ระบบขาย MAC-5 Legacy ใบสำคัญและ Flow การทำงาน คำถามที่พบบ่อย FAQ

FAQ: ระบบขาย MAC-5 Legacy: คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับประเภทใบสำคัญและ Flow การทำงาน

📘SUMMARY (สรุปบทความ)

Info
บทความนี้รวบรวมคำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับประเภทใบสำคัญและ Flow การทำงานในระบบขาย (AR) ของ MAC-5 Legacy
ใช้สำหรับ Admin และ User ที่ต้องการทำความเข้าใจว่าใบสำคัญแต่ละใบแตกต่างกันอย่างไร ใช้เมื่อใด และเชื่อมต่อกันในลำดับใด
ครอบคลุมใบสำคัญทั้ง 9 ประเภท ได้แก่ ใบเสนอราคา, ใบสั่งขาย/มัดจำ, ใบส่งของ, ใบแจ้งหนี้, ใบเพิ่มหนี้, ใบลดหนี้, ใบวางบิล, ใบเสร็จ และใบขายสด

📝 PREREQUISITES (สิ่งที่ต้องเตรียมก่อน)

Notes
● ผู้ใช้งานควรมีสิทธิ์เข้าถึงเมนูระบบขาย (AR) ในโปรแกรม MAC-5 Legacy
● ควรทราบรหัสลูกค้าและรหัสสินค้าที่เกี่ยวข้อง
● ตรวจสอบว่าตั้งค่า Store, Credit Day และอัตรา VAT ของลูกค้าเรียบร้อยแล้ว0

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ภาพรวมระบบขาย

Q1: ระบบขายใน MAC-5 Legacy มีใบสำคัญกี่ประเภท?

A: มีทั้งหมด 9 ประเภท ได้แก่ ใบเสนอราคา, ใบสั่งขาย/มัดจำ, ใบส่งของ, ใบแจ้งหนี้, ใบเพิ่มหนี้, ใบลดหนี้, ใบวางบิล, ใบเสร็จ และใบขายสด

Q2: Flow หลักของระบบขายเป็นอย่างไร?

A: Flow มาตรฐานมี 3 เส้นทางหลัก:
  • Flow ปกติ : ใบเสนอราคา > ใบสั่งขาย/มัดจำ > ใบแจ้งหนี้ > ใบวางบิล > ใบเสร็จ
  • Flow ผ่านใบส่งของ : ใบสั่งขาย/มัดจำ > ใบส่งของ > ใบแจ้งหนี้ > ใบเสร็จ
  • Flow ขายสด : ใบสั่งขาย/มัดจำ (หรือบันทึกตรง) > ใบขายสด

Q3: จะเปิดหน้าบันทึกใบสำคัญในระบบขายได้อย่างไร?

A: ไปที่เมนู การบันทึก > ระบบขาย > เลือกประเภทใบสำคัญที่ต้องการ หรือคลิกปุ่ม +AR บนแถบเมนู

ใบเสนอราคา (Quotation)

Q4: ใบเสนอราคาใช้ทำอะไร?

A: ใช้เสนอราคาสินค้า เงื่อนไขการขาย และกำหนดวันยืนราคาให้ลูกค้าเพื่อประกอบการตัดสินใจ สามารถ Load ต่อเป็นใบสั่งขาย/มัดจำได้โดยไม่ต้องบันทึกซ้ำ

Q5: ใบเสนอราคาสามารถ Load จากใบสำคัญอื่นได้ไหม?

A: ไม่สามารถทำได้ ใบเสนอราคาเป็นใบเริ่มต้นของระบบขาย ไม่มีใบสำคัญต้นทางให้ Load

Q6: รายงานใดที่ผูกกับใบเสนอราคา?

A: ประวัติลูกหนี้รายตัว และ การขายรายตัว

ใบสั่งขาย/มัดจำ (Sale Order/Deposit)

Q7: ใบสั่งขายกับใบมัดจำต่างกันอย่างไร?

