ส่วนประกอบของ MAC-5 Legacy

หน้า User login

การเข้าใช้งานโปรแกรม ผู้ใช้งานต้องลงชื่อเข้าใช้งาน (Login) เพื่อเข้าใช้งานโปรแกรม MAC-5 Legacy ตามสิทธิที่ถูกกำหนดไว้ หน้า User login มีรูปแบบ ดังนี้

ส่วนประกอบในหน้า User Login

2. รหัสผู้ใช้งานระบบ (User name) สำหรับใส่ชื่อผู้ใช้งานระบบ
3. รหัสผ่าน (Password) สำหรับใส่รหัสผ่านเพื่อเข้าใช้งานโปรแกรม

เมื่อกรอกข้อมูลครบทั้งสองช่องแล้วให้กด Enter บนแป้นพิมพ์เพื่อเข้าใช้งานโปรแกรม

5. Try คือ การบอกจำนวนครั้งของการเข้าสู่หน้า Login เมื่อเข้าครั้งแรกจะนับเป็นครั้งที่ 1 (Try 1) หากมีการใส่รหัสผู้ใช้งานระบบ หรือรหัสผ่านผิดพลาด โปรแกรมจะให้ใส่รหัสใหม่อีกครั้ง โดยโปรแกรมจะนับการใส่รหัสผิดพลาดเป็นจำนวนสูงสุด 5 ครั้ง เมื่อครบ 5 ครั้งแล้วหน้า User login จะหายไป ให้ปิดโปรแกรมแล้วเปิดใหม่เพื่อทำการ Login อีกครั้ง
6. dBID : xxxx คือ CAC (Customer Access Code) รหัสการเข้าใช้งานของลูกค้า หลักที่ 5-8 จากทั้งหมด 12 หลัก ซึ่งเป็นรหัสส่วนกลาง หรือที่ 2 จากทั้งหมด 3 ส่วน
7. MS-SQL database name MS-SQL ย่อมาจาก Microsoft-Structured Query Language คือ ชื่อระบบฐานข้อมูลโปรแกรม

การเพิ่ม Email ผู้ใช้งาน

สำหรับการเพิ่ม Email ผู้ใช้งานสามารถเพิ่มได้ 2 กรณี ดังนี้ 

1. หน้าการเข้าใช้งานโปรแกรม User Login ผู้ใช้งานต้องลงชื่อเข้าใช้งาน (Login) เพื่อเข้าใช้งานโปรแกรม MAC-5 Legacy
2. โปรแกรมแสดงหน้าจอ “กำหนด Email ผู้ใช้งาน” ระบุ Email ผู้ใช้งานจากนั้นกด “Enter” เพื่อ SAVE

1. คลิกขวาที่ “ชื่อผู้ใช้งาน” โปรแกรมแสดงหน้าจอ “กำหนด Email ผู้ใช้งาน” ระบุ Email ผู้ใช้งานจากนั้นกด “Enter” เพื่อ SAVE

3. โปรแกรมตรวจสอบความถูกต้องเบื้องต้น เช่น มีตัวอักษร @ และไม่ให้ใส่ วรรค หรือ !#$%^&*()+',/:;<=>?\[]{}" และมีตัวอักษรอยู่หน้าและหลัง @ หรือไม่ เป็นต้น ไม่ตรวจว่า Email นี้ ใช้งานได้จริงหรือไม่ 
4. Email ที่ระบุจะต้องไม่ซ้ำกันใน 1 CAC โดยหากซ้ำ โปรแกรมจะแจ้งข้อความเตือน และให้ระบุ Email ใหม่อีกครั้ง

3. เพิ่ม Email ผู้ใช้งานงานเมนู “กำหนดสิทธิของผู้ใช้งานและโปร์ไฟล์” (สามารถดูขั้นตอนการใช้งานเพิ่มเติม คลิกที่นี่)

หมายเหตุ

• เมื่อเข้าใช้งานครั้งแรกผู้ใช้งานควรเปลี่ยนรหัสผ่านใหม่ เพื่อป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลและสิทธิการใช้งาน รวมถึงกรณีมีการตั้งค่าให้โปรแกรมแจ้งเตือนการเปลี่ยนรหัสผ่านทุก 30 วัน โปรแกรมจะแสดงข้อความแจ้งเตือนให้เปลี่ยนรหัสผ่าน ดังรูป

