Profile MAC-5 Legacy คืออะไร วิธีสร้าง แก้ไข ลบโปรไฟล์ และกำหนดสิทธิตามบทบาทหน้าที่

FAQ: วิธีสร้างและจัดการโปรไฟล์ (Profile): กำหนดสิทธิตามบทบาทหน้าที่

 วิธีสร้างและจัดการโปรไฟล์ (Profile): กำหนดสิทธิตามบทบาทหน้าที่

📘SUMMARY (สรุปบทความ)

Info
บทความนี้ตอบคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับโปรไฟล์ (Profile) ใน MAC-5 Legacy ครอบคลุมความหมายของโปรไฟล์ รายชื่อ 14 โปรไฟล์ Default การสร้าง/คัดลอก/แก้ไข/ลบโปรไฟล์ การกำหนดสิทธิรายเมนูใน 8 Tab และความหมายของ Active/Inactive สำหรับ Admin และ User ที่ดูแลระบบสิทธิ

📝 PREREQUISITES (สิ่งที่ต้องเตรียมก่อน)

Notes
เข้าสู่ระบบด้วยสิทธิ Admin หรือผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ "กำหนดสิทธิของผู้ใช้และโปรไฟล์" และเปิดหน้างานผ่านเมนู: การใช้งาน > กำหนดสิทธิของผู้ใช้และโปรไฟล์ > กำหนดโปรไฟล์

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Q1: Profile หรือโปรไฟล์ใน MAC-5 Legacy คืออะไร?

โปรไฟล์ (Profile) คือ รูปแบบสิทธิที่ใช้กำหนดให้กับผู้ใช้งานเพื่อควบคุมการเข้าถึงเมนูและฟังก์ชันต่างๆ ในโปรแกรม แทนที่จะกำหนดสิทธิทีละ User ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างชุดสิทธิตามบทบาทหน้าที่แล้วนำไปกำหนดให้ผู้ใช้งานได้ทันที

ตัวอย่าง: ข้อมูลต้นทุนควรให้สิทธิเฉพาะผู้บริหาร/หัวหน้าบัญชีเท่านั้น การอนุมัติ/ลบใบสำคัญควรให้เฉพาะระดับหัวหน้างาน พนักงานควรเข้าได้เฉพาะเมนูในหน้าที่ของตน

Q2: MAC-5 Legacy มีโปรไฟล์ Default กี่รูปแบบ และแต่ละโปรไฟล์ใช้กับใคร?

โปรแกรมมี 14 โปรไฟล์ Default ให้พร้อมใช้งานตั้งแต่แรก สามารถปรับแก้สิทธิหรือลบโปรไฟล์ที่ไม่ต้องการได้



No.




รูปแบบ




ชื่อรูปแบบ




สำหรับ




1




ACCOUNT / FINANCE




Accounting Personnel (ผู้ปฏิบัติงานบัญชีการเงิน)




พนักงานบัญชี




2




ACCOUNTING HEAD




Accounting Head (หัวหน้างานบัญชีการเงิน)




หัวหน้าแผนกบัญชี




3




DELIVERY




Delivery Personnel (ผู้ปฏิบัติงานจัดส่งของ)




พนักงานจัดส่งสินค้า




4




IT




IT Personnel (ผู้ปฏิบัติงานเทคโนโลยีสารสนเทศ)




พนักงาน IT, หัวหน้าแผนก IT




5




MODULE AP




AP Modules Supervisor (กำกับดูแลงานเจ้าหนี้การค้า)




หัวหน้า/ผู้จัดการงานด้านซื้อ




6




MODULE AR




AR Modules Supervisor (กำกับดูแลงานลูกหนี้การค้า)




หัวหน้า/ผู้จัดการงานด้านขาย




7




MODULE GL




GL Modules Supervisor (กำกับดูแลงานบัญชีการเงิน)




หัวหน้า/ผู้จัดการงานด้านบัญชีการเงิน




8




MODULE IC




IC Modules Supervisor (กำกับดูแลงานสินค้าคงคลัง)




หัวหน้า/ผู้จัดการงานด้านคลังสินค้า




9




PROCUREMENT




Procurement Personnel (ผู้ปฏิบัติงานจัดซื้อ)




พนักงานจัดซื้อ




10




PROCUREMENT HEAD




Procurement Head (หัวหน้างานจัดซื้อ)




หัวหน้าแผนกจัดซื้อ




11




SALES




Sales Personnel (ผู้ปฏิบัติงานขาย)




พนักงานขาย




12




SALES HEAD




Sales Head (หัวหน้างานขาย)




หัวหน้าแผนกขาย




13




STORE




Store Personnel (ผู้ปฏิบัติงานสโตร์)




พนักงานสโตร์




14




STORE HEAD




Store Head (หัวหน้างานสโตร์)




หัวหน้าแผนกสโตร์



Q3: Active / Inactive ในหน้าโปรไฟล์และในหน้าผู้ใช้งานหมายความว่าอะไร?

