📘SUMMARY (สรุปบทความ)

📝 PREREQUISITES (สิ่งที่ต้องเตรียมก่อน)

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Q1: การส่งผ่านข้อมูล MI-GL คืออะไร?

การส่งผ่านข้อมูล MI-GL คือกระบวนการนำข้อมูลจากระบบซื้อ ขาย และสินค้าคงคลัง (MI) ไปบันทึกเป็นใบสำคัญงานบัญชีในระบบบัญชีแยกประเภท (GL) โดยอัตโนมัติหรือโดยผู้ใช้งานเอง

ประเภทใบสำคัญที่รองรับ ได้แก่ ใบสั่งซื้อ/ขาย/มัดจำ, ใบแจ้งหนี้, ใบเพิ่มหนี้-ลดหนี้, ใบเสร็จ, ใบซื้อสด/ขายสด และใบสำคัญสินค้าคงคลัง

Q2: Auto-Link และ Manual-Link ต่างกันอย่างไร?

Auto-Link: โปรแกรมส่งผ่านข้อมูลไปยัง GL ให้โดยอัตโนมัติทันทีที่บันทึกและ Approve ใบสำคัญ รองรับเฉพาะระบบซื้อและขาย

Manual-Link: ผู้ใช้งานเป็นผู้เลือกและส่งผ่านข้อมูลเอง รองรับระบบซื้อ ขาย และสินค้าคงคลัง (IC) โดยต้องเปิดหน้า ข้อมูล > การผ่านข้อมูล MI-GL และต้นทุนสินค้า แล้วทำขั้นตอน Verify > Process > GL POST

การกำหนดว่าจะใช้แบบใด ตั้งค่าตอนสร้างบริษัททำการ ไม่สามารถเปลี่ยนได้ระหว่างใช้งาน

Q3: ต้องทำขั้นตอนอะไรบ้างสำหรับ Manual-Link?

1. เปิดเมนู ข้อมูล > การผ่านข้อมูล MI-GL และต้นทุนสินค้า
2. เลือกรูปแบบวันที่ (รายเดือน หรือจาก-ถึงวันที่) และกรองประเภทใบสำคัญที่ต้องการ
3. ตั้ง Posted & Unposted เป็น Unpost items only เพื่อแสดงเฉพาะรายการที่ยังไม่ได้ส่ง
4. คลิก Verify เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง — รายการที่ผ่านจะแสดงคอลัมน์ OK เป็นสีเขียว
5. คลิก Process > กำหนดเลขใบสำคัญ GL เริ่มต้น และข้อกำหนดการส่งผ่าน
6. คลิก GL POST เพื่อยืนยันการส่งผ่านข้อมูล

Q4: ทำไมใบสำคัญบางรายการถึง Verify ไม่ผ่าน?

สาเหตุที่พบบ่อย ได้แก่:

• ยังไม่ได้กำหนดสูตร MI-GL Link (Formula) ให้ใบสำคัญประเภทนั้น
• สูตร Link ถูกลบหรือถูก Lock ไว้แล้ว
• ไม่ได้กำหนดรหัสบัญชีลูกหนี้/เจ้าหนี้ให้รหัสลูกค้า/ผู้ขายนั้น
• รหัสบัญชีที่ใช้ในสูตรไม่มีอยู่ในผังบัญชี

วิธีตรวจสอบ: ดับเบิลคลิกที่คอลัมน์ OK ในบรรทัดที่แสดงสีแดง เพื่อดูรายละเอียดข้อผิดพลาด

Q5: หากแก้ไขใบสำคัญ MI หลัง Post GL ไปแล้ว ต้องทำอย่างไร?

Auto-Link: โปรแกรมบันทึกทับใบสำคัญ GL ให้อัตโนมัติเมื่อ Save ใบสำคัญ MI อีกครั้ง

Manual-Link: ผู้ใช้งานต้องกลับมาที่หน้า MI-GL แล้ว Post GL ใหม่อีกครั้งทับใบเก่า หากต้องการล้างข้อมูลเก่าก่อน ให้คลิก Delete links เพื่อลบใบสำคัญ GL ที่เคย Post ไว้

Q6: ใบสำคัญที่ส่งผ่านข้อมูลจาก MI ไปยัง GL จะสังเกตได้อย่างไร?

ที่หน้าแสดงรายการใบสำคัญ GL โปรแกรมจะแสดงที่มาของใบสำคัญเป็น ML (ย่อมาจาก MI Link)

นอกจากนี้ที่คอลัมน์ ข้อมูลงานบัญชี จะแสดงเลขสมุดบัญชีที่ Post ไป โดยขึ้นต้นด้วย ส ตามด้วยเลขสมุดบัญชี

Q7: ควรแก้ไขหรือลบสูตร MI-GL Link เมื่อใด?

Q8: การบันทึกต้นทุนสินค้า (Costing) คืออะไร และต้องทำเมื่อใด?

Costing คือการคำนวณและบันทึกต้นทุนสินค้าจากระบบ IC ไปยัง GL เป็นรายเดือน โดยโปรแกรมดึงรหัสบัญชีต้นทุนที่กำหนดในรหัสสินค้ามาคำนวณ

ผู้ใช้งานต้องทำ Costing ทุกสิ้นเดือน โดยเปิดหน้า ข้อมูล > การผ่านข้อมูล MI-GL และต้นทุนสินค้า แล้วคลิกปุ่ม Costing

Q9: Periodic และ Perpetual ต่างกันอย่างไรในการบันทึกต้นทุน?

Periodic (สิ้นงวด): บันทึกต้นทุนสินค้าคงเหลือปลายงวด รหัสบัญชีซื้อ/รับเข้าอยู่ในกลุ่ม 5 ค่าใช้จ่าย

Perpetual (ต่อเนื่อง): บันทึกต้นทุนขายทุกครั้งที่มีการขายสินค้า รหัสบัญชีซื้อ/รับเข้าอยู่ในกลุ่ม 1 สินทรัพย์ และต้องกำหนดรหัสบัญชีเครดิตที่รหัสเอกสาร (IC) ด้วย

วิธีการคำนวณรองรับ 2 แบบ: FIFO (เข้าก่อนออกก่อน) และ Average (ถัวเฉลี่ย)

Q10: ขั้นตอนการบันทึกต้นทุนสินค้าประเภท Perpetual ต้องทำอย่างไร?

Q11: Costing Verify แล้วขึ้นข้อผิดพลาด ต้องแก้ไขอย่างไร?

สาเหตุที่พบบ่อย: กำหนดรหัสบัญชีต้นทุน Debit/Credit ไม่ครบทุกรายการสินค้า หรือนำรหัสบัญชีภาษีมาใช้เป็นรหัสบัญชีต้นทุน

วิธีแก้: ไปที่หน้าการตั้งรหัสสินค้า > Setup > กำหนดรหัสบัญชีต้นทุน แล้วระบุรหัสบัญชี Debit และ Credit ให้ครบทุกรายการสินค้าที่มีเคลื่อนไหว

💡 RESULT (ผลลัพธ์ที่ได้)

⚠️ WARNING (ข้อควรระวัง)

Version Log

Version: NA

Change: NA

Ref.: 230609_การส่งผ่านข้อมูล MI-GL

บทความเขียนเมื่อ: 260507