• เมื่อกด Login เข้าใช้งานในโปรแกรม MAC-5 Legacy แล้ว โปรแกรมจะแสดงหน้อจอ Term & Condition (ข้อตกลง ขอบเขต และเงื่อนไขการบริการ)

ผู้ใช้งานสามารถปรับขนาดตัวอักษรให้เล็กลง หรือใหญ่ขึ้นได้โดยคลิกที่ปุ่ม “A-/A+” เพื่อความสะดวกในการอ่าน เมื่ออ่านเงื่อนไข และข้อตกลงขอบเขตการใช้งานเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม “ACCEPT” เพื่อตกลงรับทราบตามเงื่อนไข

     ***หากผู้ใช้คลิกที่ปุ่ม "SKIP" ในครั้งต่อไปที่เข้าใช้งานโปรแกรม โปรแกรมจะแสดงหน้าจอนี้อีก และจะแสดงไปทุกครั้ง จนกว่าผู้ใช้งานจะคลิกปุ่ม “ACCEPT”

หน้าแรกของโปรแกรม

เมื่อ Login เข้าสู่ระบบแล้ว จะพบหน้าแรกของโปรแกรมซึ่งมีส่วนประกอบดังนี้

1. แถบหัวเรื่อง (Title bar) 

เป็นส่วนที่แสดงชื่อของโปรแกรมและชื่อไฟล์ที่กำลังเรียกใช้งานอยู่

2. แถบเมนู (Menu bar)

เป็นส่วนที่ใช้เลือกคำสั่งของโปรแกรม แถบเมนูประกอบไปด้วยกลุ่มเมนูทั้งหมด 7 กลุ่มเมนู ซึ่งแบ่งกลุ่มตามการใช้งานในโปรแกรมและ 1 คำสั่ง ดังนี้

1. ระบบ เป็นกลุ่มเมนูแรกของแถบเมนู ภายในกลุ่มเมนูจะเป็นเมนูเบื้องต้นที่สำคัญในการใช้โปรแกรม เช่น ระบบฐานข้อมูล, บริษัททำการ และการกำหนดค่าตั้งต้น เป็นต้น

2. การตั้งรหัส เป็นกลุ่มเมนูของรหัสต่าง ๆ โดยแบ่งรหัสตามระบบงานในโปรแกรม

3. การบันทึก เป็นกลุ่มเมนูที่เกี่ยวข้องกับใบสำคัญทั้งหมด เช่น การบันทึกใบสำคัญต่าง ๆในแต่ละระบบ, แสดงรายการและพิมพ์ใบสำคัญ, การตรวจสอบข้อมูลสำคัญ และการแต่งฟอร์มใบสำคัญ เป็นต้น

4. รายงาน เป็นกลุ่มเมนูของรายงานทั้งหมดในทุกระบบ ซึ่งจะแบ่งเมนูของรายงานออกตามระบบ

5. ข้อมูล เป็นกลุ่มเมนูเกี่ยวกับเรื่องข้อมูลของระบบ เช่นเมนูสำหรับแสดงข้อมูลระบบ, เก็บสำรองข้อมูล และปรับซ่อมฐานข้อมูล เป็นต้น

6. การใช้งาน เป็นกลุ่มเมนูเกี่ยวกับการใช้งานต่าง ๆ ในโปรแกรม เช่น การเปลี่ยนผู้ใช้งาน, การตั้งรหัสผ่าน, ประวัติการใช้งาน, เครื่องคิดเลข และปฏิทิน เป็นต้น

7. พิเศษ เป็นเมนูอื่น ๆ ที่แสดงข้อมูลเกี่ยวกับโปรแกรม เช่น คู่มือการใช้งานโปรแกรม, งานเอกสาร และข้อมูลการพัฒนา เป็นต้น

8. บริษัททำการ 

ทางมุมขวาส่วนบนของโปรแกรมจะแสดงชื่อบริษัททำการที่เข้าใช้งานอยู่ เมื่อคลิกที่ชื่อบริษัททำการ จะปรากฏหน้ารายการบริษัททำการทั้งหมด โดยแสดงรายละเอียดวันต้นปีบัญชี วันที่ยกยอด จำนวนใบสำคัญ ขนาดของข้อมูลที่บันทึกข้อมูลต่าง ๆ ของแต่ละบริษัท และฐานข้อมูลของบริษัท

