เอกสาร

คำจำกัดความ

เอกสาร หมายถึง รหัสที่ใช้แบ่งแยกประเภทของเอกสาร เช่น การเบิกสินค้าแต่ละครั้ง อาจเบิกไปผลิต เบิกไปเพื่อซ่อมให้กับลูกค้า เบิกเพื่อนำไปเป็นสินค้าตัวอย่างให้กับลูกค้า ในการรับสินค้าก็เช่นเดียวกัน อาจจะเป็นการรับคืนสินค้าที่ขายไปแล้วแต่เสียหายจึงนำกลับมาซ่อม ดังนั้นรหัสเอกสารจึงเป็นตัวกำหนดประเภทเอกสารที่ต้องการดูโดยเฉพาะ เช่น ถ้าต้องการดูว่ารายการสินค้าที่เบิกไปเพื่อแจกให้กับลูกค้า จำนวน และเป็นเงินต้นทุนเท่าไหร่ สามารถทำได้ หากได้มีการใช้รหัสเอกสารเป็นตัวกำหนดไว้ในใบสำคัญ รหัสประเภทนี้มีใช้อยู่ 3 ระบบคือ ระบบซื้อ ระบบขาย และระบบสินค้าคงคลัง

ข้อมูลเบื้องต้นที่ควรทราบ

1. กลุ่ม เป็นการจัดกลุ่มของประเภทเอกสารต่าง ๆ เนื่องจากรหัสเอกสารอาจมีการใช้ประโยชน์ในหลายรูปแบบ ดังนั้นกลุ่มเอกสารจะเป็นตัวกำหนดให้ประเภทเอกสารเป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกในการเรียกดูเฉพาะกลุ่มเอกสารที่สนใจ เช่น กลุ่ม AP เป็นรหัสเอกสารที่ใช้เกี่ยวกับการซื้อ  กลุ่ม AR เป็นรหัสเอกสารที่ใช้เกี่ยวกับการขาย และกลุ่ม IC  เป็นรหัสเอกสารที่ใช้เกี่ยวกับระบบจัดการสินค้าและการผลิต เป็นต้น
2. ชื่อเอกสาร คือ ชื่อของเอกสารนั้น ๆ ที่ใช้บอกถึงจุดประสงค์ในการใช้เพื่อแยกใบสำคัญออกเป็นกลุ่มย่อยมี 2 ช่อง ให้ใส่ได้ทั้งชื่อภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ผู้ใช้งานสามารถเลือกใส่ได้ทั้งสองภาษา หรือ ภาษาเดียว
3. รหัสบัญชี ในกรณีปิดบัญชีแบบ Perpetual จะต้อง Link ใบสำคัญระบบสินค้าคงคลังไปยังระบบบัญชีแยกประเภทด้วย โดยต้องใส่สูตร Link ที่ใบสำคัญระบบสินค้าคงคลัง เป็น “เชื่อมโยง“ ซึ่งต้องใช้รหัสเอกสาร เป็นตัวกำหนดขาบัญชี ให้กับใบสำคัญ  เพื่อโปรแกรมจะไปดึงรหัสบัญชีของอีกด้านหนึ่งที่ผู้ใช้งานได้กำหนดสำหรับรหัสสินค้านั้น ในหัวข้อการตั้งรหัสสินค้ามาแสดงให้ ดังนั้นในการกำหนดรหัสเอกสาร ผู้ใช้งานควรกำหนดให้สอดคล้องกับประเภทของใบสำคัญในระบบสินค้าคงคลัง ดังนี้

ขั้นตอนการตั้งรหัส

1. คลิกที่ปุ่ม “New” เพื่อเพิ่มรหัสเอกสาร

2. โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้บันทึกข้อมูลต่าง ๆ เมื่อระบุข้อมูลเรียบร้อยแล้ว คลิกปุ่ม “OK” เพื่อบันทึก 

