หน้าแสดงรายการใบสำคัญ ระบบซื้อ/ขาย/สินค้าคงคลัง

วัตถุประสงค์

1. เพื่อใช้ในการกลับเข้าไปแก้ใบสำคัญที่เคยบันทึกไว้แล้ว
2. เพื่อใช้ในการพิมพ์ฟอร์มใบสำคัญต่าง ๆ 
3. เพื่อใช้ในการเพิ่มเติมใบสำคัญจากหน้าจอแสดงรายการ
4. เพื่อแสดงจำนวนใบสำคัญทั้งหมดที่ได้บันทึกไว้ในแต่ละเดือน

การใช้งานหน้าแสดงรายการใบสำคัญ

1. การแสดงรายการใบสำคัญ

1. คลิกที่กลุ่มการบันทึก เลือกเมนู “แสดงรายการและพิมพ์ใบสำคัญ” >> “ระบบขาย/ซื้อ/สินค้าคงคลัง”

2. เลือกระบบที่ต้องการแก้ไขหรือพิมพ์ใบสำคัญ จากนั้นเลือกประเภทใบสำคัญที่ต้องการ ตัวอย่าง ระบบขาย เป็นต้น

หรือคลิกที่ Icon เมนูการบันทึก “AR/AP/IC” จากนั้นเลือกประเภทใบสำคัญที่ต้องการให้แสดงรายการ 

3. โปรแกรมจะแสดงจำนวนใบสำคัญในแต่ละเดือน สามารถเลือกได้ตามช่วงเดือน หรือช่วงเวลา แล้วคลิก “OK”

ตัวอย่าง การเลือกแสดงรายการใบสำคัญตามช่วงเดือน

ตัวอย่าง การเลือกแสดงรายการใบสำคัญตามช่วงเวลา

4. โปรแกรมจะแสดงรายการใบสำคัญในเดือนที่เลือก ตามรูป

5. ผู้ใช้งานสามารถกรองรายการใบสำคัญได้ที่ส่วนท้ายหน้ารายการใบสำคัญ รายละเอียดมีดังนี้

1. New Period ใช้สำหรับเลือกช่วงเดือน หรือช่วงเวลา ที่ต้องการดูรายการใบสำคัญ
2. Mine คลิก  เลือก เพื่อให้โปรแกรมแสดงเฉพาะรายการใบสำคัญ ที่ผู้ใช้งานเป็นผู้บันทึก
3. แสดงใบสำคัญที่เลขไม่เรียงกัน คลิก  เลือก เพื่อให้โปรแกรมแสดงว่ารายการใบสำคัญใดบ้าง ที่เลขใบสำคัญไม่เรียงจากใบก่อน โดยแสดงเป็นแถบสีชมพู ที่เลขลำดับรายการใบสำคัญ เพื่อให้เห็นว่าใบสำคัญใบใดบันทึกข้ามไป ไม่เรียงจากใบก่อน ดังรูปตัวอย่างนี้

4. แสดงชื่อรหัสตัวแปร คลิก  เลือก เพื่อให้โปรแกรมแสดงชื่อของรหัสตัวแปรที่บันทึกไว้แต่ละรายการใบสำคัญ ดังรูปตัวอย่างนี้

5. วันที่ (จาก-ถึง) สำหรับกรองรายการใบสำคัญตาม “วันที่” โดยระบุวันที่ ที่ต้องการดูใบสำคัญที่บันทึกไว้ การระบุวันที่อาจระบุเป็นวันเดียว หรือจากวันที่-ถึงวันที่ก็ได้ โปรแกรมจะแสดงรายการใบสำคัญตามวันที่ที่ระบุเท่านั้น ดังรูปตัวอย่างนี้

6. เดือน (จาก-ถึง) สำหรับกรองรายการใบสำคัญตาม “เดือน” ใช้ในกรณีที่เลือกให้แสดงรายการใบสำคัญตามช่วงเวลา หน้ารายการสามารถเลือกให้แสดงรายการเฉพาะเดือนได้ โดยระบุเดือนที่ต้องการดูใบสำคัญที่บันทึกไว้ การระบุเดือนอาจระบุเป็นเดือนเดียว หรือจากเดือน-ถึงเดือนก็ได้ โปรแกรมจะแสดงรายการใบสำคัญตามเดือนที่ระบุเท่านั้น ดังรูปตัวอย่างนี้

