📘SUMMARY (สรุปบทความ)

📝 PREREQUISITES (สิ่งที่ต้องเตรียมก่อน)

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ภาพรวมระบบขาย

Q1: ระบบขายใน MAC-5 Legacy มีใบสำคัญกี่ประเภท?

Q2: Flow หลักของระบบขายเป็นอย่างไร?

A: Flow มาตรฐานมี 3 เส้นทางหลัก:

• Flow ปกติ: ใบเสนอราคา > ใบสั่งขาย/มัดจำ > ใบแจ้งหนี้ > ใบวางบิล > ใบเสร็จ
• Flow ผ่านใบส่งของ: ใบสั่งขาย/มัดจำ > ใบส่งของ > ใบแจ้งหนี้ > ใบเสร็จ
• Flow ขายสด: ใบสั่งขาย/มัดจำ (หรือบันทึกตรง) > ใบขายสด

Q3: จะเปิดหน้าบันทึกใบสำคัญในระบบขายได้อย่างไร?

A: ไปที่เมนู การบันทึก > ระบบขาย > เลือกประเภทใบสำคัญที่ต้องการ หรือคลิกปุ่ม +AR บนแถบเมนู

ใบเสนอราคา (Quotation)

Q4: ใบเสนอราคาใช้ทำอะไร?

A: ใช้เสนอราคาสินค้า เงื่อนไขการขาย และกำหนดวันยืนราคาให้ลูกค้าเพื่อประกอบการตัดสินใจ สามารถ Load ต่อเป็นใบสั่งขาย/มัดจำได้โดยไม่ต้องบันทึกซ้ำ

Q5: ใบเสนอราคาสามารถ Load จากใบสำคัญอื่นได้ไหม?

A: ไม่ได้ครับ ใบเสนอราคาเป็นใบเริ่มต้นของระบบขาย ไม่มีใบสำคัญต้นทางให้ Load

Q6: รายงานใดที่ผูกกับใบเสนอราคา?

A: ประวัติลูกหนี้รายตัว และ การขายรายตัว

ใบสั่งขาย/มัดจำ (Sale Order/Deposit)

Q7: ใบสั่งขายกับใบมัดจำต่างกันอย่างไร?

A: เป็นใบสำคัญเดียวกัน แต่ใช้ได้ 2 กรณี: (1) ใบสั่งขายล้วน ไม่มีรับมัดจำ และ (2) ใบสั่งขายพร้อมรับมัดจำ ซึ่งกรณีที่ 2 มีผลต่อรายงานบิลค้างรับและอายุลูกหนี้เพิ่มขึ้นด้วย

Q8: ใบสั่งขายมีผลต่อสต๊อกสินค้าไหม?

A: มีผลในด้านสินค้าค้างส่ง (ตั้งยอดค้างส่ง) แต่ยังไม่ตัดสต๊อกจริง การตัดสต๊อกจะเกิดที่ใบส่งของหรือใบแจ้งหนี้

Q9: รายงานใดที่ผูกกับใบสั่งขาย/มัดจำ?

A: รายงานหลักที่ผูก ได้แก่:

• บิลค้างรับ, อายุลูกหนี้ (เฉพาะกรณีมีมัดจำ)
• รายการสินค้าค้างส่ง, ความเชื่อถือได้ในการส่งของ
• แผนการส่งสินค้า, VAT/TAX, W/H TAX

ใบส่งของ (Delivery Order)

Q10: ใบส่งของใช้เมื่อไหร่?

A: ใช้เมื่อมีการส่งสินค้าก่อนออกใบแจ้งหนี้ เช่น กรณีส่งสินค้าหลายครั้งแล้วค่อยรวมแจ้งหนี้ทีหลัง มีผลต่อระบบสินค้าคงคลังทันที

A: ไม่เสมอไป ขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจ บางกิจการออกใบกำกับภาษีพร้อมใบส่งของ บางกิจการออกที่ใบแจ้งหนี้แทน

Q12: รายงานใดที่ผูกกับใบส่งของ?

A: สินค้าคงเหลือ, Stock card, ใบส่งของค้างแจ้งหนี้, รายการซื้อขายและรับเข้าเบิกออก, วิเคราะห์ความเคลื่อนไหว, สินค้าประเภท Serial/Lot

ใบแจ้งหนี้ (Invoice)

Q13: ใบแจ้งหนี้มีผลต่อระบบอะไรบ้าง?

A: ใบแจ้งหนี้เป็นใบสำคัญที่มีผลต่อระบบมากที่สุด ได้แก่:

• ตั้งลูกหนี้การค้า
• ตัดสินค้าออกจากสต๊อก
• ออกรายงานวิเคราะห์การขาย
• บันทึกภาษีมูลค่าเพิ่มรายเดือน
• ตัดสินค้าค้างส่งจากใบสั่งขาย

Q14: ควรใส่เลขใบกำกับภาษีที่ใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จ?

