การปิดงวดบัญชีแยกประเภท Periodic Perpetual MAC-5 Legacy คืออะไร ทำอย่างไร

FAQ: การปิดงวดบัญชีแยกประเภท (Periodic และ Perpetual) คืออะไร และทำอย่างไร

การปิดงวดบัญชีแยกประเภท (Periodic และ Perpetual) คืออะไร และทำอย่างไร

📘SUMMARY (สรุปบทความ)

Info
บทความนี้ตอบคำถามที่ผู้ใช้งาน MAC-5 Legacy มักสงสัยเกี่ยวกับการปิดงวดบัญชีแยกประเภท (GL Closing) ในเมนู คำนวณยกยอด > ปิดงวดบัญชีแยกประเภท
เหมาะสำหรับ Admin และ User ที่ดูแลระบบ GL และต้องการทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างแบบ Periodic (มี 2 วิธี) และแบบ Perpetual รวมถึงขั้นตอน Verify และ Post ที่สร้างใบสำคัญ GL อัตโนมัติ 2 ใบ
ทำการปิดงวดปีละ 1 ครั้ง เมื่อสิ้นปีบัญชีและตรวจสอบงบการเงินเรียบร้อยแล้ว

📝 PREREQUISITES (สิ่งที่ต้องเตรียมก่อน)

Notes
ก่อนทำการปิดงวดบัญชี ต้องเตรียมสิ่งต่อไปนี้ให้พร้อม:
  1. สำรองข้อมูลระบบ (Backup) ทุกครั้งก่อนดำเนินการ
  2. ตรวจสอบงบการเงินปีนั้นให้เรียบร้อยก่อนปิดบัญชี
  3. สำหรับ Periodic วิธีที่ 2: ต้องส่งผ่านต้นทุน (MI Costing) ในเดือนสุดท้ายของปีบัญชีก่อน
  4. ทราบเลขที่ใบสำคัญและสมุดบัญชีที่จะใช้บันทึก

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Q1: การปิดงวดบัญชีแยกประเภทคืออะไร?

คือการบันทึกปิดงวดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายสิ้นปี โปรแกรมจะคำนวณโอนยอดเข้าบัญชีกำไรขาดทุนสุทธิ และโอนกำไรขาดทุนสุทธิเข้าบัญชีกำไรขาดทุนสะสมให้อัตโนมัติ ทำปีละ 1 ครั้งเมื่อสิ้นปีบัญชี

Q2: การปิดบัญชีแบบ Periodic และ Perpetual ต่างกันอย่างไร?

ความแตกต่างหลักอยู่ที่การจัดการต้นทุนสินค้าคงเหลือ:

  • Periodic — ต้องคำนวณต้นทุนสินค้าคงเหลือปลายงวดเอง มี 2 วิธี (ใส่เองหรืออ่านจากใบสำคัญ MI Costing)
  • Perpetual — ไม่ต้องระบุต้นทุนสินค้า โปรแกรมบันทึกต้นทุนทุกรายการอัตโนมัติตลอดปี

โปรแกรมจะกำหนดประเภทการปิดต้นทุนตามที่บริษัทใช้งาน ไม่สามารถเลือกเองได้

Q3: Periodic มี 2 วิธีต่างกันอย่างไร และแต่ละวิธีทำอย่างไร?

วิธีที่ 1 — ใส่ต้นทุนสินค้าคงเหลือเอง (จากรายงาน Stock Card)

1. ระบุรหัสบัญชีสินค้าคงเหลือกลุ่มสินทรัพย์ในคอลัมน์ "รหัสบัญชีสินค้าคงเหลือกลุ่มสินทรัพย์" และ ระบุมูลค่าสินค้าในคอลัมน์ "ต้นทุนสินค้าปลายงวด" ให้ตรงกับรหัสบัญชีแต่ละบรรทัด



2. ระบุสมุดบัญชี เลขที่ใบสำคัญ และวันที่ใบสำคัญ (โปรแกรมตั้งต้นเป็นวันสิ้นงวดให้แล้ว)

3. คลิกปุ่ม Verify → โปรแกรมคำนวณปิดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายเข้ากำไรขาดทุนสุทธิอัตโนมัติ


