M-PE-LC01

Landed cost

บันทึกค่าใช้จ่ายนำเข้าในใบสำคัญด้านซื้อรายใบ

บันทึกค่าใช้จ่ายนำเข้าในใบสำคัญด้านซื้อรายใบ

คำจำกัดความ

เป็นการบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการซื้อสินค้า หรือค่าใช้จ่ายนำเข้าสินค้าจากต่างประเทศ ใช้กับใบสำคัญด้านซื้อ ดังนี้

• ใบแจ้งหนี้ (ซื้อ) เป็นการบันทึกค่าใช้จ่ายนำเข้าจากต่างประเทศ หรือค่าใช้จ่ายจากการซื้อก็ได้
• ใบซื้อสด เป็นการบันทึกค่าใช้จ่ายจากการซื้อ ไม่มีการบันทึกค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับ ค่าระวาง ค่าอากร ค่าภาษี ค่าภาษีศุลกากร เป็นต้น 

สามารถระบุวิธีการคิดค่าใช้จ่ายจากการซื้อ หรือค่าใช้จ่ายนำเข้าตามรายการสินค้า ตามปริมาตร น้ำหนัก หรือ ขนาดพื้นที่วางสินค้า เป็นต้น โดยเป็นการคิดค่าใช้จ่ายแบบรายใบ ในส่วนของงานมาตรฐาน การใส่ส่วนค่าใช้จ่ายเพิ่ม หรือเรียกว่า Add cost ไม่อยู่ในงานพัฒนานี้ 

การตั้งค่า

การตั้งค่าเพื่อเปิดใช้งาน DI: Landed cost

1. คลิกที่กลุ่มเมนู “ระบบ” จากนั้นเลือกเมนู “กำหนดค่าตั้งต้น” 

2. เลือกหัวข้อ “เลือกใช้งาน Scheme และ DI” จากนั้นเลือก “PE-LC01” โดยดับเบิลคลิกที่คอลัมน์ “USE” ให้เป็น   เพื่อเปิดใช้งาน DI จากนั้นคลิก “OK” เพื่อบันทึก

3. เลือกที่หัวข้อ “ระบบซื้อ-เจ้าหนี้การค้า” แล้วดับเบิลคลิกที่ No.17 “แสดงค่าใช้จ่ายเพิ่ม” ให้เป็นเครื่องหมาย  ที่คอลัมน์ “ใบแจ้งหนี้, ใบซื้อสด” เพื่อให้โปรแกรมแสดงคอลัมน์ “ค่าใช้จ่ายเพิ่ม” ที่หน้าบันทึกใบสำคัญ

กรณีที่ไม่ได้กำหนดค่าตั้งต้นในส่วนนี้ โปรแกรมจะแสดงคอลัมน์ “ค่าใช้จ่ายเพิ่ม” เมื่อมีการบันทึกข้อมูลกระจายค่าใช้จ่ายนำเข้า

4. เลือกที่หัวข้อ “กำหนดชื่อเรียก” คลิกที่ช่องเลือกระบบ ใช้ข้อเลือก “ระบบซื้อ-เจ้าหนี้การค้า” เพื่อระบุชื่อเรียกที่คอลัมน์ “เลขที่อ้างอิงกำหนดเอง” ให้แก่ “ใบแจ้งหนี้ (ซื้อ)”

• โปรแกรม Default ชื่อเรียกที่ “ใบแจ้งหนี้ (ซื้อ)” ในคอลัมน์ “เลขที่อ้างอิงกำหนดเอง” เป็น “เลขที่ใบขน/Shipping order” ให้เป็นค่าตั้งต้น

• การระบุชื่อเรียกเป็นภาษาอังกฤษ ให้คลิกที่ช่องเลือกภาษา คลิกเลือก “English caption”

5. คลิกที่ช่องเลือกระบบ ใช้ข้อเลือก “ค่าใช้จ่ายในการนำเข้าสินค้า” 

• ผู้ใช้งานสามารถกำหนดชื่อเรียกค่าใช้จ่ายนำเข้าสินค้าตามที่ต้องการ โดยคลิกที่คอลัมน์ “ชื่อเรียกที่ต้องการ” เพื่อระบุชื่อเรียก แล้วกด “Enter” บนแป้นพิมพ์ โดยจะต้องกำหนดทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ

• การระบุชื่อเรียกเป็นภาษาอังกฤษ ให้คลิกที่ช่องเลือกภาษา คลิกเลือก “English caption”

• การกำหนดประเภทการกระจายค่าใช้จ่าย ผู้ใช้งานสามารถลบประเภทที่ไม่ต้องการใช้ออกได้ โดยคลิกที่ช่องชื่อเรียกในบรรทัดที่ต้องการนำออก จากนั้นลบชื่อเรียกแล้วกด Enter โดยให้ลบทั้งในภาษาไทยและภาษาอังกฤษ

ตัวอย่าง : การลบชื่อเรียก “ค่าภาษี” เมื่อลบชื่อเรียกนี้ออกแล้ว ที่หน้าบันทึกค่าใช้จ่ายนำเข้าจะไม่แสดงค่าภาษี

ตัวอย่าง หน้าบันทึกค่าใช้จ่ายนำเข้า ไม่แสดงบรรทัด “ค่าภาษี”

• ผู้ใช้งานต้องกำหนดรายการอากรนำเข้า (Duty) โดยให้ดับเบิลคลิกที่คอลัมน์ “คำนวณอัตราอากร” ให้เป็นสัญลักษณ์  ในบรรทัดที่ต้องการ (ในกรณีที่ผู้ใช้งานไม่กำหนด โปรแกรมจะกำหนดให้ในบรรทัดที่ 6 “ค่าอากร”)

หากรายการใดเป็นสัญลักษณ์  ผู้ใช้งานจะไม่สามารถบันทึกข้อมูลเองได้ และโปรแกรมจะคำนวณเป็นยอดเงินอากรนำเข้าให้

6. เมื่อกำหนดค่าเรียบร้อยแล้วให้คลิกที่ปุ่ม “OK” เพื่อบันทึกข้อมูล

การกำหนดข้อมูลหน้าสินค้า เพื่อนำมาใช้ในการกระจายค่าใช้จ่ายนำเข้า

แบบ A 

การกำหนดมูลค่าสินค้า ให้กำหนดที่หน้าบันทึกใบสำคัญ โดยกำหนดปริมาณสินค้าที่คอลัมน์ “ปริมาณ” และราคาสินค้าต่อหน่วยที่คอลัมน์ “หน่วยละ” โปรแกรมจะคำนวนมูลค่าสินค้าในคอลัมน์ “ราคาสินค้า” และ “ยอดรวม”ให้อัตโนมัติ

เมื่อเลือกวิธีกระจายค่าใช้จ่ายนำเข้า แบบ A กระจายตามมูลค่าสินค้า โปรแกรมจะคำนวณ ตามอัตราส่วนของราคาสินค้าในแต่ละรายการ เพื่อกระจายค่าใช้จ่ายนำเข้าให้แต่ละรายการสินค้า

แบบ B – C 

การกำหนดหน่วยนับหลักและหน่วยนับเล็กสุดของสินค้า ให้กำหนดที่หน้า “การตั้งรหัสสินค้า” ดังรูปตัวอย่างนี้

(ภาพ ก-1)

• หน่วยนับหลัก  คือ ลักษณะนามที่ใช้นับสินค้า โดยเป็นหน่วยที่โปรแกรม Auto ให้ในหน้าบันทึกใบสำคัญ และเป็นหน่วยที่ใช้คำนวณรายงาน หน่วยนับนี้ใช้ในการคำนวณเพื่อกระจายค่าใช้จ่ายนำเข้า แบบ B กระจายตามปริมาณหน่วยนับหลัก

(ภาพ ก-2)

ตัวอย่าง หน้าบันทึกใบสำคัญมีรายการสินค้า 2 รายการ ซึ่งมีหน่วยนับหลักต่างกัน เมื่อใช้วิธีกระจายค่าใช้จ่ายตามปริมาณ หน่วยนับหลัก โปรแกรมจะเฉลี่ยและกระจายค่าใช้จ่ายนำเข้า ให้ทั้งสองรายการ ตามอัตราส่วนของปริมาณสินค้า โดยใช้หน่วยนับหลักเป็นเกณฑ์ โดยไม่คำนึงว่าหน่วยนับนั้นแบ่งเป็นชิ้นย่อยได้กี่ชิ้น (อ้างอิง: ภาพ ก-2)