A: ขึ้นอยู่กับประเภทรายได้:

• ใบแจ้งหนี้: กรณีภาษีเกิดตอนขายสินค้า
• ใบเสร็จ: กรณีภาษีเกิดตอนรับชำระ หรือค่าบริการ
• หากกิจการมีทั้งขายสินค้าและบริการ ควรแยกใบแจ้งหนี้ออกจากกัน
  

ใบเพิ่มหนี้ / ใบลดหนี้ (Debit Note / Credit Note)

Q15: ใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ต่างกันอย่างไร?

A: ใบเพิ่มหนี้ (DN) ปรับยอดเงินและปริมาณสินค้าให้เพิ่มขึ้น ส่วนใบลดหนี้ (CN) ปรับยอดให้ลดลง เช่น กรณีคิดราคาผิดหรือลูกค้าส่งสินค้าคืน

Q16: Bound กับ Open ในใบปรับหนี้แตกต่างกันอย่างไร?

A: 

• Bound: ผูกกับใบแจ้งหนี้ต้นตอ โปรแกรมตรวจสอบ Flow อัตโนมัติ ใช้กรณีมีเอกสารอ้างอิง
• Open: บันทึกโดยตรง ไม่ผูกกับใบสำคัญใด ใช้กรณีลดหนี้ทางการค้าโดยไม่มีต้นตอ

Q17: มีข้อจำกัดด้านวันที่สำหรับใบเพิ่มหนี้/ลดหนี้ขายไหม?

A: มีครับ วันที่ใบเพิ่มหนี้/ลดหนี้ขาย ไม่สามารถบันทึกวันเดียวกับใบแจ้งหนี้ขายได้ ยกเว้นกรณีที่สินค้าทุกรายการในใบนั้นเป็นประเภท Service

ใบวางบิล (Billing)

Q18: ใบวางบิลจำเป็นต้องใช้ทุกครั้งไหม?

A: ไม่จำเป็น ใช้เฉพาะกรณีที่ต้องการดึงระยะเวลาชำระเงินออกไปนอกเหนือจากเครดิตปกติ ควรกำหนดเงื่อนไขให้ชัดเจนว่าจะใช้ขั้นตอนนี้หรือไม่

Q19: ใบวางบิลส่งผลต่อรายงานอายุลูกหนี้อย่างไร?

A: รายงานบิลค้างรับและอายุลูกหนี้อ่านยอดหนี้จากใบแจ้งหนี้เป็นหลัก แต่คำนวณวันครบกำหนดจากใบวางบิล

ใบเสร็จ (Receipt)

Q20: ใบเสร็จบันทึกโดยตรงได้ไหม?

A: ไม่ได้ครับ ใบเสร็จต้อง Load จากใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลเท่านั้น ไม่สามารถบันทึกรายการสินค้าโดยตรงได้

Q21: สามารถ Load ใบแจ้งหนี้หลายใบเข้าใบเสร็จใบเดียวได้ไหม?

A: ได้ครับ สามารถ Load ใบแจ้งหนี้หลายรายการและแบ่งชำระแต่ละใบหลายครั้งได้ไม่จำกัด

Q22: ถ้ามีการลดหนี้หลังจากรับชำระแล้ว ยอดที่เกินจะเกิดอะไรขึ้น?

A: ยอดที่เกินมาจะแสดงในรายงานเป็นค่าติดลบ และสามารถนำไปตัดหนี้ในการซื้อขายครั้งต่อไปกับลูกค้ารายนั้นได้

ใบขายสด (Cash Sale)

Q23: ใบขายสดต่างจากใบแจ้งหนี้อย่างไร?

A: ใบขายสดทำหน้าที่เป็นทั้งใบแจ้งหนี้และใบเสร็จในใบเดียวกัน พร้อมใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ใช้กับลูกค้าที่ไม่ต้องตั้งหนี้หรือเป็นลูกค้าขาจร (Walkin)

Q24: ใบขายสดใช้ได้กับลูกค้าที่มีรหัสในระบบไหม?

A: ได้ครับ แต่โปรแกรมจะ Default รหัสลูกค้าเป็น Walkin ซึ่งเหมาะกับการขายที่ไม่ต้องการตั้งหนี้ เช่น ค่าใช้จ่ายเงินสดย่อยหรือลูกค้าขาจร

💡 RESULT (ผลลัพธ์ที่ได้)

⚠️ WARNING (ข้อควรระวัง)

Version Log

Version: NA

Change: NA

Ref.: 240131_ระบบขาย

บทความเขียนเมื่อ: 260507