คู่มือการใช้งาน XMA

(eXtra Mobile and Approval process)

คำจำกัดความและคุณสมบัติ

XMA ย่อมาจาก “eXtra Mobile and Approval process” เป็นระบบเสริมการทำงานในโปรแกรม MAC-5 Legacy XMA version 2 โดย version แรกมีหน้าที่หลักในการอนุมัติกระบวนการซื้อและขายเกินวงเงินที่ได้กำหนดไว้ที่รหัสลูกค้า และผู้ขายแต่ละราย ซึ่งต่างจาก Version 2 ที่ถูกพัฒนาให้สามารถใช้งานได้หลากหลายรูปแบบ และเข้าสู่กระบวนการอนุมัติผ่านเงื่อนไขการทำงานให้กับผู้มีอำนาจในการอนุมัติหรือปฏิเสธผ่านทางระบบมือถือ XMA App และสามารถดู Dashboard 8 Dashboard และรายงานได้อีก 5 รายงาน พร้อมทั้งแสดงข้อมูลแบบสรุปในรูปแบบแดชบอร์ด หรือ กราฟ ผ่านทาง Application XMA 

ระบบ XMA ถูกออกแบบมาให้ตอบโจทย์การทำงานของลูกค้าในทุกประเภทธุรกิจ ให้ความสำคัญด้านการป้องกันและควบคุมการซื้อสินค้าซ้ำซ้อนหรือเกินความจำเป็น อีกทั้งเพื่อให้ผู้บริหารได้รับทราบข้อมูลที่เกี่ยวข้องผ่านทางมือถือ หรืออุปกรณ์ที่สามารถติดตั้ง Application XMA ได้ สามารถติดตั้งผ่านทางระบบปฏิบัติการ iOS และ Android ใน Play store และ App Store

หน้าที่อื่นที่สำคัญของ XMA ได้แก่ การอนุมัติจัดเก็บข้อมูลใบสำคัญอื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวกับวงเงินเครดิตของลูกค้า และผู้ขาย ซึ่งเป็นเงื่อนไขของการกำหนดกระบวนการอนุมัติ ทั้งนี้แต่ละประเภทธุรกิจของลูกค้ามีความแตกต่างกันไป จึงต้องการการช่วยวางระบบเพื่อแนะนำวิธีการทำงาน หลักคิด กำหนดค่าให้สอดคล้องต่อประเภทธุรกิจ 

การใช้งานระบบเสริม XMA

ระบบเสริม XMA ย่อมาจาก “eXtra Mobile and Approval process” เป็นระบบเสริมที่มีความละเอียดอ่อน และยืดหยุ่นสูง สามารถกำหนดหลักการทำงานเพื่อตรวจสอบได้หลากหลายเงื่อนไขการทำงาน ทั้งนี้ยังสามารถใช้งานได้ถึง 4 ระบบด้วยกัน ได้แก่ ระบบลูกหนี้การค้า, ระบบเจ้าหนี้การค้า, ระบบคลังสินค้า และระบบบัญชีแยกประเภท ซึงผู้ใช้งาน XMA ต้องศึกษาหลักการการทำงานและรายละเอียดของโปรแกรมก่อนวางแผนการใช้งาน การใช้บริการวางระบบของบริษัท ดับเบิล ไพน์ จะทำให้ท่านสามารถใช้งาน XMA ได้เกิดประโยชน์สูงสุด 

หน้าที่หลักของระบบ XMA ว่าด้วยการอนุมัติระบบลูกหนี้การค้า, ระบบเจ้าหนี้การค้า, ระบบคลังสินค้า และระบบบัญชีแยกประเภท โดยท่านสามารถกำหนดเงื่อนไข/กฎ เป็นลำดับๆ ให้แก่ผู้มีหน้าที่ในการพิจารณาอนุมัติหรือปฏิเสธการอนุมัติ ได้สูงสุดถึง 4 ระดับ เพื่อกระจายอำนาจและความรับผิดชอบในการบริหารการซื้อและการขาย  สามารถกำหนดด้วยหลักการสำคัญ เช่น ยอดเงิน จำนวนงวดการชำระ เครดิต(วัน)  ใส่ใจเรื่องกำหนดยืนราคา  กำหนดวันส่ง/รับสินค้า สถานที่ส่ง/รับสินค้า  และแม้แต่ประเด็นสินค้าในรายการด้วย เป็นต้น

สามารถกำหนดกฎเกณฑ์ เงื่อนไข ใช้เป็นเกณฑ์ในการตรวจสอบเงื่อนไขแต่ละใบสำคัญ โดยสามารถกำหนดกฎเกณฑ์และนำส่งใบสำคัญเข้าสู่กระบวนการอนุมัติได้หลากหลายประเด็น อันได้แก่

5. C1 จำนวนเงินเครดิต วงเงินซื้อหรือขาย ตามที่ได้กำหนดไว้ที่รหัสผู้ขายและรหัสลูกค้า 
6. C2 เกินเครดิตเทอม (วัน) ตามที่กำหนดไว้ในรหัสลูกค้าและรหัสผู้ขาย เมื่อบันทึกใบสำคัญที่เกี่ยวข้องหากระบุจำนวนเครดิต (วัน) เกินจะเข้าสู่กระบวนการอนุมัติทันที
7. D5 ยอดส่วนลดทั้งหมด ใบสำคัญเมื่อบันทึกด้วบส่วนลดท้ายบิลหรือส่วนลดในรายการจะเข้าสู่กระบวนการอนุมัติทันที
8. V1 หมวดหมู่ใบสำคัญ (Genre) อ่านจากเลขที่เอกสารที่ถูกกำหนดไว้ที่รหัสเอกสาร Genre
9. V2 เลขใบสำคัญ อ่านจากเลขที่เอกสาร กำหนดเงื่อนไขว่าต้องมี IV ไม่ว่าจะบันทึกด้วย Genre 

หรือ Manual จะเข้าเงื่อนไขทันที

10. V4 วันรับส่งของ (จากวันที่ใบสำคัญ) บันทึกใบสำคัญด้วยวันที่ 1/1/2568 โดยนัดรับ-ส่งของ วันที่ 6/2/2568 กรณีนี้อาจเกิดจากสินค้าขาดสต๊อกได้
11. S2 วันหมดอายุคงเหลือ ใช้สำหรับตรวจสอบอายุสินค้าคงเหลือ สำหรับการซื้อหรือขาย เช่น สินค้า FG01 อายุสินค้าต่ำกว่า 30 วัน หากขายสินค้า FG01 อายุสินค้าคงเหลือ 18 วัน จะเข้าเงื่อนไขทันที่ 
12. CRE รหัสผู้ขาย ผู้ขายรายนี้ขายสินค้าด้วยราคาสูงกว่าตลาด หากสั่งซื้อสินค้าผู้ขายรายนี้จะเข้าเงื่อนไขทันที่ 
13. JOB รหัสงาน/โครงการ สำหรับกำหนดเงื่อนไขของงาน/โครงการ เช่น โครงการที่ถูกปิดไปแล้ว แต่ยังคงซื้อสินค้าสำหรับงาน/โครงการนี้ จะเข้าเงื่อนไขทันที
14. ACC รหัสบัญชี เงื่อนไขตรวจสอบเฉพาะรหัสที่กำหนด เช่น รหัสเงินทดรองจ่าย หากบันทึกใบสำคัญด้วยรหัสดังกล่าวจะเข้าเงื่อนไขทันที

1. กระบวนการอนุมัติและการกำหนดเงื่อนไข กฎเกณฑ์บน MAC-5 Legacy

ระบบเสริม XMA สามารถกำหนดกฎเกณฑ์ เงื่อนไข ใช้เป็นเกณฑ์ในการตรวจสอบเงื่อนไขแต่ละใบสำคัญ โดยสามารถกำหนดกฎเกณฑ์และนำส่งใบสำคัญเข้าสู่กระบวนการอนุมัติได้ทั้งหมด 4 ระบบ คือ ระบบลูกหนี้การค้า, ระบบเจ้าหนี้การค้า, ระบบคลังสินค้า และระบบบัญชีแยกประเภท โดยสามารถกำหนดผู้อนุมัติได้ 4 ระดับ,  กำหนดผู้อนุมัติสูงสุด (Super-Approver) และระบุผู้ที่เกี่ยวข้อง ที่ต้องการให้ทราบในแต่ละกระบวนการอนุมัติได้ ทั้งนี้สามารถเลือกใช้ Bypass เพื่อส่งต่อไปยังผู้อนุมัติระดับถัดไป เมื่อครบกำหนดระยะเวลา โปรแกรมจะเริ่มนับเวลาการส่งข้อมูลไปยังระดับถัดไปทันที กระบวนการอนุมัติใบสำคัญนี้ สามารถอนุมัติได้ทั้งใน MAC-5 Legacy และอนุมัติบนอุปกรณ์พกพา Mobile App ได้ โดยมีรายละเอียดและหลักการทำงาน ดังนี้ 

6. ผู้อนุมัติระดับ 1
7. ผู้อนุมัติระดับ 2
8. ผู้อนุมัติระดับ 3
9. ผู้อนุมัติระดับ 4
10. ผู้อนุมัติสูงสุด (Super-Approver)
11. แจ้งผู้เกี่ยวข้อง

2. การอนุมัติบน XMA Mobile

การอนุมัติใบสำคัญบน XMA Mobile เป็นการทำงานต่อเนื่องจากโปรแกรม MAC-5 Legacy สามารถอนุมัติได้กับทุกประเภทใบสำคัญที่เข้าเงื่อนไขการทำงานกระบวนการอนุมัติ โดยขั้นตอนการอนุมัติของ XMA สามารถ “คอมเม้น”การอนุมัติหรือปฎิเสธได้

3. รายงาน และ Dashboard บน XMA Mobile

แสดงข้อมูลรายงาน และ Dashboard บนอุปกรณ์พกพา XMA Mobile/Web โดยแสดงข้อมูลด้านซื้อ ด้านขาย และเปรียบเทียบด้านซื้อ-ขาย รวมทั้งหมด 5 รายงานและ 8 Dashboard ดังนี้

รายงาน

• ข้อมูลการขาย / Sales Information
• สรุปยอดขายรายเดือนรายคน / Monthly Sales by Person
• ปริมาณสินค้าคงเหลือ / Inventory Balance
• ลูกหนี้คงค้าง / Receivables
• เจ้าหนี้คงค้าง / Payables

Dashboard

• ยอดขายรายคน 10 อันดับแรกเดือนนี้ / Top 10 Sales by Persons This Month 
• ยอดขายรายลูกค้า 10 อันดับแรก (6ด) / Top 10 Sales by Customers (6m)
• ยอดขายรายสินค้า 10 อันดับแรก (3ด) / Top 10 Sales by Products (3m)
• สินค้ากำไรสูงสุด 10 อันดับแรก (3ด) / Top 10 Most Profitable Products (3m)
• สินค้ากำไรต่ำสุด 10 อันดับแรก (3ด) / Top 10 Least Profitable Products (3m)
• ยอดซื้อรายสินค้า 10 อันดับแรก (3ด) / Top 10 Purchased Products (3m)
• ยอดซื้อรายผู้ขายสูงสุด 10 อันดับแรก (6ด) / Top 10 Purchases by Suppliers (6m)
• หนี้ค้างรับและค้างจ่าย / Receivables and Payables

4. เงื่อนไขและกฎกระบวนการอนุมัติ
   

1. การกำหนดกระบวนการอนุมัติ

เมื่อใช้งานระบบ XMA จะต้องกำหนดสิทธิผู้ใช้งาน และกระบวนการอนุมัติเงื่อนไขกฎให้แก่ผู้ใช้งาน ที่ได้รับสิทธิในการอนุมัติใบสำคัญ หากไม่กำหนดรายชื่อในส่วนนี้ ผู้ไม่มีรายชื่อจะไม่สามารถอนุมัติใบสำคัญได้ โดยผู้กำหนดสิทธิการใช้งาน User XMA และเงื่อนไขกฎกำหนดได้เฉพาะสิทธิ ADMIN เท่านั้น วิธีการกำหนดสิทธิ User และกระบวนการอนุมัติมี 2 ขั้นตอน ดังนี้

1. คลิกที่เมนู “การใช้งาน” จากนั้นเลือก “กำหนดสิทธิการใช้งานและโปรไฟล์” 

2. จากนั้นเลือกเมนู “กำหนดผู้ใช้งาน”

3. หน้าผู้ใช้งานระบบ โปรแกรมเพิ่มคอลัมน์ “M5L Mobile” เพื่อกำหนดผู้มีสิทธิเข้าใช้งานระบบ XMA โดยจะปรากฏปุ่มสี โดยมีรายละเอียดดังนี้

• สีฟ้า       สำหรับการใช้งาน XMA ผ่านโปรแกรม MAC-5 Legacy เท่านั้น
• สีส้ม       สำหรับการใช้งาน XMA ผ่านโปรแกรม Mobile app เท่านั้น
• สีฟ้า-ส้ม  สำหรับการใช้งาน XMA ผ่านโปรแกรม MAC-5 Legacy และ Mobile app