A: เป็นใบสำคัญเดียวกัน แต่ใช้ได้ 2 กรณี: (1) ใบสั่งขายล้วน ไม่มีรับมัดจำ และ (2) ใบสั่งขายพร้อมรับมัดจำ ซึ่งกรณีที่ 2 มีผลต่อรายงานบิลค้างรับและอายุลูกหนี้เพิ่มขึ้นด้วย

Q8: ใบสั่งขายมีผลต่อสต๊อกสินค้าไหม?

A: มีผลในด้านสินค้าค้างส่ง (ตั้งยอดค้างส่ง) แต่ยังไม่ตัดสต๊อกจริง การตัดสต๊อกจะเกิดที่ใบส่งของหรือใบแจ้งหนี้

Q9: รายงานใดที่ผูกกับใบสั่งขาย/มัดจำ?

A: รายงานหลักที่ผูก ได้แก่:
  • บิลค้างรับ, อายุลูกหนี้ (เฉพาะกรณีมีมัดจำ)
  • รายการสินค้าค้างส่ง, ความเชื่อถือได้ในการส่งของ
  • แผนการส่งสินค้า, VAT/TAX, W/H TAX


ใบส่งของ (Delivery Order)

Q10: ใบส่งของใช้เมื่อไหร่?

A: ใช้เมื่อมีการส่งสินค้าก่อนออกใบแจ้งหนี้ เช่น กรณีส่งสินค้าหลายครั้งแล้วค่อยรวมแจ้งหนี้ทีหลัง มีผลต่อระบบสินค้าคงคลังทันที

Q11: ใบส่งของต้องออกใบกำกับภาษีด้วยเสมอไหม?

A: ไม่เสมอไป ขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจ บางกิจการออกใบกำกับภาษีพร้อมใบส่งของ บางกิจการออกที่ใบแจ้งหนี้แทน

Q12: รายงานใดที่ผูกกับใบส่งของ?

A: สินค้าคงเหลือ, Stock card, ใบส่งของค้างแจ้งหนี้, รายการซื้อขายและรับเข้าเบิกออก, วิเคราะห์ความเคลื่อนไหว, สินค้าประเภท Serial/Lot


ใบแจ้งหนี้ (Invoice)

Q13: ใบแจ้งหนี้มีผลต่อระบบอะไรบ้าง?

A: ใบแจ้งหนี้เป็นใบสำคัญที่มีผลต่อระบบมากที่สุด ได้แก่:
  • ตั้งลูกหนี้การค้า
  • ตัดสินค้าออกจากสต๊อก
  • ออกรายงานวิเคราะห์การขาย
  • บันทึกภาษีมูลค่าเพิ่มรายเดือน
  • ตัดสินค้าค้างส่งจากใบสั่งขาย

Q14: ควรใส่เลขใบกำกับภาษีที่ใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จ?

A: ขึ้นอยู่กับประเภทรายได้:
  • ใบแจ้งหนี้: กรณีภาษีเกิดตอนขายสินค้า
  • ใบเสร็จ: กรณีภาษีเกิดตอนรับชำระ หรือค่าบริการ
  • หากกิจการมีทั้งขายสินค้าและบริการ ควรแยกใบแจ้งหนี้ออกจากกัน

ใบเพิ่มหนี้ / ใบลดหนี้ (Debit Note / Credit Note)

Q15: ใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ต่างกันอย่างไร?

A: ใบเพิ่มหนี้ (DN) ปรับยอดเงินและปริมาณสินค้าให้เพิ่มขึ้น ส่วนใบลดหนี้ (CN) ปรับยอดให้ลดลง เช่น กรณีคิดราคาผิดหรือลูกค้าส่งสินค้าคืน

Q16: Bound กับ Open ในใบปรับหนี้แตกต่างกันอย่างไร?

