การส่งผ่านข้อมูล MI-GL และต้นทุนสินค้า MAC-5 Legacy Auto-Link Manual-Link Costing FIFO Average

230609 การส่งผ่านข้อมูล MI-GL และต้นทุนสินค้า


 คู่มือการใช้งานโปรแกรม MAC-5 Legacy

​

การส่งผ่านข้อมูล MI-GL และต้นทุนสินค้า

คำจำกัดความ

การส่งผ่านข้อมูล MI-GL และต้นทุนสินค้า หมายถึง การส่งผ่านข้อมูลจากระบบขาย, ซื้อ และสินค้าคงคลัง (MI) ไปยังระบบระบบบัญชีแยกประเภท (GL) เพื่อบันทึกเป็นใบสำคัญงานบัญชี ซึ่งประเภทใบสำคัญที่จะส่ง Link ข้อมูลได้ ประกอบด้วย ใบสำคัญดังนี้

  • ใบสั่งซื้อ/เงินมัดจำ, ใบสั่งขาย/เงินมัดจำ
  • ใบแจ้งหนี้ (ซื้อ/ขาย)
  • ใบเพิ่มหนี้-ลดหนี้ (ซื้อ/ขาย)
  • ใบเสร็จ (ซื้อ/ขาย)
  • ใบซื้อสด, ใบขายสด
  • ใบสำคัญสินค้าคงคลัง

การเข้าใช้งาน ให้คลิกที่ เมนู “ข้อมูล” เลือก “การผ่านข้อมูล MI-GL และต้นทุนสินค้า” เมนูนี้ทำสองหน้าที่ คือ การผ่านข้อมูล MI-GL Link และบันทึกต้นทุนสินค้า




การส่งผ่านข้อมูลระบบ MI-GL

การส่งผ่านข้อมูลระบบ MI-GL สามารถทำได้ 2 แบบ คือ Auto-Link (ส่งผ่านข้อมูล MI-GL โดยอัตโนมัติ) และ Manual Link (ส่งผ่านข้อมูล MI-GL โดยผู้ใช้งาน) โดยกำหนดไว้ตอนสร้างบริษัททำการ 

ขั้นตอนการสร้างสูตรการเชื่อมโยงระบบ MI-GL

กำหนดสูตรที่จะใช้ในการส่งผ่านข้อมูลระบบซื้อ, ขาย, สินค้าคงคลัง ไปยังระบบบัญชีแยกประเภท โดยเลือกเมนู “ข้อมูล” เลือก “การผ่านข้อมูล MI-GL และต้นทุนสินค้า” และทำตามขั้นตอนดังนี้

  1. หน้าการผ่านข้อมูล MI-GL และต้นทุนสินค้า ให้คลิกที่ปุ่ม “Formula” เพื่อกำหนดสูตรการผ่านข้อมูล 




  1. โปรแกรมจะแสดงหน้าจอสำหรับกำหนดสูตรการเชื่อมโยงระบบ MI-GL รายละเอียดการใช้งานมีดังนี้

  1. Default ใช้สำหรับกำหนดรหัสบัญชีให้เป็นค่าตั้งต้น เพื่อใช้ในสูตรการเชื่อมโยงข้อมูลของแต่ละใบสำคัญ การกำหนดให้คลิกที่ช่อง “รหัสบัญชี” เลือกรหัสบัญชีให้แต่ละหัวข้อ ดังรูป

รหัสบัญชี “ลูกหนี้/เจ้าหนี้การค้า” ในหน้า Default โปรแกรมจะกำหนดเป็น “ผูกกับรหัส” กล่าวคือ โปรแกรมจะดึงรหัสบัญชีที่ผูกไว้กับรหัสลูกค้า/ผู้ขาย แต่ละราย ที่บันทึกลงในใบสำคัญ มาใช้เป็นรหัสบัญชีลูกหนี้/เจ้าหนี้การค้าที่หน้า Default นี้ 

ดังนั้นผู้ใช้งานจะต้องกำหนดรหัสบัญชีให้แก่ลูกค้า/ผู้ขาย แต่ละราย โดยกำหนดที่หน้ารหัสลูกค้า/ผู้ขาย คลิกที่ปุ่ม “Setup” แล้วเลือกเมนู “รหัสบัญชีลูกหนี้/เจ้าหนี้” ดังรูป

  1. กำหนดสูตรแต่ละใบสำคัญ ใช้สำหรับเลือกใบสำคัญต่างๆ ด้านซื้อ/ขาย ที่สามารถผูกสูตร Link เพื่อส่งผ่านข้อมูลไปยัง GL ได้ การกำหนดสูตร Link ให้คลิกที่ช่องประเภทใบสำคัญ เลือกใบสำคัญที่ต้องการกำหนดสูตร โปรแกรมจะแสดงสูตรของใบสำคัญที่เลือก ดังรูป




  1. New ใช้สำหรับสร้างสูตร Link ใหม่ โดยจะต้องเลือกประเภทใบสำคัญที่ต้องการในข้อ B. ก่อน เมื่อคลิกที่ปุ่ม “New” โปรแกรมจะแสดงหน้ากำหนดสูตรตามประเภทใบสำคัญที่เลือกไว้ วิธีการสร้างสูตร มีดังนี้

  1. เลขสูตร สำหรับกำหนดเลขสูตร Link โดยโปรแกรมจะ Default ให้เป็นเลขสูตรต่อจากลำดับก่อนหน้าเสมอ
  2. สมุดบัญชี สำหรับกำหนดสมุดบัญชี เพื่อใช้การบันทึกไปยัง GL โปรแกรมจะบันทึกไปยัง GL ตามสมุดบัญชีที่กำหนดไว้ในช่องนี้ การระบุสมุดบัญชี ให้คลิกขวาที่ช่อง หรือคลิกที่  เพื่อเลือกสมุดบัญชี
  3. ชื่อสูตรภาษาไทย สำหรับระบุชื่อสูตรเป็นภาษาไทย เพื่อให้ง่ายต่อความเข้าใจ  เช่น ขายสินค้า หรือขายบริการ เป็นต้น
  4. ชื่อสูตรภาษาอังกฤษ สำหรับระบุชื่อสูตรเป็นภาษาอังกฤษ
  5. ข้อกำหนดการส่งผ่าน
  • ส่งผ่านแยกเป็นใบสำคัญหนึ่งใบ หมายถึง ใบสำคัญ 1 ใบที่บันทึก เช่น ใบแจ้งหนี้ขาย 1 ใบจะถูกส่งเป็นใบสำคัญที่ระบบบัญชีแยกประเภท 1 ใบ แบบ 1 : 1
  • ส่งผ่านรวมรายการเข้ากับใบรายการอื่น หมายถึง ใบสำคัญทุกใบที่บันทึกจะถูกส่งเป็นใบสำคัญที่ GL เพียงใบเดียว 