• หน่วยนับเล็กสุด  คือ ลักษณะนามที่ใช้นับสินค้าในระดับเล็กที่สุด ใช้ในการคำนวณเพื่อกระจายค่าใช้จ่ายนำเข้า แบบ C กระจายตามปริมาณหน่วยนับเล็กสุด

(ภาพ ก-3)

ตัวอย่าง หน้าบันทึกใบสำคัญมีรายการสินค้า 2 รายการ ซึ่งมีหน่วยนับต่างกัน เมื่อใช้วิธีกระจายค่าใช้จ่ายตามปริมาณ หน่วยนับเล็กสุด โปรแกรมจะเฉลี่ยและกระจายค่าใช้จ่ายนำเข้า ให้ทั้งสองรายการ ตามอัตราส่วนของปริมาณสินค้า โดยคำนวณตามหน่วยนับเล็กสุด (อ้างอิงภาพ ก-3)

แบบ D – G 

การกำหนดน้ำหนัก, ปริมาตร, พื้นที่วางสินค้า ให้กำหนดที่หน้า “การตั้งรหัสสินค้า” โดยคลิกที่ปุ่ม “Property” 

โปรแกรมจะแสดงหน้าจอสำหรับบันทึกข้อมูลเพิ่มเติมของสินค้า ให้ระบุข้อมูลน้ำหนัก, ปริมาตร และพื้นที่วางในคอลัมน์ดังต่อไปนี้

(ภาพ ก-4)

กลุ่ม 1 กำหนดน้ำหนักสินค้า

• หน่วยนับ หน่วยนับของสินค้า โปรแกรมวางให้ทุกหน่วยนับ ตามที่กำหนดไว้ในหน้าการตั้งรหัสสินค้า (อ้างอิง : ภาพ ก-1)
  
• NetWeight สำหรับระบุน้ำหนักรวมสุทธิของสินค้า ยังไม่รวมบรรจุภัณฑ์ ใช้ในการคำนวณเพื่อกระจายค่าใช้จ่ายนำเข้า แบบ E กระจายตามน้ำหนักสุทธิ

• เช่น สายกีต้าร์ น้ำหนักสุทธิ คือ 20 กรัม ต่อ 1 ชิ้น เป็นต้น

• Gross weight  สำหรับระบุน้ำหนักสินค้าที่รวมบรรจุภัณฑ์แล้ว ใช้ในการคำนวณเพื่อกระจายค่าใช้จ่ายนำเข้า แบบ D กระจายตามน้ำหนักรวม

• เช่น สายกีต้าร์ น้ำหนักรวมบรรจุภัณฑ์ คือ 23 กรัม ต่อ 1 ชิ้น เป็นต้น

• Weight unit คือ หน่วยของน้ำหนัก ซึ่งเลือกได้ 1 หน่วยเท่านั้น โดยโปรแกรมมีให้เลือก 4 หน่วย ดังนี้

• Kgs. ย่อมาจาก Kilogram = กิโลกรัม
• Tons = ตัน
• Grams = กรัม
• Lbs. ย่อมาจาก Pound = ปอนด์

การเลือกหน่วย ต้องเลือกใช้ให้สอดคล้องกับน้ำหนักสุทธิ และน้ำหนักรวมบรรจุภัณฑ์ของสินค้า เพื่อใช้ในการคำนวณน้ำหนักสินค้าในการขนส่ง เช่น ขนส่งทางอากาศ

กลุ่ม 2 กำหนดปริมาตรและพื้นที่วางสินค้า

• Volume  สำหรับระบุปริมาตรสินค้า ใช้ในการคำนวณเพื่อกระจายค่าใช้จ่ายนำเข้า แบบ F กระจายตามปริมาตร (อ้างอิง: ภาพ ก-4) ปริมาตรมี 2 แบบดังนี้

1. ปริมาตรเชิงมิติ (ความยาว x ความกว้าง x ความสูง) ใช้ในการระบุปริมาตรสินค้าที่สามารถคำนวณจากมิติสินค้าได้ 

