยโปรแกรมตรวจจากการบันทึกรหัสตัวแปรตามแผนงบประมาณ
• % (Cr) แสดงเปอร์เซ็นต์ที่มีการใช้งบประมาณโครงการด้านเครดิต โดยคำนวณจากยอดงบประมาณที่ตั้งขึ้น กับงบประมาณที่ใช้ไปแล้ว 

7. แสดงยอดรวม แสดงข้อมูลยอดรวมงบประมาณทุกด้าน โดยแต่ละคอลัมน์มีรายละเอียดดังนี้

• งบประมาณ (รวม) แสดงยอดรวมงบประมาณทุกด้าน ที่ตั้งไว้ในหน้าการตั้งรหัสงบประมาณโครงการ
• ใช้ไปแล้ว (รวม) แสดงยอดรวมงบประมาณที่ใช้แล้วในทุกด้าน ซึ่งมาจากการบันทึกใบสำคัญด้านซื้อ/ขาย และการบันทึกใบสำคัญด้านบัญชี ที่เป็นการบันทึกงบประมาณโครงการ โดยโปรแกรมตรวจจากการบันทึกรหัสตัวแปรตามแผนงบประมาณ
• % Total แสดงเปอร์เซ็นต์ที่มีการใช้งบประมาณโครงการทุกด้านรวมกัน โดยคำนวณจากยอดงบประมาณทุกด้านที่ตั้งขึ้น กับงบประมาณทุกด้านที่ใช้ไปแล้ว

หมายเหตุ 

• รายงานงบประมาณนี้จะให้ข้อมูล ณ ปัจจุบันเท่านั้น ไม่สามารถดูรายงานย้อนหลังได้ เนื่องจากโปรแกรมจะทำการคำนวณให้เป็นปัจจุบันเสมอ ผู้ใช้งานจะต้องเก็บข้อมูลโดยการ Export ไปยัง Excel เพื่อใช้ดูข้อมูลย้อนหลังได้

รายงานวิเคราะห์รายเดือน

เป็นรายงานแสดงผลยอดงบประมาณที่กำหนด และยอดการใช้ในด้านซื้อ, ขาย, เดบิต, เครดิต และยอดรวม โดยคำนวณและแสดงข้อมูลจากช่วงเดือน-ปี ที่ระบุ รายงานจะแสดงยอดการใช้งบประมาณที่ใช้ในแต่ละเดือน เป็นยอดสั่งซื้อ/สั่งขายคงค้างแจ้งหนี้ และยอดแจ้งหนี้ ไม่ว่าจะมีการจ่ายครบแล้วหรือไม่ รวมถึงการปรับหนี้

1. Report condition
   

ใช้สำหรับเลือกข้อกำหนดรายงาน โดยรายงานนี้สามารถเลือกข้อกำหนด ให้แสดงข้อมูลงบประมาณตามช่วงเดือน-ปีที่ต้องการได้ แต่เลือกให้รายงานแสดงข้อมูลวิเคราะห์ ตามประเภทงบประมาณได้เพียงข้อเดียว ดังรูปตัวอย่างนี้

1. รหัสงบประมาณ เลือกแผนงบประมาณโครงการที่ต้องการให้แสดงรายงาน
2. ช่วงเดือน-ปี ให้ระบุเดือนและปี ลงในช่อง หรือคลิกที่ ◄► เพื่อเลือกเดือนและปี ที่ต้องการดูข้อมูลการใช้งบประมาณโครงการ สามารถเลือกย้อนหลังได้ไม่เกิน 36 เดือน
3. ระดับแผน เลือกระดับแผนงบประมาณโครงการ 
4. ข้อเลือกแสดงการใช้งบประมาณ สามารถเลือกข้อกำหนดงบประมาณได้ 1 ด้าน หรือเลือกแสดงยอดรวมงบประมาณทุกด้านรวมกัน โดยคลิก  ที่ข้อเลือก เพื่อให้รายงานแสดงข้อมูลวิเคราะห์ตามงบประมาณที่เลือก
5. เมื่อเลือกข้อกำหนดรายงานแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม Process เพื่อเรียกรายงาน

1. หน้ารายงาน “วิเคราะห์รายเดือน”
   

