การบังคับใส่ข้อมูลใบสำคัญ

การบังคับไม่ให้ใส่ข้อมูลตามช่วงเวลาที่กำหนด

การบังคับไม่ให้ใส่ข้อมูลตามช่วงเวลาที่กำหนด (Lock Whole Month) คือ การบังคับไม่ให้โปรแกรมรับหรือจัดเก็บงานที่มีผู้ใช้งานเข้าไปแก้ไข หรือเพิ่มใบสำคัญในช่วงเวลาที่บังคับไว้ สามารถใช้ระบบการ Lock การจัดเก็บนี้แทนการ Post ใบสำคัญในระบบ GL ฉะนั้นเมื่อทำการตรวจสอบเอกสารบัญชีเรียบร้อยแล้ว ให้ทำการ Lock ข้อมูลในเดือนนั้น ๆ เพื่อป้องกันการจัดเก็บผิดพลาดที่เกิดจากการใส่เดือน หรือปีผิด สามารถใช้ในการป้องกันการแก้ไข หรือเพิ่มใบสำคัญในระบบซื้อ ขาย และสินค้าคงคลัง เนื่องจากระบบทั้ง 3 นี้ ไม่มีระบบ Post และความสำคัญของใบสำคัญแต่ละประเภทไม่เท่ากัน เช่น ใบสั่งซื้อย่อมสำคัญและต้องให้ความระวังมากกว่าใบเสนอราคา เป็นต้น

การบังคับให้ใส่ข้อมูลเฉพาะช่วงเวลาที่กำหนด

การบังคับให้ใส่ข้อมูลเฉพาะช่วงเวลาที่กำหนด (Force Whole Month) คือ การที่โปรแกรมบังคับรับข้อมูลได้เฉพาะช่วงเวลาที่ได้กำหนดไว้เท่านั้น สามารถนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้หลายอย่าง เช่น จำกัดให้โปรแกรมรับจัดเก็บใบรับวางบิลในวันที่ 15 ของแต่ละเดือนเท่านั้น ซึ่งแปลว่าจะไม่สามารถบันทึกรายการที่ลงวันที่อื่นได้เลย หรือเดือนมกราคม ผู้ใช้งานมักหลงใส่ปี พ.ศ. เก่า ทำให้ข้อมูลถูกจัดเก็บเข้าไปผิดปี แนะนำให้ใช้คำสั่งนี้เป็นการบังคับให้รับเฉพาะข้อมูลที่เป็นปีใหม่เท่านั้น และ Lock ข้อมูลในปีเก่า

ระบบการบังคับใส่ข้อมูลใบสำคัญนี้ แบ่งเป็น 4 ระบบหลัก คือ ระบบบัญชีแยกประเภท ระบบขาย ระบบซื้อ และระบบสินค้าคงคลัง การควบคุมสามารถทำเป็นรายวัน เป็นช่วงระยะเวลา เช่น เฉพาะวันที่ 5-15 และวันที่19-23 หรือเป็นทั้งเดือน ในแต่ละระบบท่านสามารถกำหนดเฉพาะบางประเภทใบสำคัญหรือทุกประเภทใบสำคัญควบคู่ไปได้

ขั้นตอนการใช้งาน

1. เลือกเมนูการบันทึก คลิกที่ “การบังคับใส่ข้อมูลใบสำคัญ” 

2. โปรแกรมจะแสดงการบังคับใส่ข้อมูลใบสำคัญ ตามรูป

1. Tab ระบบ มี 4 ระบบ ดังนี้

• GL – ระบบบัญชีแยกประเภท
• AR - ระบบขาย
• AP – ระบบซื้อ
• IC - ระบบสินค้าคงคลัง

2. ปฏิทิน แสดงวัน เดือน ปีและสีตามสถานะคำสั่งของเมนู 

• คลิกที่ไอคอน  ส่วนล่างซ้ายของปฏิทิน คือการเลือกย้อนไป 1 เดือน
• คลิกที่ไอคอน  ส่วนล่างขวาของปฏิทิน คือการเลือกถัดไป 1 เดือน