***ไม่สามารถเลือกข้อกำหนดนี้ได้ โปรแกรมปิดคำสั่งนี้ในโปรแกรม MAC-5 Legacy

  1. ข้อกำหนดภาษี
  • ภาษีเกิดขึ้นแล้ว ใบสำคัญมีเลขใบกำกับภาษี จะถือว่าภาษีได้เกิดขึ้นแล้ว 
  • เป็นภาษีที่ยังไม่ถึงกำหนด ไม่มีการใส่เลขใบกำกับภาษีในใบสำคัญ แต่มียอดในช่อง “VAT” ถือว่าภาษีที่ยังไม่ถึงกำหนด
  1. ข้อกำหนดใช้รหัสบัญชีกับลูกหนี้เจ้าหนี้
  • ใช้รหัสบัญชีในสูตรนี้สำหรับลูกหนี้เจ้าหนี้ คือ โปรแกรมอ่านรหัสบัญชีลูกหนี้/เจ้าหนี้ตามที่ผู้ใช้งานระบุในสูตรนี้

  • ใช้รหัสบัญชีที่ผูกติดกับรหัสลูกหนี้เจ้าหนี้ คือ โปรแกรมอ่านจากรหัสบัญชีที่ผู้ใช้งานได้กำหนดไว้กับรหัสลูกหนี้/เจ้าหนี้แต่ละราย ที่หน้าการตั้งรหัสลูกค้า/ผู้ขาย โดยที่ช่องรหัสบัญชีจะแสดงแถบสีเหลือง “ผูกกับรหัส*” 

  1. ข้อกำหนดใช้รหัสบัญชีกับรหัสสินค้า
  • ใช้รหัสบัญชีในสูตรนี้สำหรับสินค้า คือ โปรแกรมอ่านรหัสบัญชีรายได้/ค่าใช้จ่ายตามที่ผู้ใช้งานระบุในสูตรนี้

  • ใช้รหัสบัญชีที่ผูกติดกับรหัสสินค้า คือ โปรแกรมอ่านจากรหัสบัญชีรายได้/ค่าใช้จ่ายที่ผู้ใช้งานได้กำหนดไว้กับรหัสสินค้า ที่หน้าการตั้งรหัสสินค้า โดยที่ช่องรหัสบัญชีจะแสดงแถบสีเหลือง “ผูกกับรหัส*”

การกำหนดรหัสบัญชีต้นทุน ให้กำหนดที่หน้าการตั้งรหัสสินค้า โดยคลิกที่ปุ่ม “Setup” เลือกเมนู “กำหนดรหัสบัญชีต้นทุน” จากนั้นกำหนดรหัสบัญชีซื้อ/รับเข้า และขาย/เบิกออก ดังรูป

  • รหัสบัญชี ซื้อ/รับเข้า ผู้ใช้งานอาจกำหนดรหัสบัญชีในกลุ่ม 5 ค่าใช้จ่าย หรือบันทึกเป็นกลุ่ม 1 สินทรัพย์ 
  • รหัสบัญชี ขาย/เบิกออก ผู้ใช้งานอาจกำหนดเป็นรหัสบัญชีในกลุ่ม 4 รายได้ เช่น เมื่อขายสินค้าสำเร็จรูปจะบันทึกเป็นเครดิต รายได้จากการขายสินค้า หรือเมื่อเบิกวัตถุดิบไปผลิตจะต้องบันทึกบัญชีเครดิต รหัสบัญชีวัตถุดิบนั้นๆ
  1. ข้อกำหนดใช้รหัสบัญชีภาษี
  • ใช้รหัสบัญชีภาษีที่กำหนดไว้ใน Default คือ การใช้รหัสบัญชีภาษีซื้อ/ขายที่ได้กำหนดไว้ ที่หน้า “Default” ซึ่งโปรแกรมจะดึงรหัสบัญชีที่ตั้งต้นไว้ มาใช้กับสูตรการเชื่อมโยงนี้ โดยที่ช่องรหัสบัญชีจะแสดงแถบสีเหลือง “ตามที่กำหนดไว้*”




  • ใช้รหัสบัญชีภาษีที่กำหนดเองในสูตรนี้ โปรแกรมอ่านรหัสบัญชีภาษีซื้อ/ขายตามที่ผู้ใช้งานระบุในสูตรนี้

การกำหนดรหัสบัญชีภาษี ผู้ใช้งานต้องกำหนดรหัสบัญชีภาษีที่หน้าผังบัญชีด้วย โดยเปิดหน้าผังบัญชี คลิกที่ปุ่ม “Setup” เลือกเมนู “กำหนดรหัสกำไรขาดทุนสะสม รหัสภาษี และจุดแบ่งรหัส” จากนั้นกำหนดรหัสบัญชีที่เป็นภาษีซื้อ/ภาษีขาย ดังรูป

เพื่อให้โปรแกรมรับรู้ว่ารหัสบัญชีใดเป็นรหัสบัญชีภาษี เมื่อบันทึกเป็นรายการบัญชีใน GL แล้ว โปรแกรมจะเปิดช่อง “เลขใบกำกับภาษี” และบันทึกข้อมูลเลขใบกำกับภาษี ให้ในหน้าบันทึก GL ดังรูป




  1. รหัสบัญชี ใช้ในการกำหนดรหัสบัญชี เพื่อบันทึกเป็นใบสำคัญที่ GL ตามสูตรที่กำหนดนี้ โดยกำหนดรหัสบัญชีเอง หรือให้ดึงรหัสบัญชีตามที่ผูกไว้กับรหัสสินค้า, ลูกค้า, ผู้ขาย หรือที่ตั้งไว้ตาม Default รายละเอียดมีดังนี้
  • กำหนดรหัสบัญชีเอง ให้ใช้ข้อเลือก “ใช้รหัสบัญชีในสูตรนี้” จากนั้นคลิกขวาที่ช่อง “รหัสบัญชี” หรือคลิก  เพื่อเลือกรหัสบัญชี โปรแกรมดึงรหัสบัญชีที่กำหนดในสูตรนี้ ไปใช้บันทึกเป็นใบสำคัญ GL

  • ผูกกับรหัส* มาจากการใช้ข้อเลือก “ใช้รหัสบัญชีที่ผูกติดกับรหัส” โปรแกรมจะดึงรหัสบัญชีจากที่กำหนดไว้ในหน้ารหัสลูกค้า/ผู้ขาย หรือที่หน้ารหัสสินค้า มาใช้ในสูตรนี้ 