A: 
  • Bound: ผูกกับใบแจ้งหนี้ต้นตอ โปรแกรมตรวจสอบ Flow อัตโนมัติ ใช้กรณีมีเอกสารอ้างอิง
  • Open: บันทึกโดยตรง ไม่ผูกกับใบสำคัญใด ใช้กรณีลดหนี้ทางการค้าโดยไม่มีต้นตอ

Q17: มีข้อจำกัดด้านวันที่สำหรับใบเพิ่มหนี้/ลดหนี้ขายไหม?

A: มี วันที่ใบเพิ่มหนี้/ลดหนี้ขาย ไม่สามารถบันทึกวันเดียวกับใบแจ้งหนี้ขายได้ ยกเว้นกรณีที่สินค้าทุกรายการในใบนั้นเป็นประเภท Service


ใบวางบิล (Billing)

Q18: ใบวางบิลจำเป็นต้องใช้ทุกครั้งไหม?

A: ไม่จำเป็น ใช้เฉพาะกรณีที่ต้องการดึงระยะเวลาชำระเงินออกไปนอกเหนือจากเครดิตปกติ ควรกำหนดเงื่อนไขให้ชัดเจนว่าจะใช้ขั้นตอนนี้หรือไม่

Q19: ใบวางบิลส่งผลต่อรายงานอายุลูกหนี้อย่างไร?

A: รายงานบิลค้างรับและอายุลูกหนี้อ่านยอดหนี้จากใบแจ้งหนี้เป็นหลัก แต่คำนวณวันครบกำหนดจากใบวางบิล

ใบเสร็จ (Receipt)

Q20: ใบเสร็จบันทึกโดยตรงได้ไหม?

A: ไม่สามารถทำได้ ใบเสร็จต้อง Load จากใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลเท่านั้น ไม่สามารถบันทึกรายการสินค้าโดยตรงได้

Q21: สามารถ Load ใบแจ้งหนี้หลายใบเข้าใบเสร็จใบเดียวได้ไหม?

A: สามารถทำได้ โดย Load ใบแจ้งหนี้หลายรายการและแบ่งชำระแต่ละใบหลายครั้งได้ไม่จำกัด

Q22: ถ้ามีการลดหนี้หลังจากรับชำระแล้ว ยอดที่เกินจะเกิดอะไรขึ้น?

A: ยอดที่เกินมาจะแสดงในรายงานเป็นค่าติดลบ และสามารถนำไปตัดหนี้ในการซื้อขายครั้งต่อไปกับลูกค้ารายนั้นได้

ใบขายสด (Cash Sale)

Q23: ใบขายสดต่างจากใบแจ้งหนี้อย่างไร?

A: ใบขายสดทำหน้าที่เป็นทั้งใบแจ้งหนี้และใบเสร็จในใบเดียวกัน พร้อมใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ใช้กับลูกค้าที่ไม่ต้องตั้งหนี้หรือเป็นลูกค้าขาจร (Walkin)

Q24: ใบขายสดใช้ได้กับลูกค้าที่มีรหัสในระบบไหม?

A: สามารถดำเนินการได้ แต่โปรแกรมจะ Default รหัสลูกค้าเป็น Walkin ซึ่งเหมาะกับการขายที่ไม่ต้องการตั้งหนี้ เช่น ค่าใช้จ่ายเงินสดย่อยหรือลูกค้าขาจร

💡 RESULT (ผลลัพธ์ที่ได้)

Idea
● เข้าใจหน้าที่และความแตกต่างของใบสำคัญแต่ละประเภทในระบบขาย MAC-5 Legacy
● ทราบ Flow การ Load ใบสำคัญที่ถูกต้อง ทำให้บันทึกข้อมูลได้ครบลำดับ
● สามารถเลือกเส้นทาง Flow ที่เหมาะสมกับรูปแบบธุรกิจของแต่ละองค์กรได้