7. สถานะ คือ สานะของใบสำคัญ คลิกขวา หรือคลิกที่  ที่ช่อง “สถานะ” เพื่อเลือกสถานะใบสำคัญ โปรแกรมจะแสดงเฉพาะรายการใบสำคัญตามสถานะที่เลือก

8. เลขสูตร คือ การกรองรายการตามสูตรการเชื่อมโยงใบสำคัญ โดยระบุเลขลำดับสูตร, คลิกขวา หรือคลิกที่  ที่ช่อง “เลขสูตร” โปรแกรมจะแสดงหน้าจอสูตรการเชื่อมโยง เมื่อเลือกสูตรแล้วให้คลิก “OK” โปรแกรมจะแสดงรายการใบสำคัญตามสูตรที่เลือก

9. แสดงสถานะการ Clear คือ การตรวจสอบสถานะสถานะคงค้างของใบสำคัญ โดยคลิก  เลือกข้อกำหนดนี้ จากนั้นคลิกที่รายการใบสำคัญ โปรแกรมจะแสดงแถบสีเขียว หรือแถบสีเทารายละเอียดมีดังนี้

• กรณีที่มีการเคลียร์แล้ว จะแสดงเป็นแถบสีเขียวดังนี้

• SUM แสดงว่ามีการเคลียร์ยอดเงิน
• STK แสดงว่ามีการเคลียร์ปริมาณสินค้าแล้ว
• User แสดงว่ามีการเคลียร์โดยผู้ใช้งานแล้ว

• กรณีที่ยังไม่มีการเคลียร์ จะแสดงเป็นแถบสีเทาดังนี้

• กรณีที่มีการเคลียร์เฉพาะยอดเงิน, ปริมาณ หรือเคลียร์โดยผู้ใช้งาน จะแสดงแถบสีดังนี้

10. All vouchers คือ ข้อเลือกในการแสดงรายการใบสำคัญ โดยมี 3 ข้อเลิอก รายละเอียดมีดังนี้

• All vouchers เลือกให้แสดงรายการใบสำคัญทั้งหมด
• GL posted เลือกให้แสดงเฉพาะใบสำคัญที่มีการผ่านบัญชีแล้ว กล่าวคือ มีการเชื่อมโยงใบสำคัญระบบ MI ไปยัง GL แล้ว

• GL unposted เลือกให้แสดงเฉพาะใบสำคัญที่ยังไม่มีการผ่านบัญชี กล่าวคือ ยังไม่มีการเชื่อมโยงใบสำคัญระบบ MI ไปยัง GL

11. กรองการตัดหนี้ คือ ข้อเลือกในการแสดงรายการใบสำคัญเพื่อดูการตัดหนี้ (เฉพาะหน้าแสดงรายการใบเสร็จ) โดยมี 3 ข้อเลือก รายละเอียดมีดังนี้ 

• แสดงทุกรายการ เลือกให้แสดงรายการใบสำคัญทั้งหมด
• ยังไม่ตัดหนี้ เลือกให้แสดงเฉพาะรายการที่ยังไม่ตัดหนี้ กล่าวคือ ใบเสร็จซื้อ/ขาย มีสถานะการตัดหนี้เป็น “UNPAID”

• ตัดหนี้แล้ว เลือกให้แสดงเฉพาะรายการที่ตัดหนี้แล้ว กล่าวคือ ใบเสร็จซื้อ/ขาย มีสถานะการตัดหนี้เป็น “Already Paid-up”

12. กรองการวางบิล คือ ข้อเลือกในการแสดงรายการใบสำคัญ เพื่อดูการวางบิลแต่ละรายการ (เฉพาะใบแจ้งหนี้)

• แสดงทุกรายการ เลือกให้แสดงรายการใบสำคัญทั้งหมด
• ยังไม่ได้วางบิล เลือกให้แสดงเฉพาะรายการที่ยังไม่ได้วางบิล กล่าวคือ ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้นำไปออกใบวางบิล