  • ตามที่กำหนดไว้* มาจากการใช้ข้อเลือก “ใช้รหัสบัญชีภาษีที่กำหนดไว้ใน Default” โปรแกรมจะดึงรหัสบัญชีภาษีจากที่กำหนดไว้ในหน้า Default มาใช้ในสูตรนี้

 

  1. Debit/Credit ใช้สำหรับแสดงว่ารหัสบัญชีที่กำหนด อยู่ในด้านเดบิต หรือเครดิต ไม่สามารถเปลี่ยนได้ โปรแกรมกำหนดไว้ตามประเภทการเชื่อมโยง (รหัสบัญชี) เมื่อมีการส่งผ่านข้อมูล MI ไปยัง GL โปรแกรมจะบันทึกรหัสบัญชีเป็นด้านเดบิต/เครดิต ตามที่แสดงในหน้ากำหนดสูตรนี้
  • รหัสตัวแปร โปรแกรม Default การอ่านรหัสตัวแปร ได้แก่ แผนก, งาน , ลูกหนี้ หรือเจ้าหนี้, พนักกงาน, ส่วนขยาย, เอกสาร ที่มีกำหนดไว้ที่ต้นทาง ให้ดึงไปบันทึกใน GL ด้วย 
  • ปุ่มสีฟ้า  คือการเปิดให้ดึงรหัสตัวแปรไปยัง GL

  • ปุ่มสีเทา  คือการปิด ไม่ให้ดึงรหัสตัวแปรไปยัง GL




  1. ปุ่ม “Select All” ใช้สำหรับเลือกรหัสตัวแปรทั้งหมด 

  1. ปุ่ม “Deselect All” ใช้สำหรับปิดรหัสตัวแปรทั้งหมด

  1. ปุ่ม “OK” เมื่อกำหนดสูตรการเชื่อมโยงเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม “OK” เพื่อบันทึกจัดเก็บสูตร

  1. Edit ใช้สำหรับแก้ไขสูตร Link โดยให้ผู้ใช้งานเลือกประเภทใบสำคัญที่ต้องการแก้ไข จากนั้นคลิกที่ปุ่มนี้ โปรแกรมจะแสดงหน้าจอสูตรลิงก์ เมื่อแก้ไขเรียบร้อยแล้วให้คลิก “OK”

ข้อควรระวัง ควรระมัดระวังในการแก้ไขสูตร Link เนื่องจากหากมีการส่งผ่านข้อมูลไปยัง GL และพิมพ์ใบสำคัญงานบัญชีเก็บไว้เป็นเอกสารแล้ว เมื่อมีการแก้ไขสูตร Link ในภายหลัง และทำการส่งผ่านข้อมูลไปยัง GL ย้อนหลังใหม่ จะทำให้ข้อมูลในโปรแกรม ไม่ตรงกับเอกสารที่พิมพ์เก็บไว้ก่อนหน้า

  1. Delete ใช้สำหรับลบสูตร Link ที่ไม่ใช้แล้ว หรือสูตรที่ไม่ถูกต้อง โปรแกรมจะทำการลบสูตรนี้ รวมถึงลบ Link ที่ผูกไว้ในใบสำคัญด้วย

ข้อควรระวัง ควรระมัดระวังในการลบสูตร Link ในกรณีที่มีการผูกสูตร Link ไว้กับใบสำคัญ หากทำการลบสูตร Link จะทำให้รายการใบสำคัญที่เคยผูกสูตรไว้ เกิดข้อผิดพลาด ไม่ผ่านการ Verify เนื่องจากไม่มีเลขสูตรที่กำหนด ตัวอย่าง ดังรูป




การลบสูตร Link ผู้ใช้งานต้องมั่นใจว่าเป็นสูตรที่ยกเลิก ไม่ใช้สูตรนี้แล้ว และจะไม่นำสูตร Link ไปผูกกับใบสำคัญใดอีก วิธีการลบให้เลือกสูตร Link จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “Delete” โปรแกรมจะแสดงข้อความแจ้งเตือน เพื่อยืนยันการลบข้อมูล หากต้องการลบให้คลิก “Yes”

  1. Copy ใช้สำหรับคัดลอกสูตร Link เพื่อแก้ไขข้อมูลจากสูตรเดิมและสร้างเป็นสูตรใหม่ ทำให้การสร้างสูตรใหม่ได้เร็วขึ้น

ข้อควรระวัง ผู้ใช้งานไม่ควรคัดลอกสูตร Link ไว้หลายๆ สูตร โดยที่สูตรการเชื่อมโยงไม่แตกต่างกัน จะทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลง เนื่องจากมีข้อมูลที่ไม่จำเป็นอยู่ในสูตร Link จำนวนมาก จึงควรระวังในการคัดลอกสูตร

วิธีการคัดลอกให้ผู้ใช้งานเลือกสูตรที่ต้องการคัดลอก จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “Copy” โปรแกรมจะคัดลอกสูตรมาเป็นสูตรใหม่ โดยให้แก้ไขสูตร และชื่อสูตร จากนั้นคลิก “OK” เพื่อบันทึก ดังรูป

โปรแกรมจะทำการสร้างสูตร Link ใหม่ และวางไว้ในบรรทัดล่างสุดให้ที่หน้าสูตร ตัวอย่าง ดังรูป

  1. Lock ใช้สำหรับล็อก/ปลดล็อกสูตร Link การล็อกสูตร มีผลให้ไม่สามารถใช้สูตร Link ได้ ให้ทำการล็อกสูตรที่ยกเลิกไม่ใช้งานแล้ว หรือสูตรที่ไม่แน่ใจว่าลบได้หรือไม่ ให้ทำการล็อกสูตรไว้ก่อน เมื่อทำการเลือกสูตร Link ในหน้าบันทึกใบสำคัญ จะไม่แสดงสูตรที่ถูกล็อก

ข้อควรระวัง การล็อกสูตรมีผลกับใบสำคัญที่ผูกสูตร Link ไว้ ใบสำคัญนั้นจะไม่สามารถส่งผ่านข้อมูลไป GL ได้ เนื่องจากไม่ผ่านการตรวจสอบในขั้นตอน Verify ให้ผู้ใช้งานเลือกสูตร Link ใหม่ในใบสำคัญก่อนทำการส่งผ่านข้อมูลไปยัง GL





วิธีการ Lock ให้เลือกสูตรที่ต้องการล็อก จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “Lock” โปรแกรมจะทำการล็อกสูตร โดยสูตรที่ล็อก จะแสดง “เลขสูตร” เป็นสีแดง ตัวอย่าง ดังรูป

หากต้องการ Unlock ให้เลือกสูตรที่ Lock ไว้ จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “Lock” โปรแกรมจะทำการปลดล็อกให้