⚠️ WARNING (ข้อควรระวัง)

Alert
● ใบเสร็จ: ต้อง Load จากใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลเท่านั้น ไม่สามารถบันทึกโดยตรงได้
● ใบเพิ่มหนี้/ลดหนี้ (ขาย): วันที่ต้องไม่ตรงกับวันที่ใบแจ้งหนี้ขาย (ยกเว้นสินค้าประเภท Service ทุกรายการ)
● การตรวจสอบวงเงิน: โปรแกรมตรวจเฉพาะที่ใบสั่งขาย/มัดจำ และใบแจ้งหนี้ เมื่อ Save สถานะ Approved
● ใบขายสด: ออกใบกำกับภาษีทันที ให้ระบุเลขใบกำกับภาษีในใบขายสดเสมอ

Version Log

Version: NA

Change: NA

Ref.: 240131_ระบบขาย

บทความเขียนเมื่อ: 260507

    • Related Articles

    • FAQ: ระบบซื้อ MAC-5: ประเภทใบสำคัญและ Flow การทำงาน

      ?SUMMARY (สรุปบทความ) บทความนี้รวบรวมคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับประเภทใบสำคัญทั้ง 10 ประเภทในระบบซื้อของโปรแกรม MAC-5 Legacy และ Flow การทำงานตั้งแต่ใบขอซื้อจนถึงชำระเงิน เหมาะสำหรับ Admin และ User ...

    • 240131 ระบบขาย

      คู่มือการใช้งานโปรแกรม MAC-5 Legacyคู่มือการใช้งานโปรแกรม MAC-5 Legacy ระบบขาย คำจำกัดความ การบันทึกใบสำคัญในระบบขาย เป็นระบบที่ช่วยจัดการรายได้ต่าง ๆ ที่เข้ามาสู่บริษัท ตั้งแต่การเปิดยอดสั่งขาย รวมไปถึงการรับเงิน - ส่งของ ...

    • FAQ: MAC-5 Legacy คืออะไร: คุณสมบัติ ระบบงาน และใบสำคัญทุกประเภท

      MAC-5 Legacy คืออะไร: คุณสมบัติ ระบบงาน และใบสำคัญทุกประเภท ?SUMMARY (สรุปบทความ) บทความนี้อธิบายภาพรวมของโปรแกรม MAC-5 Legacy ซึ่งเป็น Software ERP บัญชีที่พัฒนาและจำหน่ายโดยบริษัท ดับเบิ้ล ไพน์ จำกัด รองรับการทำงานบน Windows ครอบคลุมระบบงาน 5 ระบบ ...

    • FAQ: วิธีบันทึกใบสำคัญใน MAC-5 Legacy มีกี่วิธี และแต่ละวิธีต่างกันอย่างไร? (AR / AP / IC)

      วิธีบันทึกใบสำคัญใน MAC-5 Legacy มีกี่วิธี และแต่ละวิธีต่างกันอย่างไร? (AR / AP / IC) ?SUMMARY (สรุปบทความ) บทความนี้รวบรวมคำถามที่ผู้ใช้ MAC-5 Legacy ถามบ่อยเกี่ยวกับวิธีบันทึกใบสำคัญ ครอบคลุม 5 วิธีหลัก ได้แก่ การบันทึกโดยตรง, Load VC, Copy, Link ...

    • 210914 ระบบงานในโปรแกรม MAC-5 Legacy

      คู่มือการใช้งานโปรแกรม MAC-5 Legacy ระบบงานในโปรแกรม MAC-5 Legacy แบ่งเป็น 5 ระบบงาน ดังนี้ ระบบลูกหนี้ (Accounts Receivable : AR) ระบบขายและลูกหนี้การค้า คือ ระบบที่ช่วยจัดการรายได้ต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการเปิดยอดสั่งขาย ไปจนถึงการรับเงินและส่งของ ...