• วางบิลบ้างแล้ว เลือกให้แสดงเฉพาะรายการที่วางบิลบางส่วนแล้ว กล่าวคือ ใบแจ้งหนี้ที่ได้นำยอดไปออกใบวางบิลบางส่วนแล้ว แต่ยังไม่ครบ

• วางบิลครบแล้ว เลือกให้แสดงเฉพาะรายการที่วางบิลครบแล้ว กล่าวคือ ใบแจ้งหนี้ที่ได้นำยอดทั้งหมดไปออกใบวางบิลแล้ว

13. กรองการรับชำระเงิน คือ ข้อเลือกในการแสดงรายการใบสำคัญ เพื่อดูการการรับชำระเงินในแต่ละรายการ (เฉพาะใบแจ้งหนี้ขาย)

• แสดงทุกรายการ เลือกให้แสดงรายการใบสำคัญทั้งหมด
• ยังไม่ได้รับชำระเงิน เลือกให้แสดงเฉพาะรายการที่ยังไม่ได้รับชำระเงิน กล่าวคือ ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ออกใบเสร็จ  

• รับชำระเงินบ้างแล้ว เลือกให้แสดงเฉพาะรายการที่ได้รับชำระบ้างแล้ว กล่าวคือ ใบแจ้งหนี้ที่มีการออกใบเสร็จ ตามยอดที่ได้รับชำระบางส่วนแล้ว 

• รับชำระเงินครบแล้ว เลือกให้แสดงเฉพาะรายการที่ได้รับชำระเงินครบแล้ว กล่าวคือ ใบแจ้งหนี้ที่มีการออกใบเสร็จรับชำระครบตามจำนวนแล้ว

14. กรองการชำระเงิน คือ ข้อเลือกในการแสดงรายการใบสำคัญ เพื่อดูการการชำระเงินในแต่ละรายการ (เฉพาะใบแจ้งหนี้ซื้อ)

• แสดงทุกรายการ เลือกให้แสดงรายการใบสำคัญทั้งหมด 
• ยังไม่ได้จ่ายเงิน เลือกให้แสดงเฉพาะรายการที่ยังไม่ได้จ่ายเงิน กล่าวคือ ใบแจ้งหนี้ (ซื้อ) ที่ยังไม่ได้ตัดหนี้ที่ใบเสร็จ ยังไม่ได้รับใบเสร็จจากผู้ขาย

• จ่ายเงินบ้างแล้ว เลือกให้แสดงเฉพาะรายการที่ยังได้จ่ายเงินบ้างแล้ว กล่าวคือ ใบแจ้งหนี้ (ซื้อ) ที่ได้ตัดหนี้บางส่วนจากใบเสร็จ ได้รับใบเสร็จจากผู้ขายตามยอดที่จ่ายบางส่วน

• จ่ายเงินครบแล้ว เลือกให้แสดงเฉพาะรายการที่ได้จ่ายเงินครบแล้ว กล่าวคือ ใบแจ้งหนี้ (ซื้อ) ที่ได้ตัดหนี้ทั้งหมดที่ใบเสร็จแล้ว ได้รับใบเสร็จจากผู้ขายเต็มตามยอดที่ซื้อสินค้า

หมายเหตุ : ข้อเลือก “Refresh” ที่ Combobox “กรองการวางบิล” และ “กรองการรับชำระเงิน/กรองการชำระเงิน” ใช้สำหรับให้โปรแกรมทำการคำนวณข้อมูลใหม่ เนื่องจากในการทำงานอาจมีผู้ใช้งานพร้อมกันหลายคน จึงอาจต้อง Refresh ข้อมูลเพื่อให้เป็นข้อมูลล่าสุดเสมอ

2. ความหมายของคอลัมน์ต่าง ๆ

1. คอลัมน์ “No” เป็นการแสดงลำดับของรายการใบสำคัญ 
2. คอลัมน์ “Apr” เป็นการแสดงสถานะการอนุมัติใบสำคัญ มี 3 สถานะ ดังนี้

