ตัดหนี้หลังสุด vs ตัดหนี้ตามช่วงเวลา ต่างกันอย่างไร | AP | MAC-5 Legacy

AP | FAQ: ความแตกต่างระหว่าง ใช้ข้อมูลตัดหนี้หลังสุด กับ ตัดหนี้ตามช่วงเวลา

AP | FAQ: ความแตกต่างระหว่าง "ใช้ข้อมูลตัดหนี้หลังสุด" กับ "ตัดหนี้ตามช่วงเวลา"

📘SUMMARY (สรุปบทความ)

Info
บทความนี้อธิบายความแตกต่างระหว่างตัวเลือก "ใช้ข้อมูลยอดตัดหนี้หลังสุด" และ "ใช้ข้อมูลยอดตัดหนี้ตามช่วงเวลา" ในรายงานกลุ่ม AP ได้แก่ รายงานอายุเจ้าหนี้ และรายงานบิลค้างจ่าย
เหมาะสำหรับ Admin และ User ที่ต้องการเลือกใช้ตัวเลือกให้ถูกต้องตามวัตถุประสงค์ของรายงาน ทั้งการดูสถานะปัจจุบันและการวิเคราะห์ย้อนหลัง

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Q1: "ใช้ข้อมูลยอดตัดหนี้หลังสุด" คืออะไร?

ระบบจะคำนวณยอดคงค้างของเจ้าหนี้โดยนำยอดตัดหนี้ที่เกิดขึ้น "ล่าสุดทั้งหมด" มาใช้ ไม่ว่าวันที่ตัดหนี้นั้นจะอยู่นอกช่วงเวลาของรายงานหรือไม่ก็ตาม
ผลลัพธ์ที่ได้คือ "ยอดคงค้างปัจจุบัน ณ ขณะที่เรียกรายงาน"

Q2: "ใช้ข้อมูลยอดตัดหนี้ตามช่วงเวลา" คืออะไร?

ระบบจะคำนวณยอดคงค้างโดยนำเฉพาะยอดตัดหนี้ที่เกิดขึ้น "ภายในช่วงวันที่ที่กำหนด" ในข้อกำหนด จาก–ถึงวันที่ มาใช้เท่านั้น

ผลลัพธ์ที่ได้คือ "ยอดคงค้าง ณ ช่วงเวลานั้น" ตรงกับรายงานที่เคยพิมพ์ในงวดนั้น


Q3: ตัวเลือกทั้งสองต่างกันอย่างไรในทางปฏิบัติ?

ตารางเปรียบเทียบด้านล่างสรุปความแตกต่างในมิติสำคัญ:


ใช้ข้อมูลยอดตัดหนี้หลังสุด

ใช้ข้อมูลยอดตัดหนี้ตามช่วงเวลา

แสดงยอดคงค้างปัจจุบัน ณ วันที่เรียกรายงาน

แสดงยอดตามช่วงเวลาที่ระบุใน จาก–ถึงวันที่

นับยอดตัดหนี้ที่เกิดขึ้นล่าสุด แม้เกิดหลังช่วงเวลาของรายงาน

นับเฉพาะยอดตัดหนี้ที่เกิดขึ้นภายในช่วงเวลาที่กำหนดเท่านั้น

เหมาะสำหรับดูสถานะหนี้ปัจจุบัน / ก่อนชำระเงิน

เหมาะสำหรับวิเคราะห์ย้อนหลัง / Reconcile รายงานงวดใดงวดหนึ่ง

ตัวเลขอาจต่างจากรายงานงวดเก่า เนื่องจากรวมการตัดหนี้ภายหลัง

ตัวเลขสอดคล้องกับรายงานที่เคยพิมพ์ในงวดนั้น


Q4: ควรเลือกใช้แบบไหนและเมื่อไหร่?

   
  เลือกใช้ข้อมูลยอดตัดหนี้หลังสุด เมื่อ:
  1. ต้องการทราบยอดที่ค้างชำระจริงอยู่ในปัจจุบัน
  2. ใช้ประกอบการตัดสินใจจ่ายชำระเจ้าหนี้
  3. ต้องการรายงานสถานะเจ้าหนี้ ณ วันนี้
   เลือกใช้ข้อมูลยอดตัดหนี้ตามช่วงเวลา เมื่อ:
  1. ต้องการ Reconcile หรือตรวจสอบรายงานย้อนหลังงวดใดงวดหนึ่ง
  2. ต้องการให้ตัวเลขตรงกับรายงานที่เคยพิมพ์ ณ งวดนั้น
  3. ใช้วิเคราะห์เจ้าหนี้ตามงวดบัญชี เช่น รายเดือน รายไตรมาส

Q5: ตัวเลือกนี้ปรากฏในรายงานใดของ Module AP บ้าง?

  • รายงาน > เจ้าหนี้การค้า > อายุเจ้าหนี้
  • รายงาน > เจ้าหนี้การค้า > บิลค้างจ่าย


Q6: ทำไมตัวเลขถึงต่างกันเมื่อเปลี่ยนตัวเลือก?

เนื่องจากมีการบันทึกหรือแก้ไขรายการตัดหนี้หลังจากช่วงเวลาของรายงาน

ตัวเลือก "หลังสุด" จะนำรายการภายหลังมารวมด้วย จึงทำให้ยอดต่างจาก "ตามช่วงเวลา" ซึ่งตัดยอดเฉพาะช่วงที่ระบุ

​

💡 RESULT (ผลลัพธ์ที่ได้)

Idea
เมื่อเลือกตัวเลือกได้ถูกต้องตามวัตถุประสงค์:
  1. รายงานแสดงยอดตรงตามความต้องการ ทั้งสถานะปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลัง
  2. ลดความสับสนระหว่างทีมบัญชีเมื่อนำรายงานไปเปรียบเทียบกับ การ Reconcile เจ้าหนี้ย้อนหลังทำได้แม่นยำและรวดเร็วขึ้น

⚠️ WARNING (ข้อควรระวัง)

Warning
หากเรียกรายงานย้อนหลังเพื่อ Reconcile ห้ามเลือก "หลังสุด" เพราะตัวเลขจะไม่ตรงกับที่เคยพิมพ์ในงวดนั้น

Version Log

Version: NA
Change: NA
Ref.: 220906_รายงานอายุเจ้าหนี้.docx, 230228_รายงานบิลค้างจ่าย.docx
บทความเขียนเมื่อ: 260509