• เช่น จอคอมพิวเตอร์บรรจุในกล่องที่มีขนาด 15x50x30 (ซม.) เท่ากับ 22,500 ลูกบาศก์เซนติเมตร ใช้ในการคำนวณปริมาตร รูปทรงมิติสินค้า ซึ่งการระบุปริมาตรเชิงมิติจะต้องระบุ Dimension ให้สอดคล้องกัน 

2. ปริมาตรเชิงน้ำหนัก ใช้ในการระบุปริมาตรของเหลว หรือสินค้าที่ไม่สามารถคำนวณตามมิติได้ 

• เช่น น้ำมัน 1 แกลลอน มีปริมาตร เท่ากับ 4.546 ลิตร เป็นต้น ใช้ในการคำนวณปริมาตรสินค้าในการขนส่ง ซึ่งไม่สามารถคำนวณตามน้ำหนักได้ เนื่องจากสินค้ามีปริมาตรเท่ากันแต่มีน้ำหนักไม่เท่ากัน เช่น น้ำ กับ น้ำมัน

• Volume unit หน่วยปริมาตรสินค้า ซึ่งเลือกได้ 1 หน่วยเท่านั้น โดยโปรแกรมมีให้เลือก 6 หน่วย ดังนี้

1. หน่วยปริมาตรเชิงมิติ

• Cu.M. ย่อมาจาก Cubic meter = ลูกบาศก์เมตร 

• Cu.Cm. ย่อมาจาก Cubic Centimeter = ลูกบาศก์เซนติเมตร
• Cu.Ft. ย่อมาจาก Cubic feet = ลูกบาศก์ฟุต

2. หน่วยปริมาตรเชิงน้ำหนัก

• Litres = ลิตร
• cL. ย่อมาจาก Centilitre = เซนติลิตร
• mL. ย่อมาจาก Millilitre = มิลลิลิตร

• Dimension LxWxH  คือ ความยาว x ความกว้าง x ความสูง (Length x Width x Height) ของสินค้า หรือเรียกว่ามิติของสินค้า เพื่อหาพื้นที่ในการจัดวางสินค้า โดยจะต้องระบุข้อมูลตามลำดับที่กล่าวมานี้ ใช้ในการคำนวณเพื่อกระจายค่าใช้จ่ายนำเข้า แบบ G กระจายตามพื้นที่วาง (อ้างอิง: ภาพ ก-4)

• เช่น จอคอมพิวเตอร์บรรจุในกล่องที่มีขนาด 15x50x30 (ซม.) ให้ระบุ ความยาว x กว้าง x สูง เพื่อใช้คำนวณพื้นที่วางสินค้าในการขนส่ง เช่น ขนส่งทางเรือ 
• การคำนวณหาพื้นที่วางสินค้า ในสินค้า 2 สินค้าอาจมีปริมาตรเท่ากัน แต่มีพิ้นที่วางไม่เท่ากัน เช่น สินค้า A และ B มีปริมาตร 1000 ลูกบาศก์เซนติเมตร - A มีขนาด 10x20x5 (ซม.) และ B มีขนาด 20x5x10 เช่นนี้การระบุปริมาตร (Volume) อย่างเดียวจึงไม่เพียงพอในการคำนวณพื้นที่วางสินค้า 

• Dimension Unit หน่วยมิติสินค้า ซึ่งเลือกได้ 1 หน่วยเท่านั้น โดยโปรแกรมมีให้เลือก 5 หน่วย ดังนี้

• Metres = เมตร

• cm. ย่อมาจาก Centimeter = เซนติเมตร
• mm. ย่อมาจาก = มิลลิเมตร
• Feet = ฟุต
• Inch = นิ้ว

การใส่หน่วยมิติสินค้า ในกรณีที่มิติสินค้ากับปริมาตรสอดคล้องกัน ให้ใส่หน่วยมิติให้สอดคล้องกับหน่วยปริมาตร เช่น จอคอมพิวเตอร์บรรจุในกล่องที่มีขนาด 15x50x30 (ซม.) เท่ากับ 22,500 ลูกบาศก์เซนติเมตร ให้ระบุหน่วยมิติเป็นเซนติเมตร (cm.) เป็นต้น

