Checklist: เตรียมระบบก่อน Go-Live

📘SUMMARY (สรุปบทความ)

บทความนี้คือ Quick Start Guide สำหรับ Admin และ User ที่ต้องเตรียมระบบ MAC-5 Legacy ให้พร้อมก่อนเริ่มใช้งานจริง (Go-Live) ครอบคลุมทุกขั้นตอนสำคัญตั้งแต่การตั้งค่าฐานข้อมูล บริษัท ค่าตั้งต้นแต่ละ Module สิทธิ์ผู้ใช้ ฟอร์มเอกสาร จนถึงการทดสอบและสำรองข้อมูล ใช้เป็น Checklist ตรวจสอบความพร้อมก่อนวันเปิดระบบ

📝 PREREQUISITES (สิ่งที่ต้องเตรียมก่อน)

Checklist เตรียมระบบก่อน Go-Live

ดำเนินการตามลำดับ 1–7 ให้ครบก่อนเปิดใช้งานระบบจริง

ขั้นที่ 1 — ตั้งค่าฐานข้อมูล (CAC)

1. สร้างฐานข้อมูล (CAC) ใหม่ผ่านเมนู ระบบ > จัดการฐานข้อมูล > สร้าง CAC
2. ตั้งชื่อ CAC ให้สอดคล้องกับรหัสบริษัทและปีบัญชี เช่น COMP2025
3. ทดสอบ Login เข้า CAC ที่สร้างใหม่ให้สำเร็จก่อนดำเนินการขั้นถัดไป

ขั้นที่ 2 — สร้างบริษัททำการ

1. ไปที่ ระบบ > ข้อมูลทั่วไป > บริษัททำการ
2. กรอกข้อมูลบริษัทให้ครบ: ชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษี วันเริ่มต้น-สิ้นสุดรอบบัญชี
3. ตรวจสอบรหัสบริษัทและงวดบัญชีให้ถูกต้องก่อนกดบันทึก

⚠ รหัสบริษัทและงวดบัญชีไม่สามารถแก้ไขได้ภายหลัง หากตั้งค่าผิดต้องสร้าง CAC ใหม่ทั้งหมด

ขั้นที่ 3 — กำหนดค่าตั้งต้นแต่ละ Module

• AR (ลูกหนี้): ระบบ > ค่าตั้งต้น > AR — กำหนดเงื่อนไขเครดิต ประเภทใบแจ้งหนี้ กลุ่มลูกค้า
• AP (เจ้าหนี้): ระบบ > ค่าตั้งต้น > AP — กำหนดเงื่อนไขการชำระ ประเภทค่าใช้จ่าย กลุ่ม Vendor
• IC (คลังสินค้า): ระบบ > ค่าตั้งต้น > IC — กำหนดหน่วยนับ กลุ่มสินค้า คลังสินค้า วิธีคำนวณต้นทุน
• GL (บัญชีแยกประเภท): ระบบ > ค่าตั้งต้น > GL — กำหนดผังบัญชี งวดบัญชี บัญชีควบคุม

ขั้นที่ 4 — นำเข้าข้อมูลหลัก (Master Data)

1. นำเข้าผังบัญชี (Chart of Accounts) ผ่าน GL > ผังบัญชี > นำเข้าข้อมูล
2. นำเข้ารหัสลูกค้าผ่าน AR > ลูกหนี้ > นำเข้าข้อมูล
3. นำเข้ารหัส Vendor ผ่าน AP > เจ้าหนี้ > นำเข้าข้อมูล
4. นำเข้ารหัสสินค้า/บริการผ่าน IC > สินค้า > นำเข้าข้อมูล
5. บันทึกยอดยกมา (Opening Balance) แต่ละ Module ให้ครบก่อน Go-Live

ขั้นที่ 5 — ตั้งค่าผู้ใช้งานและสิทธิ์

1. ไปที่ ระบบ > ผู้ใช้งาน > เพิ่มผู้ใช้
2. สร้าง User Account สำหรับทีมงานทุกคน พร้อม Username และ Password เริ่มต้น
3. กำหนด Role และสิทธิ์เข้าถึงแต่ละ Module ให้ตรงกับตำแหน่งงาน
4. ทดสอบ Login ด้วย User ที่สร้างและตรวจสอบว่าเข้าถึงเมนูได้ถูกต้อง

ขั้นที่ 6 — ทดสอบบันทึกเอกสารจริง

1. ทดสอบบันทึกใบสั่งซื้อ (PO) ผ่านเมนู การบันทึก > ระบบซื้อ > ใบสั่งซื้อ/มัดจำ (ซื้อ)
2. ทดสอบบันทึกใบแจ้งหนี้ (Invoice) ผ่านเมนู การบันทึก > ระบบขาย > ใบแจ้งหนี้/มัดจำ (ขาย)
3. ตรวจสอบว่า GL ลงบัญชีอัตโนมัติถูกต้อง
4. ลบหรือยกเลิกเอกสารทดสอบทั้งหมดก่อน Go-Live จริง

ขั้นที่ 7 — สำรองข้อมูลก่อน Go-Live

1. ไปที่ ระบบ > จัดการฐานข้อมูล > สำรองข้อมูล (Backup)
2. บันทึก Backup File ไว้ใน Storage ที่ปลอดภัยนอกเครื่อง Server
3. ทดสอบ Restore จาก Backup เพื่อยืนยันว่าไฟล์สำรองใช้ได้จริง

💡 RESULT (ผลลัพธ์ที่ได้)

เมื่อดำเนินการครบทั้ง 7 ขั้นตอน ระบบ MAC-5 Legacy พร้อม Go-Live อย่างสมบูรณ์ Admin และ User สามารถเริ่มบันทึกธุรกรรมจริงได้ทันที และข้อมูลจะลงบัญชีถูกต้องตั้งแต่วันแรก

⚠️ WARNING (ข้อควรระวัง)

Version Log