รหัสเอกสาร คืออะไร และแตกต่างกันอย่างไรในระบบซื้อ ขาย และ IC

📘SUMMARY (สรุปบทความ)

บทความนี้อธิบายความหมายของรหัสเอกสาร (Document Code) ใน MAC-5 Legacy ซึ่งใช้แยกประเภทใบสำคัญในระบบซื้อ (AP) ระบบขาย (AR)

และระบบสินค้าคงคลัง (IC) โดยจัดทำในรูปแบบ Q&A เพื่อให้ Admin และ User เข้าใจและนำไปตั้งค่าได้อย่างถูกต้อง

📝 PREREQUISITES (สิ่งที่ต้องเตรียมก่อน)

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Q1: รหัสเอกสาร คืออะไร?

รหัสเอกสาร คือ รหัสที่ใช้แบ่งแยกประเภทของใบสำคัญในแต่ละระบบงาน เช่น ใบเบิกสินค้าไปผลิต ใบเบิกเพื่อซ่อม หรือใบรับคืนสินค้าที่เสียหาย ช่วยให้สามารถกรองและรายงานข้อมูลได้เฉพาะกลุ่มที่ต้องการ

Q2: รหัสเอกสารมีใช้ในระบบใดบ้าง?

รหัสเอกสารมีใช้ใน 3 ระบบ ได้แก่:

• ระบบซื้อ (AP — Account Payable)
• ระบบขาย (AR — Account Receivable)
• ระบบสินค้าคงคลัง (IC — Inventory Control)

Q3: "กลุ่ม" ของรหัสเอกสารคืออะไร?

กลุ่ม คือ หมวดหมู่หลักที่ใช้จัดกลุ่มรหัสเอกสาร เพื่อให้เรียกดูได้สะดวก เช่น:

• กลุ่ม AP — รหัสเอกสารที่ใช้ในระบบซื้อ
• กลุ่ม AR — รหัสเอกสารที่ใช้ในระบบขาย
• กลุ่ม IC — รหัสเอกสารที่ใช้ในระบบสินค้าคงคลังและการผลิต

Q4: รหัสบัญชีในรหัสเอกสาร (IC) ทำงานอย่างไร?

กรณีปิดบัญชีแบบ Perpetual ระบบต้องเชื่อมโยงใบสำคัญ IC ไปยังบัญชีแยกประเภท (GL) โดยใช้รหัสเอกสารกำหนด "ขาบัญชี" ดังนี้:

• ใบเบิกออก / ใบส่งคืนสินค้า: ผู้ใช้กำหนดรหัสบัญชีด้าน Dr ที่รหัสเอกสาร โปรแกรมดึงรหัสบัญชีด้าน Cr จากรหัสสินค้า
• ใบรับเข้า / ใบรับคืนสินค้า: โปรแกรมดึงรหัสบัญชีด้าน Dr จากรหัสสินค้า ผู้ใช้กำหนดรหัสบัญชีด้าน Cr ที่รหัสเอกสาร

Q5: ขั้นตอนการตั้งรหัสเอกสารทำอย่างไร?

เส้นทางเมนู: การตั้งค่า > รหัสเอกสาร

1. คลิกปุ่ม New เพื่อเพิ่มรหัสเอกสารใหม่
2. กรอกข้อมูลในฟิลด์ที่กำหนด ได้แก่ รหัสเอกสาร, กลุ่มรหัส, ชื่อรหัส (ไทย/อังกฤษ), รหัสบัญชี, และ Dr/Cr
3. คลิกปุ่ม OK เพื่อบันทึก

Q6: Genre (หมวดหมู่ใบสำคัญ) คืออะไร และสร้างอย่างไร?

Genre คือ รูปแบบการ Run เลขที่ใบสำคัญ ที่กำหนดได้เพิ่มเติมนอกเหนือจาก Default ของโปรแกรม ประกอบด้วย 3 ส่วน:

• ส่วนที่ 1: ตัวอักษรขึ้นต้น เช่น QSD (ย่อมาจาก Quotation Sale Domestic) ห้ามใช้ YY, MM เพราะโปรแกรมจะตีความเป็นปีหรือเดือน
• ส่วนที่ 2: ช่วงเวลา เช่น YY (ปี ค.ศ. 2 หลัก), MM (เดือน 2 หลัก)
• ส่วนที่ 3: Running Number เช่น XX = 2 หลัก

ตัวอย่าง: CP-YYMM-XX จะ Run เลขเป็น CP-2504-01, CP-2504-02, ...

วิธีสร้าง Genre: กรองแสดง "หมวดหมู่ใบสำคัญ" > เลือกรายการ > คลิก Copy > กรอกข้อมูล > คลิก OK

Q7: ถ้า Genre เต็ม Limit จะทำอย่างไร?

เมื่อถึง Limit โปรแกรมจะแสดงข้อความ LIMIT REACHED สามารถเพิ่ม Genre ได้ผ่าน DI ดังนี้:

• DI : WS-SMLG1 — เพิ่ม Genre ได้ 10 ใบ
• DI : WS-SMLG2 — เพิ่ม Genre ได้ 20 ใบ
• DI : WS-SMLG3 — เพิ่ม Genre ได้ 30 ใบ
• DI : WS-SMLG4 — เพิ่ม Genre ได้ 40 ใบ

Q8: กำหนด Genre Default ได้อย่างไร?

เส้นทางเมนู: ระบบ > กำหนดค่าตั้งต้น > แท็บ เรียงเลขใบสำคัญ

1. คลิกช่อง "เรียงเลขใบสำคัญ" หลังชื่อใบสำคัญที่ต้องการ เพื่อดู Tip ข้อมูล Genre
   
2. คลิกอีกครั้งเพื่อเลือก Genre ที่ต้องการเป็น Default
   
3. คลิก OK เพื่อบันทึก
   

Q9: รายละเอียดของข้อมูลรหัสเอกสาร มีอะไรบ้าง?

ขอบเขตข้อมูลของแต่ละฟิลด์ในหน้าตั้งรหัสเอกสาร:

1. รหัสเอกสาร — ตัวอักษร/ตัวเลข ความยาวสูงสุด 25 ตัวอักษร
   
2. กลุ่ม — ตัวอักษร/ตัวเลข ความยาวสูงสุด 25 ตัวอักษร
   
3. ชื่อรหัส (ไทย/อังกฤษ) — ตัวอักษร ความยาวสูงสุด 250 ตัวอักษร
   
4. รหัสบัญชี — 6–25 ตัวอักษร (จำกัดตามบริษัท)
   
5. Dr/Cr — ตัวเลือก Dr หรือ Cr

💡 RESULT (ผลลัพธ์ที่ได้)

⚠️ WARNING (ข้อควรระวัง)

Version Log