ทั้งนี้หาก User มีสถานะ Inactive จะไม่สามารถเข้าใช้งานโปรแกรม MAC-5 Legacy หรือ Mobile App ได้ เนื่องจากสิทธิถูกปิดการใช้งาน และสถานะ Active สามารถเข้าใช้งาน MAC-5 Legacy หรือ Mobile App เพื่ออนุมัติใบสำคัญได้

4. หน้าจอ “กำหนดสิทธิการใช้งานและโปรไฟล์” เลือกเมนู “การใช้งาน XMA”

หน้าจอกำหนดสิทธิการเข้าถึง XMA รายละเอียดมีดังนี้

5. บริษัททำการ เลือกบริษัททำการที่ต้องการกำหนดการเข้าใช้งาน XMA โปรแกรมจะแสดงเฉพาะบริษัทที่ใช้งาน XMA เท่านั้น
6. Active แสดงสถานะของผู้ใช้งาน โดยดึงข้อมูลมากจากหน้า “กำหนดผู้ใช้งาน” เพื่อแสดงให้ Admin ทราบว่าผู้ใช้งานรายใด Active/Inactive หากสิทธิการใช้งานของผู้ใช้งานรายใด Inactive อยู่จะต้องไปเปิดเป็น Active ที่หน้า “กำหนดผู้ใช้งาน” ก่อน เนื่องจากไม่สามารถกำหนดสถานะผู้ใช้งานที่หน้านี้ได้ ใช้ดูเท่านั้น
7. รหัสผู้ใช้งาน แสดงรหัสผู้ใช้งานที่สามารถใช้งาน XMA ได้ ดึงข้อมูลมากจากหน้า “กำหนดผู้ใช้งาน”
8. ชื่อผู้ใช้งาน แสดงชื่อ User ของผู้ใช้งานดึงข้อมูลมากจากหน้า “กำหนดผู้ใช้งาน”
9. ระดับบริหารรายงานระบบขาย สำหรับกำหนดสิทธิการเข้าใช้รายงานบริหารการขาย 2 รายงาน และ 3 Dashboard ได้แก่ 

• รายงาน

• สรุปยอดขายรายเดือนรายคน / Monthly Sales by Person
• ลูกหนี้คงค้าง / Receivables

• Dashboard

• ยอดขายรายคน 10 อันดับแรกเดือนนี้ / Top 10 Sales by Persons This Month
• สินค้ากำไรสูงสุด 10 อันดับแรก (3ด) / Top 10 Most Profitable Products (3m)
• สินค้ากำไรต่ำสุด 10 อันดับแรก (3ด) / Top 10 Least Profitable Products (3m)

6. ระดับผู้ปฏิบัติรายงานระบบขาย สำหรับกำหนดสิทธิการเข้าใช้รายงานปฏิบัติการขาย 2 รายงาน และ 2 Dashbord ได้แก่ 

• รายงาน

• ข้อมูลการขาย / Sales Information
• สินค้าคงเหลือ / Inventory Balance

• Dashboard

• ยอดขายรายลูกค้า 10 อันดับแรก (6ด)
• ยอดขายรายสินค้า 10 อันดับแรก (3ด)

7. ระดับบริหารรายงานระบบซื้อ สำหรับกำหนดสิทธิการเข้าใช้รายงานบริหารการซื้อ 1 รายงาน ได้แก่

• รายงาน

-    เจ้าหนี้คงค้าง

8. ระดับผู้ปฎิบัติรายงานระบบซื้อ สำหรับกำหนดสิทธิการเข้าใช้รายงานปฏิบัติการซื้อ 2 Dashbord ได้แก่

• Dashboard 

-    ยอดซื้อรายสินค้า 10 อันดับแรก (3ด) / Top 10 Sales by Products (3m)

-    ยอดซื้อรายผู้ขายสูงสุด 10 อันดับแรก (6ด) / Top 10 Purchases by Suppliers (6m)

9. ระดับบริหารเปรียบเทียบหนี้รับจ่าย สำหรับกำหนดสิทธิการเข้าใช้รายงานบริหารเปรียบเทียบหนี้รับจ่าย 1 Dashbord ได้แก่ หนี้ค้างรับและค้างจ่าย / Receivables and Payables

***การเปิด/ปิด การเข้าใช้งาน XMA Mobile ให้เลือกเรื่องที่ต้องการ แล้วดับเบิลคลิกในบรรทัดของผู้ใช้งานเพื่อเปิด () หรือปิด () การใช้งานใน XMA Mobile ในแต่ละเรื่อง

10. รายชื่อ-จำนวนผู้ใช้งาน XMA แสดงรายชื่อผู้มีสิทธิเข้าถึงการใช้งาน XMA และแสดงจำนวนผู้มีสิทธิเข้าใช้งาน XMA ตามจำนวนที่กำหนดไว้ใน CAC 

5. จากนั้นเลือกเมนู “กระบวนการอนุมัติ”

แ

โปรแกรมแสดงหน้าจอกระบวนการอนุมัติ (XMA)  ใช้สำหรับเลือกบริษัททำการที่ต้องการกำหนดเงื่อนไขและกฎ โดยบริษัทที่แสดงให้เลือกจะแสดงเฉพาะบริษัทที่ใช้งาน XMA เท่านั้น 

6. โปรแกรมจะแสดงหน้าจอกระบวนการอนุมัติ (XMA) ให้คลิกเลือกบริษัททำการที่ต้องการกำหนดเงื่อนไขและกฎ แสดงเฉพาะบริษัทที่ใช้งาน XMA เท่านั้น 

*** จำนวนบริษัทและผู้ใช้งานที่สามารถใช้ XMA ได้ เป็นไปตามที่กำหนดไว้ใน “Licensing Information” 

7. กำหนดใบสำคัญที่ต้องการเข้ากระบวนการอนุมัติ สามารถกำหนดได้ 4 ระบบ ประกอบด้วย ระบบเจ้าหนี้การค้า, ระบบลูกหนี้การค้า, ระบบคลังสินค้า และระบบบัญชีแยกประเภท โดยแต่ละระบบมีวิธีการใช้งานมีดังนี้

1. กระบวนการอนุมัติ ใช้สำหรับการกำหนดประเภทใบสำคัญ ที่ต้องการให้เข้าสู่กระบวนการอนุมัติ

1. ประเภทใบสำคัญ คลิกปุ่ม “NEW” โปรแกรมแสดงปุ่ม “Drop down” เพื่อเลือกรายการใบสำคัญ ให้ดับเบิลคลิกใบสำคัญที่ต้องการ โดยชื่อใบสำคัญหากมีการ “กำหนดชื่อเรียก” โปรแกรมจะแสดงชื่อใบสำคัญตามที่กำหนด

2. ชื่อเรียก สำหรับกำหนดชื่อเรียกของประเภทใบสำคัญ หรือแสดงถึงการใช้งานใบสำคัญ เช่น กำหนดสมุดรายวันขาย ใช้ชื่อเรียก ขายสินค้า-ยอด 10,000 บาท

3. Active ติ๊กที่ช่องนี้เพื่อ เปิด/ปิดการใช้งานไม่ให้เข้าสู่กระบวนการอนุมัติใบสำคัญนี้ 

     =  ใช้งานได้ (Active)

     =  ห้ามใช้งาน (Inactive)

ใบสำคัญที่ Active เมื่อบันทึกข้อมูลที่เป็นไปตามเงื่อนไขกฎใบสำคัญจะเข้าสู่กระบวนการอนุมัติทันที หากใบสำคัญ Inactive จะไม่เข้าสู่กระบวนการอนุมัติแม้จะเข้าเงื่อนไขกฎก็ตาม

4. ผู้อนุมัติและผู้เกี่ยวข้อง แสดงผู้มีสิทธิอนุมัติ และผู้เกี่ยวข้องกับกระบวนการอนุมัติ ไม่สามารถแก้ไขหรือบันทึกข้อมูลเองได้จากหน้างานนี้ เนื่องจากเป็นข้อมูลที่ถูกดึงมาเพื่อแสดงผลเท่านั้น หากต้องการแก้ไขสามารถแก้ได้จากข้อ 2 (3)

2. เงื่อนไขและกฎ ใช้สำหรับกำหนดเงื่อนไขและกฎเพื่อให้เข้าสู่กระบวนการอนุมัติ สามารถ Copy ประเภทใบสำคัญได้เมื่อ Copy แล้วไม่สามารถเปลี่ยนประเภทใบสำคัญได้

1. ประเภทใบสำคัญ โปรแกรม Default มาจากข้อ 1 สามารถบันทึกเพิ่มได้เฉพาะ “ชื่อเรียกกฎ”เพื่อใช้สำหรับแสดงชื่อเมื่อเข้าสู่กระบวนการอนุมัติ 

2. เงื่อนไขกฎ ใช้สำหรับกำหนดเงื่อนไขของแต่ละประเภทใบสำคัญ โดยแต่ละเงื่อนไขนั้นสามารถกำหนดหลักเกณฑ์เพื่อเข้าสู่กระบวนการอนุมัติได้ เช่น เงื่อนไข “G1 ยอดเงินของใบสำคัญ” หลักเกณฑ์ “>=, 10,000” 

• เงื่อนไข และ/หรือกฎ ใช้สำหรับการกำหนดเงื่อนไข “AND” กับ “OR” จะต้องสอดคล้องกับการกำหนดเงื่อนไขกฎ 1-4 ดังนี้

• AND คือ ต้องมีข้อมูลตามเงื่อนไขกฎ X และ X ถึงจะเข้าสู่กระบวนกรอนุมัติ
• OR คือ ต้องมีข้อมูลตามเงื่อนไขกฎ X หรือ X ถึงจะเข้าสู่กระบวนกรอนุมัติ
• กำหนดเงื่อนไขกฎ 2 ข้อ เลือก 2 item (1) AND (2) คือ เมื่อบันทึกใบสำคัญจะเข้ากระบวนการอนุมัติต่อเมื่อเข้าเงื่อนไขกฎข้อ 1 และ ข้อ 2 
• กำหนดเงื่อนไขกฎ 2 ข้อ เลือก 2 item (1) OR (2) คือ เมื่อบันทึกใบสำคัญจะเข้ากระบวนการอนุมัติต่อเมื่อเข้าเงื่อนไขกฎข้อ 1 หรือ ข้อ 2 
• กำหนดเงื่อนไขกฎ 3 ข้อ เลือก 3 item (1) AND ((1) OR (2)) คือ เมื่อบันทึกใบสำคัญจะเข้ากระบวนการอนุมัติต่อเมื่อเข้าเงื่อนไขกฎข้อ 1 และ เงื่อนไขข้อ 2 หรือ 3 

3. ผู้อนุมัติ ใช้สำหรับกำหนดผู้มีสิทธิอนุมัติในระดับต่างๆ สามารถกำหนดได้สูงสุด 4 ระดับ วิธีการกำหนดดังนี้

• ผู้อนุมัติระดับ 1-4 ผู้อนุมัติแต่ละระดับสามารถกำหนดผู้อนุมัติได้มากกว่า 1 คนไม่จำกัดจำนวนผู้อนุมัติ โดยชื่อผู้อนุมัติห้ามซ้ำกันทุกระดับ และต้องสอดคล้องกับ “จำนวนผู้อนุมัติ” 

• จำนวนผู้อนุมัติ เงื่อนไขสำหรับ “ผู้อนุมัติระดับ 1-4” โดยผู้อนุมัติต้องทำการอนุมัติตามจำนวนผู้อนุมัติ เช่น ผู้อนุมัติระดับ 1 จำนวน 2 คน มีจำนวนผู้อนุมัติ 1 คน หมายความว่าเมื่อ 1 ใน 2 User อนุมัติใบสำคัญ ใบสำคัญนั้นจะถูกส่งต่อไปยังระดับถัดไปทันที โดยไม่ต้องอนุมัติถึง 2 คน 

• อนุมัติ (วัน) กำหนดจำนวนวัน สำหรับส่งต่อการอนุมัติไปยังระดับถัดไป เมื่อผู้อนุมัติไม่ทำการอนุมัติภายในระยะเวลาที่กำหนด โปรแกรมจะส่งต่อไปยังระดับถัดต่อเมื่อติ๊ก Bypass เท่านั้น

• Bypass การส่งต่อไปยังผู้อนุมัติระดับถัดไป เมื่อครบกำหนดระยะเวลาตาม “อนุมัติ (วัน)” โปรแกรมจะเริ่มนับเวลาการส่งข้อมูลไปยังระดับถัดไปหลังจากการแก้ไขข้อมูลหลังสุดที่เข้าสู่กระบวนการอนุมัติ 

• แจ้งผู้เกี่ยวข้อง แจ้งเตือนไปยังผู้เกี่ยวข้องของฝ่าย เพื่อรับทราบข้อมูลเอกสารอยู่ระหว่างขั้นตอนการอนุมัติ ซึ่งผู้เกี่ยวข้องไม่มีสิทธิอนุมัติใบสำคัญในกระบวนการอนุมัติ จะได้เพียงข้อความแจ้งเตือนเท่านั้น

• ผู้อนุมัติสูงสุด (Super-Approver) ผู้มีสิทธิอนุมัติสูงสุด โดยสิทธิอยู่สูงกว่า “ระดับผู้อนุมัติ 1-4” ใช้สำหรับอนุมัติเอกสารตกค้าง หรือผู้อนุมัติในขั้นตอนนั้นๆถูก Inactive

