การกำหนดค่าตั้งต้น MAC-5 Legacy คืออะไร ตั้งค่าอย่างไร Default Setup ระบบขาย ซื้อ คลัง บัญชี

FAQ: การกำหนดค่าตั้งต้นสำหรับระบบต่าง ๆ ใน MAC-5 Legacy คืออะไร และตั้งค่าอย่างไร?

การกำหนดค่าตั้งต้นสำหรับระบบต่าง ๆ ใน MAC-5 Legacy คืออะไร และตั้งค่าอย่างไร?


1. Summary

ประเภท: SY — System | T2 FAQ | กลุ่มผู้ใช้: Admin / User

การกำหนดค่าตั้งต้น (Default Setup) คือการตั้งค่ารูปแบบการทำงานของโปรแกรม MAC-5 Legacy ก่อนเริ่มบันทึกข้อมูลจริง ครอบคลุม 11 หัวข้อใน 7 ระบบงาน ผู้ที่มีสิทธิดำเนินการคือ User Admin หรือผู้ใช้ที่ได้รับสิทธิจาก Admin


2. Prerequisites

ต้องล็อกอินด้วยสิทธิ Admin หรือสิทธิที่ได้รับอนุญาตให้กำหนดค่าตั้งต้น

ควรวางแผนค่าตั้งต้นให้เรียบร้อยก่อนเริ่มบันทึกข้อมูลในโปรแกรม เพราะการเปลี่ยนแปลงบางข้อจะมีผลต่อการทำงานทั้งบริษัท


3. เนื้อหาหลัก

Q1: การกำหนดค่าตั้งต้นคืออะไร?

การกำหนดค่าตั้งต้น คือ การตั้งค่ารูปแบบการทำงานให้กับระบบต่าง ๆ ในโปรแกรม MAC-5 Legacy เพื่อให้โปรแกรมรองรับการทำงานของผู้ใช้ในองค์กร ต้องดำเนินการก่อนเริ่มบันทึกข้อมูลทุกครั้ง

สามารถกำหนดได้ใน 11 หัวข้อ ดังนี้:

  • ระบบขาย-ลูกหนี้การค้า
  • ระบบซื้อ-เจ้าหนี้การค้า
  • ระบบสินค้าคงคลัง
  • ระบบบัญชีแยกประเภทและเช็ค
  • ระบบเงินสดย่อย-ทดรองจ่าย
  • ระบบการผลิต
  • การใช้งานรวมระบบ (MI)
  • สถานะใบสำคัญ
  • เรียงเลขใบสำคัญ
  • กำหนดชื่อเรียก
  • Scheme และ DI


Q2: ใครมีสิทธิกำหนดค่าตั้งต้น?

ผู้ที่สามารถกำหนดค่าตั้งต้นได้ คือ User Admin หรือผู้ใช้ที่ได้รับสิทธิจาก Admin ผ่านการตั้งค่าใน กำหนดสิทธิการใช้งานและโปรไฟล์

ปุ่มสีแดง (รีเซ็ตค่าตั้งต้น) มุมซ้ายล่างของหน้ากำหนดค่าตั้งต้น จะแสดงเฉพาะสำหรับ User Admin เท่านั้น


Q3: ข้อกำหนดสีน้ำเงิน และสีดำ ต่างกันอย่างไร?

  • สีน้ำเงิน — ตั้งค่าแล้วมีผลเฉพาะเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้งานคนนั้น
  • สีดำ — ตั้งค่าแล้วมีผลกับการทำงานของทั้งบริษัททำการ


Q4: วิธีเปิด/ปิด ข้อกำหนดทำอย่างไร?

  1. ดับเบิลคลิกที่ช่องข้อกำหนดที่ต้องการ โปรแกรมจะสลับเปิด/ปิด
  2. หากต้องการเปลี่ยนพร้อมกันทั้งบรรทัด ให้ดับเบิลคลิกที่หัวข้อข้อกำหนดในบรรทัดนั้น
  3. คลิก OK เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง (บางข้อเลือกโปรแกรมจะแจ้งเตือนก่อนบันทึก)


Q5: ระบบขาย-ลูกหนี้การค้า มีข้อกำหนดอะไรบ้าง?