ความหมายแตกต่างกันตามบริบท:

กรณีกำหนดโปรไฟล์ (สิทธิรายเมนู)

   ✔  =  มีสิทธิ — ผู้ใช้งานที่ใช้โปรไฟล์นี้เข้าถึงเมนูนั้นได้

   ✘  =  ไม่มีสิทธิ — ผู้ใช้งานเข้าถึงเมนูนั้นไม่ได้


กรณีกำหนดผู้ใช้งาน (User)

   ✔  =  ใช้งานได้ (Active) — ผู้ใช้งานเข้าสู่ระบบได้

   ✘  =  ห้ามใช้งาน (Inactive) — ผู้ใช้งานถูกระงับสิทธิชั่วคราว


Q4: วิธีสร้างโปรไฟล์ใหม่ทำอย่างไร?

เข้าหน้า "การกำหนดรูปแบบสิทธิ" จากนั้น:

1.  คลิกปุ่ม "New" — โปรแกรมสร้างโปรไฟล์ชื่อ PROFILE 001 : New Profile อัตโนมัติ

2.  ดับเบิลคลิกช่อง "รูปแบบ" แล้วเปลี่ยนรหัสสิทธิเป็นตัวย่อชื่อตำแหน่งภาษาอังกฤษ เช่น ACCT-STAFF

3.  ดับเบิลคลิกช่อง "ชื่อรูปแบบ" แล้วตั้งชื่อโปรไฟล์ให้สื่อบทบาทหน้าที่

4.  คลิกเมนูสิทธิแต่ละ Tab เพื่อดับเบิลคลิกกำหนดสิทธิรายเมนู (Active/Inactive)

5.  คลิก "OK" เพื่อบันทึก


Q5: Tab สิทธิในหน้าโปรไฟล์มีกี่ Tab และแต่ละ Tab ควบคุมอะไร?

มี 8 Tab ดังนี้:

  1. System — สิทธิระบบฐานข้อมูลทั้งหมด
  2. Code Setup — สิทธิเข้าถึงหน้ารหัส ยอดยกมา งบประมาณ ทะเบียนสินทรัพย์
  3. Voucher — สิทธิบันทึก/ค้นหา/ตรวจสอบใบสำคัญ รวมถึงการอ่านข้อมูลจากระบบอื่น
  4. Form Fill — สิทธิแต่งฟอร์ม ส่งออก/รับเข้าแบบฟอร์ม
  5. Report — สิทธิเรียกดูและสั่งพิมพ์รายงาน
  6. Data — สิทธิระบบข้อมูล
  7. Usage — สิทธิเมนูการใช้งานทั้งหมด
  8. Profile list — แสดงรายการโปรไฟล์
วิธีกำหนดสิทธิในแต่ละ Tab: ดับเบิลคลิกรายการด้านซ้ายเพื่อ Active/Inactive เมนูหลัก โปรแกรมจะแสดงรายการย่อยด้านขวา ดับเบิลคลิกเพื่อกำหนดสิทธิรายข้อ หรือใช้ปุ่ม Allow all / Deny all เพื่อเปิด/ปิดทีเดียว

หมายเหตุ: หากปิดสิทธิรายการด้านซ้าย (Inactive) รายการย่อยด้านขวาจะปิดทั้งหมด เมื่อเปิดกลับ รายการย่อยจะคืนสู่ค่าล่าสุดที่เคยตั้งไว้


Q6: วิธีคัดลอกโปรไฟล์ที่มีอยู่แล้วทำอย่างไร?

ใช้เมื่อต้องการสร้างโปรไฟล์ใหม่ที่มีสิทธิใกล้เคียงกับโปรไฟล์เดิม โดยไม่ต้องกำหนดสิทธิใหม่ทั้งหมด เช่น คัดลอก "หัวหน้างานบัญชีการเงิน" ไปเป็น "รองหัวหน้างานบัญชีการเงิน"

1.  คลิกเลือกโปรไฟล์ต้นทาง จากนั้นคลิกปุ่ม "Copy"

2.  โปรแกรมสร้างโปรไฟล์ใหม่ชื่อ PROFILE 001 : Copied Profie
3.  ดับเบิลคลิก "รูปแบบ"และ "ชื่อรูปแบบ" เพื่อเปลี่ยนรหัสและชื่อให้ตรงกับตำแหน่งใหม่

4.  ปรับสิทธิที่แตกต่างจากโปรไฟล์ต้นฉบับ จากนั้นคลิก "OK" เพื่อบันทึก


Q7: วิธีลบโปรไฟล์ทำอย่างไร?