1. แผนงบประมาณ แสดงระดับแผนงบประมาณ รหัสงบประมาณ และรายละเอียดงบประมาณที่คอลัมน์คำอธิบาย โดยแสดงแผนงบประมาณตามที่เลือกไว้ในหน้า Report condition 
2. ช่วงเวลาเริ่มต้น-สิ้นสุดงบประมาณ แสดงวันที่ จาก-ถึง ของช่วงเวลาที่กำหนดให้เริ่มต้น และสิ้นสุดการใช้งบประมาณโครงการ
3. งบประมาณ แสดงงบประมาณด้านซื้อ, ขาย, เดบิต, เครดิต ที่ตั้งไว้ในหน้าการตั้งรหัสงบประมาณโครงการ หรืองบประมาณรวม จากทุกประเภทงบประมาณรวมกัน โดยคอลัมน์นี้จะแสดงงบประมาณประเภทเดียวเท่านั้นในการียกรายงาน ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดที่เลือกให้หน้า Report condition
4. ช่วงเดือน-ปี ที่ไม่มีข้อมูล ในกรณีที่ไม่มีข้อมูลการบันทึกใบสำคัญในช่วงเวลที่กำหนดไว้ในหน้า Report condition โปรแกรมจะย่อคอลัมน์ช่วงเดือนที่ไม่มีข้อมูลไว้ ดังรูปตัวอย่างข้างต้น
5. ช่วงเดือน-ปี แสดงช่วงเดือน-ปีที่มีการบันทึกงบประมาณโครงการ โปรแกรมดึงข้อมูลจากการบันทึกตามประเภทงบประมาณที่เลือกไว้ 

จากภาพตัวอย่างข้างต้น กำหนดให้รายงานแสดงข้อมูลจากเดือนที่ 1-6 ปี 2563 โดยเลือกให้แสดงงบประมาณด้านซื้อ เมื่อเรียกรายงาน รายงานจะแสดงข้อมูลการใช้งบประมาณ ตามที่มีการบันทึกในใบสำคัญด้านซื้อ ซึ่งตามตัวอย่างมีการบันทึกในเดือน มิ.ย. เป็นต้น

โปรแกรมจะแสดงยอดรวมแต่ละรายการควบคุม ไว้ที่บรรทัดระดับหัวข้อ และแสดงยอดรวมงบประมาณทั้งหมดไว้ที่บรรทัดระดับแผนหลัก ดังรูปตัวอย่างนี้

6. การใช้งบประมาณ แสดงยอดงบประมาณที่ใช้แล้วรวมทั้งหมดของทุกเดือน โดยเป็นยอดรวมของงบประมาณในด้านใดด้านหนึ่ง หรือรวมทุกด้านตามที่เลือกไว้ในหน้า Report condition โดยเป็นยอดที่มีการบันทึกในสำคัญในเรื่องงบประมาณโครงการ และแสดงเปอร์เซ็นต์การใช้งบประมาณโครงการ ว่าได้ใช้งบประมาณทั้งสิ้นเป็นกี่เปอร์เซ็นต์
7. % Budget แสดงเปอร์เซ็นต์ที่มีการใช้งบประมาณโครงการ โดยคำนวณจากยอดงบประมาณที่ตั้งขึ้น ในข้อ 3.  กับงบประมาณที่ใช้ไปแล้ว ในข้อ 6.

ตัวอย่าง : รายงานสถานะงบประมาณโครงการ

แบบที่ 1 แสดงเฉพาะระดับแผนหลัก – แสดงงบประมาณทุกด้าน - และแสดงยอดรวม

แบบที่ 2 แสดงแผนหลักและหัวข้อ – แสดงงบประมาณทุกด้าน - และแสดงยอดรวม

แบบที่ 3 แสดงแผนถึงรายการควบคุม – แสดงงบประมาณทุกด้าน - และแสดงยอดรวม

แบบที่ 4 แสดงแผนถึงรายการควบคุม - แสดงงบประมาณด้านซื้อ

แบบที่ 5 แสดงแผนถึงรายการควบคุม - แสดงงบประมาณด้านขาย

แบบที่ 6 แสดงแผนถึงรายการควบคุม - แสดงงบประมาณด้านเดบิต

แบบที่ 7 แสดงแผนถึงรายการควบคุม - แสดงงบประมาณด้านเครดิต

แบบที่ 8 แสดงแผนถึงรายการควบคุม - แสดงยอดรวม

ตัวอย่าง : รายงานวิเคราะห์รายเดือน

แบบที่ 1 แสดงเฉพาะระดับแผนหลัก - แสดงงบประมาณด้านซื้อ

แบบที่ 2 แสดงแผนหลักและหัวข้อ - แสดงงบประมาณด้านซื้อ

แบบที่ 3 แสดงแผนถึงรายการควบคุม - แสดงงบประมาณด้านซื้อ

แบบที่ 4 แสดงแผนถึงรายการควบคุม - แสดงงบประมาณด้านขาย

แบบที่ 5 แสดงแผนถึงรายการควบคุม - แสดงงบประมาณด้านเดบิต

แบบที่ 6 แสดงแผนถึงรายการควบคุม - แสดงงบประมาณด้านเครดิต

แบบที่ 7 แสดงแผนถึงรายการควบคุม - แสดงยอดรวม