FAQ: วงเงินทดรองจ่าย - เบิก เคลียร์ วงเงินหลัก/ย่อย และการเชื่อม GL
📘SUMMARY (สรุปบทความ)
บทความนี้รวบรวมคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบวงเงินทดรองจ่ายใน MAC-5 Legacy ครอบคลุมการเบิกวงเงินหลักและวงเงินย่อย การเคลียร์ค่าใช้จ่ายหลายครั้ง การผูกใบซื้อสด และการเชื่อมข้อมูลไปยังระบบ GL
เหมาะสำหรับ Admin และ User ที่ต้องการทำความเข้าใจการทำงานของระบบ หรือแก้ปัญหาเบื้องต้นระหว่างการใช้งานจริง
📝 PREREQUISITES (สิ่งที่ต้องเตรียมก่อน)
ก่อนเบิก/เคลียร์วงเงินทดรองจ่าย ต้องเตรียมสิ่งต่อไปนี้:
- ตั้งวงเงินที่หน้ารหัสเงินทดรองจ่ายก่อนทุกครั้ง
- ผู้ใช้งานต้องถูกกำหนดสิทธิ์ให้เป็น ผู้เบิก/เคลียร์วงเงิน ที่หน้าตั้งรหัสวงเงิน
- กรณีผูกใบซื้อสดกับ GL ต้องสร้าง Link Formula โดยผูกบัญชีเงินทดรองจ่ายไว้ที่หน้า คำนวณการเชื่อมโยงข้อมูล MI-GL ก่อน
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
Q1: วงเงินทดรองจ่ายคืออะไร และใช้สำหรับอะไร?
วงเงินทดรองจ่าย คือ ระบบงานสำหรับบันทึกการเบิกและเคลียร์ค่าใช้จ่ายล่วงหน้าของพนักงาน โดยสามารถตั้งวงเงินได้ทั้งแบบวงเงินหลักและวงเงินหัวข้อย่อย ผู้ใช้ต้องตั้งรหัสวงเงินก่อนจึงจะสามารถเบิกหรือเคลียร์ได้
Q2: วงเงินหลักและวงเงินย่อยต่างกันอย่างไร? เบิก/เคลียร์เหมือนกันหรือไม่?
วงเงินย่อยคือหัวข้อย่อยของวงเงินหลัก สามารถเลือกวงเงินย่อยได้เมื่อคลิกข้อเลือก วงเงิน ที่ส่วนท้ายรายการ ขั้นตอนการเบิกและเคลียร์วงเงินย่อยเหมือนกับวงเงินหลักทุกประการ
Q3: ขั้นตอนการเบิกวงเงินทดรองจ่ายมีอะไรบ้าง?
ขั้นตอนการเบิกวงเงินทดรองจ่าย มีดังนี้:
1. ไปที่ เงินสดย่อยและทดรองจ่าย > เงินทดรองจ่าย
2. คลิกข้อเลือก วงเงิน แล้วเลือกวงเงินที่ต้องการเบิก
3. คลิกปุ่ม Withdraw บนแถบคำสั่ง
4. แก้ไขชื่อวงเงินหรือเพิ่มรายละเอียดในคอลัมน์รายการ แล้วกด Enter
5. คลิกปุ่ม Save Ledger เพื่อบันทึก โปรแกรมจะสร้างใบสำคัญบัญชีให้อัตโนมัติ
6. ดูรายการใบสำคัญ (ร่าง) ผ่าน Icon GL > รายการใบสำคัญ (ร่าง)
7. คลิก Edit Ledger > เปลี่ยนสถานะ Pending เป็น Approved > กำหนดเลขที่ใบสำคัญ (Manual หรือ Genre) > คลิก Save-Exit > คลิก Yes
กลับหน้าบันทึก คลิก Refresh เพื่ออัปเดตสถานะเป็น Approved
Q4: ขั้นตอนการเคลียร์วงเงินทดรองจ่ายทำอย่างไร?