กรณีที่สินค้าคำนวณตามปริมาตรเชิงน้ำหนัก การกำหนดพื้นที่วางสินค้าจะไม่สอดคล้องกับปริมาตร ให้ระบุหน่วยมิติตามที่ใช้จริงในการหาพื้นที่วางสินค้า เช่น น้ำมัน 1 แกลลอน มีปริมาตร เท่ากับ 4.546 ลิตร มีพื้นที่วาง 10x10x17 (ซม.) ให้ระบุหน่วยมิติเป็นเซนติเมตร (cm.) เป็นต้น

หมายเหตุ 

• ช่อง Net weight, Gross weight และ Volume ใส่จำนวนที่มีทศนิยมได้สูงสุด 7 ตำแหน่ง และโปรแกรมจะปรับทศนิยมให้ลดลงตามจำนวนที่เพิ่มขึ้นให้อัตโนมัติ เช่น 0.1234567, 1.123456, 10.12345, 100.1234
• การระบุข้อมูลใน Property ไม่จำเป็นต้องระบุทุกช่อง ให้ระบุข้อมูลตามลักษณะงานของลูกค้า เช่น บริษัทขนส่งทางเรือ ดูปริมาตรและพื้นที่วางสินค้าในการคำนวณค่าขนส่ง จะระบุเฉพาะ Volume และ Dimension ก็ได้
• 
  

การใช้งาน

1. เปิดหน้าการบันทึกใบสำคัญที่ต้องการบันทึกค่าใช้จ่ายนำเข้า ระบบซื้อที่ “ใบแจ้งหนี้ (ซื้อ)” และ “ใบซื้อสด”

2. โปรแกรมจะแสดงหน้าบันทึกใบสำคัญ ให้ระบุข้อมูลต่าง ๆ และรายการสินค้าลงในหน้าบันทึก จากนั้นคลิกที่ Icon “Landed cost”

3. โปรแกรมจะแสดงหน้าต่างสำหรับใส่ค่าใช้จ่ายนำเข้า ให้ระบุยอดค่าใช้จ่ายขำเข้า ตามขั้นตอนดังนี้

1. ระบุยอดค่าใช้จ่ายนำเข้า สามารถระบุเป็นยอด สุกลเงินต่างประเทศ และสกุลเงินหลักได้ ดังนี้

1.1) กรณีค่าใช่จ่ายนำเข้าเป็นสกุลเงินต่างประเทศ

• ระบุยอดค่าใช้จ่ายนำเข้า ที่เป็นยอดเงินต่างประเทศลงในคอลัมน์ “ยอดเงิน (ต่างประเทศ)”

• เลือกสกุลเงินที่จะให้ใช้ในการคำนวณค่าใช้จ่ายนำเข้าที่คอลัมน์ “สกุลเงิน”

• ระบุอัตราแลกเปลี่ยนตามสกุลเงินที่กำหนดไว้ลงในคอลัมน์ “อัตราแลกเปลี่ยน” โปรแกรมจะทำการคำนวณและใส่ยอดเงินตามสกุลเงินหลักให้ที่คอลัมน์ “ยอดเงิน (สกุลหลัก)”

1.2) กรณีค่าใช่จ่ายนำเข้าเป็นสกุลเงินหลัก 

• ระบุยอดค่าใช้จ่ายนำเข้า ลงในคอลัมน์ “ยอดเงิน (สกุลหลัก)”

หมายเหตุ หากต้องการแก้ไขยอดเงิน ให้คลิกที่ยอดเงินจากนั้นกดลบ โปรแกรมจะเคลียร์สกุลเงินและอัตราแลกเปลี่ยนให้อัตโนมัติ

2. ผู้ใช้งานสามารถเลือกวิธีการกระจายค่าใช้จ่ายได้ โดยคลิกที่คอลัมน์ “Cost type” ในบรรทัดที่ต้องการ โปรแกรมจะแสดงข้อเลือกวิธีการกระจายค่าใช้จ่ายนำเข้า