Pending Verifly คือ สถานะรอการอนุมัติ

Pending Draft คือ สถานะรอการอนุมัติที่ข้อมูลยังไม่สมบูรณ์

Approved คือ สถานะอนุมัติแล้ว

3. คอลัมน์ “เลขใบสำคัญ” แสดงเลขที่ของแต่ละใบสำคัญ
4. คอลัมน์ “วันที่” แสดงวันที่บันทึกใบสำคัญ
5. คอลัมน์ “ลูกค้า” แสดงรายชื่อลูกค้าของแต่ละใบสำคัญ 
6. คอลัมน์ “รหัสลูกค้า” แสดงรหัสลูกค้าของแต่ละใบสำคัญ 
7. คอลัมน์ “คำอธิบาย” แสดงคำอธิบายรายละเอียดต่าง ๆ ของแต่ละใบสำคัญ
8. คอลัมน์ “สถานะ” แสดงสถานะของใบสำคัญ ว่าใบสำคัญอยู่ในขั้นตอนการทำงานใด หรือเพื่อให้ผู้ใช้งานทราบว่าใบสำคัญใบนี้จะต้องดำเนินการขั้นตอนใดต่อไป ซึ่งสถานะขึ้นอยู่กับผู้ใช้งานเป็นคนกำหนดเอง 

ผู้ใช้งานสามารถดับเบิลคลิกที่ช่อง “สถานะ” เพื่อใส่สถานะของใบสำคัญแต่ละใบได้ที่หน้าแสดงรายการใบสำคัญ

9. คอลัมน์ “ยอดรวม” แสดงยอดรวมของราคาสินค้า (ราคาสินค้า หักส่วนลด และรวมภาษี) โดยแสดงยอดเงินเป็นสกุลเงินหลัก ไม่ว่าจะเป็นใบสำคัญที่ใช้สกุลเงินหลักหรือสกุลเงินต่างประเทศ
10. คอลัมน์ “ราคาสินค้า” แสดงราคาของสินค้าก่อนหักส่วนลด และภาษี แสดงยอดเงินเป็นสกุลเงินหลัก ไม่ว่าจะเป็นใบสำคัญที่ใช้สกุลเงินหลักหรือสกุลเงินต่างประเทศ (ในกรณีที่ใบสำคัญนั้นบันทึกเป็นสกุลเงินต่างประเทศจะแสดงยอดเงินเป็นสีชมพู)
11. คอลัมน์ “ส่วนลด” แสดงส่วนลดของรายการสินค้าในแต่ละใบสำคัญ (ในกรณีที่ใบสำคัญนั้นบันทึกเป็นสกุลเงินต่างประเทศจะแสดงยอดส่วนลดเป็นสีชมพู)
12. คอลัมน์ “VAT” แสดงยอดภาษีของราคาสินค้าในแต่ละใบสำคัญ  (ในกรณีที่ใบสำคัญนั้นบันทึกเป็นสกุลเงินต่างประเทศจะแสดงยอดภาษีเป็นสีชมพู)
13. คอลัมน์ “ยอดมัดจำ” แสดงยอดเงินมัดจำ (เฉพาะใบสั่งขาย/มัดจำ, ใบสั่งซื้อ/มัดจำ)
14. คอลัมน์ “วันที่ส่ง/รับของ” แสดงวันที่กำหนดจัดส่งสินค้าในแต่ละใบสำคัญด้านขาย และวันรับสินค้าด้านซื้อ