ขั้นตอนการเคลียร์วงเงินทดรองจ่าย มีดังนี้:
1. คลิกปุ่ม Clearing โปรแกรมจะสร้างบรรทัดเคลียร์ใหม่ สถานะเริ่มต้นเป็น ---
2. คลิกคอลัมน์ ยอดเคลียร์ ระบุยอดจริงแล้วกด Enter
3. คลิกปุ่ม Save Ledger โปรแกรมบันทึกใบสำคัญบัญชีและตั้งสถานะเป็น Draft
4. คลิก Edit Ledger ตรวจสอบยอดเงิน หากไม่ถูกต้องให้แก้ไขก่อน
5. เปลี่ยนสถานะ Pending เป็น Approved > กำหนดเลขที่ใบสำคัญ > คลิก Save-Exit > คลิก Yes
6. กลับหน้าบันทึก คลิก Refresh สถานะจะเปลี่ยนเป็น Approved
Q5: เคลียร์ค่าใช้จ่ายหลายครั้งได้ไหม? ยอดคงเหลือแสดงอย่างไร?
ได้ โดยทำขั้นตอนเคลียร์ทีละบรรทัด เสร็จแต่ละรายการแล้วจึงคลิก Clearing เพื่อเคลียร์รายการถัดไป คอลัมน์ ยอดคงเหลือ จะแสดงผลรวมยอดเคลียร์สะสม และโปรแกรมจะรวมยอดทุกบรรทัดจนครบตามยอดที่เบิกไว้
Q6: จะผูกวงเงินทดรองจ่ายกับใบซื้อสดทำอย่างไร?
ขั้นตอนการบันทึกวงเงินทดรองจ่ายที่ใบซื้อสด มีดังนี้:
1. เปิดหน้าบันทึกใบซื้อสด ผ่าน Icon AP+ > ใบซื้อสด
2. ระบุรายการสินค้า จากนั้นคลิกปุ่ม Heading
3. เลือกรายการเงินทดรองจ่าย โดยคลิกข้อเลือก เงินสดย่อย/ทดรอง แล้วคลิก OK
4. คลิกปุ่ม Link formula เลือกสูตรเงินทดรองจ่าย แล้วคลิก Save-Exit
5. เปิดหน้า ข้อมูล > คำนวณการเชื่อมโยงข้อมูล MI-GL เลือกช่วงเดือน
6. คลิก Verify > Yes
7. จากนั้นคลิก Process > GL POST โปรแกรมจะ POST ไปยัง GL และตัดวงเงินสดย่อยอัตโนมัติ
7. ดูผลลัพธ์ได้ที่ Icon PA > เงินทดรองจ่าย
Q7: สถานะ Draft กับ Approved หมายความว่าอะไร? แตกต่างกันอย่างไร?
Draft คือสถานะของใบสำคัญที่ยังไม่ได้รับการอนุมัติ ผู้ใช้ยังสามารถแก้ไขข้อมูลผ่าน Edit Ledger ได้ ส่วน Approved คือสถานะที่อนุมัติแล้ว ระบบจะล็อกรายการนั้นไว้ ไม่สามารถลบหรือแก้ไขยอดที่หน้าบันทึกได้อีก ให้ตรวจสอบความถูกต้องก่อน Approved เสมอ
Q8: หลัง Save Ledger แล้ว ยังแก้ไขยอดได้ไหม?
เมื่อ Save Ledger แล้ว จะไม่สามารถแก้ไขยอดเบิกหรือยอดเคลียร์ที่หน้าบันทึกได้โดยตรง ต้องคลิกปุ่ม Edit Ledger เพื่อเข้าไปแก้ไขข้อมูลที่หน้า Edit แทน
Q9: ต้องการลบรายการที่ Approved แล้ว ทำได้ไหม?
ไม่ได้ รายการที่มีสถานะ Approved แล้วจะไม่สามารถลบได้ ให้ตรวจสอบความถูกต้องของรายการก่อนทำการอนุมัติทุกครั้ง
Q10: กำหนดเลขที่ใบสำคัญแบบ Manual กับ Genre ต่างกันอย่างไร?