• คลิกแถบด้านล่างไปทางซ้ายของปฏิทิน คือการเลือกย้อนไป 1 ปี

• คลิกที่แถบด้านล่างไปทางขวาของปฏิทิน คือการเลือกถัดไป 1 ปี

3. กำหนดรวมทุกประเภทใบสำคัญ

• เมื่อ  กำหนดรวมทุกประเภทใบสำคัญ คือการบังคับทุกประเภทใบสำคัญของระบบนั้น ๆ

• เมื่อ  กำหนดรวมทุกประเภทใบสำคัญ คือการบังคับบางรายการสมุดหรือประเภทใบสำคัญของระบบนั้น ๆ โปรแกรมจะแสดงช่องข้อมูลใบสำคัญให้เลือก

8. คอลัมน์ “เดือน-ปี” แสดงเดือนและปี โดยโปรแกรมจะแสดงเดือนปัจจุบัน
9. คอลัมน์ “ห้ามแก้ไข” ช่องแสดงช่วงวันที่บังคับไม่ให้โปรแกรมจัดเก็บงานที่มีการแก้ไข หรือเพิ่มใบสำคัญในช่วงเวลาที่บังคับไว้
10. คอลัมน์ “บังคับบันทึก” ช่องแสดงวันที่บังคับให้โปรแกรมรับข้อมูลได้เฉพาะช่วงเวลาที่กำหนดไว้เท่านั้น
11. คอลัมน์ “จำนวนใบสำคัญ” แสดงจำนวนใบสำคัญในเดือนนั้น ๆ ของระบบที่เลือกอยู่
12. ปุ่ม “LOCK edit the whole month” บังคับไม่ให้โปรแกรมจัดเก็บงานที่มีการแก้ไข หรือเพิ่มใบสำคัญในเดือนนั้น ๆ

9. ปุ่ม “FORCE edit the whole month” บังคับให้โปรแกรมรับข้อมูลได้เฉพาะเดือนที่กำหนดไว้เท่านั้น

11. ปุ่ม “Save-Exit” บันทึกและออกจากหน้าการบังคับใส่ข้อมูลใบสำคัญ
12. ปุ่ม “Exit” คลิกที่ปุ่มนี้ เมื่อต้องการออกจากเมนู

3. คลิกที่ Tab ระบบที่ต้องการบังคับข้อมูล

4. เลือกสมุดหรือประเภทใบสำคัญที่ต้องการไม่ให้จัดเก็บข้อมูลใบสำคัญ (Lock) หรือจำกัดการจัดเก็บ (Force) ของระบบนั้น ๆ ให้  ในช่อง “กำหนดรวมทุกประเภทใบสำคัญ” โปรแกรมจะแสดงช่องข้อมูลใบสำคัญให้เลือก โดยแต่ละระบบมีสมุด หรือใบสำคัญ ดังนี้

• ระบบบัญชีแยกประเภท จำนวนสมุดขึ้นอยู่กับการกำหนดรหัสสมุดและสูตรบัญชี ในผังบัญชี

• ระบบขาย มีทั้งหมด 9 ประเภทใบสำคัญ ดังนี้

• ระบบซื้อ มีทั้งหมด 9 ประเภทใบสำคัญ ดังนี้

• ระบบสินค้าคงคลัง มีทั้งหมด 7 ประเภทใบสำคัญ ดังนี้

5. เมื่อต้องการบังคับทุกประเภทใบสำคัญในระบบนั้น ๆ ให้  ในช่อง “กำหนดรวมทุกประเภทใบสำคัญ” 

6. จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “ใส่ข้อกำหนดนี้กับทุกประเภทใบสำคัญ”

7. โปรแกรมจะแสดง Dialog แจ้งเตือน ตามรูป

8. เลือกเดือน-ปี ในปฏิทินที่ต้องการระบุคำสั่ง

9. สามารถเลือกกำหนดบังคับข้อมูลได้ดังนี้

9.1. ปุ่ม “LOCK edit the whole month”

1. คลิกที่ปุ่ม “LOCK edit the whole month” 

2. จะปรากฏ Dialog คำสั่ง ให้คลิกที่ปุ่ม “Yes” ตามรูป

3. โปรแกรมจะแสดง Dialog แจ้งเตือน

4. เมื่อใช้คำสั่งบังคับห้ามแก้ไขหรือเพิ่มใบสำคัญ วันที่ในปฏิทินจะเปลี่ยนเป็นสีแดง และช่องคอลัมน์ “ห้ามแก้ไข” จะแสดงตัวเลขวันที่ของเดือนที่เลือกในคอลัมน์

9.2. ปุ่ม “FORCE edit the whole month”

1. ให้คลิกที่ปุ่ม “FORCE edit the whole month” 