การเปลี่ยนบริษัททำการ ทำได้โดยดับเบิลคลิกที่ชื่อบริษัททำการบนหน้ารายการ โปรแกรมจะเปลี่ยนบริษัททำการตามที่ผู้ใช้งานเลือก เพื่อเข้าจัดการงานต่าง ๆ ในบริษัททำการนั้น ๆ

3. แถบคำสั่ง (Command bar) 

เป็นส่วนที่แสดง Icon คำสั่งต่าง ๆ รวมทั้ง Icon ระบบงานของโปรแกรม และ Icon ผู้ใช้งาน

1. Favorites ใช้สำหรับดูเมนูที่เข้าใช้งาน หรือเข้าใช้งานบ่อย 
2. Voucher Summary ใช้สำหรับเรียกดูสรุปจำนวนใบสำคัญทั้งหมดในทุกระบบที่มีการบันทึก
3. Top down ใช้สำหรับเลื่อนเพื่อเลือก Icon บันทึกใบสำคัญ หรือแสดงรายการใบสำคัญในแต่ละระบบ
4. ระบบต่าง ๆ ในโปรแกรม ประกอบด้วยระบบบัญชีแยกประเภท (GL), ระบบขาย (AR), ระบบซื้อ (AP), ระบบสินค้าคงคลัง (IC), ระบบผลิต (MRP) และระบบเงินสดย่อยและทดรองจ่าย โดย Icon ระบบจะแสดงเป็น Icon คำสั่ง 2 คำสั่ง คือ

• Icon สำหรับบันทึกใบสำคัญในระบบต่าง ๆ โดยจะมีเครื่องหมาย “+” บน Icon คำสั่ง

• Icon สำหรับแสดงรายการใบสำคัญในระบบต่าง ๆ โดยโปรแกรมจะตั้งต้นแสดง Icon สำหรับบันทึกใบสำคัญ ให้คลิกที่ Icon Top Down จะพบ Icon แสดงรายการใบสำคัญนี้

5. Voucher/Keyword Search ใช้สำหรับค้นหาใบสำคัญที่ได้บันทึกในระบบต่าง ๆ ของโปรแกรม
6. Edit Voucher ใช้สำหรับแก้ไขใบสำคัญ
7. Export to Exel ใช้สำหรับส่งข้อมูลไปยัง Excel
8. Chart ใช้สำหรับแสดงกราฟ
9. Cascading windows ใช้สำหรับจัดเรียงหน้าต่างที่เปิดใช้งานอยู่
10. Close all windows ใช้สำหรับปิดทุกหน้าต่างที่เปิดใช้งานอยู่
11. Toggle Thai/English ใช้สำหรับเปลี่ยนภาษาที่ใช้ในโปรแกรม โดยสลับเป็นสองภาษา คือ ภาษาไทย และภาษาอังกฤษ 
12. Quit MAC-5 Legacy ใช้สำหรับออกจากโปรแกรม
13. User Login ใช้สำหรับเปลี่ยนผู้ใช้งาน 

4. แถบแท็บ (Tab bar)

เป็นส่วนที่แสดงแท็บเมนูที่เปิดใช้งานอยู่ในโปรแกรม โดยการแสดงผลของแท็บเมนูมี 2 แบบดังนี้

1. แท็บเมนูสีเหลือง คือ แท็บเมนูที่เลือกใช้งานอยู่ในโปรแกรม เป็นหน้างานปัจจุบัน
2. แท็บเมนูสีขาว คือ แท็บเมนูที่เปิดอยู่ แต่ไม่ใช่แท็บเมนูที่เลือกใช้งานอยู่

5. ส่วนหน้างาน (Work space)

หลังจาก Login เข้ามาในโปรแกรมแล้ว จะแสดงหน้าแรกเป็นหน้า Favorite/History และ Dashboard and Notificaton รายละเอียดมีดังนี้

1. Favorite/History เพื่อใช้เลือกเมนูที่ถูกเข้าใช้งานบ่อย เมื่อคลิกที่รายการเมนูใด หน้ารายการจะแสดงวันที่และเวลาที่เข้าใช้งานล่าสุดของเมนูนั้น โดยจะแสดงอยู่ส่วนล่างของรายการเมนู

