FAQ: วงเงินทดรองจ่าย เบิก เคลียร์ ผูกใบซื้อสด และเชื่อม GL ใน MAC-5

FAQ วงเงินทดรองจ่าย: เบิก เคลียร์ ผูกใบซื้อสด และเชื่อม GL ใน MAC-5

📘SUMMARY (สรุปบทความ)

บทความนี้รวบรวมคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบวงเงินทดรองจ่ายใน MAC-5 Legacy

ครอบคลุมการเบิกวงเงินหลัก/ย่อย การเคลียร์หลายครั้ง การผูกใบซื้อสด สถานะ Draft/Approved และการเชื่อมข้อมูลไปยัง GL

เหมาะสำหรับผู้ใช้งาน (User) และผู้ดูแลระบบ (Admin) ที่ใช้งานระบบเงินทดรองจ่าย

📝 PREREQUISITES (สิ่งที่ต้องเตรียมก่อน)

● ต้องตั้งรหัสวงเงินทดรองจ่ายและกำหนดผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์เบิก/เคลียร์ไว้ก่อนแล้ว

● ผู้ใช้งานต้องได้รับสิทธิ์จากผู้ดูแลระบบในการเบิกและเคลียร์วงเงิน

● สำหรับการผูกใบซื้อสด ต้องสร้างสูตร Link Formula โดยผูกบัญชีเงินทดรองจ่ายไว้ที่หน้า คำนวณการเชื่อมโยงข้อมูล MI-GL ก่อน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

การเบิกวงเงินทดรองจ่าย

Q: วงเงินทดรองจ่ายคืออะไร?

ระบบสำหรับบันทึกการเบิกและเคลียร์ค่าใช้จ่ายของวงเงินทดรองจ่าย รองรับทั้งวงเงินหลักและวงเงินหัวข้อย่อย

 

Q: เริ่มต้นเบิกวงเงินทำอย่างไร?

1. ไปที่ เงินสดย่อยและทดรองจ่าย > เงินทดรองจ่าย

2. คลิกข้อเลือก "วงเงิน" ที่ส่วนท้ายรายการ แล้วเลือกวงเงินที่ต้องการเบิก

3. คลิกปุ่ม "Withdraw" บนแถบคำสั่ง

4. แก้ไขชื่อวงเงิน/รายละเอียดได้ในคอลัมน์รายการ แล้วกด Enter

5. คลิกปุ่ม "Save Ledger" เพื่อบันทึก

Q: เบิกวงเงินย่อยแตกต่างจากวงเงินหลักอย่างไร?

วงเงินย่อยคือหัวข้อย่อยของวงเงินหลัก ขั้นตอนการเบิกและเคลียร์เหมือนกันทุกประการ เพียงแต่เลือกวงเงินย่อยแทนวงเงินหลักในขั้นตอนที่ 2

 

Q: หลังกด Save Ledger แล้วสถานะเป็นอะไร?

ระบบบันทึกเป็นใบสำคัญบัญชีและสร้างรายการในสมุดบัญชีอัตโนมัติ โดยตั้งต้นสถานะการอนุมัติเป็น "---" (ยังไม่อนุมัติ) และบันทึกไว้เป็นเอกสารฉบับร่าง (Draft) ที่ไอคอน GL > รายการใบสำคัญ (ร่าง)

 

Q: วิธีเปลี่ยนสถานะจาก Draft เป็น Approved ทำอย่างไร?

1. คลิกปุ่ม "Edit Ledger" เพื่อเปิดหน้าใบสำคัญงานบัญชี

2. คลิกที่สถานะ "Pending" เพื่อเปลี่ยนเป็น "Approved"

3. กำหนดเลขที่ใบสำคัญ (Manual หรือ Genre)

4. คลิก "Save-Exit" แล้วยืนยัน "Yes"

5. กลับหน้าบันทึก คลิก "Refresh" สถานะจะเปลี่ยนเป็น "Approved"

 

การเคลียร์วงเงินทดรองจ่าย

Q: วิธีเคลียร์วงเงินทดรองจ่ายทำอย่างไร?