เพื่อให้โปรแกรมทำการคำนวณ และกระจายค่าใช้จ่ายนำเข้าทั้งหมดให้แต่ละรายการสินค้า ตามข้อเลือกที่กำหนดไว้ 7 ข้อเลือก วิธีการกำหนดข้อมูลสินค้าเพื่อใช้ในการคำนวณกระจายค่าใช้จ่ายนำเข้า สามารถดูรายละเอียดได้ที่ “การตั้งค่า” ในหัวข้อ “การกำหนดข้อมูลหน้าสินค้า เพื่อนำมาใช้ในการกระจายค่าใช้จ่ายนำเข้า”                                                                                       

หมายเหตุ การเลือกวิธีการกระจายค่าใช้จ่ายนำเข้า จะต้องเป็นข้อเลือกที่มีการกำหนดข้อมูลไว้กับสินค้า เช่น หากใช้ข้อเลือก “กระจายตามปริมาตร” จะต้องกำหนดปริมาตรให้แก่สินค้าทุกรายการด้วย โปรแกรมจึงจะคำนวณกระจายค่าใช้จ่ายนำเข้าตามปริมาตรได้ หากไม่มีกำหนดไว้โปรแกรมจะแสดงข้อความแจ้งเตือน ดังนี้

3. โปรแกรมจะทำการทบทวนและคำนวณอากรนำเข้าให้อัตโนมัติ ไม่สามารถแก้ไขเองได้ โดยจะแสดงข้อมูลเป็นบรรทัดสีแดง 

ภาพตัวอย่างหน้าการตั้งรหัสสินค้า กำหนดค่าอากร

5. ปุ่ม “Re-compute duty” ใช้สำหรับให้ทบทวนคำนวณค่าอากรนำเข้า ในกรณีที่มีรหัสสินค้ามีกำหนดอัตราอากร % ไว้ เมื่อคลิกที่ปุ่มนี้โปรแกรมจะทำการทบทวนและคำนวณอากรนำเข้าให้อัตโนมัติ แก้ไขเองไม่ได้ โดยจะแสดงข้อมูลเป็นบรรทัดสีแดง 
6. เมื่อใส่ยอดค่าใช้จ่ายนำเข้าในแต่ละประเภทแล้วให้คลิกที่ปุ่ม “Allocate cost” เพื่อให้โปรแกรมคำนวณและกระจายค่าใช้จ่ายนำเข้าให้แต่ละรายการสินค้าตามส่วนในหน้าบันทึก 

เมื่อคลิกที่ปุ่มนี้แล้วโปรแกรมจะแสดงข้อความแจ้งเตือน “กระจายค่าใช้จ่ายเพิ่มไปยังทุกรายการสินค้าเรียบร้อยแล้ว” ให้คลิก “OK” 

โปรแกรมจะกระจายค่าใช้จ่ายนำเข้า ให้แต่ละรายการสินค้าตามอัตราส่วน และวางยอดค่าใช้จ่ายนำเข้าให้ที่หน้าบันทึกในคอลัมน์ “ค่าใช้จ่ายเพิ่ม”

กรณีที่สินค้าบางรายการกำหนดค่าอากรไว้ โปรแกรมจะคำนวณค่าอากรให้ตามรายการสินค้านั้น โดยไม่เฉลี่ยให้รายการสินค้าอื่นที่ไม่ได้กำหนดค่าอากรไว้ 

หมายเหตุ

• กรณีบันทึก “ใบแจ้งหนี้ (ซื้อ)” ที่โหลดข้อมูลมาจาก “ใบรับของ” และทำการบันทึกค่าใช้จ่ายเพิ่ม (Landed cost) โปรแกรมจะจัดเก็บค่าจ่ายจากการซื้อ หรือค่าใช้จ่ายนำเข้า กลับไปเก็บที่ “ใบรับของ” ให้อัตโนมัติ เพื่อใช้ในการคำนวณต้นทุนสินค้ารับเข้า ตัวอย่าง ดังรูป

บันทึกใบแจ้งหนี้ (ซื้อ) โดยโหลดจากใบรับของ

หน้าบันทึกใบรับของ โปรแกรมวางค่าใช้จ่ายนำเข้าไว้ให้ในคอลัมน์ “ค่าใช้จ่ายเพิ่ม”