เลื่อนปีบัญชี ล็อก ปลดล็อก GL และยกยอดสินค้าคงคลัง IC MAC-5 Legacy คืออะไร ทำอย่างไร

FAQ: วิธีเลื่อนปีบัญชี ล็อกข้อมูลปีบัญชี GL และยกยอดสินค้าคงคลัง IC ใน MAC-5 Legacy

วิธีเลื่อนปีบัญชี ล็อกข้อมูลปีบัญชี GL และยกยอดสินค้าคงคลัง IC ใน MAC-5 Legacy

📘SUMMARY (สรุปบทความ)

Info
บทความนี้รวบรวมคำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับการเลื่อนปีบัญชี GL เมื่อครบรอบปีที่ 10
การล็อก/ปลดล็อกข้อมูลปีบัญชีในระบบ General Ledger และการยกยอดสินค้าคงคลัง IC ตามรอบที่กำหนด
เหมาะสำหรับผู้ดูแลระบบ (Admin) และผู้ใช้งาน (User) ที่ต้องการทำงานประจำปีบัญชีใน MAC-5 Legacy

📝 PREREQUISITES (สิ่งที่ต้องเตรียมก่อน)

Notes
● สำรองข้อมูลทั้งหมดก่อนทำทุกขั้นตอนในหมวดนี้
● ต้องมีรหัส CAC (Customer Access Code) ที่ได้รับจากทีม Support
● ปิดการใช้งานฟอร์มทุกหน้าในโปรแกรมก่อนเริ่มดำเนินการ
● สำหรับการยกยอดสินค้าคงคลัง: ตรวจสอบให้ไม่มีสต๊อกติดลบและไม่มีเลข Serial/Lot ซ้ำ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Q1: การเลื่อนปีบัญชีคืออะไร และต้องทำเมื่อไหร่?

การเลื่อนปีบัญชี (GL Fiscal Year Move Forward) คือการเลื่อนข้อมูลปีบัญชีในระบบ General Ledger ขึ้นอีก 1 ปี โดยโปรแกรมจะลบใบสำคัญ GL เก่าทั้งหมดออก ต้องทำเมื่อครบรอบปีบัญชีที่ 10 ในระบบ


Q2: ขั้นตอนการเลื่อนปีบัญชีทำอย่างไร?

  1. คลิกที่เมนู ข้อมูล > คำนวณยกยอด > เลื่อนข้อมูลปีบัญชี

2. โปรแกรมแสดงกล่องข้อความแจ้งเตือน คลิก OK

3. โปรแกรมถามยืนยันการเลื่อนปี คลิก Yes

4. ระบุ CAC (รหัสเฉพาะของลูกค้า) แล้วคลิก OK


5. อ่านข้อความบนหน้าจอให้ครบ แล้วคลิก Move Forward GL Fiscal Data

6. โปรแกรมตรวจสอบและปรับซ่อมฐานข้อมูล แล้วแสดงผล คลิก OK



7. โปรแกรมเลื่อนปีบัญชีอัตโนมัติ เมื่อเสร็จแล้วจะเปิด Notepad รายการรหัสไม่มีกำหนด ให้แก้ไขในโปรแกรมต่อไป


Q3: หลังเลื่อนปีบัญชีแล้ว วันที่ต้นปีในระบบเปลี่ยนอย่างไร?

วันที่ต้นปีบัญชีในเมนูบริษัททำการจะถูกเลื่อนขึ้นไปอีก 1 ปีโดยอัตโนมัติ เช่น ถ้าเดิมคือ 01/01/2558 จะเปลี่ยนเป็น 01/01/2559


Q4: การล็อกข้อมูลปีบัญชีคืออะไร และทำเพื่อวัตถุประสงค์ใด?

การล็อกปีบัญชี (Lock GL Fiscal Data) คือการปิดปีบัญชีที่สิ้นสุดแล้ว ไม่ให้เพิ่ม แก้ไข หรือลบข้อมูลในปีนั้นได้อีก เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการกระทบยอดบัญชี โดยต้องล็อกเฉพาะปีก่อนหน้าปีที่กำลังทำงานอยู่เท่านั้น


Q5: ขั้นตอนการล็อกข้อมูลปีบัญชีทำอย่างไร?

1. คลิกที่เมนู ข้อมูล > คำนวณยกยอด > ล็อกข้อมูลปีบัญชี


2. โปรแกรมแสดงกล่องข้อความยืนยัน คลิก Yes

3. ระบุ CAC แล้วคลิก OK


4. โปรแกรมแสดงข้อมูลจำนวนใบสำคัญในแต่ละปี ให้เลือกปีที่ต้องการล็อก > คลิก Lock/Unlock GL Fiscal Data

5. โปรแกรมถามยืนยัน 2 ครั้ง คลิก Yes ทั้งสองครั้ง


6. โปรแกรมแสดงข้อความ ทำการล็อกข้อมูลทั้งปีบัญชี เรียบร้อยแล้ว คลิก OK


Q6: วิธีสังเกตว่าปีบัญชีถูกล็อกแล้วคืออะไร?