1. เปิดหน้าบันทึกวงเงินทดรองจ่ายที่มีสถานะ Approved

2. คลิกปุ่ม "Clearing" โปรแกรมจะสร้างบรรทัดยอดเคลียร์ใหม่

3. แก้ไขยอดเงินที่เคลียร์ได้ในคอลัมน์ "ยอดเคลียร์" แล้วกด Enter

4. คลิก "Save Ledger" โปรแกรมบันทึกเป็นใบสำคัญบัญชีสถานะ Draft

5. คลิก "Edit Ledger" ตรวจสอบยอด แล้ว Approve ตามขั้นตอนเดิม

Q: สามารถเคลียร์วงเงินหลายครั้งได้หรือไม่?

ได้ โปรแกรมรองรับการเคลียร์หลายครั้ง คอลัมน์ "ยอดคงเหลือ" จะแสดงยอดที่ถูกนำมาเคลียร์สะสมจนครบตามยอดที่เบิก ให้ทำทีละบรรทัดตามขั้นตอน แล้วจึงกดปุ่ม Clearing เพื่อเคลียร์ค่าใช้จ่ายรายการถัดไป

Q: หลัง Save Ledger แล้วแก้ไขยอดเคลียร์ได้อีกไหม?

ไม่ได้ที่หน้าบันทึก ต้องคลิกปุ่ม "Edit Ledger" เพื่อแก้ไขข้อมูลในหน้า Edit แทน

Q: รายการที่ Approved แล้วสามารถลบได้หรือไม่?

ไม่ได้ รายการยอดเบิก/เคลียร์ที่ Approved แล้วไม่สามารถลบได้ ควรตรวจสอบความถูกต้องก่อนอนุมัติทุกครั้ง

การบันทึกวงเงินทดรองจ่ายที่ใบซื้อสด

Q: วิธีผูกวงเงินทดรองจ่ายกับใบซื้อสดทำอย่างไร?

1.เปิดหน้าบันทึกใบซื้อสด: AP+ > ใบซื้อสด

2.ระบุรายการสินค้า แล้วคลิกปุ่ม "Heading"

3.เลือกรายการเงินทดรองจ่ายโดยคลิก "เงินสดย่อย/ทดรอง" แล้วคลิก "OK"

4.คลิกปุ่ม "Link formula" เพื่อผูกสูตรเชื่อมโยงใบสำคัญไปยัง GL (เลือกสูตรเงินทดรองจ่าย)

5.คลิก "Save-Exit" บันทึก

 Q: ต้องเตรียมอะไรก่อนผูก Link Formula?

ต้องสร้างสูตร Link Formula โดยผูกบัญชีเงินทดรองจ่ายไว้ที่หน้า "คำนวณการเชื่อมโยงข้อมูล MI-GL" ก่อน

 

การเชื่อมโยงข้อมูลไปยัง GL

Q: วิธีส่งข้อมูลใบซื้อสดไปยัง GL ทำอย่างไร?

1. ไปที่กลุ่มเมนู ข้อมูล > คำนวณการเชื่อมโยงข้อมูล MI-GL

2. เลือกช่วงเดือนที่บันทึกใบซื้อสด

3. คลิกปุ่ม "Verify" แล้วยืนยัน "Yes"

4. คลิก "Process" เพื่อเชื่อมโยงข้อมูล แล้วคลิก "GL POST" ในหน้า Process Condition

5. โปรแกรมจะ POST ไปยัง GL และตัดวงเงินสดย่อยอัตโนมัติ

Q: ดูใบสำคัญบัญชีที่ตัดวงเงินสดย่อยได้ที่ไหน?