1. รหัสเอกสาร กำหนดรหัสของเอกสาร เช่น Doc-01, Doc-02, Dec-03

7. กลุ่มรหัส ระบุกลุ่มรหัสเอกสาร เช่น G-doc1, G-doc2, G-doc3
8. ชื่อรหัส “ภาษาไทย” ระบุชื่อรหัสจัดสรร (ภาษาไทย)
9. ชื่อรหัส “ภาษาอังกฤษ” ระบุชื่อรหัสจัดสรร (ภาษาอังกฤษ)
10. รหัสบัญชี ระบุรหัสบัญชีผูกกับรหัสเอกสาร
11. Debit/Credit เลือก Debit/Credit โดยการคลิกที่ Icon  ที่ช่องข้อมูล หรือใช้ลูกศร ซ้าย-ขวาที่แป้นพิมพ์ ในการเลือก
12. Attached file ใช้สำหรับแนบไฟล์ เพื่ออ้างอิงข้อมูลเพิ่มเติม สามารถเปิดใช้งานผ่าน DI : YE-AF01

การกำหนดหมวดหมู่ใบสำคัญ (Genre) สำหรับใช้ Run เลขใบสำคัญ

การกำหนดหมวดหมู่ใบสำคัญ (Genre) สำหรับใช้ Run เลขใบสำคัญ เป็นการตั้งค่าการ Run เลขที่ใบสำคัญเพิ่มเติม สำหรับนำไปแสดงเป็นข้อเลือกให้กำหนดในการเรียงเลขใบสำคัญ ในหน้า กำหนดค่าตั้งต้น >> เรียงเลขใบสำคัญ ให้กับใบสำคัญในระบบต่าง ๆ นอกเหนือจากค่า Default ของโปรแกรม หรือแสดงเป็นตัวเลือกหมวดหมู่ใบสำคัญ (Genre) ในหน้าบันทึกใบสำคัญต่าง ๆ โดยมีวิธีดังนี้

การสร้างหมวดหมู่ใบสำคัญ (Genre)

1. ทำการเลือกแสดงข้อมูลหมวดหมู่ใบสำคัญ ที่อยู่ในแถบกรองข้อมูล

2. โปรแกรมจะแสดงเฉพาะข้อมูลหมวดหมู่ใบสำคัญ (รวมทั้งรายการที่ซ่อนและล็อก) ดังรูป

3. เลือกรายการที่ต้องการคัดลอกเพื่อสร้าง Genre เพิ่มในหมวดหมู่เดียวกัน

4. จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “Copy”

5. โปรแกรมจะแสดงหน้าจอกำหนดรหัส ให้ระบุข้อมูลต่าง ๆ สำหรับกำหนด Genre เมื่อระบุข้อมูลเรียบร้อยแล้ว คลิกปุ่ม “OK” เพื่อบันทึก

1. รหัส กำหนด Genre ที่ใช้ในการ Run เลขใบสำคัญ โดยแบ่งเป็น 3 ส่วน ดังนี้

• ส่วนที่ 1 ตัวอักษรขึ้นต้นที่จะให้แสดงในช่องเลขใบสำคัญ อาจระบุเป็นตัวอักษรย่อภาษาอังกฤษของแต่ละใบสำคัญ เช่น QSD ย่อมาจาก Quotation (Sale) Domestic เป็นต้น

ข้อห้ามในการระบุข้อมูลส่วนที่ 1 คือ ห้ามระบุเป็นตัวอักษร YY, YYY, YYYY, MM, MM M, MMMM เนื่องจากโปรแกรมจะมองว่าเป็นข้อมูล ปีและเดือน ส่งผลให้เลขใบสำคัญที่กำหนดใน Genre นั้น ๆ จะแสดงเป็นตัวเลขปีและเดือนแทนที่จะเป็นตัวอักษรตามที่ระบุ

• ส่วนที่ 2 ระบุช่วงเวลาของเอกสาร สามารถกำหนดให้ Run เลขที่ใบสำคัญเป็นรายเดือน หรือรายปีได้ 

• YY คือ ปี ค.ศ โดยแสดงปีเป็นเลข 2 หลัก
• ปป คือ ปี พ.ศ โดยแสดงปีเป็นเลข 2 หลัก
• MM/ดด คือ เดือน ของปี ค.ศ โดยแสดงเดือนเป็นเลข 2 หลัก
• ดด คือ เดือน ของปี พ.ศ โดยแสดงเดือนเป็นเลข 2 หลัก

