การบันทึกรายงานและการโหลดรายงาน (Save report & Load report)

คำจำกัดความ

เป็นการบันทึกรายงานที่ได้มีการประมวลผลแล้ว เพื่อใช้สำหรับในการเรียกใช้งานในครั้งถัดไป โดยไม่ต้องประมวลผลรายงานใหม่ ทั้งนี้เพื่อเป็นการประหยัดระยะเวลาในการเรียกใช้รายงาน หรือเก็บเป็นประวัติความเคลื่อนไหวของรายงานแต่ละรายงานได้

การบันทึกรายงาน (Save report)

1. เมื่อต้องการบันทึกข้อมูลรายงานที่แสดง ให้คลิกที่ปุ่ม “Save report” ในส่วนท้ายรายงาน

2. โปรแกรมจะแสดงหน้าจอการบันทึกรายงาน โดยให้ระบุข้อความอธิบาย หรือชื่อรายงานที่ต้องการจัดเก็บ

3. เมื่อระบุคำอธิบาย หรือชื่อรายงานเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม “OK” เพื่อบันทึกรายงาน โดยหลักการตั้งชื่อ "Save report"  มีดังนี้

• ระบุข้อความอธิบาย หรือชื่อรายงาน ให้ตรงประเด็นตามตัวแปรการกรองข้อมูล 
• ระบุช่วงเวลาของข้อมูล หรือตัวเลขประกอบ เช่น 201006_ตรวจสอบรายงาน ครั้งที่ 1
• ระบุให้ทราบว่ารายงานนี้สำหรับบุคคลใด เช่น ผู้บริหาร, จัดซื้อ, พนักงานคลังสินค้า เป็นต้น

ตัวอย่าง เรียกรายงาน "การขายรายตัว" กำหนดให้รายงานแสดงยอดสรุปการสั่งขายสินค้าในช่วงเวลาวันที่ 01/04/2563 ถึงวันที่ 30/06/2563 โดยวิเคราะห์ตามใบสั่งขาย/มัดจำและตามกลุ่มลูกค้าในประเทศ เพื่อนำเสนอแก่ผู้บริหาร จึงบันทึกรายงานนี้ และระบุชื่อรายงาน "สรุปยอดรวมของกลุ่มลูกค้า DC เม.ย-มิ.ย 63 สำหรับเสนอผู้บริหาร

4. เมื่อบันทึกรายงานเสร็จ โปรแกรมจะแสดงหน้าจอแจ้งเตือน “เก็บข้อมูลรายงานนี้ไว้เรียบร้อยแล้ว” ให้คลิกปุ่ม “OK” เพื่อจบขั้นตอนการบันทึกรายงาน

การโหลดรายงาน (Load report)

1. คลิกที่ Icon “การโหลดรายงาน” ในส่วนท้ายของข้อกำหนดรายงาน ตามรูป

2. โปรแกรมจะแสดงรายการที่ได้ Save report ไว้ ขึ้นมา

1. Edit เป็นการแก้ไขคำอธิบาย หรือชื่อรายงานที่ต้องการ เมื่อคลิกที่ปุ่ม “Edit” โปรแกรมจะแสดงหน้าจอการแก้ไขชื่อ ตามรูป

7. Delete เป็นการลบรายงานที่เคยบันทึกไว้ โดยเป็นรายงานที่มีการบันทึกซ้ำ หรือเป็นข้อมูลเก่าไม่ได้ใช้งานต่อ เพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดในการเรียกรายงานที่ต้องการ เช่น บันทึกรายงานใหม่ โดยคำอธิบาย หรือชื่อซ้ำกับรายงานเก่า อาจทำให้เกิดความสับสนในการเรียกรายงาน
8. Search^ เป็นการค้นหารายการที่ต้องการ สามารถคลิกขวาที่ปุ่ม “Search^” เพื่อทำการค้นหาใหม่อีกครั้ง ตามคำ หรือข้อความที่ระบุในช่องค้นหา
9. SELECT เป็นการเลือกรายการที่ต้องการแสดงข้อมูล
10. Exit เป็นการออกจากหน้าจอ “รายการรายงานที่ได้มีการประมวลผลแล้ว”
11. Refresh เป็นการโหลดข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน
12. Sort^ เป็นการจัดเรียงลำดับข้อมูล ในหน้าจอ “รายการรายงานที่ได้มีการประมวลผลแล้ว” สามารถดูขั้นตอนการใช้งานได้ที่ MAC-5 Legacy Support Center หัวข้อ “การจัดเรียงข้อมูล (Sort)”

3. ให้เลือกรายการที่ต้องการ และคลิกปุ่ม “SELECT” หรือดับเบิลคลิก เพื่อแสดงข้อมูลของรายงาน

4. โปรแกรมจะแสดงข้อมูลของรายงานที่ได้ Save report ไว้ ขึ้นมาให้

หมายเหตุ

• กรณีโหลดรายงานขึ้นมาใช้ โปรแกรมจะไม่แสดง Icon “Save report” เนื่องจากไม่สามารถบันทึกทับรายงานเดิมได้ ยกเว้น รายงานสินค้าคงเหลือ เฉพาะข้อเลือก “ยอดคงเหลือเพื่อการตรวจนับ” ที่โปรแกรมยังแสดง Icon “Save report” เพื่อบันทึกรายงานใหม่