ข้อควรระวัง สิทธิ Super-Approver หน้าที่ไม่เหมือนกับสิทธิ ADMIN โปรแกรม MAC-5 Legacy ควรกำหนดสิทธิให้สามารถทำได้เฉพาะเรื่องเท่านั้น หากสามารถทำได้ทุกอย่างในโปรแกรมอาจเกิดข้อผิดพลาดหรือข้อมูลถูกลบได้หากไม่ระวัง และสิทธิ Super-Approver ไม่ควรให้ผู้อื่นทราบรหัสผ่าน เนื่องจากอาจเข้าไปอนุมัติใบสำคัญข้ามระดับได้ 

3. ประเภทใบสำคัญ ใช้สำหรับกรองข้อมูลเพื่อความสะดวกในการเลือกใบสำคัญที่ต้องการกำหนดเงื่อนไขและกฎ สามารถเลือกได้โดยการคลิกที่ “Drop down” จากนั้นเลือกใบสำคัญที่ต้องการค้นหา

การอนุมัติใบสำคัญ MAC-5 Legacy

ขั้นตอนกระบวนการอนุมัติใบสำคัญ ซึ่งโปรแกรมตรวจสอบเงื่อนไขกฎของระบบเจ้าหนี้การค้า, ระบบลูกหนี้การค้า, ระบบคลังสินค้า และระบบบัญชีแยกประเภท โดยการตรวจสอบเงื่อนไขจะมีหลักการ ดังนี้

1. หลักการอนุมัติด้านซื้อ 

การอนุมัติใบสำคัญ โปรแกรมตรวจประเภทใบสำคัญและเงื่อนไขกฎ โดยผู้มีสิทธิอนุมัติใบสำคัญจะต้องเป็นผู้มีรายชื่ออยู่ในผู้อนุมัติใบสำคัญ หากผู้ไม่มีสิทธิอนุมัติทำการอนุมัติใบสำคัญ จะไม่สามารถอนุมัติได้พร้อมแจ้งเตือน ซึ่งเป็นไปตามเงื่อนไขหน้าการกำหนด “กระบวนการอนุมัติ” รายละเอียดดังนี้

1. การอนุมัติด้านซื้อ

1. ผู้อนุมัติใบสำคัญจะต้องมีสิทธิในการอนุมัติ และมีรายชื่ออยู่ในหน้ากำหนดเงื่อนไขกระบวนการอนุมัติ

2. ใบสำคัญที่เข้าสู่กระบวนการอนุมัติได้ ต้องเข้าเงื่อนไขที่กำหนดเฉพาะของใบสำคัญนั้นๆ โดยอ่านจากลำดับที่ 1 ก่อนเสมอ หากเข้าเงื่อนไขลำดับใดก่อน จะเข้าสู่กระบวนการอนุมัติทันที หากไม่เข้าเงื่อนไขใดเลยโปรแกรมจะทำงานตามมาตรฐานของโปรแกรม 

ตัวอย่าง 

1. เงื่อนไขกฎใบสั่งซื้อ/มัดจำ

• V2 เลขใบสำคัญ,  Contain,  BB
• V1 หมวดหมู่ใบสำคัญ (Genre),  Contain, BB-YYDD-XXXX

2. กรณีผู้ใช้งาน ND บันทึกใบสั่งซื้อ/มัดจำ รายละเอียดดังนี้

• เลขที่เอกสารใบสั่งซื้อ/มัดจำ BB-2508-0001
• บันทึกใบสำคัญสถานะ Approved^

3. กรณีบันทึกใบสำคัญด้วย Process Approved^ หรือ Pending โปรแกรมจะตรวจสอบประเภทใบสำคัญและเงื่อนไข หากเข้าเงื่อนไขจะแสดงข้อความแจ้งเตือน “APPROVAL PROCESS” พร้อมแสดง “ชื่อ” กระบวนการอนุมัติและกฎ จากนั้นคลิก “Approve” เพื่อจัดเก็บใบสำคัญและเข้าสู่กระบวนการอนุมัติ หากไม่เข้าเงื่อนไขโปรแกรมจะจัดเก็บใบสำคัญทันที 

• กรณีคลิก “Pending” โปรแกรมจะบันทึกใบสำคัญด้วย Process  “Pending”

4. เมื่อคลิก “Approve” โปรแกรมจะเข้าสู่กระบวนการอนุมัติ เปลี่ยนสถานะการอนุมัติใบสำคัญจาก “Approved^” เป็น “Req.Appr [Level x x|x]^” เข้าสู่กระบวนการอนุมัติใบสำคัญโดย XMA

5. โปรแกรมแจ้งเตือนผู้อนุมัติและผู้เกี่ยวข้อง เพื่อให้ทำการ “Approve” หรือ “Reject” โดยสามารถดับเบิลคลิกรายการแจ้งเตือนให้พาไปยังหน้าการอนุมัติใบสำคัญ

4. Icon ระฆัง สำหรับการแจ้งเตือนอนุมัติรายการ
5. Mark all as read ใช้สำหรับการอ่านข้อความแจ้งเตือนทั้งหมดในครั้งเดียว
6. Showing all ใช้สำหรับแสดงข้อความแจ้งเตือนทั้งหมด โดยแสดงข้อความที่ถูกอ่านแล้ว และข้อความที่ยังไม่ถูกอ่าน
7. Showing unread ใช้สำหรับแสดงข้อความแจ้งเตือนที่ยังไม่ถูกอ่าน

2. กระบวนการอนุมัติด้านซื้อ 

1. หน้าแสดงรายการใบสำคัญ แสดงรายการใบสำคัญที่เกี่ยวข้องกับ XMA โดยจะปรากฏปุ่มสีในคอลัมน์ “Apr” และปุ่มสีสี่เหลี่ยมในคอลัมน์ “XMA” โดยมีรายละเอียด ดังนี้

• สีเขียว   คือ ใบสำคัญเข้าสู่กระบวนการอนุมัติ เมื่อเข้าสู่กระบวนการอนุมัติ ใบสำคัญจะถูกล็อกไม่ให้แก้ไข

และไม่อนุญาตให้ยกเลิกระหว่างกระบวนการอนุมัติหากต้องการยกเลิก ทำได้โดยการกด   

“Reject” ใบสำคัญก่อน จึงจะสามารถ Cancel ใบสำคัญได้

• สีส้ม     คือ ผู้อนุมัติระดับ x “Reject” ใบสำคัญ
• สีน้ำเงิน คือ ใบสำคัญถูกอนุมัติเรียบร้อยแล้ว 

2. ผู้มีสิทธิอนุมัติทำการอนุมัติโดยคลิกปุ่ม “Req.Appr [Level x x|x]^” โปรแกรมแสดงหน้าแจ้งเตือนเพื่อเพิ่มข้อความ Memo ไปยังผู้อนุมัติระดับถัดไป หรือแจ้งแก้ไขเนื้อหาที่ไม่ถูกต้องกรณีกด Reject

• Reject ปฏิเสธอนุมัติใบสำคัญ ใบสำคัญจะถูกบันทึกด้วย Process “Reject”
• Approve อนุมัติใบสำคัญ ใบสำคัญจะถูกบันทึกด้วย Process “Req.Appr [Level x x|x]^” เพื่อให้ผู้อนุมัติลำดับถัดไปอนุมัติต่อ

3. ในกรณีที่ไม่มีสิทธิอนุมัติใบสำคัญ โปรแกรมแจ้งเตือนดังรูปภาพ

4. หากผู้อนุมัติทำการอนุมัติใบสำคัญครบทุกระดับเรียบร้อยแล้ว ปุ่ม “Req.Appr [Level x x|x]^” จะถูกเปลี่ยนเป็น “Approved^” 

• เมื่อจบกระบวนการอนุมัติแล้ว ND ทำการแก้ไขเพิ่ม/ลบ รายการสินค้าและบันทึกใบสำคัญอีกครั้ง โปรแกรมจะไม่ส่งไปยังกระบวนการอนุมัติอีก เนื่องจากใบสำคัญอยู่ใน Process Req.Appr^ 

เรียบร้อยแล้ว

• หากแก้ไขเพิ่ม/ลบ รายการสินค้าและต้องการให้เข้าสู่กระบวนการอนุมัติอีกครั้ง Process ใบสำคัญต้องเป็น Pending หรือ Reject จากนั้นเปลี่ยนป็น Req.Appr^ เพื่อเข้าสู่กระบวนการอนุมัติใหม่อีกครั้ง
• เมื่อคลิกขวา Req.Appr^ โปรแกรมแสดงประวัติการอนุมัติใบสำคัญและคอมเม้นทั้งจากผู้อนุมัติทุกระดับ

***ข้อควรระวัง ในการกำหนดสิทธิผู้ใช้งานแต่ละรายของ ADMIN ในหน้ากำหนดการใช้งานและโปรไฟล์ หากกำหนดสิทธิใช้สามารถ Edit/Delete ได้ทุกใบสำคัญ ทุกระบบ และผู้ใช้งานที่ไม่มีรายชื่อหน้ากำหนดกระบวนการผู้อนุมัติของ XMA จะสามารถ Edit/Delete ใบสำคัญได้ตามสิทธิโปรไฟล์ ซึ่งอาจเกิดความเสียหายได้

เช่น ND มีสิทธิตามโปรไฟล์ Edit/Delete ทุกระบบ - ทำให้ ND มีสิทธิ Edit/Delete ใบสำคัญที่ผ่านกระบวนการอนุมัติแล้วได้ ตามสิทธิโปรไฟล์ของ ND

2. หลักการอนุมัติด้านขาย

การอนุมัติใบสำคัญ โปรแกรมตรวจประเภทใบสำคัญและเงื่อนไขกฎ โดยผู้มีสิทธิอนุมัติใบสำคัญจะต้องเป็นผู้มีรายชื่ออยู่ในผู้อนุมัติใบสำคัญ หากผู้ไม่มีสิทธิอนุมัติทำการอนุมัติใบสำคัญ จะไม่สามารถอนุมัติได้พร้อมแจ้งเตือน ซึ่งเป็นไปตามเงื่อนไขหน้าการกำหนด “กระบวนการอนุมัติ” รายละเอียดดังนี้

1. การอนุมัติด้านขาย

1. ผู้อนุมัติใบสำคัญจะต้องมีสิทธิในการอนุมัติ และมีรายชื่ออยู่ในหน้ากำหนดเงื่อนไขกระบวนการอนุมัติ

2. ใบสำคัญที่เข้าสู่กระบวนการอนุมัติได้ ต้องเข้าเงื่อนไขที่กำหนดเฉพาะของใบสำคัญนั้นๆ โดยอ่านจากลำดับที่ 1 ก่อนเสมอ หากเข้าเงื่อนไขลำดับใดก่อน จะเข้าสู่กระบวนการอนุมัติทันที หากไม่เข้าเงื่อนไขใดเลยโปรแกรมจะทำงานตามมาตรฐานของโปรแกรม 

ตัวอย่าง 

1. เงื่อนไขกฎใบแจ้งหนี้ (ขาย)

• S ราคาขายต่ำกว่าทุน

2. กรณีผู้ใช้งาน ND บันทึกใบแจ้งหนี้ขาย รายละเอียดดังนี้

• เลขที่เอกสารใบแจ้งหนี้ขาย IVE-2508-015
• สินค้าราคาต่อหน่วยต่ำกว่าต้นทุนซื้อ 
• บันทึกใบสำคัญสถานะ Approved^

3. กรณีบันทึกใบสำคัญด้วย Process Approved^ หรือ Pending โปรแกรมจะตรวจสอบประเภทใบสำคัญและเงื่อนไข หากเข้าเงื่อนไขจะแสดงข้อความแจ้งเตือน “APPROVAL PROCESS” พร้อมแสดง “ชื่อ” กระบวนการอนุมัติและกฎ จากนั้นคลิก “Approve” เพื่อจัดเก็บใบสำคัญและเข้าสู่กระบวนการอนุมัติ หากไม่เข้าเงื่อนไขโปรแกรมจะจัดเก็บใบสำคัญทันที 

• กรณีคลิก “Pending” โปรแกรมจะบันทึกใบสำคัญด้วย Process  “Pending”

4. เมื่อคลิก “Approve” โปรแกรมจะเข้าสู่กระบวนการอนุมัติ เปลี่ยนสถานะการอนุมัติใบสำคัญจาก “Approved^” เป็น “Req.Appr [Level x x|x]^” เข้าสู่กระบวนการอนุมัติใบสำคัญโดย XMA

5. โปรแกรมแจ้งเตือนผู้อนุมัติและผู้เกี่ยวข้อง ให้ทำการ “Approve” หรือ “Reject” โดยสามารถดับเบิลคลิกรายการแจ้งเตือนเพื่อพาไปยังหน้าการอนุมัติใบสำคัญได้

4. Icon ระฆัง สำหรับการแจ้งเตือนอนุมัติรายการ
5. Mark all as read ใช้สำหรับการอ่านข้อความแจ้งเตือนทั้งหมดในครั้งเดียว
6. Showing all ใช้สำหรับแสดงข้อความแจ้งเตือนทั้งหมด โดยแสดงข้อความที่ถูกอ่านแล้ว และข้อความที่ยังไม่ถูกอ่าน
7. Showing unread ใช้สำหรับแสดงข้อความแจ้งเตือนที่ยังไม่ถูกอ่าน