• ส่วนที่ 3 ระบุจำนวน Running number สำหรับใช้ในการ Run เลขใบสำคัญ โดยแทนจำนวนหลักตัวเลขเป็น X เช่น ตามรูปในตัวอย่างระบุเป็น XX = กำหนดการ Run เลขใบสำคัญเป็น 2 หลัก

ตัวอย่าง กำหนด Genre เป็น CP-YYMM-XX แล้วนำไปใช้ในใบสำคัญ โปรแกรมจะ Run เลขที่ให้ตามรูปแบบ ตามรูป

การกำหนดรหัสของ Genre ต้องระบุช่วงเวลาของเอกสาร (ข้อมูลส่วนที่ 2) โดยอย่างน้อยต้องระบุปี (YY) ของข้อมูล โปรแกรมจึงจะจัดเก็บข้อมูลให้ หากไม่ได้ระบุช่วงเวลาของเอกสาร หรือระบุช่วงเวลาเป็นเดือน (MM) แต่ไม่ได้ระบุปี (YY) โปรแกรมจะแสดงข้อความแจ้งเตือนและไม่จัดเก็บข้อมูล ให้คลิกปุ่ม "OK" แล้วตรวจสอบแก้ไขข้อมูลใหม่

5. กลุ่ม สำหรับกำหนดหมวดหมู่ให้กับใบสำคัญที่เกิดขึ้นแต่ละระบบงาน และประเภทของใบสำคัญ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะนำไปใช้เป็นรูปแบบในหน้าบันทึกของระบบอื่น ๆ  เช่น ใบเสนอราคาขาย ใบสั่งขาย โปรแกรมจะ Defauft กลุ่มหมวดหมู่เอกสาร (Genre) ให้ครบใบสำคัญทุกใบ และไม่อนุญาตให้แก้ไขข้อมูลกลุ่ม
6. ชื่อรหัส (ไทย) ระบุชื่อ Genre สำหรับใช้แสดงในหน้าภาษาไทย
7. ชื่อรหัส (Eng) ระบุชื่อ Genre สำหรับใช้แสดงในหน้าภาษาอังกฤษ
8. Attached file ใช้สำหรับแนบไฟล์ เพื่ออ้างอิงข้อมูลเพิ่มเติม สามารถเปิดใช้งานผ่าน DI : YE-AF01

กรณีกำหนด Genre ครบตาม Limit แล้ว จะไม่สามารถกำหนด Genre ได้อีก โปรแกรมจะแสดงหน้าจอแจ้งเตือน “LIMIT REACHED” ดังรูป

หากต้องการเพิ่มจำนวน Genre สามารถเปิดใช้งานผ่าน DI โดยมีรายละเอียดดังนี้

• DI : WS-SMLG1 สามารถกำหนด Genre ได้เพิ่ม 10 ใบ ในทุกประเภทใบสำคัญ
• DI : WS-SMLG2 สามารถกำหนด Genre ได้เพิ่ม 20 ใบ ในทุกประเภทใบสำคัญ
• DI : WS-SMLG3 สามารถกำหนด Genre ได้เพิ่ม 30 ใบ ในทุกประเภทใบสำคัญ
• DI : WS-SMLG4 สามารถกำหนด Genre ได้เพิ่ม 40 ใบ ในทุกประเภทใบสำคัญ

6. ให้ทำการ โดยเลือกที่รายการแล้วคลิกที่ปุ่ม “Inactive” เพื่อซ่อนหมวดหมู่ใบสำคัญ (Genre) ที่สร้างไป ไม่ให้แสดงข้อมูลนี้ในหน้าเอกสารเมื่อเปิดใช้งานในครั้งถัดๆ ไป

7. จากนั้นการล็อกหมวดหมู่ใบสำคัญ (Genre) โดยเลือกที่รายการแล้วคลิกที่ปุ่ม “Lock” เพื่อห้ามไม่ให้มีการแก้ข้อมูล

หมายเหตุ 

• กรณีรายการ Genre ที่ต้องการบันทึก เกินกว่าสิทธิ โปรแกรมจะแสดงหน้าจอแจ้งเตือน จำนวนใบสำคัญเกินกว่าที่กำหนดไว้ใน PLAN ให้คลิกปุ่ม “YES” เพื่อลบรายการที่เกินและทำงานต่อ โดยจะลบ Genre ที่มีตัวอักษรอยู่ท้ายสุดเรียงขึ้นมา หากไม่แน่ใจให้คลิกปุ่ม “NO” เพื่อยกเลิกการทำงาน