• ผู้ใช้งานสามารถเปิดเมนูที่ต้องการใช้งานจากหน้ารายการในส่วนนี้ได้ โดยกดดับเบิลคลิกที่รายการที่ต้องการเข้าใช้งาน
• หากต้องการเพิ่มหรือลบรายการเมนูใดออกจาก Favorite/History ให้คลิกที่คำสั่งทางส่วนล่างของหน้ารายการ ดังนี้

• Delete history ใช้สำหรับลบประวัติการใช้งาน
• Add to favorite ใช้สำหรับเพิ่มรายการที่ใช้งานบ่อย 
• Delete favorite ใช้สำหรับลบรายการที่ใช้งานบ่อย 
• Up ใช้สำหรับเลื่อนรายการที่ Favorite ขึ้นบน 1 ลำดับ
• Down ใช้สำหรับเลื่อนรายการที่ Favorite ลง 1 ลำดับ

• การเลือกดูรายการเมนูในหน้า Favorite/History สามารถเลือกดูเมนูได้ตามกลุ่มเมนู โดยเลือกจากคำสั่งที่อยู่ในส่วนล่างของหน้ารายการ ดังนี้

• Show all คือ การแสดงรายการเมนูทั้งหมด
• System คือ การแสดงรายการเมนูที่อยู่ในกลุ่มเมนู “ระบบ”
• Setting คือ การแสดงรายการเมนูรหัสต่าง ๆ ที่อยู่ในกลุ่มเมนู “การตั้งรหัส”
• Voucher คือ การแสดงรายการเมนูใบสำคัญที่อยู่ในกลุ่มเมนู “การบันทึก”
• Report คือ การแสดงรายการเมนูรายงานที่อยู่ในกลุ่มเมนู “รายงาน”
• Data คือ การแสดงรายการเมนูที่อยู่ในกลุ่มเมนู “ข้อมูล”
• Usage คือ การแสดงรายการเมนูที่อยู่ในกลุ่มเมนู “การใช้งาน”
• Exit คือ การปิดการใช้งานหน้ารายการ Favorite/History

• สีของ  ที่ส่วนหน้าของเมนูในหน้ารายการ Favorite/History จะแบ่งสีตามกลุ่มเมนู เพื่อความสะดวกในการดูว่ามีการใช้งานในกลุ่มเมนูใด มากน้อยเพียงใด สีตามกลุ่มเมนูมีดังนี้

 สีเทา แทนสีกลุ่มเมนู “ระบบ” (System)

 สีเขียว แทนสีกลุ่มเมนู “การตั้งรหัส” (Setting)

 สีน้ำเงิน แทนสีกลุ่มเมนู “การบันทึก” (Voucher)

 สีเหลือง แทนสีกลุ่มเมนู “รายงาน” (Report)

 สีม่วง แทนสีกลุ่มเมนู “ข้อมูล” (Data)

 สีแดง แทนสีกลุ่มเมนู ”การใช้งาน” (Usage)

2. Dashboard and Notificaton เป็นส่วนที่แสดงข้อมูลการแจ้งเตือน 3 เรื่อง ได้แก่ ใบสำคัญที่รอการอนุมัติ สินค้าคงเหลือน้อยกว่าขั้นต่ำ และสินค้าที่สต๊อกติดลบ โดยมีการใช้งานดังนี้

2. ปุ่ม “Dashboard and Notificaton” ใช้สำหรับคลิกเพื่อปิด/เปิด หน้าแสดงข้อมูลของแดชบอร์ด 
3. ส่วนข้อมูล “Dashboard and Notificaton” เป็นส่วนที่แสดงข้อมูลแดชบอร์ดในเรื่องการแจ้งเตือน โดยแสดงเป็นตารางข้อมูลเป็น 3 ส่วน ดังนี้