15. คอลัมน์ “เลขใบกำกับภาษี” แสดงเลขใบกำกับภาษีของแต่ละใบสำคัญ
16. คอลัมน์ “Lists” แสดงจำนวนรายการสินค้าในใบสำคัญ 
17. คอลัมน์ “Load” แสดงจำนวนใบสำคัญอื่น ที่มีการดึงข้อมูลรายการสินค้ามาบันทึกในใบสำคัญแต่ละใบ
18. คอลัมน์ “เช็ค-เงินโอน” แสดงจำนวนรายการเช็ค-เงินโอนที่บันทึกไว้ใน Payment item ของแต่ละใบสำคัญ                 
19. คอลัมน์ “พิมพ์” แสดงจำนวนครั้งที่มีการสั่งพิมพ์ใบสำคัญนั้น ๆ
20. คอลัมน์ “Post” การผ่านการเชื่อมโยงข้อมูล MI ไปยัง GL โดยหากมีการผ่านข้อมูลไปยัง GL แล้ว โปรแกรมจะแสดงเครื่องหมาย  ที่คอลัมน์นี้ แต่หากยังไม่มีการเชื่อมโยงข้อมูลจะเว้นว่างไว้
21. คอลัมน์ “วันเวลาที่ Post” แสดงวันเวลาที่มีการเชื่อมโยงข้อมูล MI ไปยัง GL ของแต่ละใบสำคัญ
22. คอลัมน์ “สูตร Link” แสดงสูตร Link การเชื่อมโยงข้อมูล MI ไปยัง GL โดยแสดงเลขลำดับและชื่อสูตรที่ใช้บันทึกในแต่ละใบสำคัญ
23. คอลัมน์ “รหัสตัวแปร” แสดงรหัสตัวแปรที่บันทึกในแต่ละใบสำคัญ โดยประกอบด้วย 5 รหัส ได้แก่ รหัสงาน, แผนก, พนักงาน, เอกสาร และส่วนขยาย  
24. คอลัมน์ “อ้างอิง 1-3” แสดงข้อมูลอ้างอิง 1-3 ตามที่ระบุไว้ในใบสำคัญแต่ละใบ
25. คอลัมน์ “หมายเหตุ” แสดงหมายเหตุตามที่ระบไว้ในส่วนท้ายใบสำคัญแต่ละใบ
26. คอลัมน์ “บันทึกช่วยจำ” แสดงรายละเอียดที่ระบุไว้ในบันทึกช่วยจำในใบสำคัญแต่ละใบ
27. คอลัมน์ “สกุลเงิน” แสดงสกุลเงินและอัตราแลกเปลี่ยน ตามที่บันทึกไว้ในใบสำคัญแต่ละใบ
28. คอลัมน์ “IE” แสดงการเชื่อมโยงกับระบบอื่น เพื่อการ Import/Export หากมีการ รอการส่งออก จะแสดงสัญลักษณ์ 
29. คอลัมน์ “แก้ไขเมื่อวันที่” แสดงวันที่แก้ไขล่าสุด
30. คอลัมน์ “แก้ไขโดย” แสดงชื่อผู้ใช้งานที่ทำการแก้ไขใบสำคัญล่าสุด

31. คอลัมน์ “การตัดหนี้” แสดงสถานะการตัดหนี้ (เฉพาะใบเสร็จ) เมื่อมีการกำหนดสถานะการชำระ/รับชำระหนี้ ในหน้าบันทึกใบเสร็จ ดังนี้

• คลิก  คือ สถานะที่มีการรับ/จ่ายแล้ว ที่คอลัมน์ “การตัดหนี้” จะแสดงเครื่องหมาย  เพื่อแสดงว่ารายการใบสำคัญมีการตัดหนี้แล้ว
• คลิก  คือ สถานะที่ยังไม่มีการรับ/จ่าย ที่คอลัมน์ “การตัดหนี้” จะเป็นช่องว่าง

32. คอลัมน์ “วันครบกำหนด” แสดงวันที่ครบกำหนดตามเครดิตวัน (เฉพาะใบลดหนี้/เพิ่มหนี้, ใบวางบิล, ใบเสร็จ)

33. คอลัมน์ “Debt” แสดงการลดหนี้/เพิ่มหนี้ ในการบันทึกแบบโดยตรง (Open) หรือแบบมีที่มา (Bound) (เฉพาะใบลดหนี้/เพิ่มหนี้)

34. คอลัมน์ “Receipt” แสดงสถานะการรับเงิน เมื่อใบวางบิลถูกดึงไปออกใบเสร็จ (เฉพาะใบวางบิลขาย)

35. คอลัมน์ “PAID” แสดงสถานะการจ่ายเงิน เมื่อใบวางบิลถูกดึงไปออกใบเสร็จ (เฉพาะใบวางบิลซื้อ)

