วงเงินทดรองจ่าย

คำจำกัดความ

การบันทึกใบสำคัญในระบบวงเงินทดรองจ่าย เป็นระบบงานสำหรับบันทึกการเบิก และเคลียร์ค่าใช้จ่ายของวงเงินทดรองจ่าย ซึ่งสามารถทำการเบิกและเคลียร์ได้ทั้งวงเงินหลักและวงเงินหัวข้อย่อย การบันทึกในระบบนี้ผู้ใช้งานจะต้องตั้งวงเงินที่หน้ารหัสเงินทดรองจ่ายก่อน โดยผู้ที่ทำการบันทึกในระบบนี้ได้ จะต้องเป็นผู้ที่ถูกกำหนดไว้ให้เป็นผู้ใช้งานที่ทำการเบิก/เคลียร์วงเงินที่หน้าตั้งรหัสวงเงิน 

ขั้นตอนการเบิกวงเงินทดรองจ่าย

1. คลิกที่เมนู “เงินสดย่อยและทดรองจ่าย” บนแถบเมนู เลือก “เงินทดรองจ่าย”

2. โปรแกรมจะแสดงหน้าจอสำหรับบันทึกเงินทดรองจ่าย ให้คลิกข้อเลือก “วงเงิน” ที่ส่วนท้ายรายการ จากนั้นเลือกวงเงินที่ต้องการทำการเบิก โดยสามารถเลือกที่หัวข้อย่อยของวงเงินได้ หากเลือกวงเงินย่อยจะต้องทำการเบิกและเคลียร์วงเงินเช่นเดียวกับวงเงินหลัก

3. หน้ารายการจะแสดงยอดตั้งต้นตามรหัสวงเงินที่ผู้ใช้งานเลือก ให้คลิกที่ปุ่ม “Withdraw” บนแถบคำสั่ง เพื่อทำการเบิกเงินทดรองจ่าย

4. โปรแกรมจะแสดงยอดเบิกในรายการเป็นบรรทัดใหม่ โดยตั้งต้นสถานะการอนุมัติเป็น “---” ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขชื่อวงเงิน และเพิ่มรายละเอียดได้โดยคลิกที่คอลัมน์รายการ แล้วพิมพ์รายละเอียดที่ต้องการ จากนั้นกด Enter ที่แป้นพิมพ์

5. คลิกที่ปุ่ม “Save Ledger” เพื่อบันทึกการเบิก โปรแกรมจะทำการบันทึกเป็นใบสำคัญบัญชี ให้แก่ยอดที่เบิกโดยอัตโนมัติ โดยบันทึกลงสมุดบัญชีตามที่ได้กำหนดไว้ในรหัสเงินทดรองจ่าย 

โปรแกรมจะบันทึกไว้เป็นเอกสารฉบับร่าง ผู้ใช้งานสามารถดูฉบับร่างได้โดยคลิกที่ Icon “GL” เลือกเมนู “รายการใบสำคัญ (ร่าง)” 

6. จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “Edit Ledger” เพื่อตรวจสอบการบันทึกบัญชีและจัดเก็บ

7. โปรแกรมจะแสดงหน้าใบสำคัญงานบัญชี ให้ผู้ใช้งานทำตามขั้นตอนดังนี้

1. คลิกที่สถานะ “Pending” เพื่อเปลี่ยนสถานะเป็น “Approved”

2. กำหนดเลขที่ใบสำคัญ โดยเลือกรูปแบบการใส่เลขใบสำคัญ สามารถเลือกได้ 2 แบบดังนี้

• Manual เป็นการกำหนดรูปแบบเลขที่ใบสำคัญเอง
• Genre เป็นการกำหนดเลขที่ใบสำคัญตามหมวดใบสำคัญ ที่ได้กำหนดไว้ในรหัสเอกสาร