ปีบัญชีที่ถูกล็อกจะแสดงสถานภาพเป็น LOCKED ด้วยตัวหนังสือสีแดงในหน้าจอแสดงรายการปีบัญชี


Q7: จะปลดล็อกข้อมูลปีบัญชีได้อย่างไร?

1. เลือกปีบัญชีที่มีสถานภาพ LOCKED > คลิก Lock/Unlock GL Fiscal Data



2. โปรแกรมถามยืนยัน 2 ครั้ง คลิก Yes ทั้งสองครั้ง




3. โปรแกรมแสดงข้อความ ทำการปลดล็อกข้อมูลทั้งปีบัญชี เรียบร้อยแล้ว คลิก OK

Q8: การยกยอดสินค้าคงคลังคืออะไร?

การยกยอดสินค้าคงคลัง (Carry Forward Inventory) คือการยกข้อมูลสต๊อกสินค้าไปยังรอบถัดไป เพื่อให้การคำนวณเร็วขึ้น โดยโปรแกรมจะตั้งวันที่ยกยอดใหม่ตาม Inventory Date ที่กำหนด ทั้งนี้จะยกยอดเฉพาะปริมาณสินค้า ต้นทุน และข้อมูล Serial/Lot เท่านั้น

Q9: มีเงื่อนไขอะไรก่อนยกยอดสินค้าคงคลัง?

  • ไม่มีสต๊อกสินค้าติดลบก่อนวันที่ยกยอด
  • ไม่มีเลข Serial/Lot ซ้ำในระบบ
  • ปิดงานใบสำคัญ AR, AP, IC ให้เรียบร้อยก่อน
  • สำรองข้อมูลก่อนดำเนินการทุกครั้ง

Q10: ขั้นตอนการยกยอดสินค้าคงคลังทำอย่างไร?

1. คลิกที่เมนู ข้อมูล > คำนวณยกยอด > ยกยอดสินค้าคงคลัง

2. อ่านเงื่อนไขการยกยอดที่โปรแกรมแสดง คลิก Yes เพื่อยืนยัน



3. ระบุ CAC แล้วคลิก OK


4. โปรแกรมแจ้งให้ปิดฟอร์มทั้งหมดก่อน คลิก Yes


5. ระบุเดือน-ปีที่ต้องการยกยอด (ยกยอดได้ทีละไตรมาส: เดือน 1, 4, 7, หรือ 10 เท่านั้น) > คลิก Carry Forward Inventory แล้วยืนยัน Yes 2 ครั้ง


6. โปรแกรมแสดงข้อความ ยกยอดสินค้าคงคลังสำเร็จเรียบร้อย คลิก OK






Q11: หลังยกยอดสินค้าคงคลังแล้ว ตรวจสอบวันที่ยกยอดได้ที่ไหน?

ดูได้ที่หน้าเมนูบริษัททำการ และส่วนท้ายของหน้าโปรแกรม โดยโปรแกรมจะแสดงวันที่ยกยอดสินค้าคงคลังล่าสุด



Q12: หลังยกยอดสินค้าแล้วยังกลับไปแก้ไขข้อมูลก่อนวันยกยอดได้ไหม?

ไม่ได้ หลังยกยอดแล้วจะไม่สามารถกลับไปแก้ไข Post หรือ Link ข้อมูลใดๆ ก่อนวันที่ยกยอดได้อีก จึงต้องปิดงานให้เรียบร้อยก่อนทำการยกยอดทุกครั้ง

💡 RESULT (ผลลัพธ์ที่ได้)

Idea
● เลื่อนปีบัญชี: วันที่ต้นปีบัญชีในระบบถูกเลื่อนขึ้น 1 ปีโดยอัตโนมัติ
● ล็อกปีบัญชี: ปีที่ล็อกแสดงสถานภาพ LOCKED สีแดง ป้องกันการแก้ไขข้อมูลย้อนหลัง
● ยกยอดสินค้าคงคลัง: ระบบตั้งวันที่ยกยอดใหม่และเริ่มคำนวณสต๊อกจากจุดยกยอดได้ทันที

⚠️ WARNING (ข้อควรระวัง)

Warning
⚠ การเลื่อนปีบัญชีจะลบใบสำคัญ GL ทั้งหมดในปีเก่า — สำรองข้อมูลก่อนทุกครั้ง
⚠ การยกยอดสินค้าคงคลังไม่สามารถย้อนกลับได้ หากมีข้อผิดพลาดต้องใช้ข้อมูลสำรองเท่านั้น
⚠ ต้องมี CAC ที่ถูกต้องทุกขั้นตอน หาก CAC ไม่ถูกต้องโปรแกรมจะไม่ดำเนินการต่อ

Version Log

Version: NA

Change: NA

Ref.: NA

บทความเขียนเมื่อ: 260508