ดูได้ที่ PA > เงินทดรองจ่าย โปรแกรมจะแสดงรายการยอดเคลียร์ที่ส่งผ่านข้อมูลไปยัง GL แล้ว

💡 RESULT (ผลลัพธ์ที่ได้)

● ยอดเบิกวงเงินทดรองจ่ายถูกบันทึกเป็นใบสำคัญบัญชีสถานะ Approved

● ยอดเคลียร์ถูกบันทึกครบถ้วนและสอดคล้องกับยอดที่เบิก

● ใบซื้อสดถูกผูกกับวงเงินทดรองจ่ายและส่งข้อมูลไปยัง GL สำเร็จ

● คอลัมน์ "ยอดคงเหลือ" แสดงยอดปัจจุบันที่ถูกต้องเสมอ  

⚠️ WARNING (ข้อควรระวัง)

⚠ รายการที่ Approved แล้วไม่สามารถลบได้ — ตรวจสอบยอดให้ถูกต้องก่อนอนุมัติทุกครั้ง

⚠ หลัง Save Ledger แล้ว ไม่สามารถแก้ไขยอดที่หน้าบันทึกได้ ต้องใช้ Edit Ledger

⚠ การเคลียร์ค่าใช้จ่ายต้องทำทีละบรรทัด ไม่สามารถเคลียร์พร้อมกันหลายรายการในครั้งเดียวได้

⚠ Link Formula สำหรับเงินทดรองจ่ายต้องสร้างไว้ก่อน หากยังไม่มีจะไม่สามารถผูกใบซื้อสดได้

Version Log

Version: NA

Change: NA

Ref.: 240711_วงเงินทดรองจ่าย_-_Copy.docx

บทความเขียนเมื่อ: 260608

• Related Articles

• FAQ: วงเงินทดรองจ่าย - เบิก เคลียร์ วงเงินหลัก/ย่อย และการเชื่อม GL

  ?SUMMARY (สรุปบทความ) บทความนี้รวบรวมคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบวงเงินทดรองจ่ายใน MAC-5 Legacy ครอบคลุมการเบิกวงเงินหลักและวงเงินย่อย การเคลียร์ค่าใช้จ่ายหลายครั้ง การผูกใบซื้อสด และการเชื่อมข้อมูลไปยังระบบ GL เหมาะสำหรับ Admin และ User ...

• FAQ: การส่งผ่านข้อมูล MI-GL และการบันทึกต้นทุนสินค้าใน MAC-5 Legacy คืออะไร และทำงานอย่างไร?

  การส่งผ่านข้อมูล MI-GL และการบันทึกต้นทุนสินค้าใน MAC-5 Legacy ?SUMMARY (สรุปบทความ) บทความนี้รวบรวมคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการส่งผ่านข้อมูลระบบ MI (ซื้อ/ขาย/สินค้าคงคลัง) ไปยังระบบ GL (บัญชีแยกประเภท) และการบันทึกต้นทุนสินค้า (Costing) ในโปรแกรม ...

• FAQ: วิธีสร้างสูตรเชื่อมโยงข้อมูล MI-GL

  FAQ: วิธีสร้างสูตรเชื่อมโยงข้อมูล MI-GL ?SUMMARY (สรุปบทความ) บทความนี้รวบรวมคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการสร้างและจัดการสูตรเชื่อมโยงข้อมูล MI-GL (Formula) ในโปรแกรม MAC-5 Legacy เหมาะสำหรับ Admin และ User ที่ต้องการเข้าใจแนวคิด ขั้นตอน ...

• CQ | FAQ : GL Link และ MI Link ในรายงานทะเบียนเช็ค คืออะไร และแตกต่างกันอย่างไร

  CQ | FAQ : GL Link และ MI Link ในรายงานทะเบียนเช็ค คืออะไร และแตกต่างกันอย่างไร ?SUMMARY (สรุปบทความ) บทความนี้อธิบายความหมายของคอลัมน์ GL Link และ MI Link ที่ปรากฏในรายงานทะเบียนเช็ครับและรายงานทะเบียนเช็คจ่าย เหมาะสำหรับ Admin และ User ...

• 240711 วงเงินทดรองจ่าย

  คู่มือการใช้งานโปรแกรม MAC-5 Legacy วงเงินทดรองจ่าย คำจำกัดความ การบันทึกใบสำคัญในระบบวงเงินทดรองจ่าย เป็นระบบงานสำหรับบันทึกการเบิก และเคลียร์ค่าใช้จ่ายของวงเงินทดรองจ่าย ซึ่งสามารถทำการเบิกและเคลียร์ได้ทั้งวงเงินหลักและวงเงินหัวข้อย่อย ...