2. กระบวนการอนุมัติด้านขาย 

1. หน้าแสดงรายการใบสำคัญ แสดงรายการใบสำคัญที่เกี่ยวข้องกับ XMA โดยจะปรากฏปุ่มสีในคอลัมน์ “Apr” และปุ่มสีสี่เหลี่ยมในคอลัมน์ “XMA” โดยมีรายละเอียด ดังนี้

• สีเขียว   คือ ใบสำคัญเข้าสู่กระบวนการอนุมัติ เมื่อเข้าสู่กระบวนการอนุมัติ ใบสำคัญจะถูกล็อกไม่ให้แก้ไข

และไม่อนุญาตให้ยกเลิกระหว่างกระบวนการอนุมัติหากต้องการยกเลิก ทำได้โดยการกด   

“Reject” ใบสำคัญก่อน จึงจะสามารถ Cancel ใบสำคัญได้

• สีส้ม     คือ ผู้อนุมัติระดับ x “Reject” ใบสำคัญ
• สีน้ำเงิน คือ ใบสำคัญถูกอนุมัติเรียบร้อยแล้ว 

2. ผู้มีสิทธิอนุมัติทำการอนุมัติโดยคลิกปุ่ม “Req.Appr [Level x x|x]^” โปรแกรมแสดงหน้าแจ้งเตือนเพื่อเพิ่มข้อความ Memo ไปยังผู้อนุมัติระดับถัดไป หรือแจ้งแก้ไขเนื้อหาที่ไม่ถูกต้องกรณีกด Reject

• Reject ปฏิเสธอนุมัติใบสำคัญ ใบสำคัญจะถูกบันทึก Process เป็น “Reject”
• Approve อนุมัติใบสำคัญ ใบสำคัญจะถูกบันทึก Process เป็น “Req.Appr^ [Level x x|x]^” เพื่อให้ผู้อนุมัติลำดับถัดไปอนุมัติต่อ

3. ในกรณีที่ไม่มีสิทธิอนุมัติใบสำคัญ โปรแกรมแจ้งเตือนดังรูปภาพ

4. หากผู้อนุมัติทำการอนุมัติใบสำคัญครบทุกระดับเรียบร้อยแล้ว ปุ่ม “Req.Appr [Level x x|x]^” จะถูกเปลี่ยนเป็น “Approved^” 

• เมื่อจบกระบวนการอนุมัติแล้ว ND ทำการแก้ไขเพิ่ม/ลบ รายการสินค้าและบันทึกใบสำคัญอีกครั้ง โปรแกรมจะไม่ส่งไปยังกระบวนการอนุมัติอีก เนื่องจากใบสำคัญอยู่ใน Process Req.Appr^ ^ 

เรียบร้อยแล้ว

• หากแก้ไขเพิ่ม/ลบ รายการสินค้าและต้องการให้เข้าสู่กระบวนการอนุมัติอีกครั้ง Process ใบสำคัญต้องเป็น Pending หรือ Reject จากนั้นเปลี่ยนเป็น Req.Appr^ เพื่อเข้าสู่กระบวนการอนุมัติใหม่อีกครั้ง
• เมื่อคลิกขวา Req.Appr^ โปรแกรมแสดงประวัติการอนุมัติใบสำคัญและคอมเม้นทั้งจากผู้อนุมัติทุกระดับ

3. หลักการอนุมัติด้านคลังสินค้า

การอนุมัติใบสำคัญ โปรแกรมตรวจประเภทใบสำคัญและเงื่อนไขกฎ โดยผู้มีสิทธิอนุมัติใบสำคัญจะต้องเป็นผู้มีรายชื่ออยู่ในผู้อนุมัติใบสำคัญหากผู้ไม่มีสิทธิอนุมัติทำการอนุมัติใบสำคัญ จะไม่สามารถอนุมัติได้พร้อมแจ้งเตือน ซึ่งเป็นไปตามเงื่อนไขหน้าการกำหนด “กระบวนการอนุมัติ” รายละเอียดดังนี้

1. การอนุมัติด้านคลังสินค้า

1. ผู้อนุมัติใบสำคัญจะต้องมีสิทธิในการอนุมัติ และมีรายชื่ออยู่ในหน้ากำหนดเงื่อนไขกระบวนการอนุมัติ

2. ใบสำคัญที่เข้าสู่กระบวนการอนุมัติได้ ต้องเข้าเงื่อนไขที่กำหนดเฉพาะของใบสำคัญนั้นๆ โดยอ่านจากลำดับที่ 1 ก่อนเสมอ หากเข้าเงื่อนไขลำดับใดก่อน จะเข้าสู่กระบวนการอนุมัติทันที หากไม่เข้าเงื่อนไขใดเลยโปรแกรมจะทำงานตามมาตฐานของโปรแกรม 

ตัวอย่าง 

1. เงื่อนไขกฎใบรับเข้า

• V5 สถานะใบสำคัญ, Is empty
• V5 สถานะใบสำคัญ, Not empty
• S3 ปริมาณสินค้า, >=, 50

2. กรณีผู้ใช้งาน ND บันทึกใบรับเข้า รายละเอียดดังนี้

• เลขใบสำคัญ GRN-6808-006
• บันทึกใบสำคัญสถานะ Approved^

3. กรณีบันทึกใบสำคัญด้วยสถานะ Approved^ หรือ Pending โปรแกรมจะตรวจสอบประเภทใบสำคัญและเงื่อนไข หากเข้าเงื่อนไขจะแสดงข้อความแจ้งเตือน “APPROVAL PROCESS” พร้อมแสดง “ชื่อ” กระบวนการอนุมัติและกฎ จากนั้นคลิก “Approve” เพื่อจัดเก็บใบสำคัญและเข้าสู่กระบวนการอนุมัติ หากไม่เข้าเงื่อนไขโปรแกรมจะจัดเก็บใบสำคัญทันที 

• คลิก “Pending” โปรแกรมจะบันทึกใบสำคัญด้วยสถานะ “Pending”

4. เมื่อคลิก “Approve” โปรแกรมจะเข้าสู่กระบวนการอนุมัติ เปลี่ยนสถานะการอนุมัติใบสำคัญจาก “Approved^” เป็น “Req.Appr [Level x x|x]^” เข้าสู่กระบวนการอนุมัติใบสำคัญโดย XMA

5. โปรแกรมแจ้งเตือนผู้อนุมัติและผู้เกี่ยวข้อง เพื่อให้ทำการ “Approve” หรือ “Reject” โดยสามารถดับเบิลคลิกรายการแจ้งเตือนให้พาไปยังหน้าการอนุมัติใบสำคัญ

5. Icon ระฆัง สำหรับการแจ้งเตือนอนุมัติรายการ
6. Mark all as read ใช้สำหรับการอ่านข้อความแจ้งเตือนทั้งหมดในครั้งเดียว
7. Showing all ใช้สำหรับแสดงข้อความแจ้งเตือนทั้งหมด โดยแสดงข้อความที่ถูกอ่านแล้ว และข้อความที่ยังไม่ถูกอ่าน
8. Showing unread ใช้สำหรับแสดงข้อความแจ้งเตือนที่ยังไม่ถูกอ่าน
9. 
   

2. กระบวนการอนุมัติด้านคลังสินค้า

1. หน้าแสดงรายการใบสำคัญ แสดงรายการใบสำคัญที่เกี่ยวข้องกับ XMA โดยจะปรากฏปุ่มสีในคอลัมน์ “Apr” และปุ่มสีสี่เหลี่ยมในคอลัมน์ “XMA” โดยมีรายละเอียด ดังนี้

• สีเขียว   คือ ใบสำคัญเข้าสู่กระบวนการอนุมัติ เมื่อเข้าสู่กระบวนการอนุมัติ ใบสำคัญจะถูกล็อกไม่ให้แก้ไข

และไม่อนุญาตให้ยกเลิกระหว่างกระบวนการอนุมัติหากต้องการยกเลิก ทำได้โดยการกด   

“Reject” ใบสำคัญก่อน จึงจะสามารถ Cancel ใบสำคัญได้

• สีส้ม     คือ ผู้อนุมัติระดับ x “Reject” ใบสำคัญ
• สีน้ำเงิน คือ ใบสำคัญถูกอนุมัติเรียบร้อยแล้ว 

2. ผู้มีสิทธิอนุมัติทำการอนุมัติโดยคลิกปุ่ม “Req.Appr [Level x x|x]^” โปรแกรมแสดงหน้าแจ้งเตือนเพื่อเพิ่มข้อความ Memo ไปยังผู้อนุมัติระดับถัดไป หรือแจ้งแก้ไขเนื้อหาที่ไม่ถูกต้องกรณีกด Reject 

• Reject ปฏิเสธอนุมัติใบสำคัญ ใบสำคัญจะถูกบันทึก Process เป็น “Reject”
• Approve อนุมัติใบสำคัญ ใบสำคัญจะถูกบันทึก Process เป็น “Req.Appr [Level x x|x]^” เพื่อให้ผู้อนุมัติลำดับถัดไปได้ทำอนุมัติ

3. ในกรณีที่ไม่มีสิทธิอนุมัติใบสำคัญ โปรแกรมแจ้งเตือนดังรูปภาพ

4. หากผู้อนุมัติทำการอนุมัติใบสำคัญครบทุกระดับเรียบร้อยแล้ว ปุ่ม “Req.Appr [Level x x|x]^” จะถูกเปลี่ยนเป็น “Approved^” 

• เมื่อจบกระบวนการอนุมัติแล้ว ND ทำการแก้ไขเพิ่ม/ลบ รายการสินค้าและบันทึกใบสำคัญอีกครั้ง โปรแกรมจะไม่ส่งไปยังกระบวนการอนุมัติอีก เนื่องจากใบสำคัญอยู่ใน Process Approved^ 

เรียบร้อยแล้ว

• หากแก้ไขเพิ่ม/ลบ รายการสินค้าและต้องการให้เข้าสู่กระบวนการอนุมัติอีกครั้ง Process ใบสำคัญต้องเป็น Pending หรือ Reject จากนั้นเปลี่ยนป็น Approved^ เพื่อเข้าสู่กระบวนการอนุมัติใหม่อีกครั้ง
• เมื่อคลิกขวา “Approved^” โปรแกรมแสดงประวัติการอนุมัติใบสำคัญและคอมเม้นทั้งจากผู้อนุมัติทุกระดับ

4. หลักการอนุมัติด้านบัญชีแยกประเภท

การอนุมัติใบสำคัญ โปรแกรมตรวจประเภทใบสำคัญและเงื่อนไขกฎ โดยผู้มีสิทธิอนุมัติใบสำคัญจะต้องเป็นผู้มีรายชื่ออยู่ในผู้อนุมัติใบสำคัญหากผู้ไม่มีสิทธิอนุมัติทำการอนุมัติใบสำคัญ จะไม่สามารถอนุมัติได้พร้อมแจ้งเตือน ซึ่งเป็นไปตามเงื่อนไขหน้าการกำหนด “กระบวนการอนุมัติ” รายละเอียดดังนี้

1. การอนุมัติด้านบัญชีแยกประเภท

1. ผู้อนุมัติใบสำคัญจะต้องมีสิทธิในการอนุมัติ และมีรายชื่ออยู่ในหน้ากำหนดเงื่อนไขกระบวนการอนุมัติ

5. ใบสำคัญที่เข้าสู่กระบวนการอนุมัติได้ ต้องเข้าเงื่อนไขที่กำหนดเฉพาะของใบสำคัญนั้นๆ โดยอ่านจากลำดับที่ 1 ก่อนเสมอ หากเข้าเงื่อนไขลำดับใดก่อน จะเข้าสู่กระบวนการอนุมัติทันที หากไม่เข้าเงื่อนไขใดเลยโปรแกรมจะทำงานตามมาตฐานของโปรแกรม 

ตัวอย่าง 

1. เงื่อนไขกฎบัชีแยกประเภท

• V1 เลขใบสำคัญ, Contain, BB
• ACC รหัสบัญชี,  Contain,  412000
• ACC รหัสบัญชี,  Contain,  411000
• ACC รหัสบัญชี,  Contain,  111110

2. กรณีผู้ใช้งาน ND บันทึกใบสำคัญแยกประเภท(สมุดรายวันขาย) รายละเอียดดังนี้

• เลขใบสำคัญ BB-2508-001
• บันทึกใบสำคัญสถานะ Approved^

3. กรณีบันทึกใบสำคัญด้วยสถานะ Approved^ โปรแกรมจะตรวจสอบประเภทใบสำคัญและเงื่อนไข หากเข้าเงื่อนไขจะแสดงข้อความแจ้งเตือน “APPROVAL PROCESS” พร้อมแสดง “ชื่อ” กระบวนการอนุมัติและกฎ จากนั้นคลิก “Yes” เพื่อจัดเก็บใบสำคัญและเข้าสู่กระบวนการอนุมัติ หากไม่เข้าเงื่อนไขโปรแกรมจะจัดเก็บใบสำคัญทันที 

• คลิก “Pending” โปรแกรมจะบันทึกใบสำคัญด้วยสถานะ “Pending”

