วิธีสร้างสูตรเชื่อมโยงข้อมูล MI-GL ใน MAC-5 Legacy: FAQ ครบทุกคำถาม

FAQ: วิธีสร้างสูตรเชื่อมโยงข้อมูล MI-GL

FAQ: วิธีสร้างสูตรเชื่อมโยงข้อมูล MI-GL

📘SUMMARY (สรุปบทความ)

Info
บทความนี้รวบรวมคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการสร้างและจัดการสูตรเชื่อมโยงข้อมูล MI-GL (Formula) ในโปรแกรม MAC-5 Legacy
เหมาะสำหรับ Admin และ User ที่ต้องการเข้าใจแนวคิด ขั้นตอน และข้อควรระวังก่อนกำหนดสูตร Link สำหรับแต่ละใบสำคัญ
ครอบคลุมหัวข้อ: ปุ่ม Formula, Default รหัสบัญชี, กำหนดสูตรแยกตามใบสำคัญ, เลขสูตร/สมุดบัญชี/ชื่อสูตร, ข้อกำหนดภาษี และ Auto-Link vs Manual-Link

📝 PREREQUISITES (สิ่งที่ต้องเตรียมก่อน)

Notes
สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนกำหนดสูตร MI-GL:
● กำหนดผังบัญชี (Chart of Accounts) ให้ครบถ้วนแล้ว
● กำหนดรหัสบัญชีลูกหนี้/เจ้าหนี้ให้แก่รหัสลูกค้า/ผู้ขายแต่ละราย (ที่เมนู Setup > รหัสบัญชีลูกหนี้/เจ้าหนี้)
● กำหนดรหัสบัญชีต้นทุนให้แก่รหัสสินค้า (ถ้าใช้ระบบ Perpetual)
● ทราบประเภทการส่งผ่านข้อมูลของบริษัท: Auto-Link หรือ Manual-Link (ดูได้จากหน้าบริษัททำการ)

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ปุ่ม Formula และการเข้าถึง

Q: ปุ่ม Formula คืออะไร และอยู่ที่ไหน?

ปุ่ม Formula ใช้สำหรับกำหนดสูตรการเชื่อมโยงข้อมูลจากระบบ MI ไปยัง GL เข้าถึงได้ที่เมนู ข้อมูล > การผ่านข้อมูล MI-GL และต้นทุนสินค้า จากนั้นคลิกปุ่ม Formula บนแถบคำสั่ง

Q: ใบสำคัญประเภทใดบ้างที่สามารถผูกสูตร Link ได้?

ระบบรองรับการผูกสูตร Link กับใบสำคัญต่อไปนี้:

  • ใบสั่งซื้อ/เงินมัดจำ และใบสั่งขาย/เงินมัดจำ
  • ใบแจ้งหนี้ (ซื้อ/ขาย)
  • ใบเพิ่มหนี้-ลดหนี้ (ซื้อ/ขาย)
  • ใบเสร็จ (ซื้อ/ขาย)
  • ใบซื้อสด, ใบขายสด
  • ใบสำคัญสินค้าคงคลัง (IC)

Default รหัสบัญชี

Q: Default ในหน้า Formula คืออะไร?

Default คือหน้ากำหนดรหัสบัญชีค่าตั้งต้น เพื่อใช้ร่วมกับสูตรของแต่ละใบสำคัญ รหัสบัญชีที่กำหนดใน Default จะถูกดึงไปใช้โดยอัตโนมัติ เว้นแต่สูตรนั้นกำหนดรหัสบัญชีเองไว้แล้ว

Q: รหัสบัญชีลูกหนี้/เจ้าหนี้ใน Default ทำงานอย่างไร?

หน้า Default จะแสดงรหัสบัญชีลูกหนี้/เจ้าหนี้เป็น 'ผูกกับรหัส' หมายความว่าโปรแกรมจะดึงรหัสบัญชีที่ผูกไว้กับรหัสลูกค้า/ผู้ขายแต่ละรายมาใช้โดยอัตโนมัติ ดังนั้นต้องกำหนดรหัสบัญชีให้แก่ลูกค้า/ผู้ขายทุกรายก่อน ที่เมนู Setup > รหัสบัญชีลูกหนี้/เจ้าหนี้


การกำหนดสูตรแยกตามใบสำคัญ

Q: จะสร้างสูตร Link ใหม่ได้อย่างไร?

ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

  1. เปิดหน้า Formula (เมนู ข้อมูล > การผ่านข้อมูล MI-GL และต้นทุนสินค้า > ปุ่ม Formula)
  2. เลือกประเภทใบสำคัญที่ต้องการจากช่อง 'กำหนดสูตรแต่ละใบสำคัญ'
  3. คลิกปุ่ม New โปรแกรมจะแสดงหน้ากำหนดสูตรตามประเภทใบสำคัญที่เลือก
  4. กรอกข้อมูลสูตร: เลขสูตร, สมุดบัญชี, ชื่อสูตร, ข้อกำหนดต่างๆ และรหัสบัญชี
  5. คลิก OK เพื่อบันทึกสูตร

Q: จะคัดลอก (Copy) สูตรเดิมเพื่อสร้างสูตรใหม่ได้อย่างไร?