3. คลิกที่ปุ่ม “Save-Exit” เพื่อบันทึกและออกจากหน้านี้ โปรแกรมแสดงกล่องข้อความแจ้งเตือน ให้คลิก “Yes”

8. กลับมาที่หน้าบันทึกเงินสดย่อยอีกครั้ง จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “Refresh” เพื่อให้ข้อมูลอัพเดทเป็นปัจจุบัน สถานะการอนุมัติจะเปลี่ยนเป็น “Approved” 

ขั้นตอนการเคลียร์วงเงินทดรองจ่าย

1. คลิกที่ปุ่ม “Clearing” เพื่อทำการเคลียร์วงเงิน โปรแกรมจะแสดงยอดเคลียร์เป็นบรรทัดใหม่ และตั้งต้นสถานะการอนุมัติให้เป็น “---”

2. ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขยอดเงินที่เคลียร์ได้โดยคลิกที่คอลัมน์ “ยอดเคลียร์” แล้วระบุยอดเงินตามที่ใช้จริงลงในช่องแล้วกด Enter

3. คลิกที่ปุ่ม “Save Ledger” เพื่อบันทึกการเคลียร์ โปรแกรมจะทำการบันทึกเป็นใบสำคัญบัญชี และตั้งต้นสถานะการอนุมัติให้เป็น “Draft” ให้แก่ยอดที่เคลียร์โดยอัตโนมัติ โดยบันทึกลงสมุดบัญชีตามที่ได้กำหนดไว้ในรหัสเงินทดรองจ่าย

4. คลิกที่ปุ่ม “Edit Ledger” เพื่อตรวจสอบรายการบัญชี และทำการอนุมัติยอดเคลียร์ค่าใช้จ่าย

5. โปรแกรมจะแสดงหน้าใบสำคัญงานบัญชี ให้ตรวจสอบว่ายอดเงินที่นำมาเคลียร์ถูกต้องหรือไม่ หากไม่ถูกต้องให้แก้ไขก่อนทำการบันทึก เมื่อตรวจสอบยอดเรียบร้อยแล้วให้ทำตามขั้นตอนดังนี้

1. คลิกที่สถานะ “Pending” เพื่อเปลี่ยนสถานะเป็น “Approved”

2. กำหนดเลขที่ใบสำคัญ โดยเลือกรูปแบบการใส่เลขใบสำคัญ สามารถเลือกได้ 2 แบบดังนี้

• Manual เป็นการกำหนดรูปแบบเลขที่ใบสำคัญเอง
• Genre เป็นการกำหนดเลขที่ใบสำคัญตามหมวดใบสำคัญ ที่ได้กำหนดไว้ในรหัสเอกสาร

3. คลิกที่ปุ่ม “Save-Exit” เพื่อบันทึกและออกจากหน้านี้ โปรแกรมแสดงข้อความแจ้งเตือน ให้คลิก “Yes” เพื่อบันทึก

6. กลับมาที่หน้าบันทึกเงินทดรองจ่ายอีกครั้ง จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “Refresh” เพื่อให้ข้อมูลอัพเดทเป็นปัจจุบัน สถานะการอนุมัติจะเปลี่ยนเป็น “Approved”

7. กรณีที่มีการเคลียร์ค่าใช้จ่ายหลายครั้ง คอลัมน์ “ยอดคงเหลือ” จะแสดงเป็นยอดที่ถูกทำมาเคลียร์ค่าใช้จ่าย โดยโปรแกรมจะรวมยอดในทุกบรรทัดที่เคลียร์จนเต็มตามจำนวนที่ทำการเบิก

ขั้นตอนการบันทึกวงเงินทดรองจ่ายที่ใบซื้อสด

1. เปิดหน้าบันทึก “ใบซื้อสด” โดยคลิกที่ Icon “AP+” เลือก “ใบซื้อสด”

2. โปรแกรมจะแสดงหน้าบันทึกใบซื้อสด ให้ระบุรายการสินค้า จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “Heading”