  1. ปุ่ม “OK” เมื่อกำหนดสูตรลิงก์เรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่มนี้เพื่อบันทึก




ขั้นตอนการส่งผ่านข้อมูล MI ไปยัง GL

การเชื่อมโยงข้อมูลระบบ MI ไปยัง GL สามารถทำได้ 2 แบบ คือ Auto-Link และ Manual-Link โดยกำหนดที่หน้าบริษัททำการ การเชื่อมโยงข้อมูลมีวิธีการดังนี้

  1. การส่งผ่านข้อมูลแบบ Auto-Link 

การส่งผ่านข้อมูลแบบ Auto-Link เป็นการส่งผ่านข้อมูลระบบ MI ไปยัง GL โดยอัตโนมัติ แบบแยกใบสำคัญเฉพาะในระบบซื้อ, ขายเท่านั้น ซึ่งจะมีผลต่อใบสำคัญปลายทาง ดังนี้

ใบสำคัญ MI

Auto Link ➡

ใบสำคัญ GL

บันทึกใบสำคัญแบบ Approved

โปรแกรมบันทึกเป็นใบสำคัญ GL ให้อัตโนมัติ

แก้ไขข้อมูลใบสำคัญ

โปรแกรมบันทึกทับใบสำคัญใบเก่า

ลบใบสำคัญ

โปรแกรมลบใบสำคัญ GL ให้อัตโนมัติ

ยกเลิกใบสำคัญ

โปรแกรมยกเลิกใบสำคัญ GL ให้ด้วย

ยกเลิกใบสำคัญ แล้วนำกลับมาใช้

ภายหลังนำใบสำคัญ MI กลับมาใช้ใหม่ ต้อง Edit แก้ไขข้อมูล และ Save อีกครั้ง

User Clear บางรายการในใบสำคัญ

โปรแกรมบันทึกเทับใบสำคัญใบเก่า โดยยอดใบสำคัญ GL ไม่เปลี่ยน เนื่องจากเป็นการเคลียร์รายการสินค้าในใบสำคัญเท่านั้น

แก้ไขข้อมูลใบสำคัญ MI (Lock GL)

โปรแกรมบันทึกทับใบสำคัญใบเก่า แม้ Lock ใบสำคัญ GL ไว้ เนื่องจากมีผลในทางกฎหมาย จึงต้องทำให้ข้อมูลใบสำคัญ GL ตรงตามใบสำคัญ MI เสมอ 


ขั้นตอนการส่งผ่านข้อมูลแบบ Auto Link

  1. หน้าบันทึกใบสำคัญ เมื่อระบุข้อมูลลงในส่วนหัว และส่วนรายการสินค้าเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม “Link formula” 




  1. โปรแกรมจะแสดงหน้าจอสูตรลิงก์ ให้คลิกเลือกสูตรลิงก์ จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “OK”

  1. โปรแกรมจะแสดงเลขสูตรลิงก์ที่ปุ่มลิงก์ ดังรูป

  1. เมื่อระบุข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ใบสำคัญ Approve แล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม “Save-Exit” โปรแกรมจะทำการบันทึกโดยเชื่อมโยงข้อมูลระบบ MI ไปยัง GL ให้โดยอัตโนมัติ แต่หากใบสำคัญยังเป็น Pending อยู่ โปรแกรมจะยังไม่ทำการส่งผ่านข้อมูลไปยัง GL

ผู้ใช้งานสามารถดูใบสำคัญงานบัญชี ที่โปรแกรมผ่านข้อมูลไปยัง GL ได้ที่หน้าแสดงรายการใบสำคัญ GL โดยใบสำคัญที่ผ่านข้อมูลโดยการลิงก์ จะแสดงที่มาเป็น “ML” ดังรูป




  1. การผ่านข้อมูลแบบ Manual-Link 

เป็นการส่งผ่านข้อมูลโดยผู้ใช้งานเอง เป็นแบบแยกใบสำคัญในระบบซื้อ, ขาย และสินค้าคงคลัง (กรณีที่ใช้ประเภทต้นทุนสินค้าแบบ Perpetual) การ Link 

ใบสำคัญ MI

Manual Link ➡

ใบสำคัญ GL

บันทึกใบสำคัญแบบ Approved

ผู้ใช้งาน Link MI-GL ด้วยตนเอง

แก้ไขข้อมูลใบสำคัญ

ผู้ใช้งาน Link MI-GL ใหม่อีกครั้งทับใบเก่า

ลบใบสำคัญ

ผู้ใช้งานต้อง Delete links ที่หน้า Link MI-GL ด้วยตนเอง

ยกเลิกใบสำคัญ

ผู้ใช้งาน Link MI-GL ด้วยตนเอง โปรแกรมจะ Post GL โดยติดสถานะยกเลิก “CANCELLED” ไปที่ GL ด้วย 

ยกเลิกใบสำคัญ แล้วนำกลับมาใช้

ผู้ใช้งาน Link MI-GL ใหม่อีกครั้งทับใบเก่า

User Clear บางรายการในใบสำคัญ

ผู้ใช้งาน Link MI-GL ใหม่อีกครั้งทับใบเก่า ยอดในใบสำคัญเท่าเดิม เนื่องจากเป็นการเคลียร์รายการสินค้าในใบสำคัญเท่านั้น

แก้ไขข้อมูลใบสำคัญ MI (Lock GL)

ผู้ใช้งาน Link MI-GL ใหม่อีกครั้งทับใบเก่า


ขั้นตอนการส่งผ่านข้อมูลแบบ Manual-Link

  1. การผูกสูตร Link ในหน้าบันทึกใบสำคัญ ให้ทำเช่นเดียวกับแบบ Auto-Link
  2. จากนั้นเปิดหน้า “การผ่านข้อมูล MI-GL และต้นทุนสินค้า” การใช้งานมีดังนี้




  1. รูปแบบวันที่ เลือกให้แสดงรายการใบสำคัญที่ต้องการผ่านข้อมูลไปยัง GL โดยเลือกตามวันที่ใบสำคัญ สามารถเลือกให้แสดงรายการได้ 2 แบบ คือ แบบรายเดือน หรือแบบจาก-ถึงวันที่ ดังนี้

  • รายเดือน โปรแกรมจะแสดงเป็น 3 ช่อง สำหรับให้ระบุ วัน-เดือน-ปี โดยให้ระบุเดือนก่อน จึงระบุวันที่ลงในช่อง หรือคลิกปุ่ม  เพื่อเลื่อนวัน-เดือน-ปี 

  • จาก-ถึงวันที่ โปรแกรมจะแสดงช่องสำหรับเลือกวันที่จาก-ถึง โดยสามารถระบุวันที่ลงในช่อง หรือคลิกที่ปุ่ม  เพื่อเลือกวันที่จากปฏิทิน 