3. ปุ่มคำสั่งส่วนท้ายรายการ

1. New ใช้สำหรับสร้างใบสำคัญใบใหม่ โปรแกรมจะเปิดหน้าบันทึกใบสำคัญให้ ดังรูปตัวอย่างนี้
2. Edit ใช้สำหรับแก้ไขข้อมูลในใบสำคัญที่บันทึกแล้ว โดยคลิกที่รายการใบสำคัญที่ต้องการแก้ไข แล้วคลิกที่ปุ่มนี้ โปรแกรมจะเปิดหน้าบันทึกใบสำคัญเพื่อให้ทำการแก้ไข
3. Delete^ ใช้สำหรับลบรายการใบสำคัญ ใบสำคัญที่ทำการลบได้จะต้องเป็นใบที่ไม่มีการเชื่อมโยงกับระบบอื่น ใบสำคัญที่ยังไม่ทำการ Post GL หรือใบที่ไม่ถูกล็อคไว้ การลบสามารถทำได้ 2 วิธีดังนี้

• ลบทีละรายการ คลิกที่รายการที่ต้องการลบ จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “Delete^” โปรแกรมจะลบ 1 รายการที่เลือก
• ลบทีละหลายรายการ คลิกขวาที่ปุ่ม “Delete^” โปรแกรมจะแสดงหน้าจอสำหรับระบุรายการใบสำคัญที่ต้องการลบ โดยระบุเป็นหมายเลขลำดับรายการลงในช่อง แล้วคลิก “OK” โปรแกรมจะทำการลบรายการใบสำคัญตามที่กำหนด

4. Search^ ใช้สำหรับค้นหาข้อมูลในโปรแกรม รายละเอียดการใช้งานสามารถดูได้ที่หัวข้อ “ข้อมูลเบื้องต้นที่ควรทราบก่อนการใช้งาน” >> “การค้นหาข้อมูลในโปรแกรม” คลิกที่นี่
5. Copy ใช้สำหรับคัดลอกรายการใบสำคัญ ไปเป็นใบสำคัญใบใหม่ โปรแกรมจะทำการคัดลอกทุกอย่างในใบสำคัญต้นฉบับ ยกเว้นเลขที่ใบสำคัญ และเลขใบกำกับภาษี
6. Print^ ใช้สำหรับพิมพ์ใบสำคัญ วิธีการกำหนดการพิมพ์ หรือพิมพ์หยอดฟอร์ม สามารถดูรายละเอียดได้ที่หัวข้อ “การแต่งฟอร์มและการพิมพ์ฟอร์ม” คลิกที่นี่
7. Lock ใช้สำหรับล็อคใบสำคัญ ไม่ให้ทำการลบ หรือแก้ไขใบสำคัญนั้นอีก การล็อคให้คลิกที่ปุ่ม “Lock” โปรแกรมจะแสดงข้อความแจ้งเตือน ให้คลิก “Yes” 

โปรแกรมจะทำการล็อค และขึ้นแถบสีแดงที่เลขลำดับรายการใบสำคัญ หากต้องการปลดล็อค ให้คลิกที่ปุ่ม “Lock” อีกครั้งหนึ่ง 

8. Refresh ใช้สำหรับเรียกข้อมูลบนหน้าแสดงรายการให้เป็นข้อมูลล่าสุด
9. GL Link ใช้สำหรับกำหนดสูตรการเชื่อมโยง MI-GL ให้แต่ละใบสำคัญ การใช้งานให้คลิกที่รายการใบสำคัญ จากนั้นคลิกที่ปุ่มนี้ โปรแกรมจะแสดงหน้า “สูตรการเชื่อมโยงใบสำคัญ” ให้เลือกสูตรการเชื่อมโยง แล้วคลิก “OK” โปรแกรมจะกำหนดสูตรการเชื่อมโยงให้โดยไม่ต้องเปิดหน้าบันทึกใบสำคัญ

