FAQ: การจัดการใบสำคัญ - Status / สถานะการอนุมัติ / Payment Item / Lock ใบสำคัญ
การจัดการใบสำคัญ: Status / สถานะการอนุมัติ / Payment Item / Lock ใบสำคัญ
📘SUMMARY (สรุปบทความ)
บทความนี้รวบรวมคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดการใบสำคัญใน MAC-5 Legacy ครอบคลุมการกำหนดสถานะ (Status), สถานะการอนุมัติ (Approved / Pending), การบันทึกการชำระเงิน (Payment Item) 4 ประเภท และการล็อคใบสำคัญ (Lock) กลุ่มผู้ใช้: Admin และ User ที่ทำงานกับใบสำคัญในระบบ GL, AR และ AP
📝 PREREQUISITES (สิ่งที่ต้องเตรียมก่อน)
● ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์เข้าใช้งานหน้าใบสำคัญในระบบที่เกี่ยวข้อง (GL / AR / AP)
● ผู้ที่จะ Approved ใบสำคัญได้ ต้องได้รับสิทธิ์อนุมัติจาก Admin ก่อน
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
1. Status — การกำหนดสถานะใบสำคัญ
Q: Status ในใบสำคัญคืออะไร และใช้ทำอะไร?
Status เป็นการกำหนดสถานะเพื่อติดตามความคืบหน้าของใบสำคัญ ผู้ใช้สามารถตั้งชื่อสถานะและเลือกสีตัวอักษร / สีพื้นหลังได้เอง
หมายเหตุ: สถานะนี้เป็นเพียงการบันทึกเพื่อให้ผู้ใช้ทราบความคืบหน้า ไม่มีผลต่อการเชื่อมโยงรายงาน
Q: วิธีการตั้งสถานะใบสำคัญทำอย่างไร?
ทำตามขั้นตอนดังนี้
1. คลิกที่ปุ่ม Status บนหน้าใบสำคัญ → หน้าต่างสถานะใบสำคัญจะเปิดขึ้น
2. คลิก Setting → หน้าต่างตั้งสถานะจะปรากฏ
3. พิมพ์ชื่อสถานะในช่องว่าง
4. คลิกปุ่ม สีตัวอักษร และ สีพื้น เพื่อเลือกสีที่ต้องการ >
คลิก OK ที่หน้าต่างเลือกสี แล้วคลิก OK ที่หน้าต่างตั้งสถานะเพื่อบันทึก
2. สถานะการอนุมัติใบสำคัญ (Approved / Pending)
Q: สถานะการอนุมัติใบสำคัญมีกี่แบบ และแตกต่างกันอย่างไร?
มี 2 สถานะหลัก ดังนี้
● Approved — อนุมัติแล้ว ข้อมูลครบถ้วน มีผลเชื่อมโยงไปยังรายงานที่เกี่ยวข้อง ต้องมีสิทธิ์อนุมัติเท่านั้น
● Pending — รอดำเนินการ / รอการอนุมัติ ยังไม่มีผลเชื่อมโยงรายงาน
Q: Pending มีกี่แบบ และแต่ละแบบต่างกันอย่างไร?
Pending แบ่งเป็น 2 ประเภท
● Pending – Verify 
: ข้อมูลในใบสำคัญครบถ้วนแล้ว รอการอนุมัติ
● Pending – Draft 
: ข้อมูลยังไม่ครบถ้วน โปรแกรมจะแสดงเลขที่ใบสำคัญเป็น Draft
Q: Admin มีสิทธิ์ Approved ใบสำคัญ โปรแกรมจะทำอะไรให้อัตโนมัติ?
หากผู้ใช้มีสิทธิ์อนุมัติ โปรแกรมจะ Default สถานะใบสำคัญเป็น Approved ให้อัตโนมัติ เพื่อลดขั้นตอนการทำงานใบใบซ
3. Payment Item — การบันทึกการชำระเงิน
Q: Payment Item ใช้กับใบสำคัญประเภทใดได้บ้าง?