  1. ข้อเลือกการแสดงรายการใบสำคัญ เป็นข้อเลือกที่กำหนดให้โปรแกรมแสดงใบสำคัญเฉพาะบางรายการ รายละเอียดข้อเลือก มีดังนี้
  • ทุกประเภทใบสำคัญ ใช้สำหรับเลือกให้แสดงรายการตามประเภทใบสำคัญในระบบซื้อ, ขาย และสินค้าคงคลัง

  • จัดเรียงตามเลขใบสำคัญ ใช้สำหรับจัดเรียงรายการใบสำคัญที่แสดงอยู่ โดยสามารถจัดเรียงได้ตามเลขใบสำคัญ, วันที่ใบสำคัญ หรือตามรหัสลูกค้า เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบรายการใบสำคัญที่มีจำนวนมาก

  • แสดงผลการตรวจทุกใบ ใช้สำหรับกรองและแสดงรายการใบสำคัญตามผลการตรวจสอบความถูกต้อง ที่เกิดจากการ Verify ข้อมูล (ต้องทำการ Verify ข้อมูลก่อน) โดยให้แสดงผลตรวจทุกใบ เฉพาะใบสำคัญที่ถูกต้อง หรือเฉพาะใบสำคัญที่ผิด เพื่อความสะดวกในการเชื่อมโยงข้อมูล หรือตรวจสอบใบสำคัญที่ผิดเพื่อแก้ไขให้ถูกต้อง

  • Posted & Unposted ใช้สำหรับกรองและแสดงรายการใบสำคัญที่มีการผ่านข้อมูลแล้ว หรือยังไม่มีการผ่านข้อมูล หรือแสดงทั้งหมด เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบรายการใบสำคัญ ในการผ่านข้อมูล MI-GL 

  • Posted & Unposted ข้อเลือกให้แสดงทุกรายการใบสำคัญ
  • Post items only ข้อเลือกให้แสดงเฉพาะรายการใบสำคัญ ที่มีการผ่านข้อมูลไปยัง GL แล้ว
  • Unpost items only ข้อเลือกให้แสดงเฉพาะรายการใบสำคัญที่ยังไม่มีการผ่านข้อมูลไปยัง GL ให้เลือกใช้ข้อเลือกนี้ เมื่อต้องการผ่านข้อมูลไปยัง GL โปรแกรมทำการส่งผ่านข้อมูลเฉพาะรายการที่ยังไม่มีการเชื่อมโยง
  1. ปุ่ม “Verify” ใช้ในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล เมื่อเลือกรายการใบสำคัญที่ต้องการผ่านข้อมูลแล้ว ให้คลิกที่ปุ่มนี้ โปรแกรมจะแสดงข้อความแจ้งเตือน ให้คลิก “Yes”

โปรแกรมจะทำการตรวจสอบข้อมูลในแต่ละใบสำคัญ ว่ามีข้อมูลถูกต้องครบถ้วนหรือไม่ โดยแสดงสถานะความถูกต้องที่คอลัมน์ “OK” เป็น 2 สถานะดังนี้

  • ข้อมูลถูกต้อง แสดงสถานะที่คอลัมน์ “OK” เป็นสีเขียว สามารถทำการผ่านข้อมูลไปยัง GL ได้

  • ข้อมูลไม่ถูกต้อง แสดงสถานะที่คอลัมน์ “OK” และรายการใบสำคัญจะแสดงเป็นสีแดง ให้ทำการดับเบิลคลิกที่คอลัมน์ “OK” ในแต่ละบรรทัด เพื่อดูข้อผิดพลาดแต่ละรายการ เพื่อกลับไปแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล จะต้องกรองให้แสดงผลการตรวจทุกใบเท่านั้น จึงจะสามารถทำการ Verify ได้ หากกรองข้อมูลให้แสดงเฉพาะใบสำคัญที่ถูกต้อง หรือเฉพาะใบสำคัญที่ผิด เมื่อทำการ Verify โปรแกรมจะไม่ทำการตรวจสอบให้ และแสดงข้อความแจ้งเตือน ดังนี้ 

  1. ปุ่ม “Process” ใช้ในการส่งผ่านข้อมูลระบบ MI ไปยัง GL เมื่อทำการ Verify ข้อมูลผ่านแล้ว ให้คลิกที่ปุ่มนี้โปรแกรมจะแสดงหน้าจอกำหนดการส่งผ่านข้อมูล รายละเอียดการใช้งาน มีดังนี้

  1. เลขใบสำคัญ GL เริ่มต้น กำหนดเลขที่ใบสำคัญงานบัญชี จะไม่มี Genre มาให้เลือก โดยให้ผู้ใช้งานคลิกที่ช่องเพื่อระบุเลขที่ใบสำคัญเอง สามารถระบุได้สูงสุดไม่เกิน 25 ตัวอักษร 

  1. ข้อมูลที่จะใส่ในส่วนหัวของ GL กำหนดให้นำข้อมูลประภทใบสำคัญ, เลขใบสำคัญ, วันที่ใบสำคัญ, ชื่อลูกค้า, เลขใบกำกับภาษี, รายละเอียดส่วนหัวใบสำคัญ โดยโปรแกรม Default ให้ส่งทุกเรื่อง การใช้งานให้คลิกที่ปุ่มเพื่อปิด/เปิด การใช้งานในแต่ละเรื่อง ดังนี้
  • คลิกให้เป็นสีน้ำเงิน  เพื่อ “เปิด” ให้โปรแกรมดึงข้อมูลไปยัง GL
  • คลิกให้เป็นสีเทา  เพื่อ “ปิด” ไม่ให้โปรแกรมดึงข้อมูลไปยัง GL

  1. ส่งผ่านข้อมูลแยกตามรายใบสำคัญ เป็นข้อกำหนดในการส่งผ่านข้อมูลไปยัง GL โดยแยกตามรายใบสำคัญ โดยมีข้อกำหนดดังนี้
  • ใช้เลขใบสำคัญ GL จากเลขระบบ MI คือ ข้อกำหนดให้ใช้เลขใบสำคัญที่ GL ตามเลขใบสำคัญ MI

เมื่อคลิกใช้ข้อเลือก “ใช้เลขใบสำคัญ GL จากเลขระบบ MI” โปรแกรมจะแสดงข้อเลือกเพิ่มเติม ได้แก่ “ใส่ประเภทใบสำคัญ MI หน้าหมายเลข” ดังนี้