4. เมื่อคลิก “Approve” โปรแกรมจะเข้าสู่กระบวนการอนุมัติ เปลี่ยนสถานะการอนุมัติใบสำคัญจาก “Approved^” เป็น “Req.Appr [Level x x|x]^” เข้าสู่กระบวนการอนุมัติใบสำคัญโดย XMA

5. โปรแกรมแจ้งเตือนผู้อนุมัติและผู้เกี่ยวข้อง ให้ทำการ “Approve” หรือ “Reject” โดยสามารถดับเบิลคลิกรายการแจ้งเตือนเพื่อพาไปยังหน้าการอนุมัติใบสำคัญได้

4. Icon ระฆัง สำหรับการแจ้งเตือนอนุมัติรายการ
5. Mark all as read ใช้สำหรับการอ่านข้อความแจ้งเตือนทั้งหมดในครั้งเดียว
6. Showing all ใช้สำหรับแสดงข้อความแจ้งเตือนทั้งหมด โดยแสดงข้อความที่ถูกอ่านแล้ว และข้อความที่ยังไม่ถูกอ่าน
7. Showing unread ใช้สำหรับแสดงข้อความแจ้งเตือนที่ยังไม่ถูกอ่าน

2. กระบวนการอนุมัติด้านบัญชีแยกประเภท

1. หน้าแสดงรายการใบสำคัญ แสดงรายการใบสำคัญที่เกี่ยวข้องกับ XMA โดยจะปรากฏปุ่มสีในคอลัมน์ “Apr” และปุ่มสีสี่เหลี่ยมในคอลัมน์ “XMA” โดยมีรายละเอียด ดังนี้

• สีเขียว   คือ ใบสำคัญเข้าสู่กระบวนการอนุมัติ เมื่อเข้าสู่กระบวนการอนุมัติ ใบสำคัญจะถูกล็อกไม่ให้แก้ไข

และไม่อนุญาตให้ยกเลิกระหว่างกระบวนการอนุมัติหากต้องการยกเลิก ทำได้โดยการกด   

“Reject” ใบสำคัญก่อน จึงจะสามารถ Cancel ใบสำคัญได้

• สีส้ม     คือ ผู้อนุมัติระดับ x “Reject” ใบสำคัญ
• สีน้ำเงิน คือ ใบสำคัญถูกอนุมัติเรียบร้อยแล้ว

2. ผู้มีสิทธิอนุมัติทำการอนุมัติโดยคลิกปุ่ม “Req.Appr [Level x x|x]^” โปรแกรมแสดงหน้าแจ้งเตือนเพื่อเพิ่มข้อความ Memo ไปยังผู้อนุมัติระดับถัดไป หรือแจ้งแก้ไขเนื้อหาที่ไม่ถูกต้องกรณีกด Reject

• Reject ปฏิเสธอนุมัติใบสำคัญ ใบสำคัญจะถูกบันทึกสถานะเป็น “Reject”
• Approve อนุมัติใบสำคัญ ใบสำคัญจะถูกบันทึกสถานะเป็น “Req.Appr [Level x x|x]^” เพื่อให้ผู้อนุมัติลำดับถัดไปอนุมัติต่อ

3. ในกรณีที่ไม่มีสิทธิอนุมัติใบสำคัญ โปรแกรมแจ้งเตือนดังรูปภาพ

4. หากผู้อนุมัติทำการอนุมัติใบสำคัญครบทุกระดับเรียบร้อยแล้ว ปุ่ม “Req.Appr [Level x x|x]^” จะถูกเปลี่ยนเป็น “Approved^” 

• เมื่อจบกระบวนการอนุมัติแล้ว ND ทำการแก้ไขเพิ่ม/ลบ รายการสินค้าและบันทึกใบสำคัญอีกครั้ง โปรแกรมจะไม่ส่งไปยังกระบวนการอนุมัติอีก เนื่องจากใบสำคัญอยู่ใน Process Approved^ 

เรียบร้อยแล้ว

• หากแก้ไขเพิ่ม/ลบ รายการสินค้าและต้องการให้เข้าสู่กระบวนการอนุมัติอีกครั้ง Process ใบสำคัญต้องเป็น Pending หรือ Reject จากนั้นเปลี่ยนป็น Approved^ เพื่อเข้าสู่กระบวนการอนุมัติใหม่อีกครั้ง
• เมื่อคลิกขวา “Approved^” โปรแกรมแสดงประวัติการอนุมัติใบสำคัญและคอมเม้นทั้งจากผู้อนุมัติทุกระดับ

การใช้งาน XMA Mobile

เป็นการใช้งาน XMA ผ่านทางแอปพลิเคชันบนมือถือ หรือแท็บเล็ตในระบบปฏิบัติการ iOS และ Android เพื่อความสะดวกในการใช้งานนอกสถานที่ สามารถเลือกดูข้อมูลของบริษัททำการ เพื่อจัดการงานอนุมัติ และเรียกดูรายงานต่าง ๆ ซึ่งการใช้งาน XMA บนมือถือ มีรายละเอียดมีดังนี้

1. การเข้าสู่ระบบ (Sign in)

การเข้าสู่ระบบเพื่อใช้งาน XMA บนมือถือ ผู้ใช้งานจะต้องเป็นผู้มีรายชื่อในหน้ากำหนดสิทธิการใช้งาน XMA ที่กำหนดไว้ในโปรแกรม MAC-5 Legacy เท่านั้น

1. ระบุข้อมูลเพื่อเข้าใช้งานตามขั้นตอน ดังนี้

1. รหัส CAC ใช้สำหรับระบุรหัสเข้าใช้งานของลูกค้า สามารถดูรหัส CAC ได้ที่โปรแกรม Mac-5 Legacy ในกลุ่มเมนู “ระบบ” เมนู “ระบบฐานข้อมูล” โดยนำรหัส CAC ทั้งหมด 12 Digit มาระบุที่ช่องนี้ และจะต้องระบุเป็นภาษาอังกฤษพิมพ์ใหญ่ ไม่มีเครื่องหมาย “-” คั่นระหว่างรหัส ทั้งนี้รหัส CAC ที่ใช้จะต้องถูกกำหนดให้ใช้งาน XMA Module 
2. รหัสผู้ใช้ ใช้สำหรับระบุรหัสผู้ใช้งาน ให้ระบุเป็นภาษาอังกฤษพิมพ์ใหญ่เท่านั้น โดยจะต้องเป็นผู้มีสิทธิเข้าใช้งาน XMA Moblie 

3. รหัสผ่าน ใช้สำหรับระบุรหัสผ่านของผู้ใช้งาน โดยเป็นรหัสผ่านที่กำหนดผ่านโปรแกรม MAC-5 Legacy
4. จดจำฉัน ใช้สำหรับให้โปรแกรมจดจำผู้ใช้งาน ในการเข้าใช้งาน XMA เป็นเวลา 30 วัน (ไม่ต้อง Sign in เข้าใช้งานใหม่ทุกครั้งเป็นเวลา 30 วัน) แต่หากไม่เลือกให้จดจำ จะต้อง Sign in เข้าใช้งานใหม่ทุกครั้ง
5. เข้าสู่ระบบ แตะเพื่อเข้าสู่การใช้งานของแอปพลิเคชัน XMA 
6. 
   

2. หน้าจอจะนำเข้าสู่หน้าเลือกบริษัททำการ โดยแสดงเฉพาะบริษัทที่กำหนดให้ใช้งาน XMA Module เท่านั้น 

3. เมื่อเลือกบริษัทแล้วหน้าจอจะแสดงหน้า Dashboard ของบริษัททำการที่เลือกเป็นหน้าแรก ดังรูป

2. การอนุมัติใบสำคัญ 

การอนุมัติใบสำคัญบน XMA เป็นการเลือก “อนุมัติ/ไม่อนุมัติ” ใบสำคัญ ซึ่งใบสำคัญที่รอการอนุมัติบน XMA คือใบสำคัญที่เข้าเงื่อนไขกระบวนการอนุมัติจากโปรแกรม MAC-5 Legacy ในระบบซื้อ, ระบบขาย, ระบบคลังสินค้า และระบบบัญชีแยกประเภท โดยหลักการอนุมัติ และขั้นตอนการใช้งานมี ดังนี้

1. หลักการอนุมัติใบสำคัญบน XMA

1. ต้องมีสิทธิในการเข้าใช้งาน XMA Mobile

• สีฟ้า       สำหรับการใช้งาน XMA ผ่านโปรแกรม MAC-5 Legacey เท่านั้น
• สีส้ม       สำหรับการใช้งาน XMA ผ่านโปรแกรม Mobile app เท่านั้น
• สีฟ้า-ส้ม  สำหรับการใช้งาน XMA ผ่านโปรแกรม MAC-5 Legacey และ Mobile app

2. ผู้ใช้งานต้องเป็นผู้มีรายชื่อในผู้อนุมัติระดับ 1-4 หากไม่ได้มีชื่ออยู่ในกระบวนการอนุมัติใบสำคัญจะไม่แสดงให้ผู้อนุมัติเห็น

เช่น บันทึกใบซื้อสด เข้าเงื่อนไขกฎดังรูปภาพข้างต้น โดย TC เป็นผู้อนุมัติระดับที่ 1 - TC จะสามารถ

อนุมัติ/ไม่อนุมัติและเพิ่มคอมเม้นในใบซื้อสดที่เข้าเงื่อนไขกฎ เป็นต้น

4. ใบสำคัญที่ได้รับการอนุมัติบน XMA จะเปลี่ยน Procass เป็น “Req.Appr x x|x” หรือ “Approved” ในโปรแกรม MAC-5 Legacy
5. ใบสำคัญที่ไม่ได้รับการอนุมัติบน XMA จะเปลี่ยน Procass เป็น “Reject” ในโปรแกรม MAC-5 Legacy หากต้องการเสนอขออนุมัติอีกครั้ง ให้เปลี่ยน Procass “Reject”  เป็น “Approved” เพื่อส่งมาขออนุมัติบน XMA อีกครั้ง

2. ขั้นตอนการอนุมัติใบสำคัญ

1. การใช้งานหน้าอนุมัติใบสำคัญ ให้เลือกที่ Icon Menu “การอนุมัติ”

2. จากนั้นโปรแกรมแสดง “ภาพรวม” หรือ “ประเภทใบสำคัญ” ซึ่งมี 4 ระบบ ได้แก่ ระบบซื้อ, ระบบขาย, ระบบคลังสินค้า และระบบบัญชีแยกประเภท เพื่อเข้าไปอนุมัติ/ไม่อนุมัติใบสำคัญ ดังนี้

1. โปรแกรมแสดง “ภาพรวม” เมื่อคลิกที่ระบบใบสำคัญ หน้าจอจะแสดงใบสำคัญทั้งหมดของประเภทที่รอการอนุมัติ โดยแสดงรายการเรียงตามวันที่ใบสำคัญ จากวันที่ย้อนหลัง-ปัจจุบัน ผู้ใช้งานสามารถดูจำนวนใบสำคัญทั้งหมดได้ที่ปุ่มระบบ
2. โปรแกรมแสดง “ประเภทใบสำคัญ” แสดงใบสำคัญทุกประเภท เช่น ใบสั่งซื้อ, ใบแจ้งหนี้ซื้อ, ใบสั่งขาย, ใบแจ้งหนี้ขาย, ใบย้ายสโตร์ และใบสำคัญแยกประเภท หากมีการเปลี่ยนชื่อเรียกใบสำคัญที่โปรแกรม MAC-5 Legacy ชื่อใบสำคัญจะถูกเปลี่ยนที่ XMA เช่นเดียวกัน เพื่อความสะดวกในการเลือกอนุมัติใบสำคัญแต่ละประเภท 

3. เมื่อแตะที่เมนู “ประเภทใบสำคัญ” หรือเมนู “ใบสำคัญ 4 ระบบ” หน้าจอจะแสดงรายการใบสำคัญ ให้ผู้ใช้งานแตะที่ใบสำคัญที่ต้องการดำเนินการ หน้าจอจะแสดงเลขที่ใบสำคัญ, รายละเอียดใบสำคัญ และแสดงปุ่มคำสั่งในการจัดการใบสำคัญ ดังรูป

4. ผู้ใช้งานสามารถดูรายละเอียดใบสำคัญได้โดยแตะปุ่ม “เปิด PDF” หน้าจอจะแสดงข้อมูลเป็นไฟล์ PDF โดยรายละเอียดในใบสำคัญ มีเงื่อนไขในการแสดงข้อมูล ดังนี้

• แสดงจำนวนสินค้าตามใบสำคัญที่บันทึก
• แสดงราคารวมสินค้า โดยไม่หักส่วนลดในรายการ
• แสดงรหัสตัวแปรเฉพาะรหัสพนักงาน และรหัสแผนก
• แสดงยอดรวมส่วนลดจากในรายการ และท้ายรายการ
• ราคาหลังหักส่วนลด เป็นราคาหลังหักส่วนลดจากในรายการ และท้ายรายการ
• แสดงยอดเงินมัดจำก่อนภาษี
• ยอดรวมสุทธิ เป็นราคารวมสินค้า, ส่วนลด, ภาษี (ไม่คำนวณเป็นยอดหลังหักมัดจำ) 
• ไม่นำภาษีในรายการมาแสดง
• 
  