Payment Item ใช้ได้กับใบสำคัญดังต่อไปนี้
● ใบสำคัญงานบัญชี (GL — บัญชีแยกประเภท)
● ใบสั่งซื้อ/มัดจำ และ ใบสั่งขาย/มัดจำ (AR/AP) — ต้องมียอดมัดจำ
● ใบเสร็จซื้อ / ใบเสร็จขาย (AR/AP)
● ใบซื้อสด / ใบขายสด (AR/AP)
Q: ใบสำคัญประเภทใดที่ไม่มีปุ่ม Payment Item?
ใบสำคัญที่ไม่มีประเด็นการชำระเงิน จะไม่มีปุ่ม Payment Item ได้แก่
● ใบเสนอราคา (ซื้อ/ขาย)
● ใบส่งของ / ใบรับของ
● ใบแจ้งหนี้ (ซื้อ/ขาย)
● ใบเพิ่มหนี้ / ใบลดหนี้ (ซื้อ/ขาย)
● ใบวางบิล (ซื้อ/ขาย)
Q: การชำระเงินมีกี่ประเภท และแต่ละประเภทคืออะไร?
มี 4 ประเภท โดยโปรแกรม Default เป็นเช็ครับ
1. เช็ครับ — รับชำระด้วยเช็ค (ด้านขาย/รับเงิน)
2. เช็คจ่าย — จ่ายชำระด้วยเช็ค (ด้านซื้อ/จ่ายเงิน)
3. เงินโอนรับ — รับชำระผ่านการโอนเงิน
4. เงินโอนจ่าย — จ่ายชำระผ่านการโอนเงิน
วิธีเปลี่ยนประเภท: คลิก 1 ครั้งที่ช่องประเภท โปรแกรมจะเปลี่ยนเวียนตามลำดับ เช็ครับ > เช็คจ่าย > เงินโอนรับ > เงินโอนจ่าย
Q: ต้องระบุรหัสลูกค้า / รหัสผู้ขายในหน้า Payment Item หรือไม่?
บังคับต้องระบุ โดยแยกตามประเภทดังนี้
● เช็ครับ / เงินโอนรับ → ระบุ รหัสลูกค้า
● เช็คจ่าย / เงินโอนจ่าย → ระบุ รหัสผู้ขาย
Q: สถานะความถูกต้อง (OK / Err) ในหน้า Payment Item คืออะไร?
โปรแกรมจะตรวจสอบข้อมูลแต่ละรายการแล้วแสดงสถานะ
● OK — ข้อมูลครบถ้วนถูกต้อง
● Err (Error) — ข้อมูลไม่ครบถ้วน ต้องตรวจสอบและแก้ไขก่อนบันทึก
Q: เปลี่ยนประเภทการชำระเงินหลังจากใส่รหัสบัญชีแล้วได้หรือไม่?
ไม่ได้ เมื่อระบุรหัสบัญชีแล้วจะไม่สามารถเปลี่ยนประเภทการชำระเงินได้ ต้องเลือกประเภทให้ถูกต้องก่อนใส่รหัสบัญชี
4. Lock / Not Locked — การล็อคใบสำคัญ
Q: Lock ใบสำคัญคืออะไร และทำให้ไม่สามารถทำอะไรได้บ้าง?
Lock เป็นการปิดกั้นไม่ให้มีการดำเนินการใดๆ กับใบสำคัญนั้น โดยเมื่อ Lock แล้วจะไม่สามารถ
● แก้ไขใบสำคัญ
● ลบใบสำคัญ
● คัดลอกใบสำคัญ
● Posted ใบสำคัญ
● กระทำอื่นๆ ต่อใบสำคัญนั้น
Q: วิธีล็อค / ปลดล็อคใบสำคัญทำอย่างไร?
● ล็อค: คลิกที่ปุ่ม Not Locked — ปุ่มจะเปลี่ยนเป็น Locked
● ปลดล็อค: คลิกที่ปุ่ม Locked — ปุ่มจะเปลี่ยนกลับเป็น Not Locked
โปรแกรม Default ไว้ที่ Not Locked
Q: เมื่อพยายามแก้ไขใบสำคัญที่ล็อคไว้ โปรแกรมจะแสดงอะไร?
