1. สรุปบทความ (Summary)

 บทความนี้อธิบายการใช้งานเมนู การบังคับใส่ข้อมูลใบสำคัญ ใน MAC-5 Legacy ซึ่งให้ Admin ควบคุมการบันทึกและแก้ไขใบสำคัญในระบบ GL, AR, AP และ IC ตามช่วงเวลาที่กำหนด

ฟังก์ชัน Lock Whole Month ป้องกันการแก้ไขหรือเพิ่มใบสำคัญในเดือนที่ปิดแล้ว ส่วน Force Whole Month บังคับให้รับข้อมูลเฉพาะช่วงเวลาที่กำหนดเท่านั้น

เหมาะสำหรับ Admin ที่ต้องการป้องกันความผิดพลาดจากการบันทึกข้อมูลผิดเดือนหรือผิดปี

2. สิ่งที่ต้องเตรียมก่อน (Prerequisites)

● ต้องมีสิทธิ์ Admin ในระบบ MAC-5 Legacy เท่านั้น

● ตรวจสอบเอกสารบัญชีในเดือนนั้นให้เรียบร้อยก่อนทำการ Lock

● ไม่แนะนำให้ User ทั่วไปมีสิทธิ์เข้าถึงเมนูนี้

3. คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Q1: Lock Whole Month และ Force Whole Month ต่างกันอย่างไร?

Q2: เมนูการบังคับใส่ข้อมูลใบสำคัญอยู่ที่ไหน?

A: เข้าผ่านเส้นทาง: การบันทึก > การบังคับใส่ข้อมูลใบสำคัญ

Q3: ระบบรองรับกี่ระบบ และมีประเภทใบสำคัญอะไรบ้าง?

ระบบการบังคับใส่ข้อมูลใบสำคัญรองรับ 4 ระบบหลัก:

• GL – ระบบบัญชีแยกประเภท: จำนวนสมุดขึ้นอยู่กับการกำหนดรหัสสมุดและสูตรบัญชีในผังบัญชี
• AR – ระบบขาย: มีทั้งหมด 9 ประเภทใบสำคัญ
• AP – ระบบซื้อ: มีทั้งหมด 9 ประเภทใบสำคัญ
• IC – ระบบสินค้าคงคลัง: มีทั้งหมด 7 ประเภทใบสำคัญ

Q4: จะ Lock ทั้งเดือนทำอย่างไร?

1. เข้าเมนู การบันทึก > การบังคับใส่ข้อมูลใบสำคัญ
2. คลิก Tab ระบบที่ต้องการ (GL / AR / AP / IC)
3. เลือกประเภทใบสำคัญ หรือเปิด กำหนดรวมทุกประเภทใบสำคัญ
4. คลิกเดือน-ปีที่ต้องการจากปฏิทิน
5. คลิกปุ่ม 'LOCK edit the whole month'
6. คลิก 'Yes' ใน Dialog ยืนยัน
7. คลิกปุ่ม 'Save-Exit' เพื่อบันทึก

Q5: จะ Force ทั้งเดือนทำอย่างไร?

1. เข้าเมนู การบันทึก > การบังคับใส่ข้อมูลใบสำคัญ
   
2. คลิก Tab ระบบที่ต้องการ (GL / AR / AP / IC)
   
3. เลือกประเภทใบสำคัญ หรือเปิด กำหนดรวมทุกประเภทใบสำคัญ
   
4. คลิกเดือน-ปีที่ต้องการจากปฏิทิน
   
5. คลิกปุ่ม 'FORCE edit the whole month'
   
6. คลิก 'Yes' ใน Dialog ยืนยัน
   
7.  คลิกปุ่ม 'Save-Exit' เพื่อบันทึก
   

Q6: สามารถกำหนดเฉพาะบางวันได้หรือไม่?

ได้ โดยมี 2 วิธี:

• ดับเบิลคลิกที่วันที่ในปฏิทินโดยตรง ครั้งที่ 1 = Lock (สีแดง) / ครั้งที่ 2 = Force (สีเขียว) / ครั้งที่ 3 = ยกเลิก
• พิมพ์ตัวเลขวันที่ลงในคอลัมน์ 'ห้ามแก้ไข' หรือ 'บังคับบันทึก' โดยใช้ Comma (,) คั่นช่วงวันที่ เช่น 1-15,20-31

Q7: จะยกเลิกการบังคับใบสำคัญทำอย่างไร?

• เข้าเมนู การบันทึก > การบังคับใส่ข้อมูลใบสำคัญ
• เลือกระบบและประเภทใบสำคัญที่ต้องการยกเลิก
• ดับเบิลคลิกที่วันที่ที่มีสีในปฏิทินจนสีหายไป หรือลบตัวเลขออกจากคอลัมน์
• คลิกปุ่ม 'Save-Exit'

Q8: เกิดอะไรขึ้นถ้า User พยายามบันทึกใบสำคัญในช่วงที่ Lock?

4. ผลลัพธ์ที่ได้ (Result)

หลัง Lock: วันที่ในปฏิทินเปลี่ยนเป็นสีแดง คอลัมน์ 'ห้ามแก้ไข' แสดงช่วงวันที่ที่ถูก Lock ระบบจะป้องกันการแก้ไขหรือเพิ่มใบสำคัญในช่วงเวลานั้นทันที

หลัง Force: วันที่ในปฏิทินเปลี่ยนเป็นสีเขียว คอลัมน์ 'บังคับบันทึก' แสดงช่วงวันที่ที่กำหนด ระบบจะรับเฉพาะข้อมูลที่ลงวันที่ในช่วงนั้นเท่านั้น

5. ข้อควรระวัง

เนื่องจากเมนูนี้เป็นส่วนของการควบคุมความปลอดภัยและความสมบูรณ์ของข้อมูล ควรกำหนดสิทธิ์เฉพาะ Admin เท่านั้น ไม่ควรให้ User ทั่วไปเข้าถึง

วันที่หนึ่งวันจะมีสถานะได้เพียงอย่างเดียวเท่านั้น คือ Lock หรือ Force ไม่สามารถกำหนดทั้งสองพร้อมกันได้ โปรแกรมจะปรับช่วงวันที่โดยอัตโนมัติ

6. บทความที่เกี่ยวข้อง (Related Articles)

ไม่มีข้อมูล

7. Version Log

Version: NA

Change: NA

Ref.: 230608_การบังคับใส่ข้อมูลใบสำคัญ

บทความเขียนเมื่อ: 260507