เมื่อคลิกปุ่ม “YES” โปรแกรมจะแสดงหน้าจอ ยืนยันการลบอีกครั้ง คลิกปุ่ม “YES” เพื่อลบรายการที่เกิน 

การแก้ไขหมวดหมู่ใบสำคัญ (Genre)

1. ทำการเลือกแสดงข้อมูลหมวดหมู่ใบสำคัญ ที่อยู่ในแถบกรองข้อมูล

2. โปรแกรมจะแสดงเฉพาะข้อมูลหมวดหมู่ใบสำคัญ (รวมทั้งรายการที่ซ่อนและล็อก) ดังรูป

3. เลือกรายการที่ต้องการแก้ไข และคลิกที่ปุ่ม “Lock” เพื่อปลดล็อกรายการที่เลือก

4. จากนั้นคลิกปุ่ม “Edit”

5. แก้ไขข้อมูลตามต้องการ เมื่อระบุข้อมูลเรียบร้อยแล้ว คลิกปุ่ม “OK” เพื่อบันทึก

เพื่อป้องกันกรณีมีการลบรหัส โดยตั้งใจหรือไม่ตั้งใจก็ตาม ซึ่งอาจทำให้เกิดปัญหาการใช้งาน ฉะนั้นเมื่อเข้าหน้างาน การตั้งรหัสเอกสาร โปรแกรมจะตรวจ 2 เรื่อง ดังนี้

• มีกลุ่มครบ ตามที่กำหนดหรือไม่ - หากไม่ครบ โปรแกรมจะสร้างให้อัตโนมัติ
• มีรหัสเอกสารในแต่ละกลุ่มน้อยกว่า 2 หรือไม่ - หากไม่ถึง 2 จะสร้างให้อัตโนมัติ

ดังนั้น หากผู้ใช้ลบรหัสเอกสารโดยไม่ตั้งใจหรือด้วยเหตุใดก็ตาม ก็จะแก้ไขได้ด้วยการเข้าไปในหน้างานนี้ใหม่ โปรแกรมก็จะจัดการนำคืน Genre มาตรฐานกลับมาให้ทั้งหมด

การกำหนดค่าตั้งต้นหมวดหมู่ใบสำคัญ (Genre Default)

1. คลิกที่เมนู “ระบบ” แล้วเลือกเมนู “กำหนดค่าตั้งต้น”

2. จะปรากฏหน้าเมนู “กำหนดค่าตั้งต้น” ให้เลือก Tab “เรียงเลขใบสำคัญ”

3. คลิกที่ช่อง “เรียงเลขใบสำคัญ” ที่อยู่ด้านหลังแต่ละใบสำคัญ เพื่อให้โปรแกรมจะแสดง Tip บอกข้อมูลแต่ละ Genre ตามรูป

4. คลิกที่ช่อง “เรียงเลขใบสำคัญ” อีกครั้ง จะปรากฏ ตัวเลือกหมวดหมู่ใบสำคัญ (Genre) ทั้งหมด รวมถึงที่ได้สร้างเพิ่มเติมไว้ จากนั้นให้เลือกหมวดหมู่ใบสำคัญ (Genre) ที่ต้องการ กำหนด ค่า Default เมื่อบันทึกใบสำคัญประเภทนั้น

5. เมื่อกำหนดค่า Default เรียบแล้วหมดแล้ว ให้คลิกปุ่ม “OK” เพื่อบันทึก

6. เมื่อเปิดหน้าบันทึกใบสำคัญ โปรแกรมจะวางหมวดหมู่ใบสำคัญตามที่กำหนดค่าตั้งต้น (Default) ไว้ให้อัตโนมัติ ตามรูป

การกรองข้อมูลโดยใช้เมนูที่ส่วนท้ายหน้ารายการรหัส

เป็นการกรองข้อมูลโดยใช้เมนูที่ส่วนท้ายหน้าแสดงรายการรหัส เพื่อเลือกแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ โดยหน้าแสดงรายการรหัสเอกสาร สามารถเลือกกรองข้อมูลได้ 3 อย่าง ดังนี้