โปรแกรมจะแสดงข้อความแจ้งเตือน "Voucher is Locked" เลื่อนลงมาจากส่วนหัวโปรแกรม
💡 IDEA (ผลลัพธ์ที่ได้)
● ผู้ใช้เข้าใจความแตกต่างของสถานะ Status / Approved / Pending-Verify / Pending-Draft
● ผู้ใช้บันทึก Payment Item ได้ถูกต้องตามประเภทการชำระเงิน
● ผู้ใช้ล็อค/ปลดล็อคใบสำคัญเพื่อป้องกันการแก้ไขโดยไม่ตั้งใจได้
⚠️ WARNING (ข้อควรระวัง)
● เมื่อใส่รหัสบัญชีใน Payment Item แล้ว ห้ามเปลี่ยนประเภทการชำระเงิน — ต้องเลือกประเภทก่อนใส่รหัสบัญชีเสมอ
● รายการที่บันทึกเช็ค/เงินโอนแล้วจะไม่สามารถเปลี่ยนรหัสธนาคารได้
● ประเภทเช็คจ่าย และเงินโอนจ่าย ไม่สามารถเปลี่ยนรหัสธนาคารได้
Version Log
Version: NA
Change: NA
Ref.: 250526 การจัดการใบสำคัญ
บทความเขียนเมื่อ: 260507
Related Articles
FAQ: วิธีบันทึกใบสำคัญใน MAC-5 Legacy มีกี่วิธี และแต่ละวิธีต่างกันอย่างไร? (AR / AP / IC)
วิธีบันทึกใบสำคัญใน MAC-5 Legacy มีกี่วิธี และแต่ละวิธีต่างกันอย่างไร? (AR / AP / IC) ?SUMMARY (สรุปบทความ) บทความนี้รวบรวมคำถามที่ผู้ใช้ MAC-5 Legacy ถามบ่อยเกี่ยวกับวิธีบันทึกใบสำคัญ ครอบคลุม 5 วิธีหลัก ได้แก่ การบันทึกโดยตรง, Load VC, Copy, Link ...FAQ: Icon ที่พบในโปรแกรม MAC-5 Legacy: ความหมายและการใช้งาน
Icon ที่พบในโปรแกรม MAC-5 Legacy: ความหมายและการใช้งาน ?SUMMARY (สรุปบทความ) บทความนี้รวบรวม Icon ทั้งหมดที่ปรากฏในโปรแกรม MAC-5 Legacy พร้อมชื่อและความหมายของแต่ละ Icon จัดกลุ่มตามหน้าที่การใช้งาน เหมาะสำหรับผู้ใช้งาน (User) และผู้ดูแลระบบ (Admin) ...FAQ: วงเงินทดรองจ่าย เบิก เคลียร์ ผูกใบซื้อสด และเชื่อม GL ใน MAC-5
FAQ วงเงินทดรองจ่าย: เบิก เคลียร์ ผูกใบซื้อสด และเชื่อม GL ใน MAC-5 ?SUMMARY (สรุปบทความ) บทความนี้รวบรวมคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบวงเงินทดรองจ่ายใน MAC-5 Legacy ครอบคลุมการเบิกวงเงินหลัก/ย่อย การเคลียร์หลายครั้ง การผูกใบซื้อสด สถานะ Draft/Approved ...FAQ: การบังคับใส่ข้อมูลใบสำคัญ: Lock และ Force ตามช่วงเวลา
การบังคับใส่ข้อมูลใบสำคัญ: Lock และ Force ตามช่วงเวลา ?SUMMARY (สรุปบทความ) บทความนี้อธิบายการใช้งานเมนู การบังคับใส่ข้อมูลใบสำคัญ ใน MAC-5 Legacy ซึ่งให้ Admin ควบคุมการบันทึกและแก้ไขใบสำคัญในระบบ GL, AR, AP และ IC ตามช่วงเวลาที่กำหนด ฟังก์ชัน Lock ...FAQ : เริ่มต้นใช้งาน MAC-5 Legacy: ภาพรวมระบบและก่อนเริ่มต้น
?SUMMARY (สรุปบทความ) บทความนี้รวบรวมคำถามที่พบบ่อยสำหรับผู้ใช้งาน (Admin และ User) ที่เริ่มต้นใช้งานโปรแกรม MAC-5 Legacy ครั้งแรก ครอบคลุมภาพรวมระบบงาน คำศัพท์เฉพาะ ส่วนประกอบหน้าจอหลัก และข้อควรรู้ก่อนเริ่มใช้งาน ...