ครอบคลุม 20 ข้อกำหนด สำหรับใบสำคัญ 9 ประเภท ได้แก่ ใบเสนอราคา, ใบสั่งขาย/มัดจำ, ใบส่งของ, ใบแจ้งหนี้, ใบเพิ่มหนี้, ใบลดหนี้, ใบขายสด, ใบวางบิล และใบเสร็จ ข้อกำหนดสำคัญ เช่น:

  • ค่าตั้งต้นของรหัสแผนก — กำหนดรหัสแผนกตั้งต้นสำหรับทุกใบสำคัญในระบบขาย
  • การคำนวณหนี้เพื่ออนุมัติวงเงินขาย — ควบคุมการตรวจวงเงินเครดิตลูกค้า
  • ค่าตั้งต้นการตัดสต็อก — ใช้ร่วมกับ DI: RE-STC1 หากต้องการปรับ
  • สโตร์ตั้งต้น — กำหนดสโตร์สำหรับเบิกสินค้าออกขาย
  • ราคาต่อหน่วยที่บันทึกเป็นราคารวมภาษี — โปรแกรมถอด VAT ให้อัตโนมัติ


Q6: ระบบซื้อ-เจ้าหนี้การค้า มีข้อกำหนดอะไรบ้าง?

ครอบคลุม 19 ข้อกำหนด สำหรับใบสำคัญ 10 ประเภท ได้แก่ ใบขอซื้อ, ใบเสนอราคา, ใบสั่งซื้อ/มัดจำ, ใบรับของ, ใบแจ้งหนี้, ใบเพิ่มหนี้, ใบลดหนี้, ใบซื้อสด, ใบวางบิล และใบเสร็จ ข้อกำหนดสำคัญ เช่น:

  • ค่าตั้งต้นวันที่จ่าย — เลือกได้ว่าจะใช้วันที่ใบสำคัญ, วันที่ปัจจุบัน หรือให้ผู้ใช้กำหนดเอง
  • เลขใบสำคัญซ้ำกันไม่ได้ในเดือนเดียวกัน — ป้องกันการบันทึกเลขซ้ำ
  • การบันทึกเลขใบกำกับภาษีซื้อ — ควบคุมการแสดงเลขใบกำกับภาษี


Q7: ระบบสินค้าคงคลัง มีข้อกำหนดอะไรบ้าง?

ครอบคลุม 9 ข้อกำหนด สำหรับใบสำคัญ 6 ประเภท ได้แก่ ใบรับเข้า, ใบเบิกออก, ใบรับคืน, ใบส่งคืน, ใบปรับปรุง และใบย้ายสโตร์ ข้อกำหนดสำคัญ เช่น:

  • แสดงยอดคงเหลือและยอดค้างรับ/ค้างส่ง — แสดงเมื่อเปลี่ยนรหัสสินค้า
  • ใช้รหัสแถบ (Barcode) — เปิดให้ยิง Barcode ในหน้าบันทึกใบสำคัญ
  • พิมพ์ฟอร์มบังคับให้ปริมาณมีจุดทศนิยม — กำหนดตำแหน่งทศนิยมในแบบฟอร์ม


Q8: ระบบบัญชีแยกประเภทและเช็ค มีข้อกำหนดอะไรบ้าง?

มี 3 ข้อกำหนด ได้แก่:

  1. การบันทึกคำอธิบายรายการบัญชี — ดึงรายละเอียดจากส่วนหัวใบสำคัญมาใส่ช่องรายละเอียดบัญชีอัตโนมัติ
  2. ข้อเลือกตั้งต้นในรายงานบัญชีแยกประเภท — Default ข้อเลือก "ใช้ข้อมูลเฉพาะใบที่ผ่านแล้ว (Posted)"
  3. กำหนดรหัสบัญชีค่าธรรมเนียมธนาคาร — ใช้สำหรับรายงานการผ่านเช็ครับ/เช็คจ่าย


Q9: สถานะใบสำคัญ กำหนดได้กี่สถานะ และทำอย่างไร?