3. กลุ่ม - เลือกแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ ตาม “กลุ่มเอกสาร”
4. หมวดหมู่ - เลือกแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ ตาม “รหัสเอกสาร”
5. ตัวเลือกแสดงข้อมูล - เลือกแสดงข้อมูลรหัสเอกสาร หรือ หมวดหมู่เลขใบสำคัญ

ขั้นตอนการกรองข้อมูล

สามารถเลือกแสดงข้อมูลในหน้าแสดงรายการรหัสเอกสาร ได้ 3 วิธี ดังนี้

1. การกรองข้อมูลโดยคลิกที่ Icon ในช่องข้อมูล 

เป็นการกรองข้อมูลสำหรับช่อง “กลุ่ม” โดยใช้ Icon  เพื่อแสดงเฉพาะรายการกลุ่มที่ต้องการ โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. คลิกที่ Icon  ในช่องข้อมูล เพื่อแสดงหน้าจอรายการกลุ่มรหัส

2. เลือกกลุ่มที่ต้องการ และคลิกที่ปุ่ม “OK” เพื่อยืนยัน หรือดับเบิลคลิกเลือกกลุ่มที่ต้องการ

3. จะปรากฏรหัสที่เลือกในช่อง “กลุ่ม” ตามที่เลือก จากนั้นกดปุ่ม “Enter” บนแป้นพิมพ์

4. โปรแกรมจะแสดงเฉพาะรายการกลุ่มที่เลือก ตามรูป

2. การกรองข้อมูลโดยดับเบิลคลิกที่ช่องข้อมูล

เป็นการกรองข้อมูลสำหรับช่อง “กลุ่ม” เท่านั้น โดยใช้วิธีดับเบิลคลิกที่ช่องข้อมูล เพื่อแสดงรายการกลุ่มที่ต้องการ โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. ดับเบิลคลิกที่ช่อง “กลุ่ม” เพื่อแสดงรายการกลุ่ม

2. จากนั้นคลิกที่รายการกลุ่มที่ต้องการ

3. โปรแกรมจะแสดงเฉพาะรายการกลุ่มที่เลือก ตามรูป

3. การกรองข้อมูลโดยพิมพ์คำสำคัญในช่องข้อมูล 

เป็นการกรองข้อมูลสำหรับช่อง “กลุ่ม” และ “หมวดหมู่” โดยระบุรหัส หรือคำสำคัญในช่องข้อมูล เพื่อแสดงเฉพาะรายการรหัสที่ต้องการ โดยมีขั้นตอนดังนี้

4. คลิกช่องข้อมูลที่ต้องการ และระบุรหัส หรือคำสำคัญที่ช่องข้อมูล

5. จากนั้นกดปุ่ม “Enter” บนแป้นพิมพ์ โปรแกรมจะแสดงเฉพาะรายการรหัสตามที่ระบุในช่องข้อมูล

รายละเอียดของข้อมูลรหัส

หมายเหตุ

• ช่อง “รหัสบัญชี” สามารถคลิกขวาที่ช่อง หรือกด F1 เพื่อแสดงรายการและเลือกรหัส
• การใส่ชื่อของเอกสาร สามารถเลือกใส่ได้ทั้งสองภาษาหรือภาษาเดียว
• ในหน้าเอกสารนี้ ไม่มีเงื่อนไขใด ๆ ในการลบข้อมูลรหัส ซึ่งแตกต่างจากหน้ารหัสอื่น คือ สามารถลบได้ทุกรหัส ถึงแม้ว่ารหัสนั้นถูกนำไปใช้แล้วในหน้าอื่น ๆ ในโปรแกรม ก็ยังสามารถลบได้ปกติ เพราะฉะนั้นควรใช้ความระมัดระวังในการลบข้อมูลรหัสนี้ หรือควรตรวจสอบให้แน่ใจก่อนทำการลบข้อมูล ทั้งนี้เพื่อการป้องกันการลบข้อมูลผิดพลาดจากผู้ใช้งาน โปรแกรมจะแสดงหน้าจอย้ำถามให้ยืนยันการทำงานเสมอ