  • ใส่ประเภทใบสำคัญ MI หน้าหมายเลข คือ ข้อกำหนดให้ใส่ตัวย่อของประเภทใบสำคัญ MI ที่หน้าเลขใบสำคัญ ที่ส่งไปยัง GL โปรแกรมจะดึงเลขที่ใบสำคัญ MI มาวางให้โดยใส่ประเภทใบสำคัญไว้หน้าหมายเลขใบสำคัญ ดังรูป




ตัวอักษรย่อของประเภทใบสำคัญในระบบ MI มีดังนี้

ประเภทใบสำคัญ

อักษรย่อ (AR)

อักษรย่อ (AP)

อักษรย่อ (IC)

ใบสั่งซื้อ-ขาย/มัดจำ

SO

PO

-

ใบแจ้งหนี้

IS

IP

-

ใบซื้อสด, ขายสด

CS

CP

-

ใบเสร็จ

RS

RP

-

ใบเพิ่มหนี้

AS

AP

-

ใบลดหนี้

BS

BP

-

ใบสำคัญ (IC)

-

-

SP

ในกรณีที่ใช้ Genre ที่มีประเภทใบสำคัญนำหน้ามายเลขใบสำคัญอยู่แล้ว ไม่จำเป็นต้องใช้ข้อเลือกนี้ เพราะจะทำให้ใบสำคัญ GL แสดงประเภทใบสำคัญเพิ่มขึ้นจากเดิมที่มีอยู่แล้ว 

  1. รายละเอียดในรายการบัญชี เป็นข้อกำหนดให้โปรแกรมแสดงข้อมูลที่คอลัมน์ “รายละเอียด” ในใบสำคัญ GL โดยอ่านข้อมูลจากหรัสบัญชี หรือจากข้อมูลระบบ MI ดังนี้
  • ใช้ชื่อบัญชี เป็นข้อเลือกให้ใส่รายละเอียดของรายการบัญชี โดยอ่านข้อมูล
  • จาก “ชื่อบัญชี” ดังรูป

  • ใช้ข้อมูล MI โปรแกรม Default ไว้ที่ข้อเลือกนี้ เป็นข้อเลือกให้ใส่รายละเอียดของรายการบัญชี โดยอ่านข้อมูลจากระบบ MI เช่น ข้อมูลชื่อลูกค้า/ผู้ขาย, ประเภทใบสำคัญ, เลขที่ใบสำคัญ เป็นต้น ดังรูป




  1. Pre-post print audit เป็นปุ่มคำสั่งที่ใช้ในการสั่งพิมพ์รายการใบสำคัญ MI ที่จะ Post ไปยัง GL โดยโปรแกรมจะพิมพ์ข้อมูลเลขที่, ประเภทใบสำคัญ, วันที่ใบสำคัญ, ลูกค้า/ผู้ขาย ในใบสำคัญ MI และแสดงรายการบัญชี ยอดเงินด้านเดบิต-เครดิต ทั้งนี้ข้อมูลที่แสดงขึ้นอยู่กับแบบฟอร์มการพิมพ์ที่เลือก ตัวอย่าง ดังรูป

  1. GL POST เป็นปุ่มคำสั่งที่ใช้ในการส่งผ่านข้อมูลจาก MI ไปยัง GLเมื่อคลิกที่ปุ่มนี้ โปรแกรมจะแสดงข้อความแจ้งเตือน “จะทำการส่งผ่านข้อมูลระบบ MI ไปยังระบบ GL ส่งผ่านใบสำคัญ GL หรือไม่ ?” ให้คลิก “Yes”

 

โปรแกรมจะทำการส่งผ่านข้อมูลไปยังระบบ GL (Post GL) โดยรายการที่ Post แล้ว จะแสดงปุ่มที่คอลัมน์ “Post” เป็นสำน้ำเงิน  ดังรูป

โปรแกรมจะแสดงเลขสมุดบัญชีที่ Post ไปยัง GL ไว้ที่คอลัมน์ “ข้อมูลงานบัญชี” โดยจะอยู่ท้ายวันที่ Post ข้อมูล และขึ้นต้นด้วย “ส” ตามด้วยเลขสมุดบัญชี


การตรวจสอบความถูกต้องในการส่งผ่านข้อมูล MI ไปยัง GL สามารถดูใบสำคัญงานบัญชีที่โปรแกรมทำการ Post ไปได้ที่หน้าแสดงรายการใบสำคัญ GL โดยดูตามสมุดที่บันทึกบัญชีดังกล่าวข้างต้น

ใบสำคัญงานบัญชีที่เกิดจากการส่งผ่านข้อมูลจาก MI โปรแกรมจะแสดงที่มาของใบสำคัญเป็น “ML” ย่อมาจาก MI Link ดังรูป

  1. Dr/Cr ใช้สำหรับแสดงข้อมูลขาบัญชีในใบสำคัญงานบัญชี ที่โปรแกรมบันทึก MI ไปยังระบบ GL โดยคลิกที่รายการใบสำคัญ MI ที่ Post ไปยัง GL แล้ว จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “Dr/Cr” โปรแกรมจะแสดงหน้าจอสำหรับแสดงข้อมูลรายการบัญชี รหัสบัญชี ยอดเงินด้านเดบิต-เครดิต ที่โปรแกรมบันทึกไปยัง GL ดังรูป




  1. Edit ใช้สำหรับแก้ไขใบสำคัญ MI ที่แสดงอยู่ในหน้ารายการการผ่านข้อมูล MI-GL ใช้ในกรณีที่ใบสำคัญ Verify แล้วพบข้อผิดพลาด หรือต้องการแก้ไขข้อมูลในใบสำคัญ ให้คลิกที่รายการใบสำคัญ แล้วที่ปุ่ม “Edit” โปรแกรมเปิดหน้าบันทึกใบสำคัญที่ต้องการแก้ไข

หากแก้ไขข้อมูลในใบสำคัญที่มีการส่งผ่านข้อมูลไปยัง GL แล้ว ให้ทำการ Post ไปยัง GL อีกครั้งเพื่อให้ข้อมูลเป็นปัจจุบัน

  1. Delete links ใช้สำหรับลบการส่งผ่านข้อมูลไปยังระบบ GL มีผลให้โปรแกรมลบข้อมูลใบสำคัญ GL ที่เกิดจากการส่งผ่านข้อมูล MI ตามช่วงเวลา และประเภทใบสำคัญที่เลือก ใช้ในกรณีที่มีการแก้ไขข้อมูลในใบสำคัญ MI และต้องการส่งผ่านข้อมูลใหม่

วิธีการลบ ให้กรองข้อมูลตามวันที่ใบสำคัญ และประเภทใบสำคัญที่ต้องการลบ จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “Delete links” โปรแกรมจะลบใบสำคัญงานบัญชีที่เกิดจากการ Post GL ครั้งก่อนเหล่านั้น ออกทั้งหมด