ตัวอย่าง หน้า PDF ใบแจ้งหนี้ขาย

5. การอนุมัติใบสำคัญ ให้แตะที่ปุ่มสีเขียว “อนุมัติ” สามารถทำได้ทั้งในหน้ารายการใบสำคัญ และหน้า PDF ดังรูป

• หน้าจอจะแสดงข้อความเพื่อให้เพิ่ม “คอมเมนต์” และยืนยันการอนุมัติใบสำคัญ ให้แตะที่ปุ่ม “ตกลง” 

• เมื่อแตะปุ่ม “ตกลง” เรียบร้อยแล้ว หน้าจอจะแสดงข้อความแจ้งเตือน “สำเร็จ” จากนั้นแตะที่ปุ่ม “ตกลง” เพื่อปิดการแจ้งเตือน ดังรูปภาพ

6. หากไม่อนุมัติใบสำคัญ กรณีที่เห็นว่าใบสำคัญไม่ถูกต้อง ต้องการส่งกลับไปแก้ไข ไม่ต้องการอนุมัติ ให้แตะที่ปุ่มสีแดง “ไม่อนุมัติ” สามารถทำได้ทั้งในหน้ารายการใบสำคัญ และหน้า PDF ดังรูป

• หน้าจอจะแสดงข้อความเพื่อให้เพิ่ม “คอมเมนต์” และให้ยืนยันการไม่อนุมัติใบสำคัญ ให้แตะที่ปุ่ม “ตกลง”

• เมื่อแตะปุ่ม “ตกลง” เรียบร้อยแล้ว หน้าจอจะแสดงข้อความแจ้งเตือน “สำเร็จ” จากนั้นแตะที่ปุ่ม “ตกลง” เพื่อปิดการแจ้งเตือน ดังรูปภาพ

3. การค้นหาและการกรองข้อมูลใบสำคัญ

การค้นหาและการกรองใบสำคัญใช้เพื่อความสะดวกในการเลือกใบสำคัญที่ต้องการอนุมัติ สามารถค้นหาหรือกรองใบสำคัญที่หน้าการอนุมัติ “ประเภทใบสำคัญ” และ “แสดงรายการใบสำคัญ” ดังนี้

1. การค้นหาใบสำคัญ ให้แตะที่ Icon “แว่นขยาย” จากนั้นระบุคำค้นหา เช่น ใบสำคัญ, ชื่อเรียกใบสำคัญ เป็นต้น โปรแกรมจะแสดงรายการใบสำคัญตามคำค้นหา ดังรูป

2. การกรองใบสำคัญ สามารถกรองตามช่วงเวลาได้ 4 ช่วง โดยทำได้ที่หน้า “แสดงรายการใบสำคัญ” ให้แตะที่ Icon ตัวกรองใบสำคัญ เลือกช่วงเวลา หน้าจอจะแสดงรายการใบสำคัญตามช่วงเวลา ดังรูป

3. รายงาน

รายงานแอปพลิเคชัน XMA บนอุปกรณ์พกพา (Mobile Device) ในระบบปฏิบัติการระบบ iOS หรือ Andriod โดยรายงานจะอ่านข้อมูลจากโปรแกรมแกรม MAC-5 Legacy มาแสดงผล รวมทั้งสิ้น 5 รายงาน แบ่งเป็นระบบขาย 4 รายงาน ได้แก่ รายงานข้อมูลการขาย รายงานสรุปยอดขายรายเดือนรายคน รายงานลูกหนี้คงค้าง และรายงานปริมาณสินค้าคงเหลือ ระบบซื้อ 1 รายงาน ได้แก่ รายงานเจ้าหนี้คงค้าง

การเข้าใช้งานเมนูรายงาน 

1. แตะที่ Icon เมนู “รายงาน” ที่แถบเมนูด้านล่าง เพื่อเข้าใช้งาน

2. แสดงรายงานภายในแอปพลิเคชัน XMA

การแสดงผลของรายงาน 

• แสดงได้มากสุด 100 รายการ
• แสดงปริมาณหน่วยนับหลักเท่านั้น
• แสดงจำนวนเงินเป็นสกุลเงินบาทไทยเท่านั้น (หากบันทึกด้วยสกุลต่างประเทศ ระบบจะทำการแปลงค่า โดยคูณกับอัตราแลกเปลี่ยนของเอกสารแต่ละใบ ที่ผู้ใช้งานได้กำหนดไว้ ดูรายละเอียดเพิ่มเติม คลิกที่นี่)

สิทธิการใช้งานรายงาน

การเข้าถึงรายงาน XMA จะขึ้นอยู่กับการกำหนดสิทธิการใช้งานของผู้ใช้ ที่โปรแกรม MAC-5 Legacy สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ การใช้งาน XMA

ตาราง สิทธิการเข้าถึงรายงานและ Dashboard แบ่งตามบทบาทการทำงาน ดังนี้

ตัวอย่าง หากผู้ใช้งานไม่มีสิทธิในการเข้าถึงรายงานใดๆ ระบบจะแสดง Error 404 “Access denied.” 

ปุ่มคำสั่ง

ปุ่มคำสั่งการใช้งานภายในเมนูรายงาน ประกอบด้วย 4 ปุ่มคำสั่ง ได้แก่ ค้นหา (Search),กรองข้อมูล (Filter), จัดเรียง (Sort) และ รีเซ็ต (Reset) หน้าที่แต่ละคำสั่งมีดังนี้

4. ค้นหา (Search)  : ใช้สำหรับค้นหาข้อมูลเฉพาะ เช่น ชื่อลูกค้า หรือชื่อพนักงาน โดยเงื่อนไขการค้นหาจะต้องระบุข้อความอย่างน้อย 3 ตัวอักษร ซึ่งสามารถระบุเป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลที่ต้องการค้นหาได้ หากระบุข้อความน้อยกว่า 3 ตัวอักษร ระบบจะไม่แสดงผลลัพธ์ ทั้งนี้ ระบบไม่รองรับการค้นหาด้วยตัวเลขจำนวนเงิน
5. กรองข้อมูล (Filter)  : ใช้สำหรับกรองข้อมูล เพื่อช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถจำกัดหรือเลือกแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการได้ โดยแต่ละรายงานอาจมีหัวข้อการกรองแตกต่างกัน ผู้ใช้งานสามารถเลือกกรองได้หลายตัวแปรพร้อมกัน แต่ในแต่ละประเภทตัวแปรจะสามารถเลือกได้เพียง 1 รหัสเท่านั้น และไม่สามารถเลือกช่วงรหัสแบบ “จากรหัส – ถึงรหัส” ได้ เมื่อเลือกการกรองเสร็จ ให้แตะที่ Icon  มุมขวาบน หากไม่ได้แตะยืนยัน ระบบจะไม่บันทึกค่าการกรองที่เลือกไว้
6. จัดเรียง (Sort)  : ใช้สำหรับจัดเรียงลำดับข้อมูลที่แสดงในรายงานตามเงื่อนไขที่ผู้ใช้งานต้องการ เมื่อมีการใช้งานคำสั่งจัดเรียง ระบบจะแสดง Icon จัดเรียงในรูปแบบที่มีสัญลักษณ์  (มี • ด้านบนคำว่า “จัดเรียง” เพื่อแสดงสถานะว่ามีการใช้งานคำสั่งดังกล่าวอยู่)
7. รีเซ็ต (Reset)  : ปุ่มรีเซ็ตจะแสดงอยู่ภายในหน้ากรองข้อมูล (Filter) และหน้าจัดเรียง (Sort) ใช้สำหรับล้างค่าที่ผู้ใช้งานเลือกไว้ทั้งหมด เพื่อคืนค่าเป็นค่าเริ่มต้นหรือค่าว่าง

4. รายงานด้านขาย

ประกอบด้วย 4 รายงาน แบ่งเป็น รายงานสำหรับผู้ปฏิบัติงานขาย 2 รายงาน และรายงานสำหรับผู้บริหารงานขาย 2 รายงาน ดังนี้

1. รายงานเพื่อผู้ปฏิบัติงานขาย

เป็นรายงานสำหรับเรียกดูข้อมูลการขาย และดูปริมาณสินค้าคงเหลือ รายละเอียดดังนี้

1. รายงานข้อมูลการขาย (Sales Information)

รายงานที่แสดงข้อมูลยอดขายของบริษัททำการ โดยแบ่งการแสดงผล 2 แบบ ได้แก่ แบบสรุปผล และแบบรายละเอียด ซึ่งมีรายละเอียด ดังนี้

ที่มาของข้อมูล : ใบแจ้งหนี้ขาย, ใบขายสด, ใบเพิ่มหนี้ , ใบลดหนี้

• รายงานแบบสรุปผล : เป็นการแสดงข้อมูลการขายแบบสรุปรวมของพนักงานขายแต่ละราย เป็นรายงานที่แสดงยอดทั้งหมดไม่แยกเป็นรายเดือน หากต้องการทราบรายละเอียดยอดขายพนักงานรายเดือน ให้เรียกใช้ รายงานสรุปยอดขายรายเดือนรายคน โดยแสดงข้อมูล ชื่อพนักงานขาย, รหัสพนักงานขาย, ยอดขายสุทธิ (ยอดเงินหลังหักส่วนลด บวกภาษีมูลค่าเพิ่ม) ดังนี้ 

ข้อเลือกการแสดงผลรายงาน “ข้อมูลการขาย” แบบสรุปผล

• รายงานแบบรายละเอียด : รายงานนี้แสดงข้อมูลยอดขายจากใบสำคัญของลูกค้าแต่ละราย แสดงเป็นยอดขายรวมรายวัน โดยระบบจะรวมยอดเงินจากใบสำคัญที่มี วันที่ใบสำคัญ, ชื่อลูกค้า, และพนักงานขาย ตรงกันทั้ง 3 เงื่อนไข เพื่อแสดงเป็นรายการเดียว จึงไม่แสดงเลขที่ใบสำคัญ ถึงแม้ว่าจะมีรายการเดียวก็ตาม แสดงรายละเอียดตามตัวกรอง (Filter) ที่ผู้ใช้งานกำหนด ซึ่งระบบตั้งค่าระยะเวลาเริ่มต้นเป็น “วันนี้” เสมอ รายงานแสดง ชื่อลูกค้า, ยอดขายสุทธิ (ยอดเงินหลังหักส่วนลดรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม), วันที่ใบสำคัญ ดังรูป

เมื่อทำการแตะที่รายการยอดขายจะแสดงรายละเอียดเพิ่มเติม ได้แก่ รหัสลูกค้า, พื้นที่ขาย, ชื่อพนักงานขาย (อื่น ๆ คือ ไม่ได้ระบุพนักงานไว้ที่ใบสำคัญ), ส่วนลดรวมทั้งในรายการและท้ายบิล 

และยอดรวมราคาสินค้าก่อนหักส่วนลด (ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม) ดังรูป

     ข้อเลือกการแสดงผลรายงาน “ข้อมูลการขาย” แบบรายละเอียด

2. รายงานปริมาณสินค้าคงเหลือ (Inventory Balance)

ที่มาของข้อมูล: ใบแจ้งหนี้ขาย, ใบขายสด, ใบส่งของ, ใบแจ้งหนี้ซื้อ, ใบซื้อสด, ใบรับของซื้อ, ใบลดหนี้, ใบเพิ่มหนี้ ใบสำคัญระบบสินค้าคงคลังทั้งหมด ทุกใบสำคัญต้องตัดสต็อกสินค้า (ยกเว้น สินค้าประเภท Service จะไม่นำมาแสดงข้อมูล)

ข้อมูลรายงาน : แสดงรายงานปริมาณสินค้าคงเหลือ แบ่งรายการจากสินค้าที่อยู่ภายใต้สโตร์เดียวกัน โดยรายงานแสดงชื่อสินค้า ปริมาณสินค้าคงเหลือ แสดงเป็นหน่วยนับหลัก และสโตร์ที่จัดเก็บ ดังรูป

เมื่อทำการแตะที่รายการสินค้าคงเหลือจะแสดงรายละเอียดเพิ่มเติม ได้แก่ รหัสสินค้า และรหัสสโตร์ ดังรูป

ข้อเลือกการแสดงผลรายงาน “ปริมาณสินค้าคงเหลือ”

2. รายงานเพื่อผู้บริหารงานขาย

เป็นรายงานสำหรับผู้บริหารใช้ โดยมี 2 รายงาน ได้แก่ รายงานสรุปยอดขายรายเดือนรายคน และรายงานลูกหนี้คงค้าง รายละเอียดดังนี้

1. รายงานสรุปยอดขายรายเดือนรายคน (Monthly Sales by Person)

เป็นรายงานที่แสดงข้อมูลยอดขายรายเดือน ตามพนักงานขาย โดยแบ่งการแสดงผล 2 แบบ ได้แก่แบบสรุปผล และแบบรายละเอียด ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

