คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ระบบซื้อเป็นระบบงานสำหรับจัดการค่าใช้จ่ายของบริษัท ครอบคลุมตั้งแต่การจัดซื้อวัตถุดิบ อุปกรณ์ วัสดุสำนักงาน ไปจนถึงการบำรุงรักษาและค่าบริการต่าง ๆ ช่วยให้เห็นภาพรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดและจัดสรรงบประมาณได้อย่างเหมาะสม

Q2: Flow การทำงานในระบบซื้อเป็นอย่างไร?

Flow หลักในระบบซื้อ MAC-5 มีลำดับดังนี้

ใบขอซื้อ  →  ใบเสนอราคา  →  ใบสั่งซื้อ/มัดจำ  →  ใบรับของ  →  ใบแจ้งหนี้  →  ใบวางบิล  →  ใบเสร็จ

กรณีซื้อสด: ใบสั่งซื้อ/มัดจำ  →  ใบซื้อสด (ข้ามขั้นตอนตั้งหนี้ทั้งหมด)

หมายเหตุ: ไม่จำเป็นต้องใช้ทุกใบสำคัญในทุก Transaction ขึ้นอยู่กับนโยบายและรูปแบบการซื้อของแต่ละองค์กร

Q3: ใบขอซื้อ (Purchase Request) ใช้ทำอะไร?

ใบขอซื้อเป็นเอกสารภายในที่แผนกต่าง ๆ ใช้ขออนุมัติจัดซื้อสินค้าและบริการ รายการที่ได้รับอนุมัติสามารถ Load ต่อไปยังใบสั่งซื้อ (PO) ได้โดยตรง

เส้นทางเมนู: การบันทึก > ระบบซื้อ > ใบขอซื้อ

รายงานที่เชื่อมโยง: ใบขอซื้อคงค้าง

Q4: ใบเสนอราคา (Quotation) บันทึกข้อมูลอะไร?

A: ใบเสนอราคาใช้บันทึกราคาที่คู่ค้าแต่ละรายเสนอแข่งขัน เพื่อให้ฝ่ายจัดซื้อเปรียบเทียบทุกเงื่อนไขก่อนตัดสินใจออกใบสั่งซื้อ

เส้นทางเมนู: การบันทึก > ระบบซื้อ > ใบเสนอราคา (ซื้อ)

Q5: ใบสั่งซื้อ/มัดจำ (Purchase Order/Deposit) ต่างจากใบขอซื้ออย่างไร?

ใบสั่งซื้อ/มัดจำเป็นเอกสารยืนยันสัญญาซื้อ-ขายหรือชำระมัดจำล่วงหน้า ต่างจากใบขอซื้อตรงที่มีผลต่อระบบทันที กล่าวคือ

• โปรแกรมสร้างยอด "สินค้าค้างรับ" ทันทีที่บันทึก
• ยังไม่ตัดสต๊อก เนื่องจากยังไม่มีการส่งสินค้าจริง
• ส่งผลต่อรายงานสินค้าถึงกำหนดสั่งซื้อ

เส้นทางเมนู: การบันทึก > ระบบซื้อ > ใบสั่งซื้อ/มัดจำ (ซื้อ)

Q6: ใบรับของ (Delivery Order) บันทึกเมื่อไหร่?

บันทึกเมื่อมีการรับสินค้าจริงจากผู้ขาย โปรแกรมจะเพิ่มสต๊อกและสร้างยอด "ค้างแจ้งหนี้" เพื่อรอออกใบแจ้งหนี้ในขั้นตอนถัดไป

เส้นทางเมนู: การบันทึก > ระบบซื้อ > ใบรับของ (ซื้อ)

รายงานที่เชื่อมโยง: ใบรับของค้างแจ้งหนี้, สินค้าคงเหลือ, สินค้าและวัตถุดิบ (Stock card)

Q7: ใบแจ้งหนี้ (Invoice) มีผลต่อระบบอย่างไร?

ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารตั้งหนี้กับผู้ขาย ส่งผลต่อบัญชีเจ้าหนี้รายตัวทันที ใช้เพื่อเรียกเก็บเงินตามเงื่อนไขการชำระเงินที่กำหนด

เส้นทางเมนู: การบันทึก > ระบบซื้อ > ใบแจ้งหนี้ (ซื้อ)

รายงานที่เชื่อมโยง: บิลค้างจ่าย, อายุเจ้าหนี้, สรุปยอดซื้อรายตัว, VAT/TAX

Q8: ใบเพิ่มหนี้กับใบลดหนี้ต่างกันอย่างไร?