2. จะปรากฏ Dialog คำสั่ง ให้คลิกที่ปุ่ม “Yes” ตามรูป

3. โปรแกรมจะแสดง Dialog แจ้งเตือน

4. เมื่อใช้คำสั่งบังคับบันทึกข้อมูลเฉพาะช่วงเวลานั้น วันที่ในปฏิทินจะเปลี่ยนเป็นสีเขียว และช่องคอลัมน์ “บังคับบันทึก” จะแสดงตัวเลขวันที่ของเดือนที่เลือก

9.3. ดับเบิลคลิกช่องวันที่ในปฏิทิน

• ดับเบิลคลิก 1 ครั้ง ช่องวันที่นั้นจะแสดงเป็นสีแดง และช่องคอลัมน์ “ห้ามแก้ไข” จะปรากฎตัวเลขวันที่ ที่เลือก

• ดับเบิลคลิกอีก 1 ครั้ง ช่องวันที่นั้นจะแสดงเป็นสีเขียว และช่องคอลัมน์ “บังคับบันทึก” จะปรากฏตัวเลขวันที่ ที่เลือก

• เมื่อดับเบิลคลิกอีกครั้ง ช่องวันที่จะไม่มีสี และช่องคอลัมน์ทั้ง “ห้ามแก้ไข” และ “บังคับบันทึก” จะไม่แสดงตัวเลขวันที่ ซึ่งหมายถึงการไม่จำกัดการจัดเก็บข้อมูลหรือบันทึกข้อมูลใบสำคัญในวันที่ ที่เลือก

9.4. ระบุตัวเลขวันที่ในคอลัมน์

สามารถพิมพ์ตัวเลขวันที่ลงในช่องคอลัมน์คำสั่งทั้ง 2 ได้โดยตรง โดยใช้เครื่องหมาย Comma (,) เป็นตัวกำหนดช่วงเวลา เช่น 1-15,20-31 หมายถึง วันที่1 – 15 และวันที่ 20 – 31 หากวันที่อีกคอลัมน์หนึ่งซ้ำกับวันที่ที่ระบุไว้แล้ว โปรแกรมจะทำการปรับช่วงวันที่ให้ใหม่โดยอัตโนมัติ หมายความว่าวันที่ใดวันที่หนึ่งจะมีสถานะได้เพียงอย่างเดียว

10. จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “Save-Exit” โปรแกรมจะบันทึกการบังคับข้อมูลและออกจากหน้าการบังคับใส่ข้อมูลในใบสำคัญ

1. ผลที่พบตอนบันทึกใบสำคัญ

เมื่อบันทึกใบสำคัญหรือเข้าไปแก้ใบสำคัญในช่วงวันที่ที่กำหนด “ห้ามแก้ไข” ไว้ โปรแกรมจะไม่บันทึกหรือแก้ไขใบสำคัญได้ โดยจะแสดง Dialog แจ้งเตือน ตามรูป

2. การยกเลิกการบังคับใบสำคัญ

1. เลือกเมนูการบันทึก คลิกที่ “การบังคับใส่ข้อมูลใบสำคัญ”

2. เลือกระบบที่ต้องการยกเลิกการบังคับ “บันทึก” หรือ “ห้ามแก้ไข”

3. เลือกประเภทใบสำคัญ หรือสมุดที่ต้องการยกเลิก และถ้าต้องการยกเลิกทุกประเภทใบสำคัญหรือทุกสมุดให้คลิกที่กำหนดรวมทุกประเภทใบสำคัญ

4. คลิกที่คอลัมน์ “ห้ามแก้ไข” หรือคอลัมน์ “บังคับบันทึก” ให้ลบช่วงเวลาวันที่ออกโดยการดับเบิลคลิกในวันที่โดยตรง

5. จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “Save-Exit” โปรแกรมจะยกเลิกการบังคับใส่ข้อมูลและออกจากการใช้งาน

ข้อเสนอแนะ

• เนื่องจากระบบส่วนนี้ถือเป็นส่วนของการควบคุมความปลอดภัยและสมบูรณ์ของข้อมูล จึงแนะนำให้ท่านกำหนดสิทธิของผู้ที่จะมีสิทธิเข้าถึงระบบรหัสผ่านและสิทธิ ไม่ควรให้ User ผู้ปฏิบัติมีสิทธิเข้าส่วนนี้ได้