1.  คลิกเลือกโปรไฟล์ที่ต้องการลบ

2.  คลิกปุ่ม "DELETE" โปรแกรมแสดง Dialog ยืนยัน


3.  คลิก "Yes" เพื่อยืนยัน

สำคัญ: การลบโปรไฟล์ที่เคยกำหนดให้ผู้ใช้งานไปแล้ว ไม่มีผลต่อสิทธิที่ผู้ใช้ได้รับ ผู้ใช้ยังมีสิทธิเดิมจนกว่าจะเปลี่ยนแปลงสิทธิใหม่อีกครั้ง



Q8: ปุ่ม RESET ในหน้ากำหนดสิทธิทำอะไร?

RESET ยกเลิกการกำหนดค่าที่ทำไว้ในรอบนั้น และคืนค่ากลับเป็น Default ก่อนการแก้ไข ใช้เมื่อต้องการยกเลิกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดโดยไม่บันทึก

Q9: สามารถกำหนดหลายโปรไฟล์ให้ผู้ใช้คนเดียวกันได้หรือไม่?

ได้ สิทธิที่ผู้ใช้ได้รับจะเป็นการรวม (Add) ของทุกโปรไฟล์ที่กำหนด เช่น กำหนดทั้ง Profile AP และ AR ผู้ใช้นั้นเข้าได้ทั้ง 2 ระบบ
หมายเหตุ: โปรไฟล์เพิ่มได้อย่างเดียว หากต้องการเอาออกต้อง Deselect บริษัทที่กำหนดไว้ก่อน แล้ว Add Profile ใหม่อีกครั้ง

Q10: ผู้ใช้คนเดียวกันมีสิทธิต่างกันในแต่ละบริษัทได้หรือไม่?

ได้ หากระบบมีหลายบริษัทในฐานข้อมูลเดียวกัน สามารถกำหนดโปรไฟล์ทีละบริษัทในหน้า Edit Profile:
  • กรณีเข้าได้ทุกบริษัท: โปรไฟล์ที่กำหนดจะใช้กับทุกบริษัทพร้อมกัน
  • กรณีเข้าได้บางบริษัท: ต้องเลือกบริษัทก่อนแล้ว Add Profile เฉพาะบริษัทนั้น ต้องทำซ้ำทีละบริษัท


Q11: Admin แตกต่างจาก User ทั่วไปอย่างไรในแง่สิทธิ?

  1. Admin มีสิทธิสูงสุด เข้าใช้งานได้ทุกระบบโดยไม่ต้องกำหนดโปรไฟล์ และสามารถกำหนดสิทธิให้ผู้ใช้ทุกคนในระบบ
  2. User ทั่วไป: กำหนดสิทธิได้เฉพาะผู้ใช้งานที่ตนเองสร้างขึ้น และสิทธิที่ให้ได้จะต้องไม่เกินสิทธิของตนเอง นอกจากนี้ต้องได้รับสิทธิให้ทำงานได้ทุกบริษัททำการก่อนจึงจะสามารถ Add Profile ให้ User ที่ตนสร้างได้

Q12: ทำไมกด Active ให้ User ไม่ได้ และแก้ไขอย่างไร?


สาเหตุ: จำนวน Active User ครบตาม Limit License (นับรวม Admin) แล้ว โปรแกรมจะขึ้น ACCESS DENIED
วิธีตรวจสอบ Limit: พิเศษ > เกี่ยวกับ MAC-5 Legacy > ปุ่ม "Licensing"
วิธีแก้: Inactive User ที่ไม่ได้ใช้งานแล้วก่อน แล้วจึง Active User ใหม่

💡 RESULT (ผลลัพธ์ที่ได้)

Idea
เมื่อกำหนดโปรไฟล์และสิทธิครบถ้วน ผู้ใช้งานจะเข้าถึงได้เฉพาะเมนูที่กำหนดไว้ตามบทบาทหน้าที่ ลดความเสี่ยงในการเข้าถึงข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง และช่วยให้การควบคุมสิทธิทำได้รวดเร็ว สม่ำเสมอ ทั่วทั้งองค์กร

⚠️ WARNING (ข้อควรระวัง)

Warning
คลิก "OK" ทุกครั้งหลังแก้ไขสิทธิ มิฉะนั้นการเปลี่ยนแปลงจะไม่ถูกบันทึก
การลบผู้ใช้งานไม่สามารถกู้คืนได้ หากต้องการระงับสิทธิชั่วคราวให้ใช้ Inactive แทนการลบ
ผู้ใช้ (User) เดียวกันไม่สามารถเข้าโปรแกรมที่มี CAC เดียวกันพร้อมกันเกิน 1 เครื่อง

Version Log

Version: NA

Change: NA

Ref.: 241105_การจัดการสิทธิและผู้ใช้งาน.docx

บทความเขียนเมื่อ: 260512