• ใบสำคัญที่รออนุมัติ การแจ้งเตือนใบสำคัญในระบบบัญชีแยกประเภท (GL), ระบบขาย (AR), ระบบซื้อ (AP), ระบบสินค้าคงคลัง (IC) และระบบผลิต (MRP) โดยแสดงประภทใบสำคัญ และจำนวนใบสำคัญที่รอการอนุมัติ
• สินค้าปริมาณน้อยกว่าขั้นต่ำ เป็นรายการสินค้า ที่สต๊อกต่ำกว่า Minimum (ในกรณีที่มีกำหนดจำนวนสูงสุด/ต่ำสุดไว้กับรหัสสินค้า) โดยแสดงรหัสสินค้า ปริมาณคงเหลือ และปริมาณน้อยที่สุด
• สต๊อกติดลบ เป็นรายการสินค้า ที่ปริมาณติดลบ โดยแสดงรหัสสินค้า และสโตร์ที่จัดเก็บสินค้า

3. ปุ่ม “Update” คลิกที่ปุ่มนี้ เพื่อให้โปรแกรมอัปเดตและแสดงข้อมูลเป็นปัจจุบัน โดยโปรแกรมจะเปลี่ยนวันที่เดิม เป็นวันที่มีการ Update ข้อมูลล่าสุด

6. แถบสถานะ (Status bar)

เป็นส่วนที่แสดงข้อมูลเกี่ยวกับโปรแกรม และข้อมูลเกี่ยวกับบริษัททำการที่ใช้งานอยู่ในโปรแกรม โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1. Version แสดงเวอร์ชั่นของโปรแกรม โดยแสดงเป็นวันเดือนปีที่ออกเวอร์ชั่นล่าสุด

• Transaction records คือ ส่วนที่แสดงข้อมูลประวัติการใช้งานของบริษัททำการ โดยแสดงจำนวนรายการทั้งหมด ขนาดของข้อมูล และระยะเวลาที่ใช้งานในโปรแกรมตั้งแต่วันแรกจนถึงปัจจุบัน

• Re-connect MS-SQL Service (Microsoft-Structured Query Language Service) คือ การเชื่อมต่อฐานข้อมูลการ Reconnect เป็นระบบ Manual ในกรณีที่การเชื่อมต่อหลุด ผู้ใช้งานจะต้องทำการ Reconnect โดยเลือกที่คำสั่ง Re-connect MS-SQL Service จะปรากฏกล่องข้อความแจ้งเตือน “ท่านต้องการเชื่อมต่อฐานข้อมูลใหม่หรือไม่” ให้คลิก “Yes” 

2. Fiscal คือ ต้นปีบัญชีของบริษัททำการ

• วันที่ 01/01/2562 (ตัวอย่าง) คือ วันที่เริ่มต้นของปีบัญชี

3. Manual/Auto-Link แสดงการลิงก์ MI ไป GL ซึ่งมีการลิงก์ 2 แบบคือ 

• Auto link โปรแกรมจะทำการเชื่อมโยงข้อมูลในระบบ MI ไปยังระบบGL โดยอัตโนมัติ 
• Manual link การลิงก์ข้อมูลในระบบ MI ไปยังระบบ GL โดยผู้ใช้งานเอง

4. Inventory date คือ วันที่ยอดยกมาของ “ระบบสินค้าคงคลัง”

5. Tip is ON/OFF คือ การแสดงคำอธิบายการใช้งานของปุ่มและช่องต่าง ๆ เมื่อวาง Cursor ไว้ที่ปุ่มคำสั่งหรือช่องใด จะปรากฏคำอธิบายที่ปุ่มคำสั่งหรือช่องนั้น 

• แสดงว่ากำลัง “เปิด” การใช้งานแสดงคำอธิบายอยู่ หากต้องการ ”ปิด” การใช้งานให้คลิกหนึ่งครั้งที่ “Tip is ON”
• แสดงว่ากำลัง “ปิด” การใช้งานแสดงคำอธิบายอยู่ หากต้องการ ”เปิด” การใช้งานให้คลิกหนึ่งครั้งที่ “Tip is OFF” 

6. Time แสดงเวลา โดยแสดงเป็นชั่วโมง นาที และวินาที

หน้ารหัส

เป็นส่วนที่ใช้สำหรับกำหนดรหัสของตัวแปรต่าง ๆ เพื่อนำไปใช้ในการบันทึกใบสำคัญต่าง ๆ สามารถบันทึกรายละเอียดของรหัส ได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ

หน้ารายการรหัส

เป็นส่วนที่แสดงรายการข้อมูลรายการรหัสต่าง ๆ แบ่งออกเป็น 4 ส่วน ดังนี้

1. ชื่อเมนู เป็นส่วนที่แสดงชื่อรหัส โดยหน้าของการตั้งรหัสจะใช้สี  ตามรูปภาพข้างต้น
2. ส่วนรายการรหัส เป็นส่วนที่แสดงรายละเอียดข้อมูลของแต่ละรายการรหัส
3. แถบกรองข้อมูล เป็นส่วนที่ใช้สำหรับกรองข้อมูล เพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ และสรุปจำนวนรหัสทั้งหมดตามที่แสดงในส่วนของรายการรหัส
4. แถบคำสั่ง เป็นส่วนคำสั่งที่ใช้สำหรับจัดการรหัส เช่น เพิ่ม, แก้ไข, ลบ และการจัดการอื่น ๆ เกี่ยวกับการตั้งรหัส

หน้าบันทึกรหัส

หน้าบันทึกรหัส จะแสดงข้อมูลการบันทึกที่แตกต่างกัน การตั้งรหัส ช่องสำหรับระบุข้อมูล โปรแกรมจะแสดงสีของช่องข้อมูลแตกต่างกัน โดยแต่ละสีมีความหมาย ดังนี้

3. ช่องสีแดง คือช่องที่บังคับให้ระบุข้อมูล จะพบในปุ่มคำสั่ง “New” เนื่องจากโปรแกรมจะดึงข้อมูลจากตัวรหัสไปใช้กับใบสำคัญต่าง ๆ  หากไม่ระบุข้อมูลในช่องสีแดง จะปรากฏกล่องข้อความแจ้งเตือน “รูปแบบรหัสที่กำหนดไม่ถูกต้องครบถ้วนหรือรหัสซ้ำกับที่มีอยู่แล้ว” ให้คลิก “OK” 
4. ช่องสีขาว คือช่องที่ไม่บังคับใส่ข้อมูล สามารถแก้ไขข้อมูลได้
5. ช่องสีเหลือง คือช่องที่ไม่สามารถแก้ไขรหัสได้ กรณีรหัสถูกนำไปใช้กับใบสำคัญแล้ว 

หน้าบันทึกใบสำคัญ

เป็นส่วนที่ใช้สำหรับการบันทึกใบสำคัญต่าง ๆ เพื่อนำไปใช้เป็นข้อมูลสำหรับแสดงรายงาน โดยแต่ละระบบจะแสดงหน้าจอของข้อมูลที่แตกต่างกันออกไป

หน้ารายการใบสำคัญ

เป็นส่วนที่แสดงรายการข้อมูลที่ได้บันทึกไว้จากการบันทึกใบสำคัญ แบ่งออกเป็น 4 ส่วนดังนี้

1. ชื่อเมนู เป็นส่วนที่แสดงชื่อเมนูและช่วงเวลาของข้อมูล โดยแสดงเป็น เดือน/ปี ของใบสำคัญ โดยหน้าของการบันทึกใบสำคัญจะใช้สี  ตามรูปภาพข้างต้น
2. ส่วนรายการใบสำคัญ เป็นส่วนที่แสดงรายละเอียดข้อมูลของใบสำคัญแต่ละรายการ
3. แถบกรองข้อมูล เป็นส่วนที่ใช้สำหรับกรองข้อมูล เพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ
4. แถบคำสั่ง เป็นส่วนคำสั่งที่ใช้สำหรับจัดการใบสำคัญ, สรุปจำนวนใบสำคัญทั้งหมดที่แสดงในส่วนรายการ

หน้าบันทึก

เป็นส่วนที่ใช้จัดการใบสำคัญต่าง ๆ ทั้งการเพิ่ม-ลด แก้ไขข้อมูลใบสำคัญ การจัดการตรวจสอบและอนุมัติ  สามารถบันทึกได้ 2 รูปแบบ คือ

หน้าบันทึกแบบ Dialog

เป็นการบันทึกข้อมูล ในรูบแบบของหน้าจอป๊อปอัพ (Pop-up) เหมือนกับหน้าบันทึกรหัส โปรแกรมจะแสดงสีช่องข้อมูลแตกต่างกัน โดยแต่ละสีมีความหมาย ดังนี้ 