ที่มาของข้อมูล: ใบแจ้งหนี้ขาย, ใบขายสด, ใบเพิ่มหนี้ , ใบลดหนี้

• รายงานแบบสรุปผล : แสดงข้อมูลสรุปยอดขายสุทธิ ทั้งหมดภายในเดือนที่แสดง ไม่แยกรายคน ตามตัวกรองข้อมูลและช่วงเวลาที่กำหนดใน Filter ระหว่าง 6 หรือ 12 เดือน ซึ่งระบบตั้งค่าระยะเวลาเริ่มต้นเป็น “6 เดือน” เสมอ โดยแสดงรายละเอียด เดือน ปี ของยอดขาย และ ยอดขายสุทธิ ทั้งหมดภายในเดือนที่แสดง ดังรูป

ข้อเลือกการแสดงผลรายงาน “สรุปยอดขายรายเดือนรายคน” แบบสรุปผล

• รายงานแบบรายละเอียด : แสดงข้อมูลสรุปยอดขายรายเดือน ตามพนักงาน และช่วงเวลาที่ให้เลือกครั้งละ 6 หรือ 12 เดือน ไม่สามารถกรองเฉพาะ 1 เดือน ซึ่งระบบตั้งค่าระยะเวลาเริ่มต้นเป็น “6 เดือน” เสมอ โดยแสดงรายละเอียด ชื่อพนักงานขาย (อื่นๆ คือ ไม่ได้ระบุพนักงานที่ใบสำคัญ), ยอดขายสุทธิ (รวมภาษีมูลค่าเพิ่มหลังหักส่วนลด), เดือน ปี ของยอดขาย

    การจัดเรียงข้อมูล ค่าเริ่มต้น เรียงตามรหัสพนักงานขาย โดยรายงานจะแสดงยอดขายสุทธิของพนักงานแต่ละคนแต่ละเดือนเท่าที่มีข้อมูลตามเงื่อนไขการกรองว่า 6 หรือ 12 เดือน แล้วจึงเริ่มแสดงข้อมูลของพนักงานคนถัดไป รายงานแสดงได้มากสุด 100 รายการ ถ้ามีรายการมากกว่านั้นจะไม่แสดง ให้ดูที่รายงาน MAC 5 Legacy แทน

                หากไม่พบข้อมูลของพนักงานที่ต้องการ ให้ใช้คำสั่งตัวกรอง (Filter) เพื่อเลือกพนักงานรายคน

      ข้อเลือกการแสดงผลรายงาน “สรุปยอดขายรายเดือนรายคน” แบบรายละเอียด

2. รายงานลูกหนี้คงค้าง (Receivables)

    ที่มาของข้อมูล:  ใบแจ้งหนี้ขาย ยอดที่ยังไม่ได้รับชำระ

, ใบลดหนี้ขาย จะถูกนำมาหักกลบกับยอดหนี้ที่เหลือ หากไม่มีหนี้ให้หักกลบจะแสดงเป็นยอดติดลบจนกว่าลูกหนี้จะมีการซื้อใหม่

                     , ใบเพิ่มหนี้ขาย จะถูกนำมาเพิ่มกับยอดหนี้ที่มีอยู่

ข้อมูลรายงาน: แสดงข้อมูลลูกหนี้คงค้าง ณ วันนี้เสมอ โดยแสดงรายละเอียด ดังนี้ ชื่อลูกค้า (ไม่แสดงคำนำหน้า ได้แก่ บริษัท, จำกัด, มหาชน, นาย, นาง, นาวสาว), จำนวนใบสำคัญที่มาของข้อมูล และ ยอดเงินค้างรับรวม ไม่แสดงรายละเอียดรายใบสำคัญ ดังรูป

   ข้อเลือกการแสดงผลรายงาน “ลูกหนี้คงค้าง”

5. รายงานด้านซื้อ

ประกอบด้วยรายงานบริหารซื้อ 1 รายงาน ดังนี้

1. รายงานเพื่อผู้บริหารงานซื้อ มี 1 รายงาน

1)   รายงานเจ้าหนี้คงค้าง (Payables)

ที่มาของข้อมูล : ใบแจ้งหนี้ซื้อ ยอดที่ยังไม่ได้ชำระ

, ใบลดหนี้ซื้อ จะถูกนำมาหักกลบกับยอดหนี้ที่เหลือ หากไม่มีหนี้ให้หักกลบจะแสดงเป็นยอดติดลบจนกว่าเราจะมีการซื้อเพิ่ม

, ใบเพิ่มหนี้ซื้อ จะถูกนำมาเพิ่มกับยอดหนี้ที่มีอยู่

ข้อมูลรายงาน : แสดงข้อมูลเจ้าหนี้คงค้าง ณ วันนี้ โดยแสดงรายละเอียด ดังนี้ ชื่อผู้ขาย (ไม่แสดงคำนำหน้า ได้แก่ บริษัท, จำกัด, มหาชน, นาย, นาง, นาวสาว), จำนวนใบสำคัญที่มาของข้อมูล และ ยอดหนี้ค้างจ่ายรวม ไม่แสดงรายละเอียดรายใบสำคัญ ดังรูป

 ข้อเลือกการแสดงผลรายงาน “เจ้าหนี้คงค้าง” 

4. การใช้งาน Dashboard

Dashboard คือ การนำเสนอข้อมูลรายงานต่างๆ ในรูปแบบกราฟ (Chart) และรายการ (List) เพื่อแสดงผลแบบรายวัน โดยข้อมูลจะมีการอัปเดตอัตโนมัติทุกๆ 1 ชั่วโมง 

ความแตกต่างระหว่างเมนู Dashboard และเมนูรายงาน (Report) คือ Dashboard จะไม่มีตัวเลือก (Options) ให้ผู้ใช้งานปรับเปลี่ยนการแสดงผล เช่น การเลือกช่วงเวลา หรือการกรองข้อมูลรหัสพนักงาน โดย Dashboard จะเน้นการสรุปข้อมูลสำคัญให้เห็นภาพรวมในหน้าเดียว เพื่อให้ง่ายต่อการวิเคราะห์และตัดสินใจ

รายงานใน Dashboard มีทั้งหมด 8 รายงาน ผู้ใช้สามารถเลือกแสดงผลได้สูงสุด 5 รายงาน ทั้งนี้ การเข้าถึงแต่ละรายงานจะขึ้นอยู่กับการกำหนดสิทธิการใช้งานของผู้ใช้ สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ กำหนดสิทธิการใช้งานและโปรไฟล์ > การใช้งาน XMA

ตาราง สิทธิการเข้าถึงรายงานใน Dashboard แบ่งตามบทบาทการทำงาน ดังนี้

6. การตั้งค่า Dashboard

เป็นการเลือกรายงานที่ต้องการแสดงในหน้า Dashboard บนอุปกรณ์พกพา (Mobile Device) สามารถเลือกรายงานได้สูงสุดถึง 5 รายงาน จากทั้งหมด 8 รายงาน มีขั้นตอนดังนี้

1. แตะที่ Icon เมนู “แผงควบคุม” เพื่อเข้าใช้งานหน้า Dashboard

2. แตะที่ Icon   “Settings” เพื่อเลือกข้อมูลรายงานที่ต้องการแสดง

3. หน้าจอจะแสดงหน้าตั้งค่า Dashboard โดยแบ่งเป็น 2 ส่วน ดังนี้

A. แผนภูมิที่แสดงอยู่ คือ ส่วนของรายงานที่ถูกเลือกให้แสดงบนหน้า Dashboard 

• ผู้ใช้งานสามารถแตะที่ Icon  เพื่อนำรายงานออกจากหน้า Dashboard
• การจัดเรียงลำดับในส่วนนี้จะมีผลกับการแสดงลำดับรายงานบนหน้า Dashboard บนมือถือ

B. แผนภูมิที่ยังไม่แสดง คือ ส่วนของรายงานที่ยังไม่ถูกเลือกให้แสดงบนหน้า Dashboard

• ผู้ใช้งานสามารถแตะที่ Iconเพื่อเพิ่มรายงานเข้าสู่หน้า Dashboard ได้
• หากเพิ่มรายงานจนครบ 5 รายงานแล้ว จะต้องลบรายงานอื่นออกก่อนจึงจะสามารถเพิ่มรายงานใหม่ได้

4. การจัดลำดับรายงานที่หน้า Dashboard ในส่วนของแผนภูมิที่แสดงอยู่ ให้แตะค้างที่รายงานที่ต้องการ จากนั้นเลื่อนขึ้น-ลง ให้อยู่ในลำดับที่ต้องการ 

5. เมื่อตั้งค่าเสร็จแล้ว จากนั้นให้แตะที่ Icon ที่มุมขวาบน เพื่อบันทึกข้อมูล หากไม่กดบันทึก  ระบบจะไม่จดจำรายงานที่เพิ่มหรือเอาออก และการจัดลำดับ

7. การทำงานของ Dashboard

เมื่อเข้าสู่หน้า Dashboard จะแสดงรายงานแรกโดยอัตโนมัติ ผู้ใช้สามารถเลื่อนหน้าจอไปทางซ้าย-ขวา เพื่อเรียกดู Dashboard ถัดไป โดยการทำงานของ Dashboard มีดังนี้ 

1. การเลื่อนดูรายงาน 

• ให้เลื่อนหน้าจอไปทางซ้าย-ขวา เพื่อดูรายงานก่อนหน้าหรือถัดไป 
• ที่ด้านล่างของหน้าจอจะแสดง Icon   เป็นตัวบ่งชี้จำนวนรายงานที่แสดงใน Dashboard โดยหน้าที่กำลังแสดงอยู่จะเป็นจุด  สีเทาเข้ม

2. การสลับมุมมองการแสดงผล 

• หากต้องการเปลี่ยนการแสดงผลเป็นแบบรายการ (List View) ให้แตะที่ Icon  “รายการ”
• หากต้องการกลับไปใช้การแสดงผลแบบกราฟ (Chart View) ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น ให้แตะที่ Icon  “กราฟ” 

3. การดูรายละเอียดรายงาน

• รายงานแบบกราฟ (Chart) ผู้ใช้งานสามารถแตะที่ “ชื่อข้อมูล” หรือ “แตะที่กราฟ” เพื่อดูยอดเงินของแต่ละรายการ
• รายงานแบบรายการ (List) สำหรับรายงานสินค้ากำไรสูงสุด 10 อันดับแรก (3ด) และสินค้ากำไรต่ำสุด 10 อันดับแรก (3ด) จะมีการแสดง “เปอร์เซ็นต์กำไร” ผู้ใช้งานจะต้องแตะที่รายการ เพื่อแสดงข้อมูลเปอร์เซ็นต์กำไรที่ถูกซ่อนอยู่ 

4. การเปลี่ยนบริษัททำการ 

หากผู้ใช้งานต้องการดูข้อมูล Dashboard ของบริษัททำการอื่นๆ ที่ผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึง สามารถเปลี่ยนบริษัททำการได้ ดังนี้

1. แตะที่ Icon      “บริษัท” ที่มุมซ้ายบนของหน้า Dashboard 
2. หน้าจอจะแสดงรายชื่อบริษัทภายใต้ CAC ที่มีสิทธิเข้าใช้งาน XMA 

3. เลือกบริษัทที่ต้องการ จากนั้นระบบจะพาเข้าสู่หน้า Dashboard ของบริษัทนั้นโดยอัตโนมัติ

8. การเรียกดูรายงาน Dashboard

รายงานในหน้า Dashboard รวมทั้งหมด 8 รายงาน โดยแต่ละรายงานจะมีหลักการแสดงผลที่เหมือนกัน ดังนี้

ภาพประกอบข้อ 1-6

1. แสดงชื่อรายงานที่ซ้ายบนสุด
2. แสดงยอดเงินรวมของข้อมูลทั้งหมดที่แสดงในหน้า Dashboard นั้นๆ แสดงที่มุมซ้ายบน
3. แสดงข้อมูลสรุปตามพนักงาน, ลูกค้า, สินค้า, ผู้ขาย และยอดเงินหนี้ค้างรับค้างจ่าย ซึ่งการแสดงผลจะแตกต่างกันไปตามแต่ละรายงาน
4. แสดง 10 อันดับแรกของข้อมูลที่มียอดเงินสูงสุด เรียงลำดับจากมากไปหาน้อย ยกเว้น รายงานหนี้ค้างรับและหนี้ค้างจ่ายจะไม่แสดงเป็นลำดับ แต่จะแสดงเป็นสัดส่วนยอดเงินของหนี้ค้างรับและหนี้ค้างจ่าย 
5. แสดงยอดเงินของข้อมูลแต่ละรายการ รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม

• แสดงยอดเงินตามสกุลเงินหลัก
• กรณีสกุลเงินต่างประเทศ ระบบจะคำนวณให้เป็นสกุลเงินหลักอัตโนมัติ

6. แสดงข้อมูล ณ วันที่ปัจจุบัน
7. ช่วงเวลาแสดงผล การแสดงผลจะขึ้นอยู่กับแต่ละรายงาน โดยวิธีนับช่วงเวลาจะเริ่มจากเดือนปัจจุบันเสมอ 

แล้วนับย้อนหลังกลับไป เช่น รายงานแสดงข้อมูล 3 เดือน จะนับจากเดือนปัจจุบันย้อนหลังกลับไป 2 เดือนปฏิทิน