4. คลิกปุ่ม Post → โปรแกรมแสดง "ส่งผ่านครบถ้วน !" → คลิก OK แล้วคลิก Quit



วิธีที่ 2 — อ่านข้อมูลจากใบสำคัญต้นทุนสินค้า (MI Costing)

1. คลิกเลือกช่อง  "อ่านข้อมูลจากใบสำคัญต้นทุนสินค้า" และ คลิกปุ่ม Verify → โปรแกรมคำนวณโดยอ่านข้อมูลจากเอกสาร MI Costing อัตโนมัติ ไม่ต้องใส่รหัสบัญชีเอง


2. คลิกปุ่ม Post เพื่อส่งข้อมูลไประบบ GL

Q4: การปิดบัญชีแบบ Perpetual ทำอย่างไร?

A: ขั้นตอนสั้นกว่า Periodic เพราะไม่ต้องระบุต้นทุนสินค้า:

1. ระบุสมุดบัญชี เลขที่ใบสำคัญ และวันที่ใบสำคัญ > คลิกปุ่ม Verify



2.  โปรแกรมคำนวณปิดรายได้และค่าใช้จ่ายเข้ากำไรขาดทุนสุทธิ


3. คลิกปุ่ม Post → โปรแกรมแสดงข้อความ "ส่งผ่านครบถ้วน" แสดงว่าเสร็จสมบูรณ์

Q5: หลังกด Post แล้ว โปรแกรมสร้างอะไรให้บ้าง?

โปรแกรมสร้างใบสำคัญ GL อัตโนมัติ 2 ใบ:

  • ใบที่ 1 — ปิดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายเข้าบัญชีกำไรขาดทุนสุทธิประจำงวด
  • ใบที่ 2 — ปรับปรุงบัญชีกำไรสุทธิเข้าบัญชีกำไรสะสม

Q6: ต้องเข้าเมนูไหนเพื่อปิดงวดบัญชีแยกประเภท?

เข้าที่เมนู คำนวณยกยอด > ปิดงวดบัญชีแยกประเภท

Q7: ทำไม Verify แล้วโปรแกรมแจ้งเตือน ไม่ยอมผ่าน (กรณี Periodic วิธีที่ 2)?

เกิดจากยังไม่ได้ส่งผ่านต้นทุน (MI Costing) ในเดือนสุดท้ายของปีบัญชี โปรแกรมจะแสดง Pop-up แจ้งเตือน ให้คลิก OK แล้วไปทำการส่งผ่าน MI Costing ให้ครบก่อน แล้วจึงกลับมา Verify ใหม่

Q8: ปิดบัญชีแบบ Periodic รายเดือน ทำอย่างไร (Link Costing)?

 ขั้นตอนการทำ Periodic Costing รายเดือน:

1. ตรวจสอบใบสำคัญที่เบิกออก/ขายในระบบ MI ให้ครบถ้วน
2. เข้าที่หัวข้อ "ส่งผ่านข้อมูลจากระบบ MI ไป GL" แล้วคลิกปุ่ม Costing
3. เลือกเดือนที่ต้องการคำนวณ โปรแกรมจะส่ง Link ต้นทุนสินค้าคงเหลือปลายงวดไประบบบัญชีอัตโนมัติ
4. เมื่อขึ้นเดือนใหม่ ให้กลับรายการ Costing ของเดือนก่อนด้วย Shift+F7 (Auto Reverse) ก่อนส่ง Link Costing เดือนถัดไป


ข้อควรระวัง: ก่อนส่ง Link Costing ของแต่ละเดือน ต้องกลับรายการ Costing ของเดือนก่อนหน้าทุกครั้ง มิฉะนั้นงบดุลและงบกำไรขาดทุนจะแสดงค่าไม่ถูกต้อง

💡 RESULT (ผลลัพธ์ที่ได้)

Idea
หลังปิดงวดบัญชีแยกประเภทสำเร็จ:
  1. โปรแกรมสร้างใบสำคัญ GL อัตโนมัติ 2 ใบ (ปิดรายได้/ค่าใช้จ่าย และโอนกำไรสะสม)
  2. ยอดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายถูกปิดเป็นศูนย์ พร้อมเริ่มปีบัญชีใหม่
  3. สามารถเรียกดูงบเปรียบเทียบปีปัจจุบันกับปีก่อนได้

Version Log

Version: NA

Change: NA

Ref.: NA

บทความเขียนเมื่อ: 260507