ปรับซ่อมฐานข้อมูล MAC-5 Legacy คืออะไร และทำเมื่อไหร่?

📘SUMMARY (สรุปบทความ)

📝 PREREQUISITES (สิ่งที่ต้องเตรียมก่อน)

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Q1: การปรับซ่อมฐานข้อมูลคืออะไร?

การปรับซ่อมฐานข้อมูล คือการสั่งให้ MAC-5 Legacy ทบทวนการคำนวณและตรวจสอบความสัมพันธ์ของข้อมูลทั้งหมดใหม่ เพื่อให้ข้อมูลถูกต้องสมบูรณ์ โปรแกรมจะตรวจนับใบสำคัญ คำนวณยอดต้นทุน ตรวจสอบรหัส และความสัมพันธ์ของข้อมูลในบริษัททำการ

Q2: ควรทำการปรับซ่อมเมื่อไหร่?

ทำเมื่อเกิดเหตุการณ์ดังนี้

• ไฟดับหรือไฟกระตุกขณะใช้งานโปรแกรม
• โปรแกรมแจ้งให้ปรับซ่อมฐานข้อมูลตอนเปิดโปรแกรม
• พบข้อมูลผิดปกติ เช่น ยอดสินค้าไม่ตรง หรือรายงานแสดงผลไม่ถูกต้อง
  

Q3: ต้องทำอะไรก่อนปรับซ่อมฐานข้อมูล?

มี 2 ขั้นตอนสำคัญที่ต้องทำก่อนเสมอ

1. สำรองข้อมูล (Backup) บริษัททำการที่ต้องการ Rebuild โดยเลือกเมนู เก็บสำรองข้อมูล
2. ตรวจสอบให้ผู้ใช้งานอื่นออกจากระบบทั้งหมด ผ่าน เกี่ยวกับระบบ MAC-5 Legacy > 7. Login users

Q4: กรณีทำการปรับซ่อมฐานข้อมูลในขณะที่มีผู้อื่นใช้งานบริษัททำการนั้นอยู่ จะเกิดอะไร?

Q5: OPTION ในการปรับซ่อมมีอะไรบ้าง?

มี 9 ตัวเลือก ดังนี้

• ตรวจสอบโครงสร้างและความสัมพันธ์ของรหัสและข้อกำหนดต่างๆ — ตรวจแฟ้มรหัสทุกอย่างที่ไม่เกี่ยวกับใบสำคัญ
• ตรวจสอบโครงสร้างและความสัมพันธ์ใบสำคัญ GL — ตรวจและลบรายการใบสำคัญ GL ที่ไม่ถูกต้อง
• ตรวจสอบโครงสร้างและความสัมพันธ์ใบสำคัญ MI — ตรวจและลบรายการใบสำคัญ MI ที่ไม่ถูกต้อง
• ตรวจสอบโครงสร้างและความสัมพันธ์ของเช็ค-เงินโอน — ตรวจสอบแฟ้มเช็คทั้งหมดและการเชื่อมโยงใบสำคัญ
• ตรวจนับจำนวนใบสำคัญ — นับจำนวนใบสำคัญแต่ละประเภทในแต่ละเดือน
• คำนวณตารางรายงานระบบ GL — ทบทวนการคำนวณตาราง GL สำหรับเรียกรายงาน
• คำนวณตารางรายงานระบบ MI — ทบทวนการคำนวณตาราง MI สำหรับเรียกรายงาน
• คำนวณยอดสินค้าคงเหลือ — ทบทวนยอดสินค้าที่แสดงในรายงานและการบันทึกรายการ
• ปัดเศษทศนิยมอัตราแลกเปลี่ยน — ปัดเศษจุดทศนิยม 4-9 ตำแหน่ง (ค่า Default = 9 = ไม่ปัดเศษ)
  

Q6: สามารถ Rebuild หลายบริษัทพร้อมกันได้ไหม?

ได้ โดยดับเบิลคลิกที่ชื่อบริษัททำการที่ต้องการในช่อง REBUILD บรรทัดของบริษัทที่เลือกจะเปลี่ยนเป็นสีแดงและขึ้นคำว่า REBUILD ด้านหน้า สามารถทำซ้ำเพื่อเลือกหลายบริษัทพร้อมกันได้

Q7: ขั้นตอนการ Rebuild มีกี่ขั้นและทำอย่างไร?

มีทั้งหมด 7 ขั้นตอน ดังนี้

1. เลือกเมนู เก็บสำรองข้อมูล ในส่วนข้อมูล

2. โปรแกรมแสดงรายชื่อบริษัททำการทั้งหมด พร้อมรายละเอียด วันที่ ขนาดข้อมูล และวันใช้งานล่าสุด

3. ดับเบิลคลิกที่บริษัทที่ต้องการ Rebuild (บรรทัดเปลี่ยนเป็นสีแดง)

4. คลิกปุ่ม OPTION เพื่อเลือกหัวข้อในการปรับซ่อม แล้วคลิก OK เพื่อยืนยัน

5. คลิกปุ่ม REBUILD DATABASE

Q8: รู้ได้อย่างไรว่า Rebuild เสร็จและสำเร็จ?

เมื่อ Rebuild เสร็จสมบูรณ์ โปรแกรมจะเปิด Notepad แสดงรายละเอียดผลการปรับซ่อม 

จากนั้นให้คลิก OK เพื่อปิด — ถือเป็นการสิ้นสุดกระบวนการ Rebuild

Q9: ต้องทำอะไรหลัง Rebuild เสร็จ?

A: ตรวจสอบข้อมูลในระบบที่เกี่ยวข้อง เช่น รายงาน GL รายงานสินค้าคงเหลือ หรือรายการเช็ค เพื่อยืนยันว่าข้อมูลแสดงผลถูกต้องหลังการ Rebuild แล้ว

💡 RESULT (ผลลัพธ์ที่ได้)

⚠️ WARNING (ข้อควรระวัง)

Version Log