***การลบใบสำคัญ Post GL ที่มาจากการ Migrate ข้อมูล M5S หากจะทำการลบ ให้คลิกขวา (R-Click) ที่ปุ่ม “Delete links” โปรแกรมจะทำการลบข้อมูลทุกการ Post (ทุกสมุด และทุกใบสำคัญ GL ที่มาจากการ Link ในช่วงเวลาที่ระบุ)




การบันทึกต้นทุนสินค้า (Costing)

คำนวณต้นทุนสินค้า เป็นการคำนวณแบบรายเดือน โปรแกรมจะทำการดึงรหัสบัญชีที่กำหนดไว้ที่หน้ารหัสสินค้า ในส่วนต้นทุน Periodic และ Perpetual มาคำนวณและนำผลที่ได้มาบันทึกบัญชีให้ ผู้ใช้งานจะต้องทำการ Costing ทุกสิ้นเดือน โปรแกรมจะนำสินค้าที่มีรายการเคลื่อนไหวมาบันทึกต้นทุนให้ในระบบ GL

ขั้นตอนการกำหนดรหัสบัญชีเพื่อใช้ในการ Costing

กำหนดรหัสบัญชีต้นทุนที่หน้าการตั้งรหัสสินค้า และรหัสเอกสารเพื่อใช้ในการคำนวณ และบันทึกต้นทุนสินค้า 

  1. รหัสสินค้า ให้กำหนดรหัสบัญชีต้นทุนให้แก่รายการสินค้าที่เป็นประเภท Item โดยเปิดหน้าการตั้งรหัสสินค้า จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “Setup” เลือกหัวข้อ “กำหนดรหัสบัญชีต้นทุน” ระบุบัญชีต้นทุน Periodic และ Perpetual กรณีที่ใช้วิธีการคำนวณต้นทุนแบบ Perpetual ผู้ใช้งานจะต้องใส่รหัสบัญชีต้นทุนให้ครบทุกรายการสินค้า โปรแกรมจะแสดงหน้าจอสำหรับระบุรหัสบัญชี ดังนี้

กรณีที่บริษัททำการคำนวณต้นทุนแบบ “Periodic”

กรณีที่บริษัททำการคำนวณต้นทุนแบบ “Perpetual”

  • รหัสบัญชี ซื้อ/รับเข้า ในกรณีที่บันทึกแบบ Periodic อาจกำหนดรหัสบัญชีในกลุ่ม 5 ค่าใช้จ่าย หรือในกรณีที่บันทึกแบบ Perpetual ให้กำหนดรหัสบัญชีในกลุ่ม 1 สินทรัพย์ 
  • ต้นทุน Perpetual Dr. ใช้สำหรับบริษัทที่บันทึกบัญชีแบบ Perpetual เท่านั้น ดังนั้นเมื่อมีการขายสินค้าจะต้องบันทึกต้นทุนขายของสินค้านั้นด้วย 
  • ต้นทุน Periodic Dr./Cr. ใช้สำหรับบริษัทที่บันทึกบัญชีแบบ Periodic เท่านั้น เพื่อส่ง Link ต้นทุนของสินค้าคงเหลือปลายงวด
  1. รหัสเอกสาร กรณีที่ใช้วิธีบันทึกต้นทุนสินค้าแบบ “Perpetual” ให้กำหนดรหัสบัญชีเครดิต ไว้ที่รหัสเอกสาร เนื่องจากการกำหนดบัญชีต้นทุนที่หน้ารหัสสินค้า ให้กำหนดได้เฉพาะบัญชีด้านเดบิต จึงใช้รหัสเอกสารในการกำหนดรหัสบัญชีต้นทุนด้านเครดิต

วิธีกำหนดให้เปิดหน้ารหัสเอกสาร จากนั้นตั้งรหัสเอกสาร เพื่อใช้บันทึกในใบสำคัญด้าน IC โดยระบุรหัสบัญชีด้านเครดิต และกำหนดเป็น “Credit” ดังรูป

ขั้นตอนการบันทึกต้นทุนสินค้า

การบันทึกต้นทุนสินค้า รายการสินค้าจะต้องมีเคลื่อนไหว เช่น มีการบันทึกรับเข้า หรือเบิกออกสินค้า โดยวิธีการบันทึกต้นทุนสินค้า มีดังนี้

  1. เปิดหน้า “การผ่านข้อมูล MI-GL และต้นทุนสินค้า” คลิกที่ปุ่ม “Costing” บนแถบคำสั่ง เพื่อทำการบันทึกต้นทุนสินค้า




  1. โปรแกรมจะแสดงหน้าจอสำหรับบันทึกต้นทุนสินค้า รายละเอียดการใช้งานมีดังนี้

  1. ระยะเวลาเดือน-ปี เป็นช่องสำหรับกำหนดช่วงเดือน และปีที่จะทำการคำนวณบันทึกต้นทุนสินค้า 
  2. สมุด เลข และหมวดใบสำคัญ เป็นช่องสำหรับกำหนดเลขสมุดบัญชี โดยคลิกขวา หรือคลิกที่  เพื่อเลือกสมุดบัญชี และเลือกหมวดใบสำคัญ (Genre) โดยคลิกที่ช่องเลือกหมวดใบสำคัญ ตัวอย่าง ดังรูป

  • Manual เป็นข้อเลือกสำหรับให้ระบุเลขใบสำคัญเอง โปรแกรมกำหนดไว้ให้เป็น Default 
  • 0X-ปปดด-XXXX เป็น Genre แบบเดือนปีของไทย โดยนำหน้าด้วยเลขสมุดบัญชีตามช่องสมุดที่ตั้งไว้ เมื่อเลือก Genre แล้ว โปรแกรมจะใส่เลขใบสำคัญให้โดยอัตโนมัติ
  • GL-YYMM-XXXX เป็น Genre แบบเดือนปีสากล โดยนำหน้าด้วย GL เมื่อเลือก Genre แล้วโปรแกรมจะใส่เลขใบสำคัญให้โดยอัตโนมัติ
  1. วิธีการบันทึกต้นทุน สามารถเลือกได้อย่างใดอย่างหนึ่งจาก 2 แบบ ดังนี้
  • FIFO เป็นวิธีการคำนวณต้นทุนแบบเข้าก่อนออกก่อน (First-in First-out) กล่าวคือ การนำสินค้าที่เข้าคลังก่อน มาใช้งานและหมุนเวียนก่อน เพื่อลดความเสื่อมสภาพและรักษามูลค่าของสินทรัพย์โดยรวม
  • Average เป็นวิธีการคำนวณต้นทุนแบบถัวเฉลี่ย กล่าวคือ เป็นการตีมูลค่าสินค้าคงเหลือแบบถัวเฉลี่ย โดยการคำนวณต้นทุนสินค้าทั้งหมดหารด้วยสินค้าคงเหลือ เหมาะกับสินค้าร้านขายปลีก ที่สามารถนับจำนวนสินค้าได้ สามารถใช้ได้กับวิธีบันทึกบัญชีแบบสิ้นงวด
  1. ประเภทต้นทุนสินค้า ประเภทต้นทุนสินค้าจะถูกกำหนดไว้ตามที่บริษัททำการตั้งไว้ โดยแต่ละประเภทจะมีวิธีการบันทึกต้นทุนต่างกัน ดังนี้