8. การแสดงผลตัวอักษร แอปพลิเคชันถูกออกแบบให้รองรับการใช้งานบนอุปกรณ์พกพา (Mobile Device) ซี่งจะปรับการแสดงผลให้เหมาะสมกับหน้าจออัตโนมัติ (Responsive Design) โดยมีข้อกำหนดการแสดงผล ดังนี้

• กราฟ (Chart View) แสดงชื่อข้อมูลได้สูงสุด 10 ชื่อ โดยแต่ละชื่อจะแสดงข้อความยาวได้ประมาณ 11-14 ตัวอักษร ขึ้นอยู่กับขนาดของตัวอักษร หากข้อความยาวเกินกว่านี้ จะมีเครื่องหมาย “…” ต่อท้ายชื่อ 

• รายการ (List View) แสดงสูงสุด 10 รายการ

• ด้านซ้าย: แสดงชื่อรายการสินค้าแบบเต็มรูปแบบ โดยระบบจะไม่ตัดคำ หากชื่อรายการยาวเกินความกว้างของคอลัมน์ ระบบจะขึ้นบรรทัดใหม่โดยอัตโนมัติ (Wrap Text) เพื่อให้สามารถอ่านข้อมูลได้ครบถ้วน 
• ด้านขวา: แสดงยอดขายของแต่ละรายการสินค้า โดยแสดงในรูปแบบยอดเงินโดยประมาณตามข้อมูลจากรายงาน
• 
  

9. การแสดงรายงาน Dashboard

รายงานทั้ง 8 รายงาน มีรายละเอียดข้อมูลที่แสดง ดังนี้ 

1. ยอดขายรายคน 10 อันดับแรกเดือนนี้ (Top 10 Sales by Persons This Month)

แสดงข้อมูลรายงานยอดขายของพนักงาน 10 อันดับแรก ที่มียอดขายสูงสุดในเดือนปัจจุบัน โดยเรียงลำดับตามพนักงานที่มียอดขายมากไปหาน้อย รายละเอียดข้อมูลที่แสดง มีดังนี้

• ชื่อพนักงานแต่ละคน หากไม่มีชื่อพนักงานกำกับในใบสำคัญจะถูกรวมไว้ในชื่อ “อื่นๆ” 
• ยอดขายรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
• ช่วงเวลาเดือนปัจจุบัน นับตั้งแต่วันที่ 1 ถึงสิ้นเดือน ของพนักงานแต่ละราย 

ตัวอย่างการแสดงผลแบบกราฟแท่ง และแบบรายการ 

2. ยอดขายรายลูกค้า 10 อันดับแรก (6ด) (Top 10 Sales by Customers (6m))

แสดงข้อมูลรายงานยอดขายรวมของลูกค้า 10 อันดับแรก ที่มียอดขายสูงสุดในช่วงเวลา 6 เดือน เรียงลำดับตามยอดขายจากมากไปหาน้อย รายละเอียดข้อมูลที่แสดง มีดังนี้

• ชื่อบริษัทลูกค้า โดยแบบกราฟจะแสดงเฉพาะชื่อบริษัท, ชื่อลูกค้า (ไม่แสดงคำนำหน้า, คำว่า “บริษัท” และ “จำกัด” หรือ “มหาชน”)  
• ยอดขายรวมตามช่วงเวลา 6 เดือนของลูกค้าแต่ละราย โดยเริ่มนับจากเดือนปัจจุบัน ย้อนหลังไป 5 เดือน

ตัวอย่างการแสดงผลแบบกราฟแท่ง และแบบรายการ

3. ยอดขายรายสินค้า 10 อันดับแรก (3ด) (Top 10 Sales by Products (3m))

แสดงข้อมูลรายงานยอดขายตามสินค้า 10 อันดับแรก ที่มียอดขายสูงสุดในช่วง 3 เดือน เรียงลำดับตามยอดขายจากมากไปหาน้อย รายละเอียดข้อมูลที่แสดง มีดังนี้

• ชื่อสินค้าแต่ละรายการ 
• ยอดขายรวมตามช่วงเวลา 3 เดือนที่ผ่านมาของสินค้าแต่ละรายการ โดยเริ่มนับจากเดือนปัจจุบัน ย้อนหลังไป 2 เดือน

ตัวอย่างการแสดงผลแบบกราฟแท่ง และแบบรายการ

4. สินค้ากำไรสูงสุด 10 อันดับแรก (3ด) (Top 10 Most Profitable Products (3m))

แสดงข้อมูลรายงานสินค้าทำกำไรสูงสุด 10 อันดับแรก ที่ขายแล้วมียอดกำไรสูงสุดในช่วง 3 เดือน เรียงลำดับตามยอดกำไรจากมากไปหาน้อย รายละเอียดข้อมูลที่แสดง มีดังนี้

• ชื่อสินค้าแต่ละรายการ
• ยอดเงินกำไรเฉลี่ยรวมทั้ง 3 เดือนของสินค้าแต่ละรายการ โดยเริ่มนับจากเดือนปัจจุบัน ย้อนหลังไป 2 เดือน
• เปอร์เซ็นต์กำไร (%) จะแสดงผลแบบรายการ

การแสดงผลแบบกราฟแท่ง และแบบรายการ

5. สินค้ากำไรต่ำสุด 10 อันดับแรก (3ด) (Top 10 Least Profitable Products (3m))

แสดงข้อมูลรายงานทำกำไรต่ำสุด 10 อันดับแรก ที่ขายแล้วมียอดกำไรต่ำสุดในช่วง 3 เดือน เรียงตามลำดับจากกำไรน้อยที่สุด รายละเอียดข้อมูลที่แสดง มีดังนี้ 

• ชื่อสินค้าแต่ละรายการ
• ยอดเงินกำไรต่ำสุด เฉลี่ยรวมทั้ง 3 เดือน ของสินค้าแต่ละรายการ โดยเริ่มนับจากเดือนปัจจุบัน ย้อนหลังไป 2 เดือน
• เปอร์เซ็นต์กำไรต่ำสุด (%) 

การแสดงผลแบบกราฟแท่ง และแบบรายการ

6. ยอดซื้อรายสินค้า 10 อันดับแรก (3ด) (Top 10 Purchased Products (3m))

แสดงข้อมูลยอดซื้อสินค้า 10 อันดับแรก ที่มียอดซื้อสูงสุดในช่วง 3 เดือน เรียงลำดับตามยอดซื้อจากมากไปหาน้อย รายละเอียดข้อมูลที่แสดง มีดังนี้

• ชื่อสินค้าแต่ละรายการ
• ยอดซื้อรวม 3 เดือนของสินค้าแต่ละรายการ โดยเริ่มนับจากเดือนปัจจุบัน ย้อนหลังไป 2 เดือน

ตัวอย่างการแสดงผลแบบกราฟแท่ง และแบบรายการ

7. ยอดซื้อรายผู้ขายสูงสุด 10 อันดับแรก (6ด) (Top 10 Purchases by Suppliers (6m))

แสดงข้อมูลรายงานยอดซื้อตามผู้ขาย 10 อันดับแรก ที่มียอดซื้อสูงสุดในช่วง 6 เดือน เรียงตามยอดซื้อจากมากไปหาน้อย รายละเอียดข้อมูลที่แสดง มีดังนี้

• ชื่อผู้ขายแต่ละราย 
• ยอดซื้อรวม 6 เดือนของผู้ขายแต่ละราย โดยเริ่มนับจากเดือนปัจจุบัน ย้อนหลังไป 5 เดือน

ตัวอย่างการแสดงผลแบบกราฟแท่ง และแบบรายการ

8. หนี้ค้างรับและค้างจ่าย (Receivables and Payables)

แสดงสัดส่วนยอดเงิน “หนี้ค้างรับ” และ “หนี้ค้างจ่าย” ณ วันที่เรียกดูรายงาน แสดงในรูปแบบ กราฟโดนัท (Doughnut Chart) ซึ่งการแสดงผลจะแตกต่างจาก Dashboard อื่น ดังนี้

ตัวอย่างการแสดงผลแบบกราฟ และแบบรายการ      

5. การแจ้งเตือน (Notifications)

การแจ้งเตือนใน XMA ใช้สำหรับแจ้งเตือนใบสำคัญที่บันทึกจากในโปรแกรม MAC-5 Legacy ซึ่งมีสถานะรอการอนุมัติ  “Appr pending” โดยจะส่งคำขอการอนุมัติมายัง XMA รายละเอียด ดังนี้

1. เมื่อมีข้อความแจ้งเตือนใหม่ จะแสดงจุดสีแดงที่ Icon เมนู “การแจ้งเตือน” ให้แตะที่ Icon เพื่อเปิดดูข้อความแจ้งเตือน

2. หน้าจอจะแสดงข้อความแจ้งเตือนการขออนุมัติใบสำคัญ โดยข้อความจะแสดงข้อมูลประเภทใบสำคัญ, ลูกค้า/ผู้ขาย, เลขที่ใบสำคัญ และวันที่ใบสำคัญ ข้อความฉบับใหม่จะแสดง  จุดสีแดง เมื่อเปิดข้อความ หน้าจอจะแสดงข้อมูลใบสำคัญ ผู้ใช้งานสามารถอนุมัติ/ไม่อนุมัติ ใบสำคัญที่หน้านี้ได้เช่นเดียวกับหน้าอนุมัติใบสำคัญ

6. การใช้งานเพิ่มเติม

การใช้งานเพิ่มเติมบน XMA Mobile เป็นการเลือกบริษัททำการ การตั้งค่าภาษา และการเรียกดูข้อมูลอื่น ๆ อย่างเช่น FAQ หรือข้อมูลการติดต่อ รายละเอียดดังนี้

1. แตะที่ Icon เมนู “เพิ่มเติม”

2. หน้าจอจะแสดงข้อมูลและปุ่มเมนูสำหรับกำหนดการใช้งานต่าง ๆ ดังนี้

1. ข้อมูลผู้ใช้งาน แสดงข้อมูลผู้ใช้งาน ที่เข้าใช้งานอยู่ โดยแสดงรหัสผู้ใช้งาน ชื่อผู้ใช้งาน รหัส CAC และ E-mail ของผู้ที่ใช้งาน 
2. การเลือกบริษัท ให้แตะที่เมนู “บริษัท” หน้าจอจะแสดงรายชื่อบริษัทภายใต้ CAC ที่มีสิทธิเข้าใช้งาน XMA เพื่อให้เลือกบริษัทที่ต้องการจัดการงานต่อไป

3. การเปลี่ยนภาษา ให้แตะที่เมนู “ภาษา” หน้าจอจะแสดงข้อเลือก 2 ภาษา ได้แก่ ภาษาไทย และภาษาอังกฤษ ดังรูป

4. คำถามที่พบบ่อย (FAQ) ให้แตะที่เมนู “คำถามที่พบบ่อย” ระบบจะเปิดหน้าเว็บไซต์ learn.zohopublic.com ซึ่งเป็นแหล่งข้อมูลรวมคำถาม - คำตอบเกี่ยวกับระบบ XMA ผู้ใช้งานสามารถอ่านรายละเอียดต่าง ๆ ได้ รวมทั้งหมด 11 ข้อ

หมายเหตุ: จำเป็นต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อเข้าถึงหน้าเว็บคำถามที่พบบ่อย

5. ช่องทางการติดต่อ ให้แตะที่เมนู “เกี่ยวกับเรา” หน้าจอจะแสดง Version XMA และช่องทางการติดต่อ บริษัท ดับเบิลไพน์ จำกัด โดยสามารถติดต่อได้ทางอีเมล, เบอร์โทรศัพท์, Facebook หรือทางเว็บไซต์

6. ประวัติ ใบสำคัญที่ได้รับการอนุมัติ/ไม่อนุมัติ สามารถดูได้ที่หน้าประวัติ โดยจะแสดงใบสำคัญในหน้าประวัติเป็นเวลา 7 วันดังนี้

1. เมนู “อนุมัติแล้ว” แสดงรายการใบสำคัญที่ได้รับการอนุมัติบน XMA โดยจะแสดงวันที่อนุมัติ และผู้อนุมัติ ดังนี้

2. เมนู “ไม่อนุมัติ” แสดงรายการใบสำคัญที่ไม่ได้รับการอนุมัติบน XMA โดยจะแสดงวันที่ไม่อนุมัติ และผู้ไม่อนุมัติ ดังนี้

3. Icon “ประวัติ” ใช้สำหรับแสดงรายการใบสำคัญทั้งหมดบน XMA ทั้งรายการที่ได้รับการอนุมัติและไม่ได้รับการอนุมัติ โดยระบบจะแสดงข้อมูลเรียงตามวันที่ล่าสุดก่อน

    ผู้ใช้งานสามารถกรองข้อมูลเพื่อเลือกดูใบสำคัญตามช่วงวันที่ ประเภทใบสำคัญ หรือสถานะการอนุมัติได้

    ทั้งนี้ หน้าประวัติจะแสดงเฉพาะรายการที่ User ซึ่งกำลังเข้าใช้งาน ได้มีการดำเนินการหรือเกี่ยวข้องกับรายการดังกล่าวเท่านั้น

7. การออกจากระบบ เป็นคำสั่งสำหรับการออกจากระบบของผู้ใช้งาน เมื่อแตะที่ปุ่มนี้ หน้าจอจะกลับไปเป็นหน้าเข้าสู่ระบบ