3. โปรแกรมจะแสดงหน้าจอข้อมูลส่วนหัวใบสำคัญ ให้เลือกรายการเงินทดรองจ่ายที่ต้องการบันทึก โดยคลิกที่ข้อเลือก “เงินสดย่อย/ทดรอง” แล้วคลิก “OK” โปรแกรมจะจัดเก็บข้อมูลว่าเป็นการใช้เงินทดรองจ่าย 

4. เมื่อระบุข้อมูลในหน้าบันทึกเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม “Link formula” เพื่อผูกสูตรการเชื่อมโยงใบสำคัญไปยัง GL โดยเลือกสูตรเงินทดรองจ่าย (ต้องมีการสร้างสูตร Link Formula โดยผูกบัญชีเงินทดรองจ่ายไว้ โดยทำที่หน้า “คำนวณการเชื่อมโยงข้อมูล MI-GL”)

5. คลิกที่ปุ่ม “Save-Exit” เพื่อบันทึก

6. เปิดหน้างานคำนวณการเชื่อมโยงข้อมูล MI-GL เพื่อเชื่อมโยงข้อมูลการบันทึกเงินทดรองจ่ายที่ใบซื้อสด ไปยังระบบ GL โดยคลิกที่กลุ่มเมนู “ข้อมูล” เลือกเมนู “คำนวณการเชื่อมโยงข้อมูล MI-GL”

7. หน้างาน “การผ่านข้อมูลระบบ MI ไปยังระบบ GL” ให้ผู้ใช้งานเลือกช่วงเดือนที่บันทึกใบซื้อสด โปรแกรมจะแสดงรายการใบซื้อสดที่ทำการผูกสูตรลิงก์ไว้

8. คลิกที่ปุ่ม “Verify” เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล โปรแกรมจะแสดงข้อความแจ้งเตือนการตรวจสอบ ให้คลิก “Yes”

9. จากนั้น คลิกที่ “Process” เพื่อทำการเชื่อมโยงข้องมูลไปยัง GL โปรแกรมจะแสดงหน้า Process Condition ให้คลิกที่ปุ่ม “GL POST” 

10. โปรแกรมจะทำการ POST ไปยัง GL โดยตัดวงเงินสดย่อยให้อัตโนมัติ สามารถดูใบสำคัญบัญชีที่โปรแกรมตัดวงเงินสดย่อย ได้ที่หน้าแสดงรายการใบสำคัญ GL 

11. คลิกที่ Icon “PA” เลือกเมนู “เงินทดรองจ่าย”

12. โปรแกรมจะแสดงรายการยอดเคลียร์ ที่มีการบันทึกและส่งผ่านข้อมูลไปยัง GL ตามขั้นตอนที่กล่าวมาข้างต้น 

หมายเหตุ

• การเคลียร์วงเงินหลัก และวงเงินหัวข้อย่อยจะใช้วิธีเดียวกันตามขั้นตอนดังกล่าวข้างต้น
• การเคลียร์ค่าใช้จ่ายให้ทำทีละบรรทัด โดยทำตามขั้นตอนที่กล่าวมาข้างต้นก่อน แล้วจึงทำการคลิกที่ปุ่ม “Clearing” เพื่อเคลียร์ค่าใช้จ่ายต่อไป
• เมื่อทำการ “Save Ledger” ที่หน้าบันทึกแล้ว จะไม่สามารแก้ไขยอดเบิก หรือยอดเคลียร์ที่หน้าบันทึกได้อีก หากต้องการแก้ไขให้คลิกที่ “Edit Ledger” เพื่อแก้ไขข้อมูลที่หน้า Edit
• รายการยอดเบิก/เคลียร์ ที่มีการ “Approved” แล้วจะไม่สามารถลบได้ ให้ผู้ใช้งานตรวจสอบความถูกต้องของรายการก่อนทำการอนุมัติ