ทั้งสองเอกสารใช้ปรับยอดเงินและปริมาณสินค้าในใบแจ้งหนี้หรือใบรับของโดยอัตโนมัติ แต่ต่างกันที่ทิศทาง

• ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) — ปรับยอดให้เพิ่มขึ้น
• ใบลดหนี้ (Credit Note) — ปรับยอดให้ลดลง

หากมีผลกับสต๊อก โปรแกรมจะปรับยอดรายงานสินค้าค้างรับโดยอัตโนมัติ และในกรณีใบเพิ่มหนี้ จะนำปริมาณมาวางแผนรับสินค้าใหม่ตามวันที่ในใบสั่งซื้อ/มัดจำ

Q9: ใบวางบิล (Billing) มีผลต่อสต๊อกหรือไม่?

ไม่มีผลต่อสต๊อก และไม่ออกใบกำกับภาษี ใบวางบิลทำหน้าที่รวบรวมใบแจ้งหนี้ที่ถึงกำหนดวางบิล สรุปยอดเงินพร้อมเครดิตเทอม และส่งผลต่อระบบการเงินผู้ขายรายตัวเท่านั้น

เส้นทางเมนู: การบันทึก > ระบบซื้อ > ใบวางบิล (ซื้อ)

รายงานที่เชื่อมโยง: บิลค้างจ่าย, อายุเจ้าหนี้ (คำนวณวันครบกำหนดจากใบวางบิล), W/H TAX

Q10: ใบเสร็จ (Receipt) บันทึกโดยตรงได้ไหม?

ไม่ได้ — ใบเสร็จต้อง Load ใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลมาเท่านั้น โดยมีความสามารถดังนี้

• Load หลายใบแจ้งหนี้ในครั้งเดียวได้
• แบ่งชำระหลายครั้งไม่จำกัดจำนวนครั้ง
• หากชำระเกินยอดหนี้ (เช่น มีลดหนี้ภายหลัง) ยอดส่วนเกินจะแสดงเป็นติดลบและนำไปตัดหนี้ครั้งถัดไปได้

เส้นทางเมนู: การบันทึก > ระบบซื้อ > ใบเสร็จ (ซื้อ)

Q11: ใบซื้อสด (Cash Purchase) ใช้กรณีใด และต่างจากใบแจ้งหนี้อย่างไร?

ใบซื้อสดทำหน้าที่เป็นทั้งใบแจ้งหนี้ + ใบเสร็จ + ใบกำกับภาษีในใบเดียว เหมาะกับกรณีดังนี้

• ชำระเงินทันทีโดยไม่ต้องการตั้งหนี้
• ผู้ขายขาจรที่ซื้อไม่บ่อย
• รับ-ส่งข้อมูลกับระบบ POS หรือการซื้อ Online

ต่างจากใบแจ้งหนี้ตรงที่ไม่มีการตั้งหนี้ — ถือว่าชำระเสร็จสิ้นในใบเดียว

เส้นทางเมนู: การบันทึก > ระบบซื้อ > ใบซื้อสด (ซื้อ)

Q12: มีข้อควรระวังในการใช้ใบสำคัญในระบบซื้ออะไรบ้าง?

ข้อควรระวังที่พบบ่อย มีดังนี้

• ใบเสร็จ (ซื้อ) ไม่สามารถบันทึกโดยตรงได้ — ต้อง Load จากใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลเท่านั้น
• ใบวางบิล (ซื้อ) ไม่มีผลต่อสต๊อกและไม่ออกใบกำกับภาษี
• ใบสั่งซื้อ/มัดจำ ส่งผลต่อยอดสินค้าค้างรับ แต่ยังไม่ตัดสต๊อก
• ใบเพิ่มหนี้/ใบลดหนี้ที่มีผลกับสต๊อก โปรแกรมจะปรับยอดรายงานสินค้าค้างรับโดยอัตโนมัติ

💡 RESULT (ผลลัพธ์ที่ได้)

Version Log

Version: NA

Change: NA

Ref.: NA

บทความเขียนเมื่อ: 260507