3. ช่องสีเหลือง คือช่องที่ไม่สามารถแก้ไขรหัสได้ จะพบในปุ่มคำสั่ง “Edit” เนื่องจากรหัสถูกนำไปใช้กับใบสำคัญแล้ว อาจทำให้ข้อมูลในใบสำคัญสูญหาย 
4. ช่องสีขาว คือช่องที่ไม่บังคับใส่ข้อมูล สามารถแก้ไขข้อมูลได้
5. ช่องสีแดง คือช่องที่บังคับให้ระบุข้อมูล จะพบในปุ่มคำสั่ง “New” เนื่องจากโปรแกรมจะดึงข้อมูลจากตัวรหัสไปใช้กับใบสำคัญต่าง ๆ  หากไม่ระบุข้อมูลในช่องสีแดง จะปรากฏกล่องข้อความแจ้งเตือน “รูปแบบรหัสที่กำหนดไม่ถูกต้องครบถ้วนหรือรหัสซ้ำกับที่มีอยู่แล้ว” ให้คลิก “OK” 

หน้าบันทึกแบบหน้างาน

เป็นส่วนที่บันทึกข้อมูลในรูบแบบเต็มหน้าจอ ในหน้าใบสำคัญ เพื่อระบุรายละเอียดต่าง ๆ แบ่งออกเป็น 4 ส่วน ดังนี้

1. ส่วนหัวใบสำคัญ เป็นส่วนที่แสดงชื่อเมนูใบสำคัญ และช่องสำหรับบันทึกข้อมูลวันที่, เลขที่ใบสำคัญ, เลขใบกำกับภาษี, รายละเอียดต่าง ๆ ซึ่งตัวเลือกในการบันทึกจะแตกต่างกันไปตามระบบ
2. ส่วนรายการ เป็นส่วนที่ใช้สำหรับบันทึกข้อมูลใบสำคัญ โดยเป็นการบันทึกข้อมูลในรูปแบบตาราง และในส่วนท้ายของตารางการบันทึกจะเป็นช่องสำหรับบันทึกข้อมูลใบสำคัญ ซึ่งคอลัมน์ในตารางข้อมูล และช่องสำหรับบันทึกข้อมูล จะแตกต่างกันตามแต่ละระบบงาน
3. ส่วนท้ายใบสำคัญ เป็นส่วนที่แสดงข้อมูล จำนวนรายการ, ราคาสินค้า, ส่วนลดรายการ, ส่วนลด 1-2 %, VAT %, หักส่วนภาษี, หักส่วนภาษีรวม, ยอดภาษี, ยอดรวม, หมายเหตุ, ภาษีมูลค่าเพิ่ม
4. แถบคำสั่ง เป็นส่วนคำสั่งที่ใช้สำหรับจัดการใบสำคัญ เช่น เพิ่ม, แก้ไข, ลบ และการจัดการอื่น ๆ เกี่ยวกับใบสำคัญ

หน้ารายงาน

เป็นส่วนที่สรุปข้อมูลจากการบันทึกต่าง ๆ ในแต่ละระบบ โดยแสดงตามเงื่อนไขที่เลือก แบ่งออกเป็น 4 ส่วน ดังนี้

1. ชื่อเมนู เป็นส่วนที่แสดงชื่อรายงาน โดยหน้ารายงานจะแสดงเป็นสี  ตามรูปข้างต้น
2. หน้ารายงาน เป็นส่วนที่แสดงรายละเอียดของรายงาน โดยข้อมูลแตกต่างกันตามแต่ละรายงาน 
3. ส่วนสรุปข้อมูลและเลือกแสดงตัวแปร เป็นส่วนที่แสดงการสรุปยอดเงิน, รายการรายรับ, รายการรายจ่าย, จำนวนใบสำคัญ, จำนวนสินค้า, จำนวนสโตร์, จำนวน Serail/Lot ตามข้อมูลในตาราง และตัวเลือกการแสดงรหัสตัวแปรแทนการแสดงข้อมูล ดังรูปตัวอย่าง

4. แถบคำสั่ง เป็นส่วนคำสั่ง ใช้สำหรับการเลือกดูรายงานและการจัดการอื่น ๆ เกี่ยวกับรายงาน ส่วนมุมขวาของแถบคำสั่งแสดงจำนวนรายการ จำนวนใบสำคัญทั้งหมดตามที่แสดงในส่วนของรายงาน และบอกเวลาในการเข้าใช้งานในหน้ารายงาน โดยนับเวลาเป็นนาที