D1. Periodic วิธีการบันทึกต้นทุนสินค้าแบบสิ้นงวด เมื่อกำหนดข้อมูลตามข้อ A-C แล้ว ให้ทำตามขั้นตอน ดังนี้

  1. คลิกที่ปุ่ม “Verify” เพื่อตรวจสอบข้อมูลต้นทุนสินค้า หากข้อมูลถูกต้องโปรแกรมจะวางรายการบัญชี และยอดด้านเดบิต-เครดิต ก่อนที่จะบันทึกเป็นใบสำคัญ GL

  1. จากนั้นคิลกที่ปุ่ม “POST” เพื่อบันทึกต้นทุนสินค้า โปรแกรมจะแสดงข้อความแจ้งเตือน “จะทำการส่งผ่านข้อมูลระบบ MI ไปยังระบบ GL ส่งผ่านใบสำคัญ GL หรือไม่ ?” ให้คลิก “Yes”

เมื่อโปรแกรมส่งผ่านข้อมูลไปยัง GL เรียบร้อยแล้ว โปรแกรมจะแสดงข้อความ “ส่งผ่านครบถ้วน” ให้คลิก “OK” เพื่อจบขั้นตอนการบันทึกต้นทุนสินค้า

ผู้ใช้งานสามารถเรียกดูใบสำคัญงานบัญชี ที่โปรแกรมบันทึกให้ได้ที่หน้าแสดงรายการใบสำคัญ GL ตัวอย่าง ดังรูป




D2. Perpetual วิธีการบันทึกต้นทุนสินค้าแบบต่อเนื่อง เมื่อกำหนดข้อมูลตามข้อ A-C แล้ว ให้ทำตามขั้นตอน ดังนี้

  1. ประเภทใบสำคัญ ให้คลิกเลือก  ใบสำคัญที่ต้องการให้โปรแกรมอ่านข้อมูล สามารถเลือกได้ทุกใบสำคัญ หรือเฉพาะบางใบ โดยมี 6 ประเภท ได้แก่ ใบส่งของ, ใบแจ้งหนี้, ใบเพิ่มหนี้, ใบลดหนี้, ใบขายสด และใบเบิกสินค้าออก
  2. ข้อเลือกแยกรายการตามรหัส เป็นข้อกำหนดสำหรับให้คำนวณบันทึกต้นทุนสินค้าโดยแยกตามแผนก หรืองาน ให้คลิก  ที่ข้อเลือก รหัสแผนก หรือรหัสงาน โปรแกรมจะทำการบันทึกต้นทุนโดยแยกตามรหัส ตัวอย่าง ดังรูป
  • แยกรายการตามรหัสแผนก โปรแกรมจะแสดงรายการบัญชี และยอดด้านเดบิต-เครดิต โดยคำนวณต้นทุนสินค้าจากใบสำคัญแต่ละใบ รวมเป็นยอดของแต่ละแผนก ดังรูป

  • แยกรายการตามรหัสงาน โปรแกรมจะแสดงรายการบัญชี และยอดด้านเดบิต-เครดิต โดยคำนวณต้นทุนสินค้าจากใบสำคัญแต่ละใบ รวมเป็นยอดของแต่ละงาน ดังรูป

  • กรณีที่กำหนดให้แยกตามรหัสแผนกและรหัสงาน โปรแกรมจะแสดงรายการบัญชี และยอดด้านเดบิต-เครดิต โดยคำนวณต้นทุนสินค้าจากใบสำคัญแต่ละใบ รวมเป็นยอดของแต่ละงาน แต่ละแผนก ดังรูป

  • กรณีที่ไม่แยกรายการตามรหัส โปรแกรมจะแสดงรายการบัญชี และยอดด้านเดบิต-เครดิต รวมกัน โดยไม่แยกรายการตามรหัส

  1. รวมการลดหนี้ที่บันทึกเข้าโดยตรง เป็นข้อกำหนดสำหรับให้โปรแกรมคำนวณต้นทุนสินค้า โดยรวมยอดจากใบลดหนี้ที่บันทึกโดยตรง
  2. ปุ่ม “Verify” ใช้สำหรับตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล เมื่อระบุข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม “Verify” โปรแกรมจะทำการคำนวณต้นทุนสินค้า และวางรายการบัญชีพร้อมยอดด้านเครดิต-เดบิต ก่อนที่จะบันทึกเป็นใบสำคัญด้าน GL รูปตัวอย่างตามข้อ 2)

กรณีที่ Verify แล้วข้อมูลไม่ถูกต้อง โปรแกรมจะแสดงข้อความแจ้งเตือนข้อผิดพลาด ให้ทำการตรวจสอบการตั้งรหัสบัญชีต้นทุน ที่หน้าการตั้งรหัสสินค้า โดยรหัสบัญชีในด้านเครดิต-เดบิต จะต้องใส่ให้ครบทุกรายการสินค้า และจะต้องไม่นำรหัสบัญชีภาษีมาใช้เป็นรหัสบัญชีต้นทุน

  1. ปุ่ม “POST” เมื่อ Verify ข้อมูลแล้วให้คลิกที่ปุม “POST” เพื่อบันทึกต้นทุนสินค้าไปยังระบบ GL จากนั้นโปรแกรมจะแสดงข้อความแจ้งเตือน “จะทำการส่งผ่านข้อมูลระบบ MI ไปยังระบบ GL ส่งผ่านใบสำคัญ GL หรือไม่ ?” ให้คลิก “Yes”

เมื่อโปรแกรมส่งผ่านข้อมูลไปยัง GL เรียบร้อยแล้ว โปรแกรมจะแสดงข้อความ “ส่งผ่านครบถ้วน” ให้คลิก “OK” เพื่อจบขั้นตอนการบันทึกต้นทุนสินค้า




ผู้ใช้งานสามารถเรียกดูใบสำคัญงานบัญชี ที่โปรแกรมบันทึกให้ได้ที่หน้าแสดงรายการใบสำคัญ GL ตัวอย่าง ดังรูป




1