10. Dr/Cr ใช้สำหรับแสดงและตรวจสอบข้อมูลการบันทึกบัญชี จากใบสำคัญที่มีการเชื่อมโยงข้อมูลไปยัง GL แล้วเท่านั้น เมื่อคลิกที่ปุ่มนี้ โปรแกรมจะแสดงหน้าข้อมูลการบันทึกบัญชี โดยแสดงรหัสบัญชี และยอดเงินเดบิต/เครดิต ดังรูปตัวอย่างนี้

11. Status ใช้สำหรับเปลี่ยนสถานะทุกใบสำคัญที่ไม่ได้ล็อค โปรแกรมจะแสดงสถานะให้เลือก เมื่อเลือกแล้ว โปรแกรมจะวางสถานะให้ทุกใบสำคัญที่ไม่ได้ล็อค ดังรูปตัวอย่างนี้

12. Option ใช้สำหรับการกำหนดและแสดงรายการใบสำคัญ โดยคลิกที่ปุ่ม “Option” โปรแกรมจะแสดงข้อเลือก รายละเอียดมีดังนี้

• ข้อกำหนดเพิ่มเติมในการแสดงข้อมูล ใช้สำหรับกรองข้อมูลรายการใบสำคัญ จากรหัสตัวแปรต่าง ๆ, ผู้บันทึก, วันที่บันทึก และวันที่ใบสำคัญ 

การใช้งานให้ระบุรหัสตัวแปร หรือ ข้อมูลอื่น ๆ ที่ต้องการเรียกดูรายการใบสำคัญ ลงในช่องข้องมูล แล้วคลิก “OK” โปรแกรมจะกรองรายการใบสำคัญให้ตามข้อกำหนด

หากต้องการล้างข้อกำหนดทั้งหมดที่ระบุไว้ ให้คลิกที่ปุ่ม “CLEAR” โปรแกรมจะลบข้อกำหนดทั้งหมด

• ข้อเลือกการจัดเรียงข้อมูล ใช้สำหรับ
• การอนุมัติใบสำคัญ ใช้สำหรับกำหนดการแสดงรายการใบสำคัญ โดยแสดงตามสถานะการอนุมัติใบสำคัญ ตามเมนูดังนี้ 

• แสดงเฉพาะใบที่อนุมัติแล้ว แสดงเฉพาะรายการใบสำคัญที่ได้รับการอนุมัติแล้ว สถานะเป็น “Approved”
• แสดงเฉพาะใบที่ยังไม่อนุมัติ แสดงเฉพาะรายการใบสำคัญที่ยังไม่ได้รับการอนุมัติ สถานะเป็น “Pending”
• แสดงเฉพาะร่างใบสำคัญ แสดงเฉพาะรายการใบสำคัญที่ข้อมูลยังไม่สมบูรณ์ สถานะเป็น “Draft”
• แสดงทุกใบสำคัญ แสดงรายการทุกใบสำคัญโดยไม่กรองตามสถานะการอนุมัติ

• แสดงการเชื่อมโยงใบสำคัญ ใช้สำหรับแสดงการเชื่อมโยงใบสำคัญแต่ละใบ เมื่อคลิกที่เมนูนี้ โปรแกรมจะแสดงหน้า “แสดงการเชื่อมโยงใบสำคัญ (MI)” รายละเอียดมีดังนี้

• คลิกที่ปุ่ม “Condition” เพื่อเลือกใบสำคัญที่ต้องการให้แสดงการเชื่อมโยงข้อมูล จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “OK”
• โปรแกรมจะแสดงข้อมูลใบสำคัญที่เลือก ให้คลิกที่  เพื่อดูรายละเอียดของการเชื่อมโยงใบสำคัญดังนี้

คลิกขวา เพื่อแสดงว่าใบสำคัญนี้ผูกที่ใบสำคัญใด

คลิกซ้าย เพื่อแสดงว่าใบสำคัญนี้ดึงข้อมูลมาจากที่ใด

• ยกเลิก/ใช้ใบสำคัญ ใช้สำหรับกำหนดการใช้รายการใบสำคัญ ในกรณีที่ต้องการยกเลิกใบสำคัญ ให้เลือกรายการใบสำคัญที่ต้องการเลิกใช้งาน แล้วคลิกที่เมนูนี้ รายการใบสำคัญที่ยกเลิกจะขึ้นแถบสีแดง และข้อมูลจะไม่ออกรายงาน โดยสามารถยกเลิกหรือใช้ใบสำคัญได้ทีละ 1 รายการเท่านั้น