สามารถสร้างสถานะได้สูงสุด 100 สถานะ วิธีการ:

  1. คลิกที่ "สถานะใบสำคัญ" ในเมนูซ้าย
  2. ดับเบิลคลิกที่ช่องสถานะตั้งต้นของใบสำคัญที่ต้องการ
  3. เลือกสถานะจากหน้าต่างที่ปรากฏ แล้วคลิก OK
  4. หากต้องการเพิ่มสถานะใหม่ ให้คลิก "Setting" และระบุชื่อสถานะภาษาไทย/อังกฤษ


Q10: เรียงเลขใบสำคัญ หมายความว่าอย่างไร?

เรียงเลขใบสำคัญ คือ การกำหนดหมวดหมู่ (Genre) ให้กับใบสำคัญแต่ละประเภท รูปแบบเลขจะประกอบด้วย:

  • ตัวย่อนำหน้าใบสำคัญ เช่น QS, SO
  • ปี 2 หลัก (ค.ศ. หรือ พ.ศ.) ตามที่กำหนด
  • เดือน 2 หลัก
  • เลขลำดับ 4 หลัก เช่น 0001, 0002

ตัวอย่าง: QS2501-0001 หมายถึง ใบเสนอราคา ปี ค.ศ. 2025 เดือน 01 เลขที่ 0001


Q11: กำหนดชื่อเรียกใบสำคัญทำอย่างไร?

สามารถปรับชื่อใบสำคัญ, ชื่อตัวแปร 1-5 และชื่ออ้างอิง 1-3 ให้ตรงกับรูปแบบการทำงานของบริษัท โดย:

  1. เลือกระบบงานที่ต้องการปรับชื่อ
  2. เลือก Thai หรือ English Caption
  3. คลิกที่ช่องชื่อเรียกของใบสำคัญที่ต้องการ พิมพ์ชื่อใหม่ แล้วกด Enter
  4. ติ๊กช่อง "กำหนดใช้ชื่อเรียก" เพื่อให้ชื่อที่ตั้งมีผลในโปรแกรม


Q12: Scheme และ DI คืออะไร?

Scheme คือ Collection ที่รวบรวม DI (Development Item) หลาย ๆ รายการเข้าด้วยกัน ใช้สำหรับเปิด/ปิดงานเสริมพิเศษในโปรแกรม สามารถกรองรายการ DI ได้ตาม:

  • สถานะ (เปิด/ปิด/ทั้งหมด) — คลิกปุ่มสีเขียว/น้ำเงิน/เทา
  • ชื่องาน DI — ระบุคำค้นหา เช่น STC หรือ CAL
  • ระบบงาน — เลือกจาก 15 ระบบงาน
  • ประเภทงาน — เลือกจาก 10 ประเภทงาน


4. Result

เมื่อกำหนดค่าตั้งต้นครบถ้วนแล้ว โปรแกรมจะทำงานตามรูปแบบที่กำหนด เช่น แสดงรหัสแผนกตั้งต้น, คำนวณ VAT อัตโนมัติ, ตรวจวงเงินเครดิต และรันเลขใบสำคัญตามหมวดหมู่ที่ตั้งไว้ ทำให้การบันทึกข้อมูลในระบบถูกต้องและรวดเร็วขึ้น


5. Notes / Warning


การรีเซ็ตค่าตั้งต้น (ปุ่มสีแดง) จะลบข้อกำหนดทั้งหมดออกและสร้างใหม่เป็นค่าเริ่มต้น โปรแกรมจะแจ้งเตือน 2 ครั้ง ให้คลิก Yes ทั้งสองครั้งเพื่อยืนยัน — ดำเนินการด้วยความระมัดระวัง
ข้อกำหนดค่าตั้งต้นการตัดสต็อก ไม่สามารถเปลี่ยนได้โดยตรง หากต้องการเปลี่ยน ต้องใช้ร่วมกับ DI ที่เกี่ยวข้อง เช่น RE-STC1 (ขาย), PE-STC1 (ซื้อ), IE-STC1 (คลัง)
การบันทึกสต็อกติดลบจะทำให้โปรแกรมไม่สามารถคำนวณต้นทุนสินค้าได้ ไม่แนะนำให้เปิดใช้งาน เว้นแต่จำเป็น


ไม่มีข้อมูล


7. Version Log

Version: NA

Change: NA

Ref.: 240711_กำหนดค่าตั้งต้น.docx

บทความเขียนเมื่อ: 260514