เลือกสูตรที่ต้องการคัดลอก จากนั้นคลิกปุ่ม Copy โปรแกรมจะสร้างสูตรใหม่โดยคัดลอกข้อมูลจากสูตรเดิม จากนั้นแก้ไขเลขสูตรและชื่อสูตรให้แตกต่างจากสูตรต้นฉบับ แล้วคลิก OK

ข้อควรระวัง: ไม่ควรคัดลอกสูตรไว้หลายสูตรที่มีการเชื่อมโยงเหมือนกัน เพราะจะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงและมีข้อมูลซ้ำซ้อนโดยไม่จำเป็น

เลขสูตร, สมุดบัญชี และชื่อสูตร

Q: เลขสูตรในหน้า New คืออะไร?

เลขสูตรคือหมายเลขประจำสูตร Link โปรแกรมจะกำหนดเลขสูตรต่อจากสูตรก่อนหน้าให้โดยอัตโนมัติ ผู้ใช้สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามต้องการ

Q: สมุดบัญชีในสูตรมีความสำคัญอย่างไร?

สมุดบัญชีที่กำหนดในสูตรคือสมุดที่โปรแกรมจะใช้บันทึกใบสำคัญงานบัญชีใน GL เมื่อมีการส่งผ่านข้อมูล MI-GL กำหนดได้โดยคลิกขวาหรือคลิกปุ่มเลือกสมุดบัญชี

Q: ชื่อสูตรภาษาไทยและอังกฤษใช้ทำอะไร?

ชื่อสูตรทั้งสองภาษาใช้เพื่ออธิบายวัตถุประสงค์ของสูตร เช่น 'ขายสินค้า' หรือ 'ขายบริการ' เพื่อให้เลือกสูตรได้ง่ายเมื่อผูก Link ในหน้าบันทึกใบสำคัญ

ข้อกำหนดภาษี

Q: ภาษีเกิดขึ้นแล้ว vs ภาษียังไม่ถึงกำหนด ต่างกันอย่างไร?

ความแตกต่างระหว่างสองข้อกำหนดนี้:

ข้อกำหนด

เงื่อนไข

ภาษีเกิดขึ้นแล้ว

ใบสำคัญมีเลขใบกำกับภาษีกำกับไว้ ถือว่าภาษีมูลค่าเพิ่มได้เกิดขึ้นแล้ว

ภาษียังไม่ถึงกำหนด


ใบสำคัญยังไม่มีเลขใบกำกับภาษี แต่มียอด VAT อยู่ในช่อง VAT ถือว่าภาษียังไม่ถึงกำหนดชำระ

Q: จะกำหนดรหัสบัญชีภาษีในสูตรได้อย่างไร?

มีสองวิธี: (1) ใช้รหัสบัญชีภาษีจาก Default โดยเลือก 'ใช้รหัสบัญชีภาษีที่กำหนดไว้ใน Default' ช่องรหัสบัญชีจะแสดง 'ตามที่กำหนดไว้*' หรือ (2) กำหนดรหัสบัญชีภาษีเฉพาะในสูตรนี้ โดยเลือก 'ใช้รหัสบัญชีภาษีที่กำหนดเองในสูตรนี้'

หมายเหตุ: ต้องกำหนดรหัสบัญชีภาษีซื้อ/ขายที่หน้าผังบัญชีด้วย เพื่อให้โปรแกรมรู้จักรหัสบัญชีภาษี (ที่ Setup > กำหนดรหัสกำไรขาดทุนสะสม รหัสภาษี และจุดแบ่งรหัส)

Q: Auto-Link และ Manual-Link ต่างกันอย่างไร?

 ความแตกต่างหลักของสองโหมด:

การกระทำ

Auto-Link

Manual-Link

บันทึกใบสำคัญ (Approved)

โปรแกรมส่ง GL ให้อัตโนมัติ

ผู้ใช้ต้อง Post GL เอง

แก้ไขใบสำคัญ

โปรแกรมบันทึกทับ GL ให้อัตโนมัติ

ผู้ใช้ต้อง Post GL ใหม่

ลบใบสำคัญ

โปรแกรมลบ GL ให้อัตโนมัติ

ผู้ใช้ต้องคลิก Delete links เอง

ยกเลิกใบสำคัญ

โปรแกรมยกเลิก GL ให้ด้วย

ผู้ใช้ Post GL เอง (ติดสถานะ CANCELLED)

ระบบที่รองรับ

ซื้อและขายเท่านั้น

ซื้อ, ขาย และ IC (Perpetual)

Q: Auto-Link กำหนดที่ไหน?

กำหนด Auto-Link หรือ Manual-Link ได้ที่หน้าบริษัททำการ ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ในหน้า Formula โดยตรง กรุณาติดต่อผู้ดูแลระบบหากต้องการเปลี่ยนโหมด

Q: ใบสำคัญ GL ที่มาจาก MI-Link สังเกตได้อย่างไร?

ใบสำคัญงานบัญชีที่เกิดจากการส่งผ่านข้อมูล MI-GL จะแสดงที่มาเป็น 'ML' (ย่อจาก MI Link) ที่คอลัมน์ที่มาในหน้าแสดงรายการใบสำคัญ GL

การ Lock และ Delete สูตร

Q: Lock สูตรทำอะไร?

การ Lock สูตรจะทำให้สูตรนั้นไม่สามารถเลือกใช้ได้ในหน้าบันทึกใบสำคัญ เหมาะสำหรับสูตรที่ยกเลิกการใช้งานแล้วแต่ยังไม่แน่ใจว่าจะลบ สูตรที่ถูก Lock จะแสดงเลขสูตรเป็นสีแดง

คำเตือน: การ Lock สูตรมีผลกับใบสำคัญที่ผูกสูตรนั้นไว้ ใบสำคัญเหล่านั้นจะไม่ผ่าน Verify และไม่สามารถส่งผ่านข้อมูลไป GL ได้ ต้องเลือกสูตร Link ใหม่ในใบสำคัญก่อน

Q: Delete สูตรต่างจาก Lock อย่างไร?

Delete จะลบสูตรออกจากระบบถาวร รวมถึงลบ Link ที่ผูกไว้กับใบสำคัญทั้งหมดด้วย ส่งผลให้ใบสำคัญที่เคยผูกสูตรนั้นไม่ผ่าน Verify เพราะไม่มีเลขสูตรที่กำหนดไว้อีกต่อไป

คำเตือน: ควรลบสูตรเฉพาะเมื่อมั่นใจแล้วว่าสูตรนั้นไม่ถูกใช้งานและจะไม่นำไปผูกกับใบสำคัญใดอีก การลบไม่สามารถยกเลิกได้

Q: ควร Lock หรือ Delete สูตรที่ไม่ใช้แล้ว?

แนะนำให้ Lock ก่อนเสมอ หากมั่นใจในภายหลังว่าสูตรนั้นไม่มีใบสำคัญผูกอยู่และไม่มีประโยชน์ จึงค่อย Delete ออก วิธีนี้ช่วยป้องกันความผิดพลาดที่แก้ไขไม่ได้

การแก้ไขสูตร

Q: แก้ไขสูตรหลังจาก Post GL ไปแล้วมีผลอย่างไร?

หากมีการส่งผ่านข้อมูล MI-GL และพิมพ์ใบสำคัญเก็บเป็นเอกสารไว้แล้ว การแก้ไขสูตรและส่งผ่านข้อมูลย้อนหลังใหม่จะทำให้ข้อมูลในโปรแกรมไม่ตรงกับเอกสารที่พิมพ์ไว้ก่อนหน้า


ข้อควรระวัง: ควรระมัดระวังการแก้ไขสูตรเป็นอย่างยิ่ง โดยเฉพาะเมื่อมีใบสำคัญ GL ที่ Post ไปแล้วและมีเอกสารกระดาษอ้างอิง ให้ปรึกษาผู้ดูแลระบบก่อนทำการแก้ไข


💡 RESULT (ผลลัพธ์ที่ได้)

Idea
หลังจากสร้างและกำหนดสูตร MI-GL ครบถ้วนแล้ว:
● โปรแกรมสามารถเชื่อมโยงข้อมูลจากระบบซื้อ, ขาย, สินค้าคงคลัง ไปยัง GL ได้ถูกต้องตามรหัสบัญชีที่กำหนด
● ใบสำคัญงานบัญชีถูกสร้างอัตโนมัติ (Auto-Link) หรือผ่านการยืนยันของผู้ใช้ (Manual-Link)
● สามารถตรวจสอบใบสำคัญ GL ที่มาจาก MI ได้โดยดูสถานะ 'ML' ที่คอลัมน์ที่มา

⚠️ WARNING (ข้อควรระวัง)

Warning
● ไม่สามารถเลือก 'ส่งผ่านรวมรายการเข้ากับใบรายการอื่น' ได้ในโปรแกรม MAC-5 Legacy เนื่องจากคำสั่งนี้ถูกปิดไว้
● ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากำหนดรหัสบัญชีภาษีที่ผังบัญชีก่อนใช้งานสูตรที่มีการคิด VAT
● หากใช้ Perpetual ต้องกรอกรหัสบัญชีต้นทุนให้ครบทุกรายการสินค้า มิฉะนั้น Verify จะไม่ผ่าน
● ห้ามนำรหัสบัญชีภาษีมาใช้เป็นรหัสบัญชีต้นทุน

Version Log

Version: NA
Change: NA
Ref. 230609_การส่งผ่านข้อมูล MI-GL
บทความเขียนเมื่อ: 260507