หากต้องการใช้งานใบสำคัญที่ยกเลิกแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม “Option” เลือกเมนู “ยกเลิก/ใช้ใบสำคัญ” โปรแกรมจะเปิดให้ใช้งานใบสำคัญรายการนี้อีกครั้ง

***การยกเลิก “ใบเสร็จ” เมื่อยกเลิกแล้วจะนำกลับมาใช้ใหม่ไม่ได้ โปรแกรมจะแสดงข้อความเตือน “ใบเสร็จ เมื่อถูกยกเลิกแล้ว จะเปลี่ยนกลับมาเป็น 'ใช้งาน' ไม่ได้อีกต่อไป / Please note that RECEIPT CANNOT BE UNCANCELLED!" 

• อนุมัติใบสำคัญแบบกลุ่ม ใช้สำหรับอนุมัติใบสำคัญหลาย ๆ ใบในครั้งเดียว สามารถอนุมัติได้ไม่เกิน 500 ใบ/ครั้ง มีวิธีการใช้งานดังนี้

1. เลือกใบสำคัญที่จะทำการอนุมัติ โดยกดปุ่ม “Shift”หรือปุ่ม "Ctrl" บนแป้นพิมพ์ ค้างไว้แล้วคลิกเลือกรายการที่ต้องการจากนั้นคลิกที่ปุ่ม “Option” แล้วเลือกเมนู “อนุมัติใบสำคัญแบบกลุ่ม”

2. โปรแกรมจะแสดงหน้าจอ “MASS APPROVE VOUCHERS” โดยแจ้งให้ทราบว่าจะไม่สามารถใช้โปรแกรมทำงานใดๆ ได้ จนกว่างานจะแล้วเสร็จ พร้อมแสดงจำนวนใบสำคัญที่จะอนุมัติทั้งหมด ซึ่งเมื่อใช้ DI นี้ จะอนุมัติได้ถึง 10,000 ใบ/ครั้ง  (งานมาตรฐานอนุมัติได้ 500 ใบ/ครั้ง) ให้คลิกปุ่ม “Yes” เพื่อดำเนินการต่อ

จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “Yes” ในหน้าจอ “FINAL CONFIRMATION” เพื่อยืนยันการทำงาน 

3. จากนั้นจะแสดงหน้าจอ “DATA PROCESSING” เพื่อให้ทราบว่ากำลังทำการอนุมัติใบสำคัญประเภทใด พร้อมแสดงจำนวนใบสำคัญที่อยู่ระหว่างทำการอนุมัติ/จำนวนใบสำคัญทั้งหมดที่เลือกอนุมัติ และเวลาที่ใช้ในการอนุมัติ (หน่วยเป็นนาที)

4. เมื่อทำการอนุมัติครบทุกใบแล้ว จะแสดงหน้าจอ “MASS APPROVAL” แจ้งผลการอนุมัติแบบกลุ่ม พร้อมแสดงรายละเอียดการอนุมัติ บน Notepad ในรูปแบบ Text file

13. Group, Filter, Sort, Layout^ ใช้ในการจัดกลุ่มรายการ กรองข้อมูล จัดเรียงข้อมูล และจัดคอลัมน์ รายละเอียดการใช้งานสามารถดูได้ที่หัวข้อ “ข้อมูลเบื้องต้นที่ควรทราบก่อนการใช้งาน”

• Group รายละเอียดดูได้ที่หัวข้อ “การจัดกลุ่มรหัส (Group)” คลิกที่นี่
• Filter รายละเอียดดูได้ที่หัวข้อ “การกรองข้อมูล (Filter)” คลิกที่นี่
• Sort รายละเอียดดูได้ที่หัวข้อ “การจัดเรียงข้อมูล (Sort)” คลิกที่นี่
• Layout รายละเอียดดูได้ที่หัวข้อ “Layout” คลิกที่นี่

4. ปุ่มการทำงานลัดบนแป้นพิมพ์ (Function Key)