- Manual: กำหนดรูปแบบเลขที่ใบสำคัญเองด้วยตนเอง
- Genre: กำหนดเลขที่ใบสำคัญตามหมวดใบสำคัญที่กำหนดไว้ในรหัสเอกสาร
💡 RESULT (ผลลัพธ์ที่ได้)
หลังจากทำขั้นตอนครบแล้ว:
- ยอดเบิกและยอดเคลียร์ถูกบันทึกเป็นใบสำคัญบัญชีใน GL อัตโนมัติ
- สถานะรายการเปลี่ยนเป็น Approved และแสดงผลใน Icon PA > เงินทดรองจ่าย
- กรณีผูกใบซื้อสด ข้อมูลถูกส่งผ่านไปยัง GL และตัดวงเงินสดย่อยอัตโนมัติ
⚠️ WARNING (ข้อควรระวัง)
ข้อควรระวังสำคัญ:
- ตรวจสอบยอดให้ถูกต้องก่อนคลิก Approved เสมอ เนื่องจากรายการที่ Approved แล้วไม่สามารถลบได้
- การเคลียร์ค่าใช้จ่ายให้ทำทีละบรรทัด ห้ามรวมหลายรายการในครั้งเดียว
- ต้องสร้าง Link Formula ก่อนผูกใบซื้อสดกับวงเงินทดรองจ่าย มิฉะนั้นข้อมูลจะไม่เชื่อมไปยัง GL
Version Log
Version: NA
Change: NA
Ref.: NA
บทความเขียนเมื่อ: 260507
Related Articles
FAQ: วงเงินทดรองจ่าย เบิก เคลียร์ ผูกใบซื้อสด และเชื่อม GL ใน MAC-5
FAQ วงเงินทดรองจ่าย: เบิก เคลียร์ ผูกใบซื้อสด และเชื่อม GL ใน MAC-5 ?SUMMARY (สรุปบทความ) บทความนี้รวบรวมคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบวงเงินทดรองจ่ายใน MAC-5 Legacy ครอบคลุมการเบิกวงเงินหลัก/ย่อย การเคลียร์หลายครั้ง การผูกใบซื้อสด สถานะ Draft/Approved ...240725 วงเงินสดย่อย
คู่มือการใช้งานโปรแกรม MAC-5 Legacy วงเงินสดย่อย คำจำกัดความ การบันทึกใบสำคัญในระบบวงเงินสดย่อย เป็นระบบงานสำหรับบันทึกการเบิก และเคลียร์ค่าใช้จ่ายของวงเงินสดย่อย การบันทึกในระบบนี้ผู้ใช้งานจะต้องตั้งวงเงินที่หน้ารหัสเงินสดย่อยก่อน ...240711 วงเงินทดรองจ่าย
คู่มือการใช้งานโปรแกรม MAC-5 Legacy วงเงินทดรองจ่าย คำจำกัดความ การบันทึกใบสำคัญในระบบวงเงินทดรองจ่าย เป็นระบบงานสำหรับบันทึกการเบิก และเคลียร์ค่าใช้จ่ายของวงเงินทดรองจ่าย ซึ่งสามารถทำการเบิกและเคลียร์ได้ทั้งวงเงินหลักและวงเงินหัวข้อย่อย ...FAQ: การส่งผ่านข้อมูล MI-GL และการบันทึกต้นทุนสินค้าใน MAC-5 Legacy คืออะไร และทำงานอย่างไร?
การส่งผ่านข้อมูล MI-GL และการบันทึกต้นทุนสินค้าใน MAC-5 Legacy ?SUMMARY (สรุปบทความ) บทความนี้รวบรวมคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการส่งผ่านข้อมูลระบบ MI (ซื้อ/ขาย/สินค้าคงคลัง) ไปยังระบบ GL (บัญชีแยกประเภท) และการบันทึกต้นทุนสินค้า (Costing) ในโปรแกรม ...FAQ: Icon ที่พบในโปรแกรม MAC-5 Legacy: ความหมายและการใช้งาน
Icon ที่พบในโปรแกรม MAC-5 Legacy: ความหมายและการใช้งาน ?SUMMARY (สรุปบทความ) บทความนี้รวบรวม Icon ทั้งหมดที่ปรากฏในโปรแกรม MAC-5 Legacy พร้อมชื่อและความหมายของแต่ละ Icon จัดกลุ่มตามหน้าที่การใช้งาน เหมาะสำหรับผู้ใช้งาน (User